会计电算化信息系统管理制度1 范围本标准的目的是为了加强公司会计电算化信息系统的管理，促进会计电算化信息系统的安全正常运行，保证会计核算质量，提高会计核算效率，实现管理科学化、现代化。本标准的依据是财政部颁发的会计电算化管理办法、会计电算化工作规范等有关规定。本标准规定了公司会计电算化信息系统的管理职责、会计电算化系统的管理、软件运行管理和会计档案等管理内容与要求。本标准适用于公司会计电算化信息系统的管理。2 术语和定义会计电算化信息系统即财会应用计算机进行会计数据处理系统，作为本公司财会核算的重要组成部分，是以电子计算机为主的电子技术应用到会计实务中的简称。3 管理职责3.1 财务部职责3.1.1 负责公司会计电算化信息系统的日常使用和维护，保证会计电算化信息系统的正常运行。3.1.2 负责会计电算化信息系统应用软件的选型、修改或升级。3.1.3 负责会计电算化信息系统各类数据的审核、输入、汇集、分配、输出及软盘备份、保管、存档工作，完成会计电算化信息系统各模块的运行，提供会计电算化信息系统的各类输出信息。3.1.4 做好计算机病毒的防止工作，确保本部门使用的会计电算化信息系统计算机运行环境符合要求。23.2 管理人员职责3.2.1 系统管理员职责3.2.1.1 系统管理员由财务部经理指定专人担任。3.2.1.2 负责会计电算化系统的建立，组织、协调、监督本系统的日常运行、管理，以及提出软件维护、修改或更新报告。3.2.1.3 负责检查和督促会计电算化系统各类人员的工作，提出有关人员的工作质量考评建议。3.2.1.4 负责管理会计电算化系统机内各类数据、凭证、账簿和报表，确保其正确性、完整性和保密性。3.2.1.5 负责监督计算机及会计软件系统的运行，防止利用计算机进行舞弊。3.2.1.6 负责会计电算化系统的日常维护和备份工作，保证系统的正常运行。3.2.2 凭证审核员职责3.2.2.1 负责对原始凭证、记账凭证的审核，以保证凭证的合法性，摘要的规范性，以及科目代码和数据的正确性和完整性。3.2.2.2 负责对财务报表的审核，以保证帐账相符、帐表相符。3.2.2.3 负责会计电算化系统初始化、账簿设置的审核，以及对打印输出的账簿、报表进行审核确认。3.2.3 会计操作员职责3.2.3.1 负责会计电算化系统的操作运行以及会计核算和管理工作。3.2.3.2 负责会计电算化系统的数据输入、登录、输出，以及打印各种数据帐表，并按会计制度和编制记账凭证的规定，严格审查各种原始凭证。3.2.3.3 负责会计凭证的科目代码、标准摘要及数据的完整性和正确性。3.2.3.4 负责在操作过程中发现操作故障、系统异常时，应立即向系统管理员报告，同时应做好工作记录，不得擅自处理故障和系统异常情况。3.2.4 会计档案保管员职责33.2.4.1 负责保管会计电算化系统数据软盘、程序软盘、输出的凭证、账簿、报表等各种会计档案资料。3.2.4.2 负责保管会计电算化系统会计软件的全套文档资料、会计软件程序，以及有关的审批文件，包括软件被修改前后状态的全部文档资料，会计电算化系统运行、故障、维护记录。3 会计电算化系统的管理3.1 会计电算化硬件设备的管理3.1.1 会计电算化信息系统终端硬件设备由系统管理员负责管理，工作环境必须保持清洁、干净。3.1.2 会计电算化信息系统应保持适当的温度、湿度和洁净无尘。3.1.3 服务器应配置可靠的稳压电源或不间断电源，以保证在断电等意外情况下机内数据不致丢失。3.1.4 加强服务器各种设备的管理和维修，对于主机及外部设备应定期检查，出现问题及时维修。3.1.5 系统硬件设备的增、减变动，按公司固定资产管理制度的有关规定执行。 3.1.6 开关计算机的顺序规定如下：开机顺序为先开显示器、打印机，后开主机；关机顺序为先关主机，后关显示器、打印机，同时不能频繁开关主机及显示器、打印机。关机后要间隔 3 分钟以上方可再开机，以防被电源冲击损坏。3.2 会计电算化软件的管理3.2.1 会计电算化一般应选择国内成熟、先进的通用会计软件，且会计软件是经财政部门批准允许使用的软件。