财务经理基本管理技能
第三章 财务经理基本管理技能第一节 制订工作计划013 工作计划的格式(1)计划的名称,包括订立计划的名称和计划期限两个要素,如“公司财务部____年一月工作计划” 。(2)计划的具体要求,一般包括工作的目的和要求、工作的项目和指标、实施的步骤和措施等,也就是为什么做、做什么、怎么做、做到什么程度。(3)订立计划的日期。014 工作计划的内容在行动前如果能对整个行动有一个周密的计划,对要做什么和如何做都能了然于胸,财务经理就能以更大的信心和把握投入到行动中去,这样成功率就会大大提高。财务经理要提高企业财务管理效率,就必须做好计划工作,并准确定位土作计划的内容,可用“5W1H”来概括,具体如图 3-1 所示。图 3-1 工作计划的内容(5W1H)015 工作计划制订步骤工作计划制订步骤的具体内容如下。(1)财务经理应认真学习和研究政府有关部门的指示办法,在制订工作计划时不要违背其规定。(2)财务经理应认真分析本企业的具体情况,这也是制订计划的依据和基础。(3)财务经理应根据企业的现实情况,确定工作方针、工作任务和工作要求,再据此确定工作的具体实施办法和措施,然后确定工作的具体实施步骤。(4)财务经理应根据工作中可能出现的偏差、障碍、困难等,确定克服的办法和措施,以免此类问题发生时,工作陷于被动。(5)财务经理应根据工作任务的需要,对相关人员进行明确分工。(6)计划草案制定后,应交财务部全体人员讨论。计划是要靠所有员工共同来完成的,只有正确反映他们的要求,才能使计划成为大家为之奋斗的目标。(7)财务经理在实践中应进一步修订、补充和完善计划。计划一经制订出来,并经正式通过或批准以后,就要坚决贯彻执行。在执行过程中,往往需要不断加以补充、修订,使其更加完善、切合实际。第二节 汇报与下达指示016 向上级领导汇报工作财务经理向上级领导汇报工作时应注意以下事项。(1)财务经理应遵守时间,不可失约。(2)财务经理在进入上级领导办公室时应轻轻敲门,经允许后才能进入。(3)财务经理在向上级领导汇报工作时,要注意仪表、姿态。(4)财务经理向上级领导汇报的工作内容要实事求是,同时吐字要清晰,语调、声音大小要合适。(5)汇报结束后,财务经理要整理好自己的资料,当领导送别时要主动说“谢谢”或“请留步” 。017 听取下级汇报工作财务经理在听取下级的工作汇报时要注意以下事项。(1)应守时。如果已约定时间,应准时等候,并做好相关准备工作。 (2)应及时招呼汇报者进门入座。(3)要善于倾听。当下级汇报工作时,可与之进行适当的目光交流,并配之以点头等表示自己在认真倾听。(4)对汇报中不甚清楚的问题要及时提出来,并要求汇报者重复或解释,也可进行适当提问。(5)听取汇报时不要做其他事情。(6)当下级告辞时,应站起来相送。如果是联系不多的下级来汇报,还应送至门口,并亲切道别。018 正确下达指示财务经理向下级下达指示时,应注意以下几个问题。(1)下达指示可采用口头谈话、电话、书面通知、托人传递等方式,并说明该指示的注意事项和完成该指示后的奖罚机制。(2)下达指示之前,可以先向部下询问一些相关的小问题,通过部下的回答,把握其对所谈话题的兴趣度、理解度之后,再把自己的真实意图表述出来。(3)除了绝对机密情报之外,对下属应说明下达该指示的目的。(4)对于已下达的指示,有时不得已要更正。如一些对策方法,常常是发现一点不足之处而更改一点,此时,如果不加任何说明,极容易触发下属的不满,甚至导致不予以执行。(5)尽量当面下达指示,必要的时候可示范演练。第三节 进行有效授权019 明确授权要素所谓授权,是指将分内的若干工作交给下属员工履行。