规章制度汇编上册 版次/ 状态： 2011/ A 第 1 页 规章制度汇编上册 版次/ 状态： 2011/ A 第 2 页会计电算化管理制度HS/GZ-ZH-JC-14-20111 总则为了加强会计核算软件的操作使用管理，确保会计核算软件的正常运行及安全、在会计信息处理和保存中的效用，根据财政部的有关规定，结合本公司具体情况制定本规定。2 适用范围本制度适用于集团公司会计电算化管理工作。3 管理办法3.1 人员管理3.1.1 财务负责人负责组织和领导财务会计电算化管理工作，财务部门相应设置会计电算化岗位，具体负责会计电算化的日常操作、管理和维护。3.1.2 会计电算化岗位可按一人一岗、一人多岗或一岗多人的方式安排，但出纳人员不得兼任系统管理和审核岗位。配备管理、操作、维护计算机及会计软件系统的工作人员。3.1.3 从事软件操作人员应持会计电算化初级合格证书上岗。 3.1.4 系统管理员在工作变动前，必须办理交接手续，接替人员应认真接管移交工作。3.4.1.1 由电算化负责人或单位负责人监督交接；交接完成后由监交人员及交接的双方签字，并作为会计档案存档。移交清单包括的内容：网络服务器口令、数据库口令、财务管理信息系统管理员口令、本年的所有数据备份、每年的历史数据备份、系统维护记录本、所有版本的财务管理信息系统软件、其他应交接的内容。 3.4.1.2 对交接内容应进行上机测试，确保交接质量。一旦交接完毕，接替人员应当立即更换所有口令，并开始承担自己接替的所有工作。 3.1.5 一般操作员的岗位交换，应在移交清册中列明操作员口令及密码、存贮会计数据的各种媒体及有关资料、实物等。3.2 软件管理3.2.1 会计电算化软件应是经省级以上财政部门认可，公司建议使用金蝶财务软件，以便于和集团公司财务软件数据的转换。 规章制度汇编上册 版次/ 状态： 2011/ A 第 3 页3.2.2 任何人员都不得擅自对系统文件进行删除或修改。会计软件操作人员不得对系统文件进行任何内容的操作。电算化维护人员对软件系统进行全面维护，并做记录。3.2.3 建立故障报告制度。系统运行或软件操作中发生故障，如属简单故障，由电算化维护人员现场解决；现场无法解决的，由电算维护人员及时联系相关单位解决。3.2.4 健全必要的防治计算机病毒措施，以确保会计电算化的安全运行。应避免使用来历不明的媒体介质和各种非法拷贝的软件；对所有在用计算机必须定期进行病毒检测，同时，应及时对病毒软件进行升级；与网络相联的微机要严防病毒通过网络传播，应安装正版的防病毒软件；未经批准，不得随便让外人使用计算机。定期（一般 15天）对系统进行病毒检查。3.3 硬件管理3.3.1 会计电算化网络应配备不间断电源。3.3.2 会计电算化的计算机实行专机专用，禁止无关人员使用。3.3.3 操作人员应每天保持设备及环境的清洁整齐。3.3.4 电算化维护人员每周全面检查一次硬件系统，做好检查记录，发现问题及时处理，以保证系统正常运行。3.3.5 每月（或季）对计算机场地的安全进行检查，包括：电源、消防、防鼠、防雷击、防静电等设备和措施，及时消除隐患。3.4 会计业务处理程序管理3.4.1 要严格按照财政部会计基础工作规范中对电算化会计的要求，进行会计业务处理。3.4.2 系统管理员负责财务系统初始化工作。包括设置会计科目、凭证类型、账簿格式、报表种类及格式，设定报表公式等。3.4.3 凭证录入。凭证应由系统自动生成连续号，不允许重号、断号。录入会计凭证应根据审查合格的原始凭证按会计制度有关规定直接录入。具体要求：3.4.3.1 原始凭证须经有关人员按规定权限严格审核，必须合法、合规，且经相关人员审核、签字，方可录入。3.4.3.2 摘要要求完整、简明、表述准确，可以建立标准摘要库。3.4.3.3 科目使用正确，有明细科目的需至最低一级。3.4.3.4 借贷金额相等，且与原始凭证金额相等。3.4.3.5 年终结账前，由财务负责人负责自动转账凭证的操作。3.4.4 审核、记账。