内部控制评价制度

内部控制评价制度1 目的本制度规定了集团分支机构（以下简称公司）内控合规监察及对检查意见跟踪的管理要求，旨在规范公司内部控制检查监督工作，对内部控制制度的执行情况做出合理评价，及时发现内部控制中存在的重大问题，并提出对内部控制制度修改及完善的相关意见，进而防范公司在内部控制方面存在的潜在风险。2 适用范围本制度适用于集团各个分支机构内部各个部门和控股子公司的内部控制检查监督工作。3 内控监察（检查）权责内控监察（检查）授权与职能3.1.1 公司成立以总经理为主任的内控委员会，负责对公司内控监察工作集中管理；公司内审部负责内部控制检查监督工作，公司内审部的权限见分支机构内审制度规定。3.1.2 公司内审部每半年执行不少于一次的内部控制检查，并于半年度和年度结束后向公司主管领导和董事会提交内部控制检查监督工作报告，检查结果应在工作报告中据实反映。3.1.3 公司对于内控监察检查中发现的内控制度存在的缺陷和实施中存在的问题，责成相关部门应及时整改，确保内控制度的有效实施。3.1.4 公司各部门每半年对本部门的内部控制执行情况进行不少于一次的自评，并应出具自评报告。3.1.5 公司内审部对内部控制监察检查工作报告和各部门自评报告中提出问题的落实情况进行检查，每年执行 1 次以上的后续突击检查，并将检查情况在后续检查报告中据实反映，后续检查报告直接提交公司董事会和集团审计检查室。对于没有及时整改的部门，可以提出处理建议。3.1.6 公司内审部在内部控制检查监督工作中的职权与义务包括：根据内部控制监察与检查监督工作的需要，要求有关部门按时报送计划、预算、报表和有关文件、资料等。审核有关凭证、账表、决算、检查资金和财产，检测财务会计软件，查阅有关文件和资料，对涉及的有关事项进行调查。参加有关会议。对正在进行的严重违反法规、严重损失浪费的行为，及时上报公司董事会，并及时制止。对阻挠、妨碍内部控制检查监督工作以及拒绝提供有关资料的，经公司领导批准，可以采取必要的临时措施，并提出追究有关人员责任的建议。检查公司管理工作及经济效益的情况，与公司管理层进行沟通，提出改进管理、提高经济效益的建议。如在内部控制检查监督工作中发现流程难以执行的情况，应向负责相关制度编制与修改的部门出具书面报告，并与之就制度修改事宜进行沟通。检查规章制度的遵守情况，提出纠正、处理违反财经法规行为的意见。对严重违反法律法规和造成严重损失浪费的直接责任人员提出处理建议。3.1.7 内审部将内部控制检查工作底稿、检查监督工作报告、后续检查报告及其他相关资料等应移交档案室保存，保存期限不应少于 10 年。3.1.8 公司内控委员会对内部控制检查监督工作进行指导，并审阅检查监督部门提交的内部控制检查监督工作报告和后续报告。对各部门、分子公司进行内控评价等。4 内控监察（检查）管理程序4.1.1 编制检查评价工作计划：公司内审部需在每次检查开始前 15 日内向公司内控委员会提交内部控制检查评价工作计划，并由内控委员会对检查评价计划进行审批。公司内审部根据审批的内部控制检查监督工作计划实施检查工作，必要的修改应提交内控委员会批准。4.1.2 制定检查计划时，应考虑如下因素：控制环境的有效性；最近一次内部控制检查监督的日期和结果；对重要性水平、固有风险及其他与确定内部控制重大缺陷有关的因素的最新评价；特定内部控制的性质及其在内部控制整体中的重要性；管理层和内控委员会的要求；当前公司治理水平、公司业务、经营、流程、内部控制体系方面的主要变化等。4.1.3 制定检查计划应涵盖如下内容：内部控制检查监督工作目标；检查范围；工作日程安排；人员配备和财务预算；检查工作文档的编制。4.1.4 内控检查所依据的宏观政策与依据：集团颁布的内部控制系列制度。国家五部委发布的企业内部控制基本规范 、 企业内部控制应用指引 、 企业内控检查评价指引和企业内部控制鉴证指引 。国家颁发的有关内部审计法律法规如中华人民共和国审计法 、 审计署关于内部审计工作的规定等。4.2 内控检查评价内容4.2.1 公司各个业务循环管理制度设计的有效性，即全面、可行性。4.2.2 公司各个业务循环管理制度执行的有效性，即完全、彻底性。4.3 内控检查评价方法4.3.1 个别访谈法：是指公司内控检查监督人根据检查评价需要，对被查单位领导与员工进行单独访谈，以获取有关信息。