Excel财务管理中的应用 (2)
Excel 财务管理中的应用-基础篇+Excel 财务管理中的应用-实战篇目 录第一节 建立与使用电子报表 .1第二节 建立第二张工作表 .4第三节 设置单元格的格式 .7第四节 设置货币符号 .11第五节 预览和调整报表外观 .13第六节 加入标题 .15第七节 调整列中的文字位置 .17第八节 添加“总计”单元格 .21第九节 制作员工工资图表 .22Excel 财务管理中的应用实战篇第一节 建立与使用电子报表中文 Office 软件包中提供了一个名为中文 Excel 软件,这是一个用于建立与使用电子报表的实用程序,也是一种数据库软件,用于按表格的形式来应用数据记录。专业数据库管理系统软件 Visual FoxPro 也能建立电子报表,但中文 Excel 却是一个电子报表的专业软件,也常用于处理大量的数据信息,特别适用于数字统计,而且能快速制定好表格。开始语:中文 Excel 是 Microsoft Office 软件包中文版的组成部分。按启动 Windows 应用的方法运行它后,屏幕上就会显示其操作窗口,并且打开一张名为 Book1(工作薄 1)的电子报表,但没有任何内容,而是等待着您来建立它,本教程将从此开始讲述。图 1进入中文 Excel 的操作窗口Excel 财务管理中的应用实战篇- 2 -注:“工作簿”在 Microsoft Excel 中是处理和存储数据的文件,每一个工作簿都可以包含多张工作表,因此可在一份文件中管理多种类型的相关信息;“工作表”就是显示在屏幕上的,由表格组成的一个区域,参见图 1。此区域称为“工作表区”各种数据将通过它来输入显示。步骤一、参见图 2,单击 A1 单元格。中文 Excel 操作窗口仍然由标题栏、下拉菜单、工具栏、状态栏等组成。位于工具栏下方的就是建立电子表格的“工作表区”,它提供了一系列的单元格,各单元格也各有一个名称,将光标移至单元格内后,其状态将变成一个十字形,参见图 2。工具栏下方标记的 A、B、C、D.分别用于标明表格中的各列,表格左边缘的数字则标明各行,“列标”与“行号”用于确定一个单元格的位置,如 A1 表示 A 列中的第一行单元格,C3,就表示 C 列中的第三行单元格。在中文 Excel 操作窗口中,所提供的单元格数目非常大,但全部被应用的情况将是罕见的,通常只用到其中的一部分,甚至只是一小部分。图 2 单击 A1 单元格注意:“工作表区”由工作表,及其单元格、网格线、行号列标、滚动条和工作表标签构成。“列标”就是各列上方的灰色字母,“行号”就是位于各行左侧的灰色编号区。Excel 财务管理中的应用实战篇- 3 -图 3在这里输入“姓名” 步骤二、输入“姓名”,参见图 3。在电子表格中,“列”与数据库中的“字段”相当,“行”与“记录”相当,这里输入的“姓名”就将成为一个新的字段。图 4第一行各列中的内容 步骤三、按一下键盘上的右方向键,然后输入“年龄”,接着在位于右旁的两列中分别输入“职务”、“工资额”,参阅图 4。使用键盘上的左、右、上、下方向键可以将光标移至各单元格上,这就选定了当前单元格,从而让您在各单元格中输入文字信息。步骤四、参见图 5,移动鼠标单击 A2 单元格,然后参照上面的内容,输入其它单元格中的内容,结果参见图 6。Excel 财务管理中的应用实战篇- 4 -图 5 单击 A2 单元格图 6编制也这份“员工工资表”完成上述操作后,“员工工资表”就编制好了,如图 6 所示。在这一份电子表格中,所包含的员工数目有限,但说明了基本的操作方法。如果您是一位公司老板,现在就能这样制定好“员工工资表”,但这还不够,您也能得到更多,如统计货物出入量、库存量、每日收益,等等。顺便说一句,若要将此软件用于财务工作,也不会有任何问题。注意:中文 Excel 关闭当前操作窗口时不会自动保存操作结果,因此必须先执行“文件”下拉菜单中的“保存”命令后,才可以关闭。