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通程控股:董事会议事规则

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通程控股:董事会议事规则

长 沙 通 程 控 股 股 份 有 限 公 司董 事 会 议 事 规则(经公司 2013 年 6 月 14 日召开的 2012 年度股东大会审议通过)第 一章 总则第 一条 为了进一步规 范长沙通程控股股份有限 公司(以下简称“公司” )董事会的议事方式和决策程序, 促使董事和董事会有效地履行其职责, 提高董事会规范运作和科学决策水平, 根据 中华人民 共和国公司法 (以下 简称 公司 法 ) 、 中 华人民 共和 国证券 法 ( 以下简 称 证券 法 ) 等法律 法 规以及 公司章 程等有关规定,制订本规则。第 二 条使职权。董 事 会 向 股 东 大 会 负 责 , 并 根 据 法 律 、 法 规 、 公 司 章 程 的 规 定 行董 事 会 应 认 真 履 行 有 关 部 门 法 律 、 法 规 和 公 司 章 程 的 职 责 , 确 保 公 司 遵 守法律、 法规和公司章程的规定, 公平对待所有股东, 并关注其他利益相关者的利 益。第 二章 董 事 会 的 一般 规 定第 三条 董事会人员组 成、董事会行使的职权按公司章程的规定。第 四条 董事会下设董 事会秘书处,主要职责为:(一)处理董事会日常事务。(二)处理专门委员会日常事务。(三)筹备股东大会、董事会、监事会的召开。(四)负责信息披露。(五)证券事务及投资者关系管理。(六) 协调中国证监会、 深圳证券交易所、 湖南证监局以及中介机构的关系。董 事 会 秘 书 兼 任 董 事 会 秘 书 处 负 责 人 , 保 管 董 事 会 和 董 事 会 秘 书 处 印 章 。董事会秘书可以指定证券事务代表等有关人员协助其处理日常事务。第 五条 董事会按照股 东大会的有关决议, 设立战略委员会、 审计委员会、薪酬与考核委员会、 提名委员会等专门委员会。 专门委员会成员全部由董事组成,长沙通程控股股份有限公司董事会议事规则其中审计委员会、 提名委员会、 薪酬与考核委员会中独立董事应占多数并担任召集人,审计委员会中至少应有一名独立董事是会计专业人士。第 六条 战略委员会成 员由 3-5 名董事组成, 战略委员会设主任委员 (召集人)一名,由公司董事长担任。第 七条 战略委员会的 主要职责是:(一)对公司长期发展战略规划进行研究并提出建议;(二) 对 公司章程 规定须经董事会批准的重大投资融资方案进行研究并提出建议;(三) 对 公司章程 规定须经董事会批准的重大资本运作 、 资产经营项目 进行研究并提出建议;(四)对其他影响公司发展的重大事项进行研究并提出建议;(五)对以上事项的实施进行检查;(六)董事会授权的其他事宜。第 八条 审计委员会成 员由三名董事组成, 其中独立董事 2 名, 委员中至少有一名独立董事为专业会计人士。 审计委员会设主任委员 (召集人) 一名, 由独立董事委员担任,负责主持委员会工作。第 九条 审计委员会的 主要职责是:(一)提议聘请或更换外部审计机构;(二)监督公司的内部审计制度及其实施;(三)负责内部审计与外部审计之间的沟通;(四)审核公司的财务信息及其披露;(五)审查公司内控制度, 重大关联交易进行审计;(六)公司董事会授予的其他事宜。第 十 条 薪 酬 与 考 核 委 员 会 由 三 名 董 事 组 成 , 其 中 二 名 委 员 由 独 立 董 事 担任, 委员由董事长、 二名及以上独立董事或全体董事的三分之一提名, 并由董事会会议选举产生。 薪酬与考核委员会设主任一名, 由独立董事委员担任, 主任由 委员会选举产生。