税务档案管理办法编 号办法名称税务档案管理办法执行部门第 1章 总则第 1 条 为实现公司税务档案的科学管理，维护档案的完整与安全，现根据国家相关法律法规，结合公司税务工作的实际情况，制定本管理办法。第 2 条 本办法所称档案，是指公司在相关税务活动中直接形成的有保存价值的各种文字、图表、声像等不同形式的记录。第 3 条 公司税务档案管理工作，由公司档案部在宏观上统筹规划，组织协调；由公司财务部制定规划，建立制度，实施检查、监督、指导工作。第 4 条 税务档案工作人员要遵纪守法，保守档案机密，热爱档案管理工作，精通档案业务，熟悉税收业务，努力把档案管理工作做好，为上级领导决策和公司税务工作服务。第 2章 文件、资料的整理、归档第 5 条 各税务活动中形成的具有使用和保存价值的税务文件材料在办理完毕后，由相关档案管理负责人整理、立卷，从档案生成到档案移交不得超过 15 日。第 6 条 文书立卷应当遵循文件的自然形成规律和特点，保持文件之间的有机联系，区别不同价值，以便于保管和利用。第 7 条 档案管理人员必须将应当归档的文件材料整理齐全。第 8 条 在归档的文件材料中，档案管理人员应当将相应的正件与附件、正本与定稿、请示与批复、批转文件与原件、多种文字形成的同一文件放在一起立卷。第 9 条 档案管理人员认真填写卷内文件目录，文件没有标题或者标题不明确的，要另拟标题；文件责任者、时间不清楚的，要查清楚后再填入，并备注说明。第 10 条 案卷封皮应当按照规定逐项填写清楚。案卷题名要能简明、准确地反映卷内文件材料的内容与成分（一般包括责任者、内容、名称等） ，体式要一致，文字要简练，使用简称应当通俗易懂，并用毛笔或者钢笔书写，字迹要工整、清晰。第 11 条 有关卷内文件材料的情况说明，应当将其逐项填写在备考表内。若无情况可说明，则应将立卷人、检查人的姓名和时间填上以示负责，备考表应置于卷尾。第 12 条 卷内文件材料要去掉金属物，破损的文件应当裱糊，字迹扩散的应当复制并与原件一并立卷。第 13 条 传真文件以复印件立卷归档。第 14 条 声像材料应当单独存放在卷盒、像册中，并用文字标出摄像或者录音的对象、时间、地点、中心内容和责任者。第 15 条 所立案卷要科学地划分保管期限。第 16 条 案卷立好后，档案管理人员应当按照机构、问题并结合重要程度和不同保管期限进行系统的排列和编号，并抄写案卷目录。第 3章 档案管理和利用第 17 条 税务档案应当按照其内容和载体的不同科学分类，分类应当保持前后一致，具有稳定性。第 18 条 各档案管理人员应将归档案卷按照不同类别、载体和不同保管期限分别排列。案卷排列方法应当统一，前后保持一致，不得任意改动。第 19 条 主管副总对档案库房进行定期和不定期的检查。如有破损或者字迹失真的档案，应当及时修复，发现其他问题也应及时解决或者报告领导。第 20 条 公司须建立健全档案资料的统计制度，对档案的收进、移出、库存、利用、销毁等情况进行登记和统计，并按照规定向上级报送档案基本情况统计表。第 21 条 档案的借阅和复制规定如下。1.本公司工作人员因工作需要可以借阅库存档案。外单位来人查阅本单位档案时，必须持有公司介绍信，并经公司经理批准。2.复制机密或绝密文件必须经总经理批准。3.档案借阅者必须遵循有关规定，履行必要的手续，不得涂损档案，不得转借他人，阅完须及时归还。借阅绝密、机密档案，负有保密的责任，违者按照有关规定处理。4.档案管理工作者必须认真地检查归还的档案有无遗失、涂损等现象。第 4章 档案的鉴定、销毁和移交第 22 条 档案的保管期限分为永久、长期和短期三种，其中永久为 50 年以上，长期为 16 年至 50 年（含 50 年） ，短期为 15 年以下（含 15 年） 。第 23 条 公司召开各种税务会议的重要文件及材料，列为永久保管。第 24 条 凡是反映公司一般税务工作活动，在较长时间对各部门工作有查考利用价值的文件材料，列为长期保管，主要包括一般工作问题文件材料，一般会议的主要文件材料，直属上级机关颁发的属于公司主营业务并需要贯彻执行的一般文件材料，下级单位报送的重要财务、税务总结报告和统计报表等文件材料。第 25 条 凡是在较短时间内对公司有参考利用价值的文件材料，列为短期保管，主要包括公司一般性税务事务文件材料，上级单位和同级单位颁发的非本单位主管业务但要贯彻执行的税务文件材料，下级财务单位报送的一般财务工作总结、报告和统计报表等文件材料。第 26 条 档案部门销毁确无保存价值的档案时，应当写出销毁档案报告，说明销毁理由、原保管期限、数量和简要内容，连同编写的销毁清册送公司主管副总审核后方可销毁，并在原案卷目录上注销。第 27 条 在销毁档案时，档案管理人员应当与总公司保卫部门取得联系，指定两人以上监销，并由监销人员在销毁清册上签字。第 5章 附则第 28 条 本办法由公司财务部、档案管理部制定。第 29 条 本办法由公司经理签署颁发，自颁发之日起实行。编制人员 审核人员 批准人员编制日期 审核日期 批准日期