会议费用控制办法

会议费用控制办法会议费用控制方法第 1 条目的为加强和规范公司会议管理，减少会议费用支出的随意性、降低会议费用，特制定本办法。第 2 条适用范围本办法所指会议费用，指公司各部门因召开和参加会议所发生的费用支出，包括会议期间的食宿费、会场租赁费、会场布置费、设备租赁费、文件资料印刷费等。第 3 条职责划分1.行政部负责审核会议申请，并统一安排各类会议。2.财务部负责对会议费用情况进行全程监督、检查。3.各职能部门负责拟订会议申请。第 4 条会议费用控制的原则会议费用控制必须遵循以下三项原则。1.统筹规划，预算控制各部门应根据会议计划编制会议费用预算，纳入费用总预算统筹规划，对会议开支实行年度和单项预算管理。2.分类管理，明确标准各部门应按性质和重要程度对会议进行分类管理，通过明确各类会议的天数、人数、费用标准，管理和控制会议支出。3.严格审批，据实列支各部门应严格执行会议审批制度，按规定流程审核审批会议支出，据实列支。第 5 条会议费用预算1.会议费用严格实行预算管理。各部门组织召开的各类会议，均需向行政部报送会议预算，报财务部审核。2.在已经确定的经费预算内，财务部要从严掌握会议费开支标准，认真审核各部门会议费预算。3.会议费用应本着节约的原则使用，不得超支。第 6 条会议费用申请1.各部门每月需按年度会议计划安排，按有关预算管理的要求向行政部报送会议预算计划，行政部汇总月度会议计划。2.各部门在会议召开前要填写“会议审批单” ，并由行政部负责审批。3.预算范围内的会议费用，应当由承办部门进行统一管理、控制使用，不得超支。4.确因特殊情况需要召开的临时会议（包括承办上级会议），需报主管副总审查，经总经理审批后方可召开，并报行政部备案，否则财务部不予付款或报销。第 7 条会议费用报销1.会议费用报销流程（1）预算内费用报销流程。各部门相关人员在会议结束后，须如实填写“费用报销单”，核对报销凭证和金额无误并经本部门经理审核签字后，交财务部报销。（2）预算外费用报销流程。各部门相关人员在会议结束后，须如实填写“费用报销单”，并注明原因，核对报销凭证和金额无误并经部门经理审核后，由主管该部门的副总经理审批，交财务部报销，并报行政部备案。2.会议费用报销注意事项（1）各部门会议费实行一会一报销，报销时需提供会议预算、发票等相关证明文件。（2）会议报销应及时，原则上在会议结束后七天之内办理完毕。（3）报销费用时，需严格遵循公司费用报销程序，统一报销。第 8 条本办法由行政部负责编制、修订与解释。第 9 条本办法自颁布之日起实施