第 十 一 条 薪酬与考核 委员会的主要职责是:(一) 研究董事、 经理及其他高级管理人员的考核标准, 进行考核并提出建第 2 页长沙通程控股股份有限公司董事会议事规则议;(二) 根据董事、 经理及其他高级管理人员的管理岗位的主要范围 、 职责和 重要性, 并参考其他相关企业、 相关岗位的薪酬水平, 制定薪酬计划或方案; 薪 酬计划或方案包括但不限于: 绩效评价标准、 程序及主要评价体系, 奖励和惩罚 的主要方案和制度等;(三) 审查 公司 董 事( 非独 立 ) 、 经理及 其他 高级管 理人 员履行 职责 的情况 并对其进行定期年度绩效考评,并提交考核评价意见和独立董事互评结果;(四)对公司薪酬制度执行情况进行监督;(五)董事会授权的其他事宜。第 十 二 条 提名委员会 成员由三至五名董事组成, 独立董事占多数, 提名委员会委员由董事长、 二分之一以上独立董事或者全体董事的三分之一提名, 并由董事会选举产生。 提名委员会设主任委员 (召集人) 一名, 由独立董 事委员担任, 负责主持委员会工作。第 十 三 条 提名委员会 的主要职责是:( 一 ) 根 据 公 司 的 经 营 战 略 、 外 部 和 内 部 客 观 条 件 , 结 合 公 司 发 展 的 实 际需要,研究制订公司内部组织机构设置或调整的方案,向董事会提出建议;(二) 根据公司经营活动情况、 资产规模和股权结构对董事会的规 模 和构成 向董事会提出建议;( 三)研究董事、经理人员的选择标准和程序,并向董事会提出建议;( 四)广泛搜寻合格的董事、经理人员人选;( 五)对董事候选人、经理人员人选进行审查并提出建议;(六) 对须提请董 事 会审查批准或聘任的其他管理人员进行审查并提出建议;( 七)董事会授权的其他事宜。第 三章 董 事 会 会 议的 召 集 、 通知第 十 四 条 【定期会议 】董事会会议分为定期会议和临时会议。董事会每年应当至少在上下两个半年度各召开一次定期会议。第 十 五 条 【 定 期 会 议 的 提 案 】 在 发 出 召 开 董 事 会 定 期 会 议 的 通 知 前 , 董事会秘书处应当充分征求各董事的意见,在初步形成会议提案后交董事长拟定。董事长在拟定提案前,应当视需要征求经理和其他高级管理人员的意见。第 3 页长沙通程控股股份有限公司董事会议事规则第 十 六 条 【 临 时 会 议 】 有 下 列 情 形 之 一 的 , 董 事 会 应 当 召 开 临 时 董 事 会会议:(一)代表十分之一以上表决权的股东提议时;(二)三分之一以上董事联名提议时;(三)监事会提议时;(四)董事长认为必要时;(五)二分之一以上独立董事提议时;(六)经理提议时;(七)证券监管部门要求召开时;(八)公司章程规定的其他情形。第 十 七 条 【临时会议 的提议程序】按照前条规定提议召开董事会临时会议的,应当通过董事会秘书处向董事长提交经提议人签字(盖章)的书面提议。书面提议中应当载明下列事项:(一)提议人的姓名或者名称;(二)提议理由或者提议所基于的客观事由;(三)提议会议召开的时间或者时限、地点和方式;(四)明确和具体的提案;(五)提议人的联系方式和提议日期等。 提案内容应当属于本公司公司章程规定的董事会职权范围内的事项,与提案有关的材料应当一并提交。 董事会秘书处在收到上述书面提议和有关材料后,应当于 3 日之内转交董事长。 董事长认为提案内容不明确、 不具体或者有关材料不充分的, 可以要求提 议人修改或者补充。董事长应当自接到提议后 10 日内,召集董事会会议并主持会议。第 十 八 条 【会议的召 集和主持】董事会会议由董事长召集和主持;董事长不能履行职务或者不履行职务的, 由副董事长召集和主持; 副董事长不能履行职务或者不履行职务的,由半数以上董事共同推举一名董事召集和主持。第 十 九 条 【会议通知 】召开董事会定期会议和临时会议,董事会秘书处第 4 页长沙通程控股股份有限公司董事会议事规则应当分别提前 10 日和 5 日将盖有董事会或董事会秘书处印章的书面会议通知,通过专人送达、传真、电子邮件或者其他方式,提交全体董事和监事以及经理 、董事会秘书。非直接送达的,还应当通过电话进行确认并做相应记录。