文秘与行政管理制度实例1 / 3档案管理制度模板一、档案管理部门1.文书的原稿由文书管理部门归档，经办部门留存文书的复印件。如有其他需要，必须经过文书管理部门领导批准。2.档案分类目录及编号由文书管理部门统一制定。3.档案管理部门必须树立责任意识，妥善的保管各种档案。二、档案管理原则1.文书归档前，归档人员必须检查文书是否属于归档文书、文书及其附件是否完整、是否存在残缺遗漏、文书的处理手续是否完备，以保证文书的完好性；如不符合相关要求，应退回经办部门。2.贵重物品或其他有价证劵，应退回经办部门；经办部门应送制定保管部门签收，将相关签收后的文件归档保存。三、文件的整理与分类1.文件如有皱折、破损或参差不齐等情况，应现将其补整、裁切或折叠，使纸张整齐划一。2.中文竖排文件以右方装订为原则，装订文件时应对准右上角；中文横排或外文文件以左方装订为原则，装订文件时应对准左上角。3.档案分类应符合实际应用，采用部门、大类、小类、明细类四级分类的方式，先以部门分类，之后按性质分为若干大类，然后在同类中具体分为若干小类，在分为各明细类。4.明细类采用文件夹装订，并在文件夹首页设置目录表，以便查阅。5.档案号的表示方式为：经办部门代号大类号小类号明细类号 档案卷次号。四、档案名称及编号的设定1.档案的名称应简明扼要，体现档案的内容性质；档案的编号应以阿拉伯数字表示；档案的分类编号表应按分类、名称、编号等依次排列，以便查阅。文秘与行政管理制度实例2 / 32.档案的名称、编号等，一经确定，不可随意修改。3.新档案归案前，应以一案一号为原则，依照档案分类编号表，查明档案的类别、卷次等，据以编列档号，同时查明前案的档号，据以编列。4.如有档案可归多类的，应先确定其主要类别，再编列档号。5.档号的编制应自左向右。右方装订的档案应将档号写于左上角，左方装订的档案应写于右上角。五、档案的保存期限根据档案的重要程度不同，档案的保存分为永久保存档案，如重要的协议书、重要的政府许可证书；保存十年的档案，如人事任命书、财务会计账簿、神奇审批提案的文书；保存五年的档案，如较重要的文件；保存一年的档案，如调查报告等。档案管理部门应依照档案的保存期限的不同，拖上的保管档案。六、档案的整理与清理1.文件夹背面应标准此文件夹所包含的案件的分类编号及名称，以便查阅。2.归档文书应以活页方式装订，并依照实际需要使用“见出纸” ，注明目次号码。3.档案管理人员应保存档案的清洁，定期清理。4.保存期满，没有必要再继续保存的档案，经领导决定，填写废除理由和销毁日期备档，以焚烧的形式销毁。5.保存期满，仍有保存价值的档案，管理人员应将“收（发）文登记单”第五联附在其保留文件上，并注明部分销毁的日期。七、调卷的程序与管理1. 档案的借阅，必须做好相关的借阅记录，并注明归还日期。借阅人须持有主管部门审批的档案调阅单；2.档案归还时，档案管理人员应对所归还的档案仔细核查，无误后归入文件夹。3.档案调阅单列有档案借阅期限，并且只能一档一调，不可连续使用；如需文秘与行政管理制度实例3 / 3延长调借期限的，需重新办理档案调阅单。4.调阅人只能调阅与本部门业务有关的档案，如有其他需求，则需经档案管理部门主管批准。5.调阅人应保持档案的完好性，未经档案管理部门允许，不得抽换增损档案