具体由财务部负责提出会计软件的申请，按照公司计算机信息系统管理制度的有关规定办理有关审批手续。3.2.2 会计软件进行修改、换版升级，必须得到财务经理的批准。同时做好详细的书面记录和备份工作，以保证会计数据的正确性和完整性，并由修改人员、系统管理员和系统维护员共同签字确认。43.2.3 使用会计电算化软件的人员应经过会计软件的专门培训，以熟悉软件的使用规程，操作时必须严格按规程的相关步骤执行；禁止不熟悉软件规程人员在无专人指导下进行操作。3.2.4 使用会计电算化软件的人员必须是经财务部经理授权的具有财政部门电算化执业资格的专业人员。3.2.5 会计电算化软件操作人员经办各项会计业务时，应严格遵循公司和国家的各项财经制度。3.2.6 会计电算化软件操作人员都应设置各自的上机操作口令，以加强软件的安全性和保密性管理。登录服务器的域密码要经常更改，至少每 2 月更改一次；会计软件的用户口令至少每季度更改一次。密码长度至少六位，不能使用英文单词。密码不得私自对外泄露，也不得打听别人的密码。4 软件运行管理4.1 账务系统初始化4.1.1 系统管理员负责建立会计核算帐薄，输入操作人员岗位分工情况，并根据财务部经理的授权设置操作员权限。凭证审核员、系统操作员、出纳员不得相互兼任、越权操作。如果由于工作或其他原因而发生的岗位变动，系统管理员立即按照财务部经理的授权对其权限进行修改，并填制“工作移交清单”，相关人员应签字确认。4.1.2 科目和账簿设置。会计科目、编码和账簿由系统管理员按照财政部颁发的工业企业会计制度，结合公司核算的实际情况统一设置，具体由各会计操作员提出会计科目和账簿设置构思，经系统管理员、凭证审核员审核，以及财务部经理批准后执行。4.1.3 录入期初余额。科目设置完成后，由系统管理员根据各会计操作员提供的会计科目金额从最底级明细录入期初余额，包括期初外币金额、外币汇率；录入结束后，进行“试算平衡”与“对帐”，检查期初余额是否平衡，各账簿的余额与去年的余额是否一致，总账与明细账、明细账与辅助帐的期5初余额是否相符。“试算平衡”与“对帐”工作经凭证审核员核对无误后，初始化功能应自行封闭，之后方可进行记账凭证的录入工作。4.2 记账凭证管理 4.2.1 设置记账凭证4.2.1.1 按照公司会计核算的需要，记账凭证的种类由凭证审核员提出、经财务部经理批准，由系统管理员具体设置。一般可设置一种记账凭证或现金凭证、银行凭证和转账凭证三种凭证形式。4.2.2 填制记账凭证4.2.2.1 填制的记账凭证要严格执行国家的财经制度，对不真实、不合理的原始单据或原始凭证不予受理；对记载不确切、不完整的原始单据或原始凭证予以退还，并提出更正或补充的要求。4.2.2.2 记账凭证一般由会计操作员根据原始凭证采用键盘录入的办法填制，或者由会计电算化软件产生自动转账凭证。填制的会计科目使用正确，摘要简明扼要，记账凭证的金额应与原始凭证一致。4.2.2.3 会计操作员每输入一张记账凭证，在未保存凭证前，应自我检查凭证一次，无误后方可保存记账凭证；打印后连同所有的原始凭证一并交凭证审核员审核。4.2.3 审核记账凭证4.2.3.1 凭证审核员按规定进行审核记账凭证，发现错误有权要求有关人员进行修改，立即通知并退还会计操作员；会计操作员根据凭证审核员的要求进行修改或补充记账凭证，符合要求后方可进行重新审核。4.2.3.2 发现输入并审核通过或已登帐的记账凭证有错误的，由会计操作员采用红字凭证冲销法或者补充凭证法进行更正；记账凭证输入时，红字一般用“-”号表示。4.2.3.3 货币资金会计根据经凭证审核员审核通过的记账凭证办理资金的收款、付款；记账凭证未经审核，不得办理收款、付款。4.2.4 装订记账凭证64.2.4.1 记账凭证由货币资金会计负责按月装订，年度终了后，货币资金会计填制记帐凭证移交清单，并由凭证审核员负责监督，一并移交给会计档案保管员，相关人员应签字确认。4.3 账簿管理4.3.1 日记账、明细账、总分类账及各类辅助帐由会计电算化软件自动生成，由指定的会计操作员按月负责记账、结账；当年的所有会计业务处理完毕，且年度财务报告经会计师事务所审计通过，系统管理员方可进行年度结账，其他操作员未经授权不得办理年度结账工作。