情 况 紧 急 , 需 要 尽 快 召 开 董 事 会 临 时 会 议 的 , 可 以 随 时 通 过 电 话 或 者 其 他口头方式发出会议通知或不经发出会议通知而直接召开董事会临时会议, 但召集人应当在会议上做出说明。第 二 十 条 【会议通知 的内容】书面会议通知应当至少包括以下内容:(一)会议的时间、地点;(二)会议的召开方式;(三)拟审议的事项(会议提案) ;(四)会议召集人、主持人、临时会议的提议人及其书面提议;(五)董事表决所必需的会议材料;(六)董事应当亲自出席或者委托其他董事代为出 席会议的要求;(七)联系人和联系方式。口 头 会 议 通 知 至 少 应 包 括 上 述 第 ( 一 ) 、 ( 二 ) 项 内 容 , 以 及 情 况 紧 急 需 要尽快召开董事会临时会议的说明。第 二 十 一条 【会议通 知的变更】 董事会定期会议的书面会议通知发出后,如果需要变更会议的时间、 地点等事项或者增加、 变更、 取消会议提案的, 应当在原定会议召开日之前 3 日发出书面变更通知, 说明情况和新提案的有关内容及相关材料。不足 3 日的,会议日期应当相应顺延或者取得半数以上董事的同意。董 事 会 临 时 会 议 的 会 议 通 知 发 出 后 , 如 果 需 要 变 更 会 议 的 时 间 、 地 点 等 事项或者增加、 变更、 取消会议提案的, 应当事先取得全体与会董事的认可并做好相应记录。第 四章 会 议 的 召 开和 出 席第 二 十 二 条 【 会 议 的 召 开 】 董 事 会 会 议 应 当 有 过 半 数 的 董 事 出 席 方 可 举行。 有关董事拒不出席或者怠于出席会议导致无法满足会议召开的最低人数要求时,董事长和董事会秘书应当及时向监管部门报告。第 5 页长沙通程控股股份有限公司董事会议事规则第 二 十 三 条 【 列 席 会 议 】 监 事 可 以 列 席 董 事 会 会 议 ; 经 理 和 董 事 会 秘 书未兼任董事的, 应当列席董事会会议。 会议主持人认为有必要的, 可以通知其他有关人员列席董事会会议。 经任何董事提议, 副经理和其他高级管理人员有权列席董事会会议;经董事会邀请,任何其他人士均可以列席董事会会议。董 事 会 研 究 决 定 有 关 职 工 工 资 、 福 利 、 安 全 生 产 以 及 劳 动 保 护 、 劳 动 保险 等涉及职工切身利益的问题,应当邀请工会或者职工代表列席董事会会议。监事、 经理以及与董事会会议审议事项有关的列席人员有权在会议上发言;经会议主席同意,其他列席人员亦有权在会议上发言。第 二 十 四 条 【 亲 自 出 席 和 委 托 出 席 】 董 事 原 则 上 应 当 亲 自 出 席 董 事 会 会议。 因故不能出席会议的, 应当事先审阅会议材料, 形成明确的意见, 书面委托其他董事代为出席。委托书应当载明:(一)委托人和受托人的姓名、身份证号码;(二)委托人不能出席会议的原因;(三)委托人对每项提案的简要意见;(四)委托人的授权范围和对提案表决意向的指示;(五)委托人和受托人的签字、日期等。受 托 董 事 应 当 向 会 议 主 持 人 提 交 书 面 委 托 书 , 在 会 议 签 到 簿 上 说 明 受 托 出席的情况。委 托 其 他 董 事 代 为 出 席 董 事 会 会 议 , 对 受 托 人 在 授 权 范 围 内 作 出 的 行 为 或决策,由委托人承担法律责任。第 二 十 五 条 【 关 于 委 托 出 席 的 限 制 】 委 托 和 受 托 出 席 董 事 会 会 议 应 当 遵循以下原则:( 一 ) 在 审 议 关 联 交 易 事 项 时 , 非 关 联 董 事 不 得 委 托 关 联 董 事 代 为 出 席 ;关联董事也不得接受非关联董事的委托;( 二 ) 独 立 董 事 不 得 委 托 非 独 立 董 事 代 为 出 席 , 非 独 立 董 事 也 不 得 接 受 独立董事的委托;( 三 ) 董 事 不 得 在 未 说 明 其 本 人 对 提 案 的 个 人 意 见 和 表 决 意 向 的 情 况 下 全第 6 页长沙通程控股股份有限公司董事会议事规则权委托其他董事代为出席,有关董事也不得接受全权委托和授权不明确的委托。