采购供应与付款业务的主要凭证及其传递程序除销货方的发货单、提货单、运费单据、银行结算凭证外，购货企业还应设计请购单、收料单、收料溢缺报告单、退货单等一系列的内部核算凭证。同时，购货企业还应按采购业务的过程、特点和管理要求，明确规定各种凭证的传递程序和手续。（一）请购单请购单应由请购部门填制，送交供应部门，主要由供应部门会同财会部门在授权范围内批准，以增加（或修订）采购供应计划。其格式如表 3-9 所示。（二）收料单收料单一般由保管部门于材料运达并验收入库时填制。收料单可设置一式三联或一式四联（保管部门、供应部门、财会部门、统计部门各一联） 。其格式如表 3-12 所示。为了简化登记总账的工作，采购频繁的企业可以按月根据“收料单”汇总编制“收料凭证汇总表” 。其格式如表 3-16 所示。（三）收料溢缺报告单它是用来反映企业验收结果与购货发票是否相符的一种原始凭证。验收部门和人员应认真填制“收料溢缺报告单” ，并及时交付财会部门等按规定和要求处理。其基本格式如表 9-1 所示。表 9-1 收料溢缺报告单品名规格：收料单位： 年月日 字第号供货单位 合同字号 字第号 发货单号数车次、航班 提货单号数 到货日期材料名称编号 品名 规格计量单位应收数量实收数量溢（）缺（一）数量单价 金额合计附单据张 备注溢缺原因处理意见供应部门主管： 保管部门主管： 制单：（四）退货单在验收过程中，如果发现所收材料与合同（或发货单）明显不符，又不符合本单位的需要，应及时办理退回手续，并填制“退货单” 。退货单应一式多联套写，其各联的送交单位（部门）有：销货单位、仓库（留存）供应部门、财会部门等。其格式如表 3-17 所示（或直接采用“收料单”，用红字表示退货） 。设计各种凭证的传递程序时，应注意下列事项：（1）指定专人填制有关凭证通过传递程序的设计和实施，既要分清责任，加强管理与控制，又要有利于提高工作效率和有关业务的正常进行。如“请购单”必须由使用（或保管）材料物资部门的指定专人填制，不直接使用（或保管）材料物资的部门和人员无权填制“请购单” 。（2）不能由一个部门（或人员）完成凭证的所有必要手续制证人员和审核人员应该分离，互相牵制；同一项业务如果涉及两个（或两个以上的）部门，应在凭证的适当位置表明意见并签章负责。其目的就是加强内部牵制，防止人为的错弊行为，同时减少无意差错的出现概率。（3）凭证的填制应与业务操作和相应责任结合起来，并与业务授权分离如收料单一般由仓库保管员填制，但不应由保管部门主管一人包办全部程序。（4）按凭证传递的及时性和有关部门归档保管要求，将凭证设计成多联套写的形式，分送有关部门如将收料单设计成一式五联，供货单位可以将其作为发货运达的有效证明，采购供应部门可以据以考核采购供应计划的实施情况，财会部门可以据以办理结算和会计处理，仓储保管部门可以据以作为库存材料增加的凭证，统计部门可以据以统计有关业务数据。收料单的填写应一次复写完成，有关部门各执一联，既简化手续、提高工作效率，又便于有关部门（单位）分析检查。（5）凭证的传递程序应符合业务特点和内控的需要。既不能遗漏重要的手续，又要尽量简化