Excel 财务管理中的应用实战篇- 5 -第二节 建立第二张工作表在同一本中文 Excel 工作薄中,可以同时建立三份工作表,而且这些表中的内容与结构还可以完全不同,甚至还能使用复制的方法引用数据,下列操作就将说明这个问题:注意:中文 Excel 的其它工作,如打印、建立图表等,都将基于“工作表”来开展。步骤一、使用拖动的方法,选定第一行中的所有内容,参见图 7。这一步操作与在 Microsoft Word 中选定文字的操作相类似,选定的结果也将突出显示在屏幕上,参见图 7。顺便说一句,操作时若单击某一个列标可选定整列单元格,单击某一个行号可选定整行单元格,但只有这里的拖动操作才可以选定指定部分的单元格。图 7 选定第一行中的所有内容步骤二、按下键盘上的 Ctrl C 组合键。这是您已经熟悉的了操作,用于将选定的内容复制在 Windows 剪切板中。与之相应的 Ctrl(剪切)Ctrl V(粘贴)组合键也可以在中文 Excel 工作Excel 财务管理中的应用实战篇- 6 -表中应用。注:若用鼠标右击选定的内容,屏幕上将显示相应的快捷菜单,从中可以选择到复制、剪切、粘贴等命令。图 8 单击 Sheet 2 标签步骤三、单击左下方的 Sheet 2 标签,参见图 8 所示。Sheet 2 是另一张工作表(Work Sheet)的标签,也是位于工作簿窗口底端的三张标签之一。“工作表标签”用于显示工作表的名称。单击某一张工作表的标签将激活相应的工作表,当前处于活动状态的工作表将接受当前操作。注:位于工作表标签下方的区域称为“状态栏”,它能提供有关选定命令或操作进程的信息,您可据此了解当前可做的操作。在此信息的右侧将显示CapsLock、Scroll Lock、Num Lock 等键盘按键的当前状态。若这些键处于打开状态,那么它们的名称就会在此显示出来。步骤四、进入表格 2 后按下键盘上 Ctrl V 组合键,结果参见图 9。图 9在第二张表中粘贴内容完成上述操作后,刚才复制的内容就将粘贴在第二份工作表中,如图 9所示。Excel 财务管理中的应用实战篇- 7 -此后,您可以参照前面的内容制定该表中的内容。步骤五、参照前面的操作,输入第二张表中的内容,结果参见图 10。上述通过复制、粘贴的方法来制定第二张电子报表中第一行的内容,是一种常用操作技巧,能快速建立那行栏目类似而数据不同新报表。若第二张表中的栏目,即首行中的内容与第一张表中的栏目有区别,粘贴后可以进行修改,其操作方法与 Microsoft Word 中的编辑操作相同,也可使用拖动的方法移动内容。图 10输入第二张表中的内容第三节 设置单元格的格式与 Microsoft Word 一样,在中文 Excel 中也能设置文字的格式,而且此格式将表现在最终的电子表格中。此外,还可以设置其它与数据信息相关的属性,下面的操作将结合“员工工资表”的特点来进行说明,请先单击左下方的Sheet 1 标签,返回“员工工资表”。Excel 财务管理中的应用实战篇- 8 -图 11 单击行号 1注:在初始状态下,中文 Excel 操作窗口中只有三张标签,除了可以使用这种方法选择激活一张标签外,还可以通过位于标签左旁的“标签滚动按钮”进行操作。这些按钮的外观是就是滚动箭头,从外型上即可了解到各自的作用。如果要滚动显示其他工作表标签,请在所需方向上单击滚动箭头;如果要选定某个工作表,请单击其标签;如果要一次滚动多张工作表,请按住键盘上的Shift 键,然后再单击中间的标签滚动箭头;如果要显示当前工作簿中所有工作表列表,请右击标签滚动箭头。步骤一、参见图 11,单击行号 1,选定此行中的文字内容。然后右击鼠标器,进入图 12 所示的快捷菜单,并从中选择“设置单元格格式”命令。Excel 财务管理中的应用实战篇- 9 -图 12 选择“单元格快捷菜单”图 13 单击“字体”选项卡步骤二、进入图 13 所示的“单元格格式”对话框后,单击“字体”选项卡。Excel 财务管理中的应用实战篇- 10 -图 14 从“字体”窗口中选择一种新的字体步骤三、参见图 14 从“字体”窗口中选择一种新的字体后,参见图 15,从“字形”窗口中选择一种字形,接着可在“字号”窗口中设置文字的大小尺寸。