(四)一 名 董 事 不 得 接 受 超 过 两 名 董 事 的 委 托 , 董 事 也 不 得 委 托 已 经 接 受两名其他董事委托的董事代为出席。第 二 十 六条 【会议文 件的预先分发】 有关审议项目的重要信息和数据应在会议开 始以前 以书 面文 件的形 式分发 给各 位董 事。文 件的起 草人 及 /或提供 人应使会议文件能准确完整地提供所有信息而又尽可能的简明。第 二 十 七条 【会议召 开方式】 董事会会议以现场召开为原则。 必要时, 在保障董 事充分 表达 意见 的前提 下,经 召集 人( 主持人 ) 、提 议人 同意 ,也可 以通过视频、 电话、 传真或者电子邮件表决等方式召开。 董事会会议也可以采取现场与其他方式同时进行的方式召开。非 以 现 场 方 式 召 开 的 , 以 视 频 显 示 在 场 的 董 事 、 在 电 话 会 议 中 发 表 意 见 的董事、 规定期限内实际收到传真或者电子邮件等有效表决票, 或者董事事后提交的曾参加会议的书面确认函等计算出席会议的董事人数。董 事 因 特 殊 原 因 不 能 亲 自 出 席 会 议 , 也 不 能 委 托 其 他 董 事 代 为 出 席 时 , 董事会应提供电子通讯方式保障董事履行职责。 董事未出席 (包括在公司提供电子通讯方式情况下通过公司提供的电子通讯方式出席) 董事会会议, 亦 未委托代表出席的,视为放弃在该次会议上的投票权。第 五章 董 事 会 议 事和 表 决 程 序第 二 十 八 条 【 会 议 审 议 程 序 】 会 议 主 持 人 应 当 逐 一 提 请 出 席 董 事 会 会 议的董事对各项提案发表明确的意见。对 于 根 据 规 定 需 要 独 立 董 事 事 前 认 可 的 提 案 , 会 议 主 持 人 应 当 在 讨 论 有 关提案前,指定一名独立董事宣读独立董事达成的书面认可意见。董 事 就 同 一 提 案 重 复 发 言 , 发 言 超 出 提 案 范 围 , 以 致 影 响 其 他 董 事 发 言 或者阻碍会议正常进行的,会议主持人应当及时制止。除 征 得 全 体 与 会 董 事 的 一 致 同 意 外 , 董 事 会 会 议 不 得 就 未 包 括 在 会 议 通 知中的提案进行表决。第 二 十 九 条 【 发 表 意 见 】 董 事 应 当 认 真 阅 读 有 关 会 议 材 料 , 在 充 分 了 解第 7 页长沙通程控股股份有限公司董事会议事规则情况的基础上独立、 审慎地发表意见。 董事不能仅依靠高级管理人员提供的资料,应主动通过其他渠道获知公司信息, 特别是应加强与中小股东的沟通, 并在审议相关议案、作出决策时充分考虑中小股东利益与诉求。列席会议人员如需在会上发表意见, 应获得会议主持人同意并服从会议主持 人的安排。董事可以在会前向董事会秘书处、会议召集人、经理和其他高级管理人员、 各专门委员会、 会计师事务所和律师事务所等有关人员和机构了解决策所需要的 信息, 也可以在会议进行中向主持人建议请上述人员和机构代表与会解释有关情况。第 三 十 条 【 会 议 表 决 】 提 案 经 过 充 分 讨 论 后 , 主 持 人 应 当 适 时 提 请 与 会董事对提案逐一分别进行表决。会 议 表 决 实 行 一 人 一 票 , 以 举 手 或 记 名 投 票 的 方 式 进 行 。 董 事 会 临 时 会 议在保障董事充分表达意见的前提下,可以用其他书面方式进行表决并作出决议,并由参会董事签字。董事的表决意向分为同意 (赞成) 、 反对和弃 权。 与会董事应当从上述意向中选择其一, 未做选择或者同时选择两个以上意向的, 会议主持人应当要求有关董事重新选择, 拒不选择的, 视为弃权; 中途离开会场不回而未做选择的, 视为弃权。