存货管理内部控制制度第一条 存货反映本公司期末在途、在库和加工中的各种存货的实际成本，包括各种材料、商品、在产品、包装物、低值易耗品、分期收款发出商品、委托代销商品、受托代销商品、委托加工物资等。为了加强存货的管理，特制订本制度。 （低值易耗品的管理，除遵照本制度的有关规定外，还要遵守低值易耗品管理制度 。 ）第二条 本公司存货采购主要包括物料用品、办公用品等。 第三条 采购业务的内部控制1.物料用品、办公用品等采购是根据预算进度和实际需要，定期由使用部门经办人填具物料采购申请单 ，申请表上须详细注明参考供应商、规格型号、需用日期、用途、数量、预估单价和金额等内容，若申购物品需要采取特别运送及保存方式的，还应标注注意事项。申请单必须经仓管人员作库存余缺审核，再按规定的程序报批后方能采购。2.物料采购申请单由申请部门填制，上报物资管理部门，由物资管理部门随申报文件上报后经相关权责主管核准后，依规定办理采购。采购部门接到经批准的申购文件后，应备妥有关资料及预计采购供货商、数量等。3.采购方式应视货物性质、金额大小，是否经常使用（分常用品、常备品和非常品）及市场竞争情况等加以考虑，然后选定询价采购、议价采购、比价采购、合约采购、招标采购和紧急采购等采购方式。4.紧急采购不应经常发生，事后应补办请购手续，并应分析发生原因是否为不可抗力，有无改善计划。审计监察部、财务部应不定期对物料用品申购表进行检查，是否有延迟采购、计划外采购，是否符合经济采购量的要求。5.采购部门必须建立完整的采购记录，即在每次办理完采购业务之后，将不同采购方式的订购及询价资料，分类填入供应商资料卡，以供日后参考备用。6.合同的订立：采购单位依据经核准的申购单，填制采购合同。采购合同按公司合同管理办法有关规定执行（其中送一份复印件给财务部） 。7.为加强办公用品采购的管理，本着少花钱多办事的原则，减少办公用品费用的开支，对办公用品的采购作特殊规定。（1）采购办公用品除特殊商品（如财务资料、工商资料等）外，必须到本公司指定的商场购买，公司指定的商场有：沃尔玛、天虹商场、山姆会员店三家商场。（2）办公用品由采购部专人负责、统一采购。（3）采购人员报销办公用品时，除提供发票和验收单外，另须附上商场电脑小票，否则不予报销。第四条 验收业务内部控制1.采购部门在确定采购日期后应通知仓储部门预作仓位安排，并安排相关人员作好卸货准备。2.供应商交货时，仓管人员应就供应商的送货单（运单） 、发票（收执联与抵扣联）与购货合同或经批复的物料采购申请单核对无误后，由其安排卸货地点，并依指定的方式卸货，办理入库手续，填制一式四联物料验收入库单 。第一联，存根联，留存物资管理部门；第二联财务联，随同发票等单据入账；第三联，仓库联，据以登记材料收发存台账；第四联，采购部留存。3.属计重的货物入库时，应计量。卸货完毕后，仓储人员应依计量单位核对其重量（容积） ，或依计数的方式核对数量。点收无误后，仓储人员应开具入库单。4.采购的货品，如属经常使用的商品、备件或规格特殊的机械设备，货物收妥后，验收人员依检验规范或买卖合约办理取样检验，连同样品送检验部门或请购部门办理检验，最后出具检验报告。部分货物因缺乏检验手段的，仓储部门或请购单位只做外观检查和数量验收。采购部门应附厂家品质保证书并在采购合同中附有相应的质量保证和索赔条款。5.货物检验规范应包括：（1）取样样品数；（2）依该货物性质的重要性列出检验项目；（3）各检验项目的品质标准或可接受范围。品质标准应以数值表示为原则。6.检验部门（或单位）根据检验结果鉴定样品是否合格，并就检验项目及结果在检验报告上加以说明，作为是否可以入库的参考依据。7.仓储部门收到检验合格的报告后，可以据以办理入库并登记台账，并在台账备注栏注明送货单或对方出具的出库单（或计量报告）的编号，以便查考。8.仓储部门办妥验收入库后，应将送货单、检验报告、发票等加盖验收戳记并由主管人签章连同入库单送采购部门办理请款或销账手续。9.若检验不合格，则依物资管理部门批示意见办理退货、更换、扣款或索赔。延期交货或逾期末交货的应依合约规定罚款或没收保证金。10.注意事项（1） 取得发票的货物名称、规格、数量、金额与送货单或验收入库单必须相符。（2） 货物验收，必须会同验收部门与采购部门办理。（3） 如已分批收货时，仓储人员应在订购单上注明分批收货日期、数量，以复印件送采购人员。（4） 不合格的货物应通知采购部门退回或扣款。第五条 与采购合同不符的业务控制1.仓储人员和采购人员应定期（每周）核对收货情况及已发出的采购合同或订购单，若发现有逾期未交货或交货已逾期的情况，采购人员应及时与供应商联系，请其尽快依约送货。若合约上约定有罚款条款时，应执行罚款。2.若供应商愿意接受罚款，承办人员可直接在请款单上的金额内直接扣除，并在备注中注明扣款原因，供领导参考。若逾期原因为人力不可抗拒的因素所致，供应商要求免罚的，承办人员应先呈经授权审批，并将审批单附于请款单之后。若供应商所交货物，品质不符合合同要求但仍可使用或售卖，如因紧急需要不能等待退货或更换，而改以货款中扣减的，承办人员应以书面报告呈请授权主管领导核准，总裁批示后，再通知仓储人员收货。否则，应办理退货、更换，并按合同约定条款索赔。3.采购部门对于货款已支付,经售货或使用部门发现质量不符合规定时，应处罚失职人员,并应计算公司损失金额，与供应商取得联系,依照合约催讨规定的罚款,必要时会同法律人员依法律途径解决。4.采购人员收回的罚款，应于当天缴至出纳入账，不得拖延或与其他货款相抵。第六条 存货领用的内部控制制度存货的领用必须办理出库手续，填制一式四联物料领用单 ，经相关有权人逐级批准，物资保管员据以发放物料。对于耐用的或价值较高的物资在报废或领用时必须办理废旧物资退库手续，即实行以旧换新制度。各部门在领用需要以旧换新的物资时，必须同时将旧物资办理退库手续，填写入库单。需要以旧换新的物资目录由行政部负责制订，并接受审计监察部、财务部的监察。仓库保管员对需要以旧换新的物资的入、出库单进行严格审核，并清点实物。核实无误后方可办理领用出库手续。入出库手续同日常物资入出库