郑州煤炭工业（集团）嵩阳煤业有限公司会计档案管理制度第一章 总 则第一条 为了加强会计档案的管理，保证会计档案的安全、完整，及时归档和定期销毁，根据财政部、国家档案局颁布的会计档案管理办法 ，结合本公司实际，制定本办法。第二条 会计档案的范围及管理部门（一）会计档案是指会计凭证、会计账簿、财务会计报告等会计核算专业材料，是纪录反映经济业务的重要史料和凭据。（二）会计档案管理部门为：公司财务部、档案室及所属各单位财务部门。财务部门安排专人或兼职人员负责会计档案的管理。（三）财务部门应在年度终了后，将当年形成的会计档案清理造册。第二章 会计档案的整理和归档第三条 会计档案由会计人员负责整理。月度终了，各财务部门要安排专人及时整理装订各类会计凭证和会计报表；年度终了，要及时整理、装订各类会计账簿。各类会计档案的整理、装订要求是：1.会计凭证：应将各种记账凭证按时间和凭证号顺序装订成本，做到附件齐全、折叠整齐、厚薄均匀、装订牢固美观、不压字、无金属物。每本会计凭证的厚度一般应在 2 厘米左右，在封面要填写规定的内容和加盖公章，在脊背上注明该本凭证的日期、凭证种类和顺序号。2.会计账簿：应将空白账页和账皮抽掉，用线装订成本，然后逐页编号、贴上封面、分类标号、标注清晰。4.财务会计报告：应将各类会计报表整理齐全、封面按规定填写、盖章。5.计算机存储的会计信息要打印输出为纸质会计档案进行保管，储存会计信息的磁盘、光盘等介质应当期拷贝、更换，以保证其安全性。第四条 会计档案，应当保持原卷册的封装，个别需要拆封重新整理的，财务部门和原经办人共同拆封整理，以分清责任。第五条 财务部门对会计档案必须进行科学管理，做到妥善保管、存放有序、查找方便。要严格执行安全和保密制度，不得随意存放，严防毁损、散失和泄密。第六条 合并、撤销单位的会计档案，原则上由并入单位负责接收保管，并由交接双方在移交清册上签章。第三章 会计档案的移交手续 第七条 财务会计部门在将会计档案移交本单位档案部门时，应按下列程序进行：1.开列移交清册，填写交接清单；2.在交接清单上填写移交日期；3.交接人员按移交清册和交接清单项目核查无误后签收；第四章 会计档案的查阅和借用第八条 各类会计档案原则上只允许本公司财务部门会计人员查阅和使用，其中，查阅已归档的会计凭证，应办理查阅登记手续。第九条 本公司其他部门或外单位人员需要查阅、借用会计档案，必须经财务负责人批准，办理查询登记手续后，由会计档案管理员协同查阅。凡经批准查阅会计档案者，应严格执行有关保密制度，在会计档案存放地点查阅，严禁在会计档案上涂画、拆封或抽换，未经领导批准严禁复印和借出。凡经公司分管领导批准借出的会计档案，必须详细登记调阅档案的名称、调阅日期、调阅人员的姓名、工作单位、调阅理由和归还日期等。第五章会计档案保管制度第十条 会计档案必须专人、专室、专柜管理，定期将财务部归档的会计资料，按顺序立卷登记。第十一条 档案室要有防鼠、防虫、防霉的措施。第十二条 柜内不得放其它杂物，室内不得堆放易燃易爆物品。第十三条 会计档案的保管期限，从会计年度终了后的第一天算起。第十四条 会计档案根据其特点在保管期限上分为永久和定期两种。定期保管期限分为 3 年、5 年、10 年、15年、25 年 5 类。第十五条 会计档案的保管期限可根据实际需要适当延长。第六章 会计档案的销毁第十六条 会计档案的保管期满，需要销毁时，由档案室会同财务部门提出销毁意见，共同鉴定、严格审查，编制会计档案销毁清册，经公司财务负责人及总经理审查同意并在销毁清册签署意见后，报经董事会批准后销毁。第十七条 会计档案销毁时，应由档案室和财务部门共同派人监销。监销人员在销毁会计档案之前，应当按照会计档案销毁清册所列内容认真清点核对；销毁后，在销毁清册上签章，并将监销情况报告公司财务负责人及总经理。 第十八条 保管期满但未结清的债权债务原始凭证和涉及其他未了事项的原始凭证，不得销毁，应单独抽出立卷，保管到未了事项了结为止。第七章 附 则第十九条 本制度自颁布之日起施行，未尽事宜，按国家有关规定办理。 附：会计档案保管期限表