图 15 选择一种字形Excel 财务管理中的应用实战篇- 11 -图 16 上述操作的结果此后,您还可以在“字体”选项卡中设置文字的颜色,以及下划线、删除线等属性,还能预览设置结果。单击“确定”按钮后,选定文字就将按新设置的字体格式显示在电子报表中,参见图 16。图 17 选定此列中的所有内容 Excel 财务管理中的应用实战篇- 12 -图 18 选择“数字”选项卡第四节 设置货币符号述操作可用于设置了电子报表中各列标题文字属性,下面的操作将设置货币符号:步骤一、单击 D 列号,选定此列中的所有内容,参见图 17,接着右击鼠标右键,然后从快捷菜单中选择“设置单元格格式”命令。进入“单元格格式”对话框后选择“数字”选项卡,参见图 618。Excel 财务管理中的应用实战篇- 13 -图 19 在“分类”列表窗中选择“货币”项 步骤二、在“分类”列表窗中选择“货币”项,参见图 19。图 20 设置好“小数位数”与“人民币符号”步骤三、参见图 20,设置好“小数位数”与“货币符号”,然后单击“确定”按钮。图 21 在工资数额前加上一个人民币符号Excel 财务管理中的应用实战篇- 14 -上述操作选择的是一个人民币符号,此后工作表中的“工资额”数据前就会加上这个符号,如图 21 所示。这几步操作说明了选定某一行,或者某一列来设置格式的方法。如果需要,还可以选择几行或者几列,甚至于选定工作表中的一部份,或者全部行与列来进行设置。选定部分或者全部行与列,都可以使用拖动的方法进行操作;若要选定排列不连续多行,或者多列,可参照下面建立图表的方法进行操作。图 22 选择“打印预览”第五节 预览和调整报表外观一份电子报表建立好后,就可以将它打印在报表纸上,或者通过网络传给部门主管或者下属。在此之前,为了了解报表内容与格式是否正确,有必要预览报表外观,并且根据预览的结果作些调整。下列操作将说明这一点:步骤一、从“文件”下拉菜单中选择“打印预览”命令,参见图 22。Excel 财务管理中的应用实战篇- 15 -此命令可将打印的结果显示在屏幕上,结果如同使用打印机在报表纸上打印的电子报表,从而让您以真实的面貌工区观察它的外观,为修改提供依据。选择此命令后,预览的结果将如图 23 所示。步骤二、参见图 24,使用“缩放”工具单击预览窗口,结果如图 25 所示。“缩放”工具按钮在工具栏中很容易看到。当预览窗口打开后,它就处于选定状态,而且光标形状也如同一只放大镜,使用它单击预览窗口后,文字就能放大至建立电子报表时所设置的尺寸,如图 26 所示,再次单击又会还原。图 23 预览电子报表图 24 使用“缩放”工具单击预览窗口Excel 财务管理中的应用实战篇- 16 -图 25 放大显示文字此时,您就可以仔细看一下该电子报表的版式设计情况,并且很容易的找到需要修改的地方。就本例而言,显然需要修改下列三点:1.应加上表格标题。2.“年龄”字段中的记录值应当居中。3.“工资额”字段未应加入“总计”值。下面的操作就将完善这些内容。图 26 选择“行”命令Excel 财务管理中的应用实战篇- 17 -第六节 加入标题为了加入标题,首先需要在报表将插入一行,以便于书写它,其次还要合并此行中的各列,否则标题就不能存在。完成下列操作后,您就会理解这句话的意义了。图 27 插入新行 步骤一、单击“关闭”按钮,结束“预览”,返回中文 Excel 的操作窗口。然后单击行号 1,然后从“插入”下拉菜单中选择“行”命令,参见图 26。Excel 财务管理中的应用实战篇- 18 -图 28 打开“合并单元格”检测框 此后,在原“行 1”前将插入新的行,而原来的“行 1”将变成“行 2”,如图 27 所示。新行将使用已经存在列定义,您可以为每一个单元格填入内容,但由于它将用于书写工资表的标题,所以应当合并各列,使它们不在存在,而由一个单列取而代之,从而让标题可以正常出现在电子报表的开头处。步骤二、单击行号 1,确保选定新行,然后右击鼠标进入快捷菜单,接着从中选择“设置单元格格式”命令,然后在“单元格格式”对话框中选择“对齐”选项卡,并参见图 28,打开“合并单元格”检测框,最后单击“确定”按钮。