第 三 十 一 条 【 表 决 结 果 的 统 计 】 与 会 董 事 表 决 完 成 后 , 证 券 事 务 代 表 和董事会秘书处有关工作人员应当及时收集董事的表决票, 交董事会秘书在一名 监事或者独立董事或者其他董事的监督下进行统计。现 场 召 开 会 议 的 , 会 议 主 持 人 应 当 当 场 宣 布 统 计 结 果 ; 其 他 情 况 下 , 会 议主持人应当要求董事会秘书在规定的表决时限结束后下一工作日之前, 通知董事表决结果。董 事 在 会 议 主 持 人 宣 布 表 决 结 果 后 或 者 规 定 的 表 决 时 限 结 束 后 进 行 表 决的,其表决情况不予统计。第 六章 董 事 会 会 议决 议 和 会 议记录第 三 十 二 条 【 决 议 的 形 成 】 董 事 会 审 议 通 过 会 议 提 案 并 形 成 相 关 决 议 ,第 8 页长沙通程控股股份有限公司董事会议事规则必须有超过公司全体董事人数之半数的董事对该提案投赞成票。法律、 行政法规和公司章程规定董事会形成决议应当取得更多董事同意的,从其规定。不同决议在内容和含义上出现矛盾的,以时间上后形成的决议为准。第 三 十 三 条 【 回 避 表 决 】 出 现 下 述 情 形 的 , 董 事 应 当 对 有 关 提 案 回 避 表决:(一) 深圳证券交易所股票上市规则规定董事应当回避的情形;(二)董事本人认为应当回避的情形;( 三 ) 本 公 司 公 司 章 程 规 定 的 因 董 事 与 会 议 提 案 所 涉 及 的 企 业 有 关 联关系而须回避的其他情形。在 董 事 回 避 表 决 的 情 况 下 , 有 关 董 事 会 会 议 由 过 半 数 的 无 关 联 关 系 董 事 出席即可举行, 形成决议须经无关联关系董事过半数通过。 出席会议的无关联关系董事人数不足三人的, 不得对有关提案进行表决, 而应当将该事项提交股东大会审议。第 三 十 四 条 【 不 得 越 权 】 董 事 会 应 当 严 格 按 照 股 东 大 会 和 公 司 章 程 的 授权行事,不得越权形成决议。第 三 十 五 条 【 关 于 利 润 分 配 的 特 别 规 定 】 董 事 会 会 议 需 要 就 公 司 利 润 分配事宜作出决议的, 可以先将拟提交董事会审议的分配预案通知注册会计师, 并要求其 据此出 具审 计报 告草案 (除涉 及分 配之 外的其 他财务 数据 均以 确定) 。董事会作出分配的决议后, 应当要求注册会计师出具正式的审计报告, 董事会再根据注册会计师出具的正式审计报告对定期报告的其他相关事项作出决议。第 三 十 六 条 【 提 案 未 获 通 过 的 处 理 】 提 案 未 获 通 过 的 , 在 有 关 条 件 和 因素未发生重大变化的情况下, 董事会会议在一个月内不应当再审议内容相同的提案。第 三 十 七 条 【 暂 缓 表 决 】 二 分 之 一 以 上 的 与 会 董 事 或 两 名 以 上 独 立 董 事认为提案不明确、 不具体, 或者因会议材料不充分等其他事由导致其无法对有关事项作出判断时,会议主持人应当要求会议对该议题进行暂缓表决。第 9 页长沙通程控股股份有限公司董事会议事规则提 议 暂 缓 表 决 的 董 事 应 当 对 提 案 再 次 提 交 审 议 应 满 足 的 条 件 提 出 明 确 要求。第 三 十 八 条 【 会 议 记 录 】 董 事 会 会 议 记 录 由 董 事 会 秘 书 负 责 , 董 事 会 秘书应当亲自或安排董事会秘书处工作人员对董事会会议做好记录。 会议记录应当包括以下内容:(一)会议届次和召开的时间、地点、方式;(二)会议通知的发出情况;(三)会议召集人和主持人;(四)董事亲自出席和受托出席的情况;(五)关于会议程序和召开情况的说明;( 六 ) 会 议 审 议 的 提 案 、 每 位 董 事 对 有 关 事 项 的 发 言 要 点 和 主 要 意 见 、 对提案的表决意向;( 七 ) 每 项 提 案 的 表 决 方 式 和 表 决 结 果 ( 说 明 具 体 的 同 意 、 反 对 、 弃 权 票数) ;(九)与会董事认为应当记载的其他事项。