机内凭证直接审核，具体要求：3.4.4.1 记账会计依据原始凭证，对机内的记账凭证进行复核，确认无误后，方可 规章制度汇编上册 版次/ 状态： 2011/ A 第 4 页签章。3.4.4.2 凭证的录入与审核不得一人兼任，记账会计不得兼任出纳工作。3.4.4.3 当日录入的凭证，必须当日审核、当日记账。3.4.4.4 对有错误的录入凭证，应分不同情况进行处理：若在审核签章前发现，由记账会计交原录入会计人员进行更正；若在审核后、记账前发现的，由记账会计人员取消签章后再交原录入会计人员进行更正；若在记账后发现的，要求录入会计人员以红字冲销，再作正确凭证；严禁打开数据库直接修改账目。3.4.4.5 结账。月末确认所有凭证都已记账（年终包括自动转账凭证）后进行结账；结账前对当月各类财务数据做好备份。3.4.4.6 银行存款日记账要日清月结，每天打印账页（或满页打印） ；月底按顺序装订成册；年末按月顺序装订。3.4.4.7 “银行余额调节表”每月编制并打印。3.4.4.8 总账或科目汇总表每月打印一次，按规定审核后由有关人员签章。3.4.4.9 年末，将全部明细账打印输出，分类装订成册。按会计基础工作规范化的要求，封面、扉页规范，填写、签章齐全；同时做好年度磁性介质（如：光盘、软盘、可移动式硬盘）数据备份。3.4.5 会计报表。按照国家统一会计制度和相关要求，根据会计报告管理需要，在系统初始化时设定会计报表的种类、格式及编制公式。3.4.5.1 对于设定好的报表公式进行修改的权限，只限于财务负责人，其他人员不得越权修改报表公式。3.4.5.2 按规定打印、装订月度、季度、年度会计报表及内部管理报表；装订时按会计基础工作规范化的要求，封面、封底齐全，报表经责任人审核签章、单位负责人签章后方为有效。3.5 采用计算机取代手工记账管理3.5.1 替代手工记账的单位，应具备以下条件：3.5.1.1配备经财政部门认可的会计软件和相应的计算机硬件设备。 3.5.1.2 配备相应的会计电算化工作人员。 3.5.1.3 建立严格的内部管理制度，如：人员管理制度、工作人员职责与权限、业务程序管理、软件与硬件管理、数据管理、档案管理、机房管理等。 3.5.2 替代手工记账之前，计算机与手工并行三个月以上（一般不超过 1年） ，且计算机与手工核算的数据相一致。 规章制度汇编上册 版次/ 状态： 2011/ A 第 5 页3.5.3 计算机与手工并行工作期间，可采用计算机打印输出的记账凭证替代手工填制的记账凭证，根据有关规定进行审核并装订成册，作为会计档案保存，并据以登记手工账簿。如果计算机与手工核算结果不一致，要查明原因并向单位财务负责人报告。3.5.4 计算机内会计数据的打印输出和保存是替代手工记账单位的重要工作，根据会计电算化的特点，应注意以下问题：3.5.4.1 用电子计算机打印输出书面会计凭证、账簿、报表的，应当符合国家统一会计制度的要求，字迹清晰，作为会计档案保存，保存期限按会计档案管理办法的规定执行。 3.5.4.2 现金日记账和银行存款日记账的打印，由于受到打印机条件的限制，可采用计算机打印输出的活页账页装订成册，要求每天登记并打印，每天业务较少、不能满页打印的，可按旬（或按月）打印输出；一般账簿可以根据实际情况和工作需要按月或按季、按年打印。 3.5.4.3 在保证凭证、账簿清晰的条件下，计算机打印输出的凭证、账簿中表格线可适当减少。 3.5.5 采用磁盘、光盘、可移动式硬盘等介质存储会计账簿、报表，作为会计档案保存的单位，应满足以下要求：3.5.5.1 用磁盘、光盘、可移动式硬盘等介质存储会计数据，不再定期打印输出会计账簿，应征得同级财政部门的同意，但年度结束必须输出纸质账表。3.5.5.2 保存期限同打印输出的书面形式的会计账簿、报表。 3.5.5.3 记账凭证、总分类账、现金日记账和银行存款日记账仍需要打印输出，还要按照有关税务、审计等管理部门的要求，及时打印输出有关账簿、报表。 3.6 档案管理3.6.1 电算化会计档案范围。包括：会计年度数据的备份盘；打印的书面会计凭证、会计账簿、会计报表（含公式） ；同期的操作系统、相关的应用程序软件及会计核算系统软件；操作人及密码、操作日志等其他会计资料。