办公费用控制办法办公费用控制办法第 1 章 总则第 1 条 目的为了规范公司办公费用的管理，在保证日常办公需要的同时节约办公费用开支，特制定本办法。第 2 条 相关术语定义本办法中的办公费用是指使日常办公工作得以顺利开展所需的费用，包括水电费、固定电话费、移动通信费、办公租金、办公用品及其他行政办公费。第 3 条 职责划分1.行政部负责办公费用预算的编制和办公费用申请的审核。2.财务部负责办公费用的核算和账务处理。3.各职能部门负责在部门费用额度内提交每月办公用品需求计划及提交办公费用申请。第 2 章 办公费用预算与审批第 4 条 企业行政部等相关部门，应当在年初、月初制定当期的办公费用预算，并报财务部审批。第 5 条 经过批准的办公费用预算，行政部应于每月 6 日前以书面形式通知相关部门，由各相关部门确定办公费用的使用目标。第 6 条 各部门使用办公费用时，应向行政部提出申请，由行政部经理根据相应的预算指标进行审核，审核通过后交行政总监审批。第 7 条 财务部对审批后的用款申请单进行借款时，应审核其用款项目是否在各部门的费用预算内，若超出预算可拒绝借款，将用款申请单退回行政部。第 8 条 用款申请超出预算的，须经总经理审批。第 9 条 对超出预算的费用，使用部门应提供相关的报告，包括事项、花费的金额、花费的合理性等内容。第 3 章 办公费用使用控制第 10 条 办公用品费用控制1.本公司办公用品购买实行季度申报制。（1）每个部门将所需的日常办公用品于每季初 日前填写“办公用品购买申报单”交行政管理部，由行政管理部汇总，报财务部、总经理审核批准后统一购买，发放时要登记。（2）各部门在制订计划时应按人员增补需求将新员工的办公用品列入计划表，新员工的办公用品需求费用单独计算，不计入部门费用额度标准。2.各部门急需或特殊的办公用品，经财务部批准，可自行购买。（1）单价在 元以下，或总价在 元以下，由行政管理部经理批准。（2）单价在 元以上，或总价在 元以上，由行政总监或分管副总批准。3.凡添置的办公用品属固定资产核算范围内的，由财务部及时登记固定资产明细账，并注明保管人员姓名，各部门要确定专人管理，以免丢失和损坏，否则，视其情况照价赔偿。工作人员调离本单位时，需先办理财产移交手续，再予办理调动手续。4.办公费用一律凭完备的“办公用品购买申报单”及其他相关手续办理。凡未归口行政管理部，又未报相关领导同意，擅自购买办公用品和业务书籍的，公司不予报销。第 11 条 维修费用控制1.各部门办公设备出现质量问题时，报行政部处理。2.对于在保修期内的设备，由行政部直接联系厂家进行维修；超过保修期的设备，行政部接到报修后，与维修厂家联系，商定修理费用。3.维修费用单笔在 元及以上的支出，由行政部经理审批。4.维修费用单笔在元以下的支出，由部门经理审批。第 12 条 会议费用控制1.本公司的会议费用包括会议过程中的展示用品、纸类、书写类、文件类、茶水类、场地费等各类物品的支出。2.行政部在组织会议的过程中，应严格按照与会人数配置相应的用品，以免造成浪费。3.在会场选择过程中，尽量使用本公司内部的会议室，如果租赁场地的话，应严控场地租赁费用。第 4 章 办公费用报销控制第 13 条 各部门人员费用报销控制各部门相关人员在办公费发生后须如实填写“费用报销单” ，核对报销凭证和金额无误后，经本部门经理审核签字后，交财务部经理审核无误后由财务部出纳处报销，报销费用金额冲抵本部门预算。第 14 条 公共费用开支报销控制公共费用开支的报销由经办人在“费用报销单”上签字，行政部经理审核签字后，交财务部经理审核报销，相应费用冲抵公共费用预算。第 15 条 非预算项目开支报销控制部门经理本人或其他员工受到总经理的指派用于部门外工作的非预算项目开支的报销，应经部门经理签字，由总经理审批后交财务部经理审核报销。第 16 条 超出预算的费用报销控制财务部审核过程中如发现某项开支已经超出预算，须要求相关报销人和审核人提出书面解释，经总经理批准后进行报销。第 17 条 特殊情况费用报销控制因特殊情况发生的大额预算外支出，必须经总经理审批签字后，再由财务部经理审核报销。第 5 章 办公用款借支管理第 18 条 办公借款办公借款主要是指公司正式员工因为办公或出差等业务要求向公司借取的临时款项，不包括因采购、施工、广告等外部客户发生的服务或材料支出借款。为控制办公费支出、避免资金损失，公司须对办公借款进行严格的控制。第 19 条 借款权利规定1.非公司正式员工不得以任何理由进行办公借款。2.公司正式员工因办公或出差等业务需要可办理借款。第 20 条 填写借款单公司正式员工因为办公或出差等业务需要向公司申请临时借款时，借款人需填写“借款申请单” 。第 21 条 明确借款审批权限1.借款金额在 1000 元及以下的申请，由部门经理审核批准后交财务部审核支款。2.借款金额在 1000 元以上的，由部门经理、总经理审核批准后交财务部审核支款。3.部门借款每月累计超过 3000 元以上的，财务部应书面通知总经理，同时停止接受由部门经理审批的借款申请，该部门再借款须由总经理审核批准后交财务部审核支款。第 22 条 还款与报销规定1.任何借款都须在财务部支出之日起一个月内归还公司或报销抵账。2.对借款超过归还期限的部门和个人，财务部应停止接受其新的借款申请，直至超期借款归还为止。3.因长期出差所造成的借款超期，在当事人及其部门提供充分的书面解释后，财务部恢复其借款权利。第 6 章 办公费用奖惩控制第 23 条 公司每月对办公费进行核算，发现月度预算超支 5%的，相关预算编制人须以书面形式向财务部提出合理解释，财务部如果审批同意，将通知员工所在部门及人力资源部，否则财务部将依照不能合理解释的预算超支金额给予罚款，通知人力资源部从预算编制人员的次月工资中扣除。第 24 条 经检查发现违反办公费使用规定的部门和个人，财务部和人力资源部将根据具体情况给予相关责任人相应的处罚。第 7 章 附则第 25 条 本办法由行政部负责编制、修订与解释。第 26 条 本办法自颁布之日起实施