会计档案管理办法

会计档案管理办法总则第 1 条为加强公司会计档案管理，统一公司会计档案管理工作，尽可能保护公司涉及财务方面的商业秘密，更好地为公司发展服务，根据中华人民共和国会计法和中华人民共和国档案法的规定.结合本公司的经营特点，制定本办法。第 2 条各单位必须加强对会计档案管理工作的领导，建立会计档案的立卷、归档、保管、查阅和销毁等管理制度，保证会计档案妥善保管，有序存放，方便查阅，严防毁损、散失和泄密。第 3 条本规定适用于集团公司及下属各单位的会计档案管理。第二则会计档案的起围第 4 条会计档案是指会计凭证、会计账簿、财务报告等会计核算专业资料，是记录和反映单位经济业务的重要史料和证据。具体包括: （1）会计凭证类:原始凭证，记账凭证，汇总凭证，其他会计凭证。（2）会计账簿类:总账，明细账，日记账，固定资产卡片，辅助账簿，其他会计账薄。（3）财务报告类:月度、季度、年度财务报告，包括会计报表、附表、附注及文字说明，其他财务报告。（4）其他类:银行存款余额调节表，银行对账单，其他应当保存的会计核算专业资料，会计档案移交清册，会计档案保管消册，会计档案销毁清册，查账报告、验资报告、财务会计制度以及与经营管理和投资者权益有关的其他重要文件，如合同、章程、董事会计等各种会计资料。第 5 条以上所指的会计档案资料包含纸质档案资料和电脑存储的档案资料（元电子版的除外）。第 6 条会计档案管理包括会计档案的立卷、归档、保管、调阅、复制和销毁等管理制度。第三则会计档案的整理第 7 条各单位每年形成的会计档案，应当由会计机构按照归档要求，负责整理立卷，装订成册，编制会计档案保管清册。第 8 条对于凭证类的会计档案，各单位需在会计月度结束后 15 日内将该月的记账凭证打印（手工账的需整理编号且签名或盖章）.并将记账凭证、原始凭证整理后装订成册。定本的会计凭证作为会计档案资料管理。第 9 条对于账本类的会计档案，各单位需在会计年度结束后 30 个工作日内将会计账簿整理（电脑账的须打印）并装订成纸质账本，在首页签字盖章后作为档案资料管理。第 10 条对于财务报告类的会计档案，各单位需在年度会计报表报出后 30 个工作日内将该年度内所有会计报表资料整理并作为档案资料管理。第 11 条对于其他会计档案，由具体经办的财务人员在月度结束后 15 日内将已操作完毕的财务资料整理编号并作为档案资料管理。第四则会计档案的归档第 12 条总部财务档案在统一归裆前，由各具体负责该类财务事项的会计人员管理;在会计年度结束后两个月内.办理会计档案移交清册并将会计档案移交会计文员统一保管。第 13 条各分公司财务档案在统一归档前，由各分公司财务主管（没设主管的自分公司会计）管理;在会计年度结束后一个半月内办好档案移交消册并转交总部，由总部按照总部财务档案统一保管。第 14 条各子公司财务档案由子公司负责保管。第五则会计档案的保管第 15 条当期的会计档案资料应与非财务资料适当分开;以往会计年度的档案资料必须专柜存放，并由会计文员编制财务档案存放索引表以便查找。第 16 条会计档案资料存放地必须保障其安全性，保管人员交接时须移交所有相关钥匙或必要时进行换锁。第 17 条会计档案应妥善保管，存放有序，查找方便，严格执行安全和保密制度，不得随意堆放，严防毁损、散失和泄密。第 18 条对于电脑存储的财务档案资料，其重要程度及管理责任等同于纸质档案资料，应将其与业务等其他资料严格分开，不准将财务档案资料与业务等其他资料混同在一台电脑中存储。对于电脑中存储的财务档案资料，必须设置由财务人员专管的查询密码或开机的口令。第 19 条各种会计档案的保管期限，可分为永久、定期二类详见会计档案保管期限表。保管期限从会计年度终了后的第一天起算。第六则会计档案的借用第 20 条集团公司董事会、财务总监、被检查岗位、部门、分公司、子公司的上级财务人员检查时，经授权检查的审计人员知会集团财务负责人时，应出示财务档案。第 21 条会计档案为本单位提供利用，原则上不得借出，有特殊需要外借须经上级主管单位或单位领导、会计主管人员批准。第 22 条外部借阅会计档案时，应持有单位正式介绍信，经会计主管人员或单位领导人签字批准后，方可办理借阅手续。第 23 条单位内部人员借阅会计档案时，应经会计主管人员或单位领导人批准后，办理借阅手续。借阅人应认真填写档案借阅登记簿，将借阅人姓名、单位、借阅日期、数量、内容、归还日期等情况登记清楚。第 24 条借阅会计档案人员不得在档案资料中乱画、标记，拆散原卷册，也不得涂改抽换、携带外出或复制原件（如有特殊情况，须经公司授权领导批准后方能携带外出或复制原件）。第 25 条借出的会计档案，会计档案管理人员要按期如数收回，并办理注销借阅手续。第七则会计档案的销毁第 26 条会计档案保管期满，需要销毁时，由财务部门提出销毁意见，会同审计部门共同鉴定，严格审查，编制会计档案销毁清册。第 27 条会计档案保管期满，但期中未了结的债权债务的原始凭证，应单独抽出，另行立卷，由档案部门保管到结清债权债务时为止。第 28 条建设单位在建设期间的会计档案，不得销毁。第 29 条未完成的合同档案在执行期间，不得销毁。第 30 条各单位按规定销毁会计档案时，应由集团财务部门和审计部门共同派员监销。第 31 条监销人在销毁会计档案以前，应按会计档案销毁清册所列的项目逐一清查核对；销毁后，应在销毁清册上签名盖章，并将监销情况报告集团财务负责人与集团公司副总裁或以上级别领导。附则第 32 条本办法自 2008 年 1 月 1 日起执行。第 33 条本办法解释权归公司财务部。附件会计档案保管期限表序号档案名称保管期限备注一会计凭证类1 原始凭证 15 年2 记账凭证 15 年3 汇总凭证 15 年二会计账簿类4 总账 15 年包括日记总账5 明细账 15 年6 日记账 15 年现金和银行存款日记账保管 25 年7 固定资产卡片固定资产报废清理后保管 5 年8 辅助账簿 15 年三财务报告类（包括各级主管部门汇总财务报告）9 月、季度财务报告 3 年包括文字分析10 年度财务报告（决算）永久包括文字分析四其他类11 会计移交清册 15 年12 会计档案保管清册永久13 会计档案销毁清册永久14 银行余额调节表 5 年15 银行对账单 5 年