完成这一步操作后,“行 1”中就只有一个单元格了,这是中文 Excel 中的常用操作,初学者应当注意了。步骤三、在“行 1”书写好标题“员工工资表”,并参照前面的内容,设置好标题的文字字体与大小尺寸,结果应如图 29 所示。Excel 财务管理中的应用实战篇- 19 -由图 29 可见,标题文字与“年龄”列中的数字一样,位置都需要调整,下面的操作就将解决此问题。图 29 在“行 1”中书写好标题“员工工资表”注意:调整电子表格某些单元格中的数字或者文字的位置是一种重要的操作,因这可以使得阅读更容易,减少出错率。第七节 调整列中的文字位置由图 29 可见,在这一份“员工工资表”中,仅使用了当前工作表中的部分列,在调整标题文字的位置之前,有必要清除那些并没有使用的列,以便于将标题放置在报表的中央,请按下列步骤进行操作:步骤一、使用拖动的方法选定那些没有使用的列,结果如图 30 所示。在中文 Excel 中,通常是从 A1 开始使用各单元格的,这样那些没有使用的列就会是靠后面的列了。在本例中操作时,应当单击列标 E 后进行拖动,否Excel 财务管理中的应用实战篇- 20 -则就不能选择这些列中所有单元格。也只有这样,标题行中没有使用的那些列也才会被选定。也是说,选定的结果才会如图 30 所示。步骤二、右击鼠标,然后从快捷菜单中选择“隐藏”命令。这样,报表中就会隐藏(不同删除)没有使用的列,只显示那些已经使用了的列,如图 31所示。注:若从快捷菜单中选择“删除”命令,删除的将是单元格中的内容,而不是单元格本身。这与上述“隐藏”是不一样的。删除后单元格仍然存在,或者填入新的内容,隐藏后则不会出现在屏幕上。图 30 选定那些没有使用的列Excel 财务管理中的应用实战篇- 21 -图 31 隐藏没有使用的列 步骤三、选定所有行与列右击鼠标进入快捷菜单后,选择“设置单元格格式”命令。接着选择“对齐”选项卡,并单击“水平对齐”下拉按钮和从下拉列表中选择“居中”项,参见图 32。图 32 选择“居中”项这一个选项的功能是迫使文字在单元格中居中,而不管它的长度是否与单元的显示长度相同。Excel 财务管理中的应用实战篇- 22 -步骤四、检查“合并单元格”检测框是否处于关闭状态。若处于打开状态,就关闭它,然后单击“确定”按钮。注意:由于前面的操作曾经打开过此检测框,而这里的操作又选定了所有填充了内容的单元格,所以这里务必检查一下,看看是否处于关闭状态,这是一个很关键的问题!否则表格中的各单元格将合并一个单元格,表格也就不存在了。图 33 让各单元格中的文字居中此后,各单元格中的文字就会居中,如图 33 所示。这种居中的作用很显然,目的就是要让各列的栏目名与内容对齐,阅读时不容易出错。顺便说一句,拖动列标间的分隔线,可以调整各列的显示宽度,并带动单元格中的内容移动显示位置,但不能将此位置固定在单元格中的某一处。Excel 财务管理中的应用实战篇- 23 -图 34 选择“函数”命令注意:调整电子表格中某些单元格的数字或者文字的位置也是一种重要的操作,因为这可以使得阅读更容易,减少出错率。图 35 选定 SUM 函数Excel 财务管理中的应用实战篇- 24 -第八节 添加“总计”单元格中文 Excel 提供有各种用于计算的函数,其中 SUM 将用于“总计” ,计算指定列中所有数值的和。“函数”是这个软件的开发者预先制定的一些特殊功能,可以直接拿来使用。请按下列步骤进行操作:步骤一、单击在“工资”列最后的第一个空白单元格,接着从“插入”下拉菜单中选择“函数”命令,参见图 34。图 36 SUM 函数计算的结果信息步骤三、在“粘贴函数”对话框的“函数名”列表窗中选定 SUM 函数,然后单击“确定”按钮,参见图 35。在“函数名”列表窗中选定某个函数后,它的功能描述字将显示在“函数分类”列表窗的下方,您可以据此了解到这个所提供的各函数功能。操作时,可先从“函数分类”列表窗中选定某类函数,然后从“函数名”列表窗中选择此类函数的某一个。步骤四、单击 SUM 函数计算的结果信息框中的“确定”按钮,参见图 36。