会议费用管理方案一、会议分类企业会议的分类如下表所示。会议分类表会议类别 主要内容 会议期限第 1 类 企业年度综合工作会议、重要用户座谈会及其他企业级重要会议 57 天第 2 类年度营销工作会、财务工作会等专业年度工作会及企业内部项目评审会、鉴定会等35 天第 3 类 企业季度经济活动分析会、企业专业部门组织的各项专题内部会议等 23 天二、会议地点选择会议地点的选择一般根据会议的类别进行合理选择，具体如下表所示。会议地点选择标准会议类别 地点选择标准第 1 类 四星级或条件相的当宾馆第 2 类 三星级或条件相当的宾馆第 3 类 企业会议室三、会议费用内容会议费用根据会议类别、规模、规格、时间等必须先做出综合预算，预算的内容包括下列七个方面。（一）会议代表的住宿费及会务用房费用（二）会议用餐费用、会间茶点费用（三）召开会议的会场租金、设备租金及布置会场费用（四）会议资料印刷费（五）会议必要文具费用（六）专家费（七）杂费（代表证、会标、印刷）四、会议预算会议费用严格实行预算管理。各部门组织召开的各类会议，均需向经营计划部报送会议预算，报总经理批准实施。会议费用应本着节约的原则使用，不得超支。五、会议费用审批（一）企业级会议费用审批1.会议主办部门在开会前 1 周根据会议的规格、规模、时间等要求填写企业会议登记表 ，并交企业行政部。2.行政部综合比较各会议场所的地理位置、场地条件、服务承诺、优惠承诺等因素，选择办会宾馆。3.因特殊情况现有协议宾馆不能满足需要的，由主办部门提出申请并附主管领导批示，经核准后，经理办公室可以选择协议范围之外的宾馆。（二）部门会议和临时会议的费用审批1.各部门每月需按年度会议计划安排，按有关预算管理的要求，向计划部报送会议预算计划，计划部汇总月度会议计划。2.确因特殊情况需要召开的临时会议（包括承办上级会议） ，需报主管副总经理审查，经企业总经理审批后方可召开，并报计划部备案，否则财务部不予付款或报销。六、会议费用发放与控制（一）办会要求1.要尽量减少企业参会服务工作人员，尤其是住会人员。除必须住会会务组成员外，其他工作人员原则上回宿舍或家中住宿，企业可根据实际情况报销出租车费用。2.参会人员除特殊领导或专家外，午休用房尽可能按钟点房安排或集中安排。（二）专家费的发放1.以现金形式发放的专家费必须本着“合理、必要、有用”的原则，严格控制发放范围扩大化，坚决杜绝发放“人情”费。2.必须根据会议预算按照开会前拟定的名单发放，不在该名单上的人员财务部有权拒付，如不是特别需用的专家，严禁任何人以任何借口临时增加专家费。未经事先书面请示批准，个人擅自给付他人的费用，由当事人自行负担。（三）会议费用报销的管控对会议费用在预算范围内由承办部门进行统一管理、控制使用，不得超支。各部门会议费实行一会一报销，报销时需提供会议预算、发票等相关证明文件。财务部对会议费用情况进行全过程监督检查。（四）会议费用报销时限会议费用报销应及时，原则上在会议结束后 7 天之内办理完毕。报销费用时需严格遵循企业费用报销程序，并需经企业总经理签字后统一报销