授权行为由工作指派、权力授予及责任担当三要素构成,具体内容如表 3-1 所示。表 3-1 授权要素构成序号 要素 具体内容1 工作指派财务经理在指派工作时,往往只做到令员工获悉工作性质与工作范围,却未能令员工了解自己所要求的工作绩效财务经理分内的所有工作不是都能指派给员工来完成的。例如,目标的确立、政策的研拟、员工的考核与奖惩等工作都须由财务经理亲自负责完成2 权力授予财务经理所授予的权力应以刚好能够完成指派的工作为限度。倘若授予的权力不及执行工作所需,则指派的工作将无法完成;反之,则出现权力失衡。所以财务经理必须对所授予的权力作必要的追踪、修正或收回3 责任担当财务经理向员工授权就意味着员工对财务经理承担了与权力对等的一份责任,这是员工的责任担当。另外,财务经理对所授权员工也有一种责任担当,即当该员工无法或错误地执行了工作指令时,财务经理要担当责任020 避免踏入授权误区授权是一种可以令员工“边做边学”的在职训练,通过这种在职训练,员工的归属感与满足感均可因此而得到提高。许多财务经理顾虑重重而不愿意向员工授权,其原因详见表 3-2。表 3-2 影响授权的原因序号 原因 具体内容1 担心员工做错事担心员工做错事的财务经理是对员工缺乏信心。员工难免做错事,但财务经理若能给予适当的训练与培养,做错事的可能性将必然减小。授权是一种在职训练,财务经理更应提供充分的训练机会以避免员工在以后的工作中出现差错2 担心员工工作表 现太好有些财务经理因担心员工工作表现太优秀而超越自己,所以不愿授权,但是从另一个角度来看,员工良好的工作表现可以反映财务经理的知人善任与领导有方3 担心丧失对员工 的控制只有领导力薄弱的财务经理在授权之后才会丧失对员工的控制。如果财务经理在授权的时候,能划定明确的授权范围、注意权责相称,并建立追踪制度,就不用担心丧失对员工的控制4 不愿放手得心应 手的工作基于惯性或惰性,许多财务经理往往不愿将得心应手的工作授权员工执行。另外,有许多财务经理基于“自己做比去教导员工做更省事”的理由而拒绝授权5 找不到合适的员 工授权“找不到合适的员工授权”常被一些财务经理当作不愿授权的借口。其实,任何员工都具有某一程度的可塑性,因此均可借授权予以塑造021 掌握必要的授权方法授权员工办事的过程是由做出授权的决定、简明地交代情况和跟踪了解三个步骤组成的,具体如表 3-3 所示。财务经理要对每一步可能产生的情况有所预测。表 3-3 授权情况预测序号 类别 具体内容1 决定劝自己把相关工作授权员工来完成。授权是有回报性的一些人一旦掌握了某项工作技能,日后无需重复交代就能很好地完成该项工作。也就是说,应视每项工作的性质将其授权给具有相应专业技能和知识的人去完成2 交代要确保已向员工作了交代,且员工已经完全明白了自己的意思-要求他做什么和什么时候完成及完成到什么程度,同时在他工作的过程中还要提供支持和指导3 跟踪 在授权工作进行的过程中,要检查工作的质量,并提供积极的反馈意见。该阶段,财务经理所进行的是有效监督而不是过分干预当财务经理授权员工工作的时候,除了要清楚地交代如何完成该工作之外,还必须提供能顺利完成该工作所需的全部信息。同时还要与员工讨论可能出现的困难和他们应如何去应对的办法,并积极回答员工工作进展过程中产生的疑问。022 强化被授权者的职责对授权他人的工作要设定明确的、切实可行的完成时间。授权他人办事并不仅仅意味着把某项工作的控制权交给别人,而且还意味着交付了对这项工作的职责,要鼓励被授权者在符合你的要求的前提下,用自己的方式开展工作。这样才能促使他们发挥自己的专业知识和技能,同时在一定程度上也向他们提供了发展新技术领域的机会。 “授权”常引起的争议之一是职责问题,明确被授权者的职责至关重要。