4.3.2 货币资金会计应及时清理现金日记账和银行存款日记账。其中：现金日记账应于每日终了后核查日记账现金余额与实际库存现金是否相符；银行存款日记账应于每月终了后核查银行存款日记账余额与银行对账单的余额是否一致，并按规定编制银行存款余额调节表。4.3.3 月度结账后，会计操作员应核对总分类账与各类明细账或明细账与相应的辅助帐是否相符。4.3.4 账簿由相关会计操作员负责打印输出，具体规定如下：现金和银行存款日记账按月打印，各类明细账按季打印，总分类账和各类辅助账按年打印。4.3.5 账簿在年度终了打印输出后，由相关会计操作员负责装订成册并加盖印章；由指定会计操作员负责编制移交清单，经凭证审核员审核后统一移交会计档案保管员，相关人员应签字确认。4.4 会计报表管理4.4.1 会计报表由系统管理员根据财政部颁发的工业企业会计制度，结合公司的实际情况负责设置；报表格式必须符合当地财政部门和行业的规定，未经许可不得修改会计报表格式。4.4.2 会计报表由指定的会计操作员负责编制、输入和输出，其他操作员未经许可，不得进行报表的编制、输入、输出工作。74.4.3 会计报表的数据来源一般根据会计电算化系统的相关设置自动生成，自动生成的数据不允许修改；对于不能通过系统自动生成的数据可以采用键盘输入的方法，但必须事先编制会计报表的工作底稿，输入的数据必须是可靠的、真实的、准确的，其数据允许修改。4.4.4 会计报表编制完成后，会计操作员应事先自我检查报表一次，确认无误后，交凭证审核员进行复核，并由财务部经理核准后方可正式对外报送报表；在复核过程中发现会计报表有错误，会计操作员应及时修改、更正，并做好会计报表错误、修改、更正的有关记录。4.4.5 打印输出的会计报表相关要素应齐全，包括单位名称、公章、日期和制表人、财务负责人、企业负责人的签名盖章。4.5 固定资产管理4.5.1 由系统管理员负责设置固定资产的基础信息，包括固定资产折旧方法、卡片种类和格式、资产类别、增减方式、使用状况，以及固定资产系统与账务系统的对帐功能。4.5.2 指定的会计操作员根据账务系统固定资产领料单的详细数据，通过键盘进行固定资产卡片要素的输入工作；输入的固定资产卡片信息须经凭证审核员审核无误，以及固定资产数据应与账务系统进行试算平衡后，方可将固定资产卡片打印输出，打印的卡片一式三份。4.5.3 固定资产发生增减变动、转移、修理、停启用以及原值变动，由会计操作员根据账务系统中的账务记录对固定资产卡片信息进行调整，并经凭证审核员审核；月度终了后会计操作员应进行对帐处理，以保证账务系统与固定资产系统账账、账卡相符；对帐无误后，会计操作员进行固定资产系统的结账工作，并将结账情况通知系统管理员和凭证审核员。4.6 财务分析管理4.6.1 系统管理员根据财政部颁发的工业企业财务制度，结合公司经营管理的实际情况，负责设置财务分析的有关指标；设置的财务分析指标数据8主要来源于账务系统，主要包括财务评价指标、预算管理、现金流量、因素分析等内容。4.6.2 财务分析的日常工作由指定的会计操作员办理，凭证审核员应对会计操作员提供的财务分析数据进行审核。4.7 备份管理4.8.1 计算机中心单独安装的服务器每天实行定时自动备份。4.8.2 每月结账完成后，由系统管理员及时进行对财务数据进行磁盘备份，一式两份，其中：一份系统管理员留存，另一份移交会计档案保管员保管。5 会计档案管理5.1 电算化会计档案包括存储在计算机硬盘中的会计数据以及其他磁性或光盘介质的会计数据和计算机打印输出的书面等形式的会计数据；会计数据是指记账凭证、会计账簿、会计报表等数据。5.2 电算化会计软件的全套文档资料以及会计软件程序，视同会计档案保管。5.3 电算化会计档案由指定的会计档案保管员负责保管，其档案的归档及管理按公司会计档案管理制度执行。附加说明：本标准由公司由财务部负责起草。本标准起草人：xx 批准人：xx本标准委托财务部负责解释。xx 企业标准