3.6.2 书面会计档案资料。应符合财政部会计基础工作规范的要求，保存期限按会计档案管理办法的规定执行。3.6.3 电算化会计档案磁性资料。电算化会计档案中以磁性介质保存的会计数据资料，其保管期限与会计档案管理办法中规定的书面资料一致；会计软件保管期截止该软件停止使用或有重大更改之后的 5年；磁性介质资料根据其保质期，定期复制；且应标识清楚，双份归档，分存不同地点。 规章制度汇编上册 版次/ 状态： 2011/ A 第 6 页4 会计电算化工作人员的职责与权限4.1 系统管理员工作职责4.1.1 负责电算化的组织、指导、协调与监督，确保系统安全、正常运行。4.1.2 负责安排工作人员的分工与权限划分。4.2 系统管理员工作权限4.2.1 负责系统运行环境的建立。4.2.2 负责系统的初始化。4.2.3 负责系统工作人员的权限等级。4.2.4 负责记账凭证的机内审核。4.2.5 负责计算机报表输出正确性的审核。4.2.6 负责系统数据、文档资料的使用管理。4.2.7 负责系统故障的处理。4.2.8 考核其它工作人员的工作质量。4.3 系统操作员工作职责4.3.1 熟练掌握财务软件的使用功能。4.3.2 会计业务的原始凭证的录入、会计凭证的打印。4.3.3 按照财务管理制度，对原始凭证的合法性、合理性进行检查。4.3.4 按照规定的权限、程序修改或更正会计凭证记录。4.3.5 不得违反操作流程、超越操作权限。4.3.6 明细帐的管理与打印。4.4 系统操作员工作权限4.4.1 拒绝不符合会计法 、企业内部财务管理制度要求的原始凭证的录入、修改。4.4.2 不得以其他工作人员的权限进入系统。4.4.3 未征得管理员得同意，不得将自己进入系统得口令告知其他人员。4.4.4 未征得管理员得同意，不得外借财务数据、档案文件。4.4.5 有权查询其他明细帐及会计报表。4.5 系统维护员工作职责4.5.1 负责系统硬件的维护与管理。4.5.2 负责系统软件的维护与管理，确保系统正常运行。4.5.3 指导操作人员进行系统操作。4.5.4 负责系统运行情况工作记录，出现异常情况要及时向系统管理员报告； 规章制度汇编上册 版次/ 状态： 2011/ A 第 7 页4.5.5 定期数据备份与数据档案管理。4.5.6 年终打印各类会计帐簿、报表，并移交有关人员、部门保管。4.5.7 负责操作人员权限等级的管理。4.6 系统维护员工作权限4.6.1 不得以其他工作人员的权限进入系统。4.6.2 严格按照管理员的要求，授予操作人员相应权限。4.6.3 未征得管理员的同意，不得将自己进入系统的口令告知其他人员。4.6.4 未征得管理员的同意，不得外借财务数据、档案文件。4.6.5 有权查询系统数据资料。5 会计电算化机房管理制度5.1 本制度由会计电算化维护人员负责实施。5.2 操作人员按照规定的权限等级进行操作，不得超越权限。5.3 操作人员严格管理进入系统密码，未经允许不得告知他人，且不得使用其他操作人员的密码。5.4 离开机房前，应退出系统软件，关闭计算机。5.5 未经系统管理员许可，不得在系统终端安装任何软件，不得私自修改系统配置，不得拷贝系统使用的软件。5.6 在用磁盘和光盘进行数据传递或数据备份前，必须进行病毒检测，确保无病毒后方能使用。5.7 对磁性介质存放的数据要保存双备份，对备份档案做好防潮、防磁、防尘等工作。5.8 每月至少一次对系统进行升级、杀毒等维护工作。5.9 上机人员要保持机房清洁，严禁在机房内吸烟，吃东西，乱丢果壳，纸屑等杂物。5.10 机房管理员要经常打扫各种设备上的灰尘，及时更换色带和清洗打印针头，并对有关设备进行维护。5.11 每次开关机的时间间隔不能少于 3分钟，在打开 UPS不间断电源 10分钟之后，才可相继打开服务器和计算机。5.12 注意电压稳定，机器工作时供电不能间断。5.13 在设备运行时，注意使用环境状况，尤其是附近强电流对设备影响。