第四节 团队管理技能023 认识团队管理特点团队管理就是充分发挥成员专长,鼓励成员积极参与管理并相互合作,以实现管理目标。团队管理也可以称之为合作式管理或参与式管理。企业的财务工作不是靠某个部门或某个人能独立完成的,必须有赖于团队合作。财务经理若能善于管理团队,必能激发成员潜能,从而协助解决问题,增进成员的组织认同,提升组织效率与效能。024 团队管理的基本要点团队管理的基本要点如表 3-4 所示。表 3-4 团队管理的基本要点序号 要点 具体内容1 制定规范的 规章制度规章制度包含很多内容,如纪律条例、组织条例、财务条例、保密条例和奖惩制度等。规范的规章制度能让执行者自觉履行,而不觉得规章制度是一种约束制定规范的规章制度财务经理不仅是财务部规章制度的制定者或监督者,还是遵守规章制度的带头者。如果财务经理自己都不遵守规章制度,怎能要求团队成员遵守2 设定明确的 目标财务经理应能为团队设定一个明确的目标,设定目标时要注意(1 )设定的目标要具体、可衡量(2 )要设定目标完成的最后期限,并兼顾挑战性和现实性(3 )设定团队目标时,要考虑团队各成员个人的目标3 提供相关信 息员工在工作的过程中会遇到信息不充分或不对称的情况,这就要求财务经理能及时提供相关信息,以便更好地提供服务。例如,员工不知道其他部门的一些运作程序,当遇到客户询问时却不知如何回答,这就不是完善的服务。基于此可以让本部门员工了解其他部门的一些运作程序,以便员工在工作中遇到需要其他部门协助的事宜时知道如何去做4营造积极进取团结向上的工作氛围为了营造积极进取、团结向上的工作氛围,财务经理需要做以下努力(1 )奖罚、分明公正,对于工作成绩突出者要给予其精神、物质两方面的奖励,对于工作成绩落后者则给予相应的惩罚(2 )可以适当让每位成员承担一定的压力(3 )在生活中,多关心团队成员,让大家都能感受到团队的温暖5 具有良好的 沟通能力 由于每个人的知识结构和能力存在差别,对于同一问题的认识也会不同,所以具备良好的沟通能力是解决复杂问题的金钥匙第五节 日常沟通管理025 了解常见的沟通方式财务经理可以运用的常见沟通方式如表 3-5 所示。表 3-5 常见沟通方式序号 沟通方式 内容1 文字形式通过报告、备忘录、信函等进行沟通。采用文字形式进行沟通的原则如下(1 )文字要简洁,尽可能采用通俗易懂的词语(2 )如果文件内容较多,应在文件之前加目录或摘要(3 )合理组织内容,一般重要的信息要放在前面(4 )要有一个清楚明确的标题2 口语形式 面对面地进行沟通。在进行口语沟通时,沟通者要具备丰富的知识、要自信、吐字要清晰、要幽默、随机应变能力要强3 肢体语言 形式 伴随沟通的一些非语言行为,具体包括眼神、面部表情、手势、姿势和其他肢体语言等026 了解常见的沟通障碍常见的沟通障碍一般来自三个方面,即传送方、接收方和传送渠道,具体内容如表 3-6 所示。表 3-6 常见的沟通障碍障碍来源 传送方 传送渠道 接收方主要障碍1.用词错误,词不达意2.咬文嚼字,过于哕唆3.不善言辞,口齿不清4.不给别人讲话的机会5.态度不端正6.不能随机应变1.经过他人传达而误会2.环境选择不当3.沟通时机不当4.有人破坏、挑衅1.听不清楚2.只听自己感兴趣的话题3.偏见4.光环效应5.情绪不佳6.听不出言外之意027 明确沟通共识财务经理与员工沟通时应明确下列共识。(1)鼓励员工提出不同的意见。鼓励员工说出对企业发展的建议:一来财务经理可以倾听员工内心真正的声音;二来即使员工对企业政策有诸多不满,只要他愿意说出来,企业和财务经理就可以再次向他们解释或者加以改进。(2)耐心倾听,然后再适时提出自己的见解。