此后,就能在工作表中看到工资的总计值了。当然了,还需要加入“总计:”标题,这样才能打印出员工工资表。此后您可以选择“文件”下拉菜单中的“打印预览”命令,看一看您所设计的工资报表是什么样子的。Excel 财务管理中的应用实战篇- 25 -第九节 制作员工工资图表利用中文 Excel 提供的图表功能,可以基于工作表中的数据建立图形表格,这是一种使用图形来描述数据的方法,用于直观地表达各统计值大小差异。为了制作员工工资图表。请按下列步骤进行操作:步骤一、将光标移至 A3 单元格上。然后单击它并向下拖动,选定各员工的姓名,并按住键盘上的 Ctrl 键,将光标移至 D3 单元格上,向下拖动,选定各员工的工资额后,结束拖动并释放 Ctrl 键,结果应如图 38 所示。图 38 选定员工的姓名与工资额这一步先是选定了各员工的姓名,然后选定他们的工资额,如果事先没按住键盘上的 Ctrl 键,将不能选定这两部分对象。这种操作方法与在 Windows的“资源管理器”中选定不相邻的多份文件方法相同。步骤二、参见图 39,单击工具箱中的“图表向导”按钮,进入“图表向导”的第一步操作对话框。Excel 财务管理中的应用实战篇- 26 -图 39 单击“图表向导”按钮步骤三、参见图 40,在“图表类型”列表中选定一种类型后,从“子图形类型”指定图形的形式,接着单击“下一步”按钮。进入图表向导后,通过这一步可以选择的类型很多,各类型的图形特点如“子图形类型”窗口中所列,而且通过位于此窗口下方的文字可以了解到各自的用途,本书不必多说了,您可以参照本书的操作步骤,试用一下别的类型。 注:若按住“按下不放可查看示例”按钮,“子图形类型”将变成预览窗口,并且显示您所选定的图表类型与电子报表中数据的图表外观。此外观若不是您想要的类型,可以重新选定类型。Excel 财务管理中的应用实战篇- 27 -图 40 选择一种图表类型图 41 “行”单选按钮的位置步骤四、在“图表向导”的第二步操作对话框中,打开“行”单选按钮,参见图 41。Excel 财务管理中的应用实战篇- 28 -图 42 按“行”的方式来产生“系列” 进入“图表向导”的第二步操作对话框后,将会看到中文 Excel 默认设置的“系列”产生方式。“系列”就是图表中横坐标的标记方式,在这里就是将员工的姓名放置在横坐标下方,即按“列”的方式来产生“系列”。完成这一步操作后,中文 Excel 将按“行”的方式来产生,并且立即在此对话框的预览窗中表现出来,如图 42 所示。步骤五单击“下一步”按钮后,在“图表选项”对话框的“图表标题”栏中输入“员工工资图表”,参见图 43。Excel 财务管理中的应用实战篇- 29 -图 43 输入“员工工资图表”步骤六、单击“下一步”按钮后,在“图表位置”对话框中打开“作为新工作表插入”单选按钮,参见图 44。图 44 打开这个单选按钮 这一步操作将建立一张新的工作表,而且是与前面的工作表分离的图表。若打开“作为其中的对象插入”单选按钮,则将把新工作表(图表)插入在当前工作表中。最后,单击“完成”按钮,一张工作图表就产生了,它将作为当前工作薄中的一张的图表出现在屏幕上,参见图 45。与作为对象插入在当前报表中不Excel 财务管理中的应用实战篇- 30 -同的是,该图表是独立存在于当前工作薄中的,不配属于报表,这一点可以通过单击屏幕左下角处的 Sheet 1 标签来证实。此时,位于该标签的左旁将是图表的标签,您可以试一试作为对象来插入图表,并看一看此处的标签排列情况。图 45 建立一张“员工资图表”总结:中文 Excel 是一种常用的办公软件,而且可以与 Microsoft Office 中的其它软件一起应用,如可以在 Word 中插入中文 Excel 的报表,本部分讲述了中文 Excel 的一般用法。“新建”对话框中提供有一些预定的模板,基于它们可以快速建立一些企业常用电子表格。通过各模板,您还可以进一步了解这个软件的功能与所能建立的各种报表。为了使用这些模板,可从“文件”下拉菜单中选择“新建”命令,然后在“新建”对话框中选择“电子表格模板”选项卡,接着从列表中选择要想要模板即可。