4.3.2 调查问卷法：是指公司内控检查监督人设置问卷调查表，分别对不同层次的员工进行问卷调查，根据调查结果对相关项目作出评价。4.3.3 比较分析法：是指公司内控检查监督人通过分析、比较数据间的关系、趋势或比率来取得评价证据的方法。4.3.4 标杆法：是指公司内控检查监督人通过与组织内外部相同或相似经营活动的最佳实务进行比较而对控制设计有效性评价的方法。4.3.5 穿行测试法：是指公司内控检查监督人通过抽取 1 份全过程的文件，来了解整个业务流程执行情况的评估评价方法。4.3.6 抽样法：是指公司内控检查监督人针对具体的内部控制业务流程，按照业务发生频率及固有风险的高低，从确定的抽样总体中抽取一定比例的业务样本，对业务样本的符合性进行判断，进而对业务流程控制运行的有效性作出评价。4.3.7 实地查验法：是指公司内控检查监督人对财产进行盘点、清查，以及对存货出、入库等控制环节进行现场查验。4.3.8 重新执行法：是指公司内控检查监督人通过对某一控制活动全过程的重新执行来评估控制执行情况的方法。4.3.9 专题讨论会法：是指公司内控检查监督人通过召集与业务流程相关的管理人员就业务流程的特定项目或具体问题进行讨论及评估的一种方法。4.3.10 对以上方法，公司内控检查监督人在内控检查监督过程中，根据检查条件，既可全面实行也可部分实行。4.4 内控评价程序4.4.1 指定内控检查评价实施计划：公司内审部门根据已批准内控检查评价计划编制实施计划，组建内部控制检查评价小组，报总经理批准后实行。4.4.2 内控检查评价通知：内控检查评价小组根据内控检查评价实施计划，提前 3 周向被评价单位发出书面通知书。内控检查评价通知书应包括如下内容：内控检查评价时间，内控检查评价范围，被检查评价单位要做的资料准备工作等。4.4.3 内控检查评价前会议：内控检查评价前会议是向被检查评价单位管理层介绍内控检查评价基本情况和工作内容，参加人员一般有：党政班子成员、财务负责人、内审负责人和各部门主管及重要岗位业务主管。被检查评价单位根据检查计划需要，组成协调人员，配合检查评价小组工作。4.4.4 内控检查评价执行：内部控制设计的有效性检查评价：以公司内部控制-系列文件为依据，按照内部控制-系列文件规定的各业务流程步骤和控制程序，将需要调查的内容事先编制成标准式的问卷调查表，询问或发给被检查单位和部门，分析所要评价内部控制制度是否在所有重大控制点上复核内部控制原则，能够有效实现内部控制目标，并确定调查抽样的重点和内容。内部控制执行有效性检查评价：内控检查小组采用审阅证据、穿行测试和实地观察等方法，对照规定的业务流程步骤、控制点和监督检查方法，抽取一定的经济业务对被检查单位或部门的内部控制进行测试，检查内部控制是否执行以及执行的程度。编制内控检查评价底稿：根据调查抽样的凭单编制内控检查评价底稿。形成内控检查评价初步报告，并与被审计单位进行初步沟通。4.4.5 编制内控检查评价报告：出具内控检查评价报告：内控检查评价小组在完成评价报告后，应当在 5 个工作日内向被评价单位管理层出示。被评价单位管理层在收到评价报告后，如果有不同意见或看法，可以在 3 个工作日内向内控检查评价小组提出并附上有关证据资料。内控检查评价小组经过对被评价单位提供的不同意见和证据资料进行鉴定研究后，应当在 3 个工作日内向被评价单位作出是否修改评价报告的决定。提出改进建议：如内控检查评价发现内部控制设计及执行的具体操作中存在漏洞的，应提出改进建议，经相关部门领导确认后将改进责任落实到个人。4.4.6 检查评价报告报送：内控检查评价小组的最后评价意见一旦形成，内控检查评价报告原则上不再进行调整。内控检查评价报告经公司内控委员会核准后，将分别报告给公司董事会、被评价单位管理层。同时抄送城建集团审计监察室。4.4.7 内部控制制度的修订：对在内控检查评价过程中发现内部控制制度的内容与本公司经营运作需要不相符的，评价小组应及时提出修改意见，报公司内控委员会、董事会审批修订。5 公司内控检查评价工作要求5.1 内控检查评价工作报告要求5.1.1 必须是实事求是、内容真实可靠、按时出具报告具有逻辑性，并能够完整表达检查小组的观点；报告草稿在检查工作结束后 5 个工作日内出具。