企业采购管理制度第一章总则第一条为规范公司采购行为，满足生产经营需要，防范采购风险，降低采购成本，特制定本制度。第二条本制度适用于对外购买原辅材料、包装物、固定资产、办公用品等物资的采购。第三条公司采购业务遵循以下原则：1 采购权限集中统一；2 采购计划统筹安排；3 预算内采购申请优先批准；4 大宗物资采用招标方式；5 采购人员廉洁自律。第二章职责权限第四条公司采购副总对采购业务负有以下职责：1 审核公司采购申请、采购计划、采购预算、付款申请，并监督其执行情况；2 对公司采购行为的合法性、合规性进行监督；3 负责协调处理购买、验收、付款等各环节出现的异常情况，并提出恰当的建议。第五条公司根据采购业务特点，分别设置不相容岗位，避免出现采购舞弊现象。1 请购提出与请购的审批岗位相分离；2 询价比价、供应商选择、采购执行、审批岗位相分离；3 采购合同拟定、审核、审批岗位相分离；4 采购、验收、仓储、与相关的会计记录岗位相分离；5 付款申请、审批与付款执行岗位相分离。第六条公司采购部全面负责各类物品的采购工作，具体有以下职责：1 汇总各部门采购需求，统筹编制公司的采购计划；2 负责采购物资的询价、比价、谈判及大宗物资招标活动的组织协调工作；3 负责供应商的开发、选择、评估及日常管理，不断完善供应商档案；4 拟定采购合同、框架协议，并跟进合同、协议的执行情况；5 负责组织、协调采购物资的运输、装卸、验收、入库等工作；6 负责不合格品的退货、调货、退款协调及索赔等事宜。第七条财务部对公司采购业务负有以下职责：1 根据经审批的采购预算、采购计划对采购业务实施事前、事中、事后的财务监督；2 监督年度采购预算和采购计划的执行情况；3 审核采购合同、框架协议中涉及的财务条款；4 审核采购付款申请并支付相关款项；5 对采购业务各环节进行会计控制。第三章请购及采购计划第八条需求部门应将实际物资采购需求，填写采购申请单，确切注明请购项目、型号、数量、等相关内容，报送具有审批权限的部门或人员审批。第九条请购审核权限1 请购金额在万元以内的，由采购部经理审批；2 请购金额在万元的，由采购副总审批；3 请购金额在万元以上的，由总经理审批；4 凡属于固定资产采购，或通过招标方式采购的请购项目，均需经过总经理审批。第十条对于预算内采购项目，需求部门应严格按照预算执行进度办理请购手续。对于超预算和预算外采购项目，应先履行预算调整审批程序后，再办理请购手续。第十一条采购部对采购需求进行审核，进行归类汇总，在此基础上编制公司的月度、季度及年度采购计划。第十二条实施采购计划过程中，因市场环境、采购周期、技术能力等影响不能满足采购需求的，采购部应及时向物资需求部门反馈，以方便物资需求部门重新调整物资需求。第十三条对于临时性采购申请，公司原则上不予支持。但由突发因素导致的紧急物资需求，可先得到具有审批权限的人员口头批准后，由采购部实施紧急采购，事后由紧急采购物资需求部门补齐请购及审批手续，采购部补齐相关采购手续。第四章采购定价及供应商管理第十四条采购部应根据市场供求情况和采购计划选择合理的采购方式，通过协议采购、招标采购、询价采购等多种方式合理确定采购价格，最大限度减小市场变化对采购价格的影响。第十五条大宗物资的采购，应采用招标方式确定供应商及采购价格，具体按照公司招标管理制度的相关规定执行。第十六条一般物资的采购，可采用询价采购或定向采购的方式，采购人员实施时询价采购时应注意：1 应优先与公司合格供应商清单上的供应商联系购买；2 合格供应商清单不能满足采购需求的，应进行市场询价调查，择优择廉购买；3 询价采购时，应至少选择 3 家供应商进行询价、谈判；4 谈判达成初步意见后，需视审批权限上报采购部经理、主管副总、总经理审批；5 采购报价及供应商名单经审批通过后，正式签订采购合同。第十七条小额零星物资的采购，可由采购人员 23 人同行进行现场询价、货比三家，选择质优价廉、信誉良好的供应商直接购买。第十八条采购部应当每年组织相关部门人员对供应商进行综合评价，并依据评价结果对合格供应商清单进行调整、更新，实现合格供应商的动态管理。第十九条采购人员应定期跟踪合格供应商的经营状况，掌握其供货的资信动态，建立和完善合格供应商档案。第二十条对于采购人员开发新的供应商，公司会委托具有相应资质的中介机构进行资信调查。第二十一条采购物资使用部门、生产技术管理部门需将物资、设备的使用过程中出现的问题及时反馈给采购部，由采购部及时做好质量记录工作，作为筛选合格供应商的重要因素。第五章采购物资供应与验收第二十二条仓储部应定期检查采购物资库存情况，将库存物资的名称、规格、单价、数量等信息报送至采购部，由采购部根据库存情况安排具体采购计划。第二十三条采购部应负责采购物资运输的协调、联系、安排工作，并预告仓储部做好接货准备。第二十四条采购物资到达公司时，仓储部应负责采购物资的接收，及时卸车、清点、查验。第二十五条小额零星及一般常规物资的验收，由仓库保管员、采购人员负责。大宗、非常规物资的验收，则由公司质检部门、仓库保管员、采购人员共同进行。第二十六条对验收过程中发现不合格品，首先应由相关部门对不合格内容对产品的安全性、功能性、实用性影响进行评价，确定是否符合让步接收标准后，可作如下处理：1 符合让步接收标准的，让步接收采购部负责与供应商就让步接收进行价格谈判，并确认质保期限。达成让步接收意向的，报具有审批权限的相关人员审批后，实施让步接收。2 不符合让步接收标准的，退货采购部与供应商办理退货、退款手续，以及相关索赔事宜。第二十七条验收完成后，主管验收入员应填写验收证明，明确采购物资的品种、规格、数量、质量等相关内容。由仓库保管员对验收合格或让步接收的采购物资办理入库手续。第六章采购付款第二十八条采购物资付款申请由采购经办人员提出，经采购部经理对采购业务的真实性、准确性进行审核，报主管副总、总经理审批后交付财务部执行。第二十九条财务部收到付款申请后，应对采购业务相关的单据凭证的真实性、完整性、准确性、合法性进行审核，审核无误后方可登记相关账簿，办理支付手续。第三十条财务部审核的相关单据包括但不限于以下项目：1 供应商开具的发票；2 采购申请；3 采购合同；4 入库单；5 验收证明。第三十一条财务部工作人员、采购人员应定期与供应商核对应付账款、应付票据、预付账款等往来款项，发现问题及时处理，尽量避免公司资金风险和损失。第三十二条对于采购退货的，财务部工作人员应协助采购人员办理退货手续，及时收回退货货款。涉及符合索赔条件的退货，应在索赔期内及时办理索赔手续。第七章附则第三十三条本制度由采购部制定、修订，最终解释权归采购部。第三十四条本制度自公布之日起实施