(3)与员工沟通时不能表露出不良情绪(非理性情绪) 。另外,财务经理与员工进行沟通时还应遵循这样一个原则:沟通无共识,应予协调;协调未解决,应行谈判;谈判无结果,申诉裁决。028 做好向上沟通工作要做好与上司之间的沟通工作,财务经理需要做好以下几点工作。 1.不要给上司出问答题,尽量给他出选择题。遇到事情需要解决时,千万不要跟你的领导说“是不是开个会”这样的话,因为领导一旦撂下了就永远没有结果了。所以与上司沟通不要出问答题,要出选择题。例如,可以这样来提议:-领导,你看明天下午开个会怎么样?-那么后天上午呢?-那么后天上午 10: 30 以后呢?-好吧,10: 30 以后。-谢谢,我明天下班前再提醒你一下,后天上午 10:30 我们开个会。 2.任何地点这里有一个经验值得借鉴:领导很忙,但再忙总也要下班回家,因此,有些只需要简单回答“是”或“不”的问题,可以采取下班到公司门口等候领导的方法。此时他一定会看到你,一般会给出意见。3.一定要准备好答案没有准备好答案,只有两个后果:第一是领导会认为你办事不力;第二是领导一时半会也不会有明确的答案。他也需要分析判断才能得出结论,因此,基于这些可能,最好事先准备好答案或解决方案。029 做好水平沟通工作水平沟通是指同级关系的人员之间的沟通。部门的平级沟通中存在的问题有缺乏真诚、言语不实、没有服务及积极配合意识。为了消除水平沟通中的障碍,工作中可以从如图 3-2 的几个方面入手。图 3-2 水平沟通注意事项030 做好向下沟通工作在“松下电器”的创始人松下幸之助的管理思想中,倾听和沟通占有重要的地位,他经常问下属:“说说看,你对这件事怎么考虑?”他还经常到企业里去走走,一方面便于发现问题,另一方面有利于听取工人的意见和建议。另外,被誉为 “世界第-CEO”的杰克韦尔奇也是高明的沟通者,为了充分了解情况,他经常悄悄深入到员工之中去。掌握与下属员工沟通的技巧和艺术,对领导者来说意义重大。那么,财务经理该怎样向下沟通呢?(1)多了解情况。跟下属沟通时,如果你是“空降部队” ,建议多学习,多了解,多询问,多做功课。多了解情况是一件非常重要的事情,如果真的不了解情况,就要先把“功课”做好,然后再把下属找来面对面地谈,这样你才能言之有物,下属也才会心甘情愿听你的话。(2)不要只会责骂。花点学费,让下属去体会是值得的。很多领导不愿意犯任何错,也不愿让下属做任何实验,这看起来很安全,但这样的领导恐怕只能是一个永远长不大的业务员。(3)提供方法,紧盯过程。与下属沟通,重要的是提供方法和紧盯过程,如果你管过仓库,就告诉他存货是怎么浪费的;如果你从事过财务,就告诉他回款为什么常常有问题。031 了解需要立即沟通的情况当工作中出现表 3-7 所示的情况时,财务经理一定要与下属员工进行沟通,沟通的内容基本围绕特定范围展开。表 3-7 需要立即进行沟通的情况序号 情况 具体说明1 阶段性绩效考评结束之前的绩效沟通时 这是最重要的也是最必须的一种沟通形式2 员工工作职责、内 容发生变化时这种情况下,需要向员工解释发生变化的具体内容及原因,并说明这种变化给公司会带来什么好处,同时征求员工对这种变化的看法,最后对变化后的工作职责、内容进行重新确认3员工工作中出现重大问题或某个具体工作目标未完成时注意沟通时的语气,要以帮助员工发现原因或认识到错误本质为目标,向员工表明沟通的目标是解决问题和帮助其在工作上有所进步,而不是为了追究责任,希望其能坦诚分析原因4员工表现出明显变化,如表现异常优异或非常差时(1 )对表现优异的,要对表现突出的方面及时提出表扬,并适当了解和分析其出现变化的原因,以加强和延续其良好势头(2 )对表现非常差的,要向其指明表现不佳的现象,询问其遇到什么问题,帮助其找出原因并制定改进措施,要在日常工作中不断给予员工以指导和帮助5员工工资、福利或其他利益发生重大变化时要说明变化的原因,不管是增加还是减少,都要解释公司这么做的依据。