5.1.2 内控检查评价工作报告主要内容应包括如下两部分：内部控制测试总体报告；内部控制测试分项报告。5.1.3 内部控制测试总体报告应包括如下内容：项目概述，包括项目概况、结论；项目目标、范围和工作步骤；内部控制检查评价工作发现问题摘要；其他需要说明的事项。5.1.4 内部控制测试分项报告应包括如下内容：该业务循环测试结论；该业务循环主要内部控制缺陷诊断及改进建议；相关问题证据附件：该流程的流程图；访谈人员名单；工作底稿复印件。5.1.5 内控检查评价报告格式内容：封面；被评价单位、编号；内控检查评价项目编号；内控检查评价时间；内控检查评价参加人员；内控检查评价工作负责人；对被评价单位的内控状况的总评价结论；内控测试总体报告与分项报告。5.2 后续检查实施及报告5.2.1 后续内控检查目的：检查对内部控制检查监督工作报告中已载明的内部控制缺陷，是否已采取了行动并取得了令人满意的成果；检查的预期目的是否实现；了解执行中产生了哪些问题需要再修正。5.2.2 后续检查应遵循如下原则，后续检查的重点应包括但不限于：会计师事务所出具的管理建议书中提到的内部控制缺陷；当年度发生的法律纠纷所反映的内部控制缺陷；当年度或以前年度内部控制检查监督工作报告中提出的内部控制缺陷。在后续检查中，内控检查人员首先应查明被检查部门是否已经采取了行动；其次，应评估所采取行动的效果。对内部控制检查监督工作报告中指出的内控缺陷采取有效行动是相关部门的责任。内控检查人员应在后续检查中，确定被检查部门对内控缺陷所采取的改进措施的恰当性、有效性和及时性。如果被检查部门可能基于成本或其他考虑，决定承担不对内控缺陷采取纠正行动的风险，内控检查人员应向董事会、内控委员会作出书面报告并获得批准。5.2.3 后续检查的步骤：详细阅读被检查部门负责人或各业务循环负责人回复及改进方案，以此为照，方可确定应与被检查部门负责人或各业务循环负责人探讨或澄清的事项和需经现场检查的事项。内控检查人员就回复及调改方案中不清楚或未作回答的部分与被检查部门负责人或各业务循环负责人作面谈询问。对重大的内控缺陷实施现场跟踪检查与监督。方法包括面谈、直接观察、测试及检查纠正措施的记录文件等。在经过讨论、澄清及现场跟踪检查与监督等必要程序后，内控检查人员对已经改善了控制环境的风险进行再评估，或对被检查部门负责人或各业务循环负责人提出的已经实施或正准备实施纠正行动后的控制环境的风险进行再评估。向董事会、内控委员会提交后续检查报告。5.2.4 后续检查报告：后续检查报告要说明后续检查的目的，重申以前的内控检查发现和改进建议，概括所采取的纠正措施，后续检查工作结果，以及内控检查人员对纠正措施的评价。5.2.5 后续检查报告的内容包括：后续检查的时间；后续检查监督工作的主题；被检查部门负责人或各业务循环负责人回复及采取的措施；后续检查监督工作的发现；后续评估意见。5.3 年度内控监察自我评估报告5.3.1 公司内审部应于每年度末根据内控检查评价工作报告及各部门自评报告，评价公司内部控制的建立和实施情况，形成公司内控监察自我评估报告，报内控委员会审批，由内控委员会报公司董事会。董事会应在审议年度财务报告等事项的同时，对公司内部控制自我评估报告形成决议。5.3.2 公司各部门年度自评报告由部门经理负责于每年度末编制，并交公司内审部。部门年度自评至少应包括如下内容：本部门主要职责及风险点；对于主要风险点的防范措施；对于主要风险点防范措施效果的说明，若存在风险隐患，须如实反映。5.3.3 公司如需对外披露内部控制自我评估报告，应当按照相关法律、法规要求和城建集团内审监察室的规定进行披露。6 本制度应关注关键控制点6.1 内控检查评价和披露不符合企业内部控制基本规范及相关指引的要求，违反监管规范。6.2 执行内部控制制度存在重大缺陷，与国家现行法律法规和上市证券监管规则相抵触，评价人员未及时提出更新或完善的改进意见或建议，导致生产经营行为和职工职务行为违规并受处罚，以致损害公司利益或声誉。6.3 提供信息虚假或不完整，导致评价人员未发现内部控制制度执行中存在的问题。6.4 对评价已确认的整改措施未予实施或建议未予采纳，导致内部控制制度执行中存在的违规行为得不到及时有效的纠正。6.5 评价人员工作能力不足，或职业操守较差，或未按规定工作程序和方法操作，导致评价、评价结果与实际情况不符，整改建议或改善方案不切实际