第 三 十 九 条 【 会 议 纪 要 和 决 议 记 录 】 除 会 议 记 录 外 , 董 事 会 秘 书 还 可 以视需要安排董事会秘书处工作人员对会议召开情况作成简明扼要的会议纪要, 根据统计的表决结果就会议所形成的决议制作单独的决议记录。第 四 十 条 【 董 事 签 字 】 与 会 董 事 应 当 代 表 其 本 人 和 委 托 其 代 为 出 席 会 议的董事对会议记录、 会议纪要和决议记录进行签字确认。 董事对会议记录、 纪要或者决议有不同意见的, 可以在签字时作出书面说明。 必要时, 应当及时向监管部门报告,也可以发表公开声明。董 事 不 按 前 款 规 定 进 行 签 字 确 认 , 不 对 其 不 同 意 见 做 出 书 面 说 明 或 者 向 监管部门报告、 发表公开声明的, 视为完全同意会议记录、 会议纪要和决议记录的内容。第 四 十 一条 【董事责 任】董事应当对董事会的决议承担责任。董事会的决议违反法律、 行政法规或者公司章程、 股东大会决议, 致使公司遭受严重损失第 10 页长沙通程控股股份有限公司董事会议事规则的, 参与会议的董事会对公司负赔偿责任。 但经证明在表决时曾表明异议并记载于会议记录的,该董事可以免除责任。第 四 十 二条 【董事会 闭会】董事会闭会期间,由董事会秘书及董事会秘书处处理董事会的日常工作事务, 各位董事应充分发挥董事会秘书和董事会秘书处的职能作用,支持其开展的日常工作。第 四 十 二 条 【 决 议 公 告 】 董 事 会 决 议 公 告 事 宜 , 由 董 事 会 秘 书 根 据 深圳证券交易所股票上市规则 的有关规定办理。 在决议公告披露之前, 与会董事和会议列席人员、记录和服务人员等负有对决议内容保密的义务。第 四 十 三 条 【 决 议 的 执 行 】 董 事 长 应 当 督 促 有 关 人 员 落 实 董 事 会 决 议 ,检 查 决 议 的 实 施 情 况 , 并 在 以 后 的 董 事 会 会 议 上 通 报 已 经 形 成 的 决 议 的 执 行 情况。董事可以通过调阅相关文件资料、 听取相关人员汇报等方式督促 、 检查董事 会决议的实施情况。董事会专门委员会应当通过其调研和论证行为, 就董事会决议的实施情 况进 行检查并予以督促,并将检查情况向董事会通报。董事会秘书可以通过搜集和查阅相关文件资料、 与相关人员沟通等方式, 协 助董事会督促、检查董事会决议的实施情况。董 事 会 可 以 要 求 经 理 层 成 员 向 董 事 会 口 头 或 书 面 汇 报 董 事 会 决 议 的 实 施 情况及公司的重大生产经营情况。第 四 十 四条 【会议 档 案的保存】 董事会会议档案 , 包括会议通知和会议材料、 会议签到簿、 董事代为出席的授权委托书、 表决票、 经与会董事签字确认的会议记录、会议纪要、决议记录、决议公告等,由董事会秘书负责保存。董事会会议档案的保存期限为十年以上。第 七章 附则第 四 十 五 条 本 规 则 未 尽 事 宜 按 照 国 家 有 关 法 律 、 法 规 和 公 司 章 程 的 规 定执行。第 四 十 六条 本规则如 与国家日后颁布的法律、 法规或中国证监会、 深圳证券交易所的有关规定或经合法程序修改后的公司章程相抵触时,执行国家法律、第 11 页长沙通程控股股份有限公司董事会议事规则法规、中国证监会和深圳证券交易所的有关规定及公司章程的规定。第 四 十 七条 本规则所 称 “以上” 、 “以内” 、 “以下” , 都含本数; “过 ”、 “超过” 、 “不满 ”、 “以外” 、 “低于” 、 “多于”不含本数。第 四 十 八条 本规则是 公司章程附件, 由董事会拟定, 经股东大会批准后实施。修改时亦同。本规则由公司董事会负责解释。第 12 页

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