尤其是减少时,更要阐述清楚公司对该调整的慎重态度,并说明再次做出调整的时间,调整的依据是什么6 员工提出合理化建 议或看法时(1 )如建议被采纳,应及时告诉员工并给予奖励,明确指出其建议对公司发展的帮助,并对员工提出这么好的建议表示感谢(2 )如建议未采纳,也应告知未采纳的原因,表明公司和财务经理本人对其建议的重视,肯定其对公司工作的关心和支持,希望其继续提出合理化建议7 员工之间出现矛盾 或冲突时要了解和分析出现矛盾的原因,并进行调解,主要从双方的出发点、对方的优点、对工作的影响、矛盾的轻重等与双方分别进行沟通。涉及其他部门人员时,可以请其他部门经理协助一起做工作8 员工对自己有误 会时作为一名合格的财务经理,首先要检查自身工作有无不妥或错误,如有则列出改进方案或措施,向员工道歉并说明自己改进的决心和措施,以获得员工谅解9 新员工到岗、老员 工离开公司时(1 )新员工到岗时,财务经理要与其确定工作职责和工作内容,明确工作要求,说明个人对他的殷切希望。通过沟通,对新员工情况进行了解,帮助其制订学习和培训计划,使其尽快融入团队(2 )员工辞职时,也要进行充分沟通,对其为公司所做的贡献表示感谢,了解其辞职的真实原因和对公司的看法,便于自己和公司今后更好地改进工作10 员工生病或家庭发 生重大变故时财务经理应关心员工的生活,了解和体谅其生活中的困难,并提供力所能及的帮助,培养相互之间的感情一般来说,当出现以上情况时,财务经理需要立即与员工进行沟通。而在其他时刻,财务经理可以随时与员工进行沟通,内容和形式可以灵活掌握,但须注意采取适当的方式和方法。032 掌握倾听的方法当员工清楚自己谈话的对象是一个倾听者而不是一个等着做出判断的财务经理时,他们一般会毫不隐瞒地提出建议、分享情感。唯有如此,财务经理和员工才能协力创造性地解决问题,而不是互相推诿、指责。倾听的方法如表 3-8 所示。表 3-8 倾听的方法序号 方法 具体运用要点l 主动 如果不愿意尽力去倾听和理解,那就没有别的办法改进倾听效果2 目光接触 通过与员工进行目光接触来集中注意力,降低分神的可能性,同时也能鼓励员工3 表现出兴趣 通过非言语信号,在眼神接触时坚定地点头或展现适当的面部表情等表示你正在专心倾听4 避免分神行为不要做出一些暗示你正在思考其他事情的动作,在倾听的过程中不要看表、翻动文件、玩弄铅笔或做其他类似的分神动作,这样员工会认为你觉得他的讲话内容无聊或无趣5 表现关注 将自己置于倾听者的位置来理解员工的所看、所感,不要将自己的要求和意志反映到员工身上6 把握整体 像解读实际内容那样去解释感觉和情绪,如果只听词语而忽视其他声音信息和非言语信号,将漏掉很多细微信息7 提问 分析自己所听到的内容,并且提问,通过提问证实所讲内容,以确保理解了内容,并向员工表明你正在倾听8 解释 用自己的语言复述所讲内容,用“我听你这样说” 、 “你的意思是不是”此类语句复述9 不要打断员工 的谈话 在你回答之前,让员工将他的观点表达完毕,不要试图去揣测员工的思路10 整合所讲内容 一边倾听一边整合,更好地理解讲述者的意思11 不要讲太多 大部分人都喜欢表达自己的看法,而不愿听其他人说12让说者和听者间的转换更流畅一些在很多工作环境中,你需要不断地在说者和听者两个角色之间进行转换。从倾听者的角度来说,你应该关注讲者所说内容,在获得发言机会前不要总是去斟酌自己的讲话内容