Excel 财务管理中的应用实战篇- 31 -Excel 财务管理中的应用-实战篇Excel 财务管理中的应用实战篇- 32 -目 录第一篇 Excel 在会计中的应用 .3第 1 章 Excel 在会计凭证中的应用 .3第 2 章 Excel 在会计账簿中的应用 .23第 3 章 Excel 在财务报告中的应用 .27第 4 章 Excel 在日常费用统计中的应用 .42第 5 章 Excel 在工资管理中的应用 .45第二篇 Excel 在财务管理中的应用 .46第 6 章 财务预测 .46第 7 章 财务预算和财务计划 .56第 8 章 筹资决策 .65第 9 章 投资决策 .78第 10 章 日常管理 .182第 11 章 利用 VBA 建立财务模型 .206第三篇 Excel 在经济管理中的应用 .216第 12 章 供给与需求 .216第 13 章 消费者理论 .221第 14 章 生产者理论 .225Excel 财务管理中的应用实战篇- 33 -第 15 章 成本理论 .231第 16 章 厂商理论与垄断市场结构 .234第 17 章 凯恩斯理论模型 .239Excel 财务管理中的应用实战篇- 34 -第一篇 Excel 在会计中的应用第 1 章 Excel 在会计凭证中的应用本章学习目标本章主要讲解会计凭证的相关知识以及如何利用 Excel 填制会计凭证。通过本章的学习,读者应掌握以下内容:1. 会计凭证的概念、意义、种类和格式2. 记账凭证模板的设计和修改方法3. 记账凭证的填制方法1.1 会计凭证概述1、1、1 会计凭证的意义会 计 凭 证 是 记 录 经 济 业 务 、 明 确 经 济 责 任 的 书 面 证 明 , 是 登 记 账 簿 的 重 要依 据 。 正 确 地 填 制 和 审 核 会 计 凭 证 是 会 计 核 算 工 作 的 一 项 重 要 内 容 , 是 反 映 和监 督 经 济 活 动 不 可 缺 少 的 专 门 方 法 。 它 的 作 用 体 现 在 :(1)填制会计凭证,可以及时、正确地反映各项经济业务的完成情况。(2)审核会计凭证,可以发挥会计的监督作用。(3)通过会计凭证的填制和审核,可以分清经济责任,强化经济责任制。此外,会计凭证记录的内容还是一种反映经济情况的可靠的档案资料,通过填制和审核会计凭证就为企业、行政、事业等单位准备了一套如实记录经济活动情况的档案资料,以供日后的查阅、分析和利用。Excel 财务管理中的应用实战篇- 35 -1、1、2 会计凭证的种类会 计 凭 证 是 多 种 多 样 的 , 但 按 其 填 制 的 程 序 和 用 途 可 以 划 分 为 原 始 凭 证 和记 账 凭 证 两 类 。(1)原始凭证。原始凭证是在经济业务发生或完成时,由经办人员取得或填制的,用以记录、证明经济业务的发生或完成情况的会计凭证,是具有法律效力的原始书面证据,是编制记账凭证的依据,是会计核算的原始资料。原 始 凭 证 按 其 取 得 的 来 源 不 同 , 可 分 为 自 制 原 始 凭 证 和 外 来 原 始 凭 证 。原始凭证按其填制手续次数的不同,可分为一次原始凭证和累计原始凭证。原始凭证按其填制经济业务数量的多少,可分为单项原始凭证和汇总原始凭证。(2)记账凭证。记账凭证是指会计人员根据审核无误的原始凭证及有关资料,按照经济业务事项的内容和性质加以归类,并确定会计分录,作为登记会计账簿依据的会计凭证。记账凭证的基本内容一般包括以下几个方面: 记账凭证名称及填制记账凭证单位名称。 凭证的填制日期和编号。 经济业务的摘要。 会 计 分 录 。 记账标记。 附件张数。 有关人员签章。记账凭证通常按其反映的经济业务内容是否与货币资金有关,分为收款凭证、付款凭证和转账凭证。记账凭证按其填制方式的不同可以分为单式记账凭证和复式记账凭证。在实际工作中,有些单位业务简单,不分收款业务、付款业务和转账业务,统一使用一种记账凭证,这种凭证称为通用记账凭证。