5.14机房室温、湿度宜保持在一定的范围内（温度 1535，湿度 2080） 。 规章制度汇编上册 版次/ 状态： 2011/ A 第 8 页5.15 停电或下班要关掉一切用电器电源，周末在关闭计算机和服务器之后，方可关闭 UPS不间断电源，并且要关好门窗。5.16 机器设备任何人不得外借。5.17 人为损坏设备要按价赔偿，并按公司有关规定给予处分。6 会计电算化操作人员岗位职责6.1 出纳会计6.1.1 熟练掌握财务软件的使用功能。6.1.2 负责涉及现金及银行收支业务的原始凭证的数据录入，会计凭证输出。6.1.3 按照财务管理制度，严格审查原始凭证，不符合规定，不得录入。6.1.4 严格按照财务管理制度及权限修改工作记录。6.1.5 有权查看有关账表，并打印相关明细账。6.1.6 未征得系统管理员的同意，不得擅自将进入系统的口令告知其他人员。6.1.7 不得以其他操作人员的名义与权限进入系统。6.1.8 严格按照规定的权限进行系统操作，不得超越权限。6.1.9 未经系统管理员同意，不得外借系统数据及档案资料。6.2 成本会计6.2.1 熟练掌握财务软件的使用功能。6.2.2 严格按照财务制度审核业务结算凭证并录入。6.2.3 负责成本费用结转。6.2.4 按照会计制度规定计提、预提、摊销相关费用。6.2.5 严格按照程序、权限修改系统数据。6.2.6 有权进入系统查看系统数据及文档资料。6.2.7 负责编制会计报表，并打印。6.2.8 未征得系统管理员的同意，不得擅自将进入系统的口令告知其他人员。6.2.9 不得以其他操作人员的名义与权限进入系统。6.2.10 严格按规定的权限进行系统操作，不得超越权限。6.2.11 未经系统管理员同意，不得外借系统数据及档案资料。6.3 固定资产会计6.3.1 熟练掌握财务软件的使用功能。6.3.2 负责新增固定资产卡片的录入。6.3.3 负责新增固定资产、折旧、清理等凭证录入，并打印凭证。6.3.4 严格按照程序、权限修改系统数据。 规章制度汇编上册 版次/ 状态： 2011/ A 第 9 页6.3.5 负责固定资产、在建工程账套的管理。6.3.6 月末打印固定资产、在建工程、折旧、固定资产清理明细表等资料。6.3.7 查看各类账表、资料6.3.8 未征得系统管理员的同意，不得擅自将进入系统的口令告知其他人员。6.3.9 不得以其他操作人员的名义与权限进入系统。6.3.10 严格按规定的权限进行系统操作，不得超越权限。6.3.11 未经系统管理员同意，不得外借系统数据及档案资料。6.4 税务会计6.4.1 熟练掌握财务软件的使用功能。6.4.2 严格按照税法规定编制凭证并录入。6.4.3 严格按照程序、权限修改系统数据。6.4.4 进入系统查看系统数据及文档资料。6.4.5 负责编制纳税报表，并打印。6.4.6 未征得系统管理员的同意，不得擅自将进入系统的口令告知其他人员。6.4.7 不得以其他操作人员的名义与权限进入系统。6.4.8 严格按规定的权限进行系统操作，不得超越权限。7 会计电算化财务数据备份管理制度7.1 会计电算化维护人员负责财务数据的备份工作。7.2 定期检查备份软件、硬件，确保备份工作安全实施。7.3 定期（一般一周三次）执行日常财务数据备份工作，确保财务数据的安全、完整。7.4 每月结账后，电算化维护人员用刻录光盘进行财务数据资料的月备份。7.5 在服务器上创建备份文件夹，将新备份的数据以备份日期命名，放入备份文件夹。7.6 严格按照备份程序执行备份操作。7.7 复制备份数据，并保存于其他终端或外接设备，保持双备份。7.8 备份数据、文档资料由维护员妥善保管，到次年年末将每月备份光盘移交档案保管部门存档。7.9 未经系统管理员的同意，不得将备份数据、文档资料给其他人员保管和使用。7.10 每年财务决算结束后，电算化维护员负责打印明细账、总账、会计报表等，并交部门档案管理人员妥善保管，一年后移交档案保管部门存档。 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