利用会计软件或办公软件实现会Excel 财务管理中的应用实战篇- 36 -计电算化后,由于软件具有较好的查询功能,所以,在实际工作中一般采用通用记账凭证格式。1.2 记账凭证的填制1、2、1 记账凭证的填制程序记 账 凭 证 是 根 据 审 核 无 误 的 原 始 凭 证 或 原 始 凭 证 汇 总 表 填 制 的 , 其 填 制程 序 是 : 首 先 审 核 原 始 凭 证 的 真 实 性 、 合 法 性 、 正 确 性 和 完 整 性 ; 其 次 , 根据 原 始 凭 证 或 原 始 凭 证 汇 总 表 中 所 记 录 的 经 济 业 务 内 容 , 按 照 会 计 制 度 的 规定 , 运 用 复 式 记 账 原 理 , 确 定 应 借 、 应 贷 的 会 计 科 目 和 金 额 ; 再 次 , 按 照 记账 凭 证 的 内 容 、 格 式 及 填 制 方 法 , 填 制 记 账 凭 证 ; 最 后 , 将 填 制 好 的 记 账 凭证 交 由 审 核 人 员 进 行 审 核 , 审 核 通 过 后 作 为 登 记 账 簿 的 依 据 。1、2、2 记账凭证模板的设计Excel 的模板是一个含有特定内容和格式的工作簿,用户可以将常用的文本、数据公式以及格式、规则等,事先设置好加以保存,在需要时调用该模板,以方便数据的输入,确保数据的一致性。因此,模板在会计中被广泛应用于制作记账凭证、单据、会计报表等方面。记账凭证模板的创建方法如下:(1)启动 Excel,打开一个新工作簿。(2)在“文件”菜单中选择“另存为”命令,在“另存为”对话框中的“文件名”处输入“记账凭证模板” ,单击“保存类型”框右边的下拉箭头,并从弹出的下拉列表中选择“模板”类型,此时“保存位置”框自动切换到“Templates”文件夹,最后单击“保存”按钮,这样所设置的记账凭证模板就被保存在默认的 C:WindowsApplication DataMicrosoftTemplates 文件夹中。Excel 财务管理中的应用实战篇- 37 -生成后的模板格式可以进行修改,但特别要注意确保打开的是模板文件本身,而不是复件。为了防止模板中有些单元格的内容(如文本、公式等)格式被破坏,可利用 Excel 的保护功能。1、2、3 记账凭证的填制由于事先设置好了记账凭证的模板,当要填制记账凭证时,单击“文件”菜单中的“新建”命令,弹出“新建”对话框,从中选取“记账凭证模板” 。根据业务所需填制记账凭证的多少复制工作表。按业务发生的情况输入凭证的内容。所有记账凭证填制完成后,单击工具栏中的“保存”按钮。Excel 财务管理中的应用实战篇第 2 章 Excel 在会计账簿中的应用本章学习目标本章主要讲解会计账簿的相关知识以及如何利用 Excel 设置和登记会计账簿。通过本章的学习,使读者掌握以下内容:4. 会计账簿的概念、意义、种类和格式5. 明细账的格式设置和登记方法6. 总账的格式设置和登记方法2.1 会计账簿概述 2、1、1 会计账簿的意义会计账簿是全面记录和反映一个单位经济业务,把大量分散的数据或资料进行归类整理,逐步加工成有用会计信息的簿籍,它是编制会计报表的重要依据。它是由具有一定格式、相互连结的账页所组成,账页一旦标上会计科目,它就成为用来记录和反映该科目所规定核算内容的账户。根据会计法的规定,各单位都要按照会计制度的要求设置会计科目和会计账簿。通过设置和登记会计账簿:(1)能够把大量的、分散的会计核算资料系统化,为加强经济核算提供资料。(2)可以为正确计算成本、经营成果和收益分配等提供必要的会计核算资料。(3)利用会计账簿所提供的核算资料,既可以为编制会计报表提供主要的依Excel 财务管理中的应用实战篇- 24 -据,也可以为会计分析和会计检查提供必要的依据。(4)既有利于会计核算资料的保存和利用,也有利于会计核算工作的分工。2、1、2 会计账簿的种类会计账簿的种类多种多样,如总账、明细账、日记账和其他辅助性账簿。为了便于了解和使用各种会计账簿,可以按照不同的标志对其进行分类。1.会计账簿按用途的分类会计账簿按其用途,可以分为序时账簿、分类账簿和备查(辅助)账簿。2.会计账簿按外表形式的分类会计账簿按其外表形式,可以分为订本式账簿、活页式账簿和卡片式账簿。3.会计账簿按格式的分类会计账簿按其格式可分为三栏式账簿、多栏式账簿和数量金额式账簿。2.2 会计账簿的登记2、2、1 明细账的格式和登记1.明细账的格式明细账是按照明细分类账户开设的,连续、分类登记某一类经济业务,提供详细核算资料的账簿。它能够具体、详细地反映经济活动情况,对总分类账起辅助和补充作用,同时也为会计报表的编制提供必要的明细资料。明细账的格式有三栏式、多栏式、数量金额式等,但最基本的格式是有“借方”Excel 财务管理中的应用实战篇- 25 -、 “贷方” 、 “余额”三栏的三栏式。2.数据库为了生成明细账,需要了解 Excel 的数据库知识。数据库是一种有组织、动态地存储有密切联系的数据的集合。一个数据库就是一个数据清单,它将反映客观事物的大量信息进行记录、分类、整理等定量化、规范化的处理,并以记录为单位存储于数据库中。数据清单是包含相关数据的一系列工作表数据行,例如发货单数据库,或一组客户名称和联系电话。数据清单可以像数据库一样使用,其中行表示记录,列表示字段,相当于一个二维表的栏目。在 Excel 中,将数据清单用作数据库是指不必经过专门的操作来将数据清单变成数据库,在执行一些数据库的操作过程中,如查询、排序、汇总等,Excel能自动将数据清单视为数据库,即数据清单中的列对应于数据库中的字段,数据清单中的列标题对应于数据库中的字段名称,数据清单中的行对应于数据库中的一个记录。为了将数据清单用作数据库,在设置数据清单和输入数据时必须遵循一定规则,这些规则包括:(1)数据清单的字段名占一行,且必须是第一行(不一定是工作表中的第一行) ;(2)每个字段的名称必须惟一;(3)每一列必须有相同的数据类型和格式,且每一列必须相邻;(4)每条记录占一行,且必须连续,中间不能有空行;(5)每个单元格输入的数据前面不能有空格;(6)如果工作表内除数据清单外还有其他数据,则数据清单和其他数据之间必须有至少一行或一列的空白单元格;Excel 财务管理中的应用实战篇- 26 -(7)避免在一个工作表上建立多个数据清单。3.数据库的生成利用数据库生成明细账的基本思路是:首先设置数据库的结构,其次将所录入的记账凭证内容通过一定的方法输入到数据库中,最后对数据库中的数据进行筛选,生成明细账。设置数据库结构的方法是将记账凭证中的所有项目填写到工作表中,且数据库中的字段名与记账凭证中的项目名一致。将记账凭证的内容输入到“记账凭证数据库”的方法有多种,如利用宏命令等,最常用的方法是在录入记账凭证的同时打开“记账凭证数据库” ,在该数据库中将记账凭证的所有数据填写到工作表里。要生成一个明细账,应先设置一个明细账的格式。生成“应付账款明细账”的步骤如下:(1)设置条件区域。(2)设置筛选结果输出的字段。(3)选择数据区域。(4)执行“高级筛选”命令。(5)复制筛选结果。(6)粘贴筛选结果。(7)设置余额计算公式。(8)设置余额方向。(9)计算本期发生额和期末余额。Excel 财务管理中的应用实战篇- 27 -2、2、2 总账的格式和登记总 账 的 格 式 均 采 用 “借 、 贷 、 余 ”三 栏 式 , 它 的 登 记 既 可 根 据 记 账 凭 证 逐笔 登 记 , 也 可 通 过 汇 总 的 方 式 , 定 期 或 分 次 汇 总 登 记 。 在 Excel 中 , 既 可利 用 记 账 凭 证 数 据 库 登 记 , 也 可 利 用 汇 总 明 细 账 的 方 式 进 行 登 记 。1.记账凭证数据库生成法(1)打开事先已经设置好基本格式的“银行存款总账” ,输入期初余额及方向。(2)设置筛选结果输出的字段。(3)单击数据清单中的任何一个单元格。( 4) 执 行 高 级 筛 选 命 令 。(6)复制和粘贴筛选结果。(7)设置余额计算公式和方向。(8)设置本期发生额和期末余额。2.明细账汇总法(1)设置“应付账款总账”的基本格式。(2)打开“应付账款明细账”工作簿。(3)汇总各明细账的月结,形成总分类账的本月发生额。Excel 财务管理中的应用