财务支款及报销办法
财务支款及报销办法一、目的:为了使财务支款及报销流程明晰化、规范化。二、范围:适用于总部、分公司、各部门。三、支款办法支款范围商品类采购(指商品等) 、办公用品类采购(包括文化用品、劳保用品、花卉等) 、固定资产采购(包括汽车、电脑、打印机、办公家具等) 、图书音像资料、差旅费、运费、广告费、其他(如业务招待费、伙食费、零星支出等) 。支款凭证支款时应提供购货合同书、购货协议书、购货订单、物品申购审批单、出差申请审批表及其他相应资料。3.支款流程支款人填写借款单或报销单,经部门经理签认后,送财务负责领导、公司领导进行签核,至出纳员处领款,交财务中心会计账务处理。流程图支款人部门经理财务总监财务顾问公司领导出纳员会计4.特别规定(1)员工因公出差可以借差旅费。由出差人填写“借款单” ,注明出差地点、时限、事由,并由部门主管批准,人力资源部备案,由财务中心批准,到出纳处办理借款。(2)出差较为频繁(如外围业务员)及业务费较多(如分公司经理) ,可采用定额备用金方式。其中分公司经理、品牌经理不超过 1000 元,外围业务员不超过 800 元,当其岗位变动时或年终放假时扣回。(3)当月连续几次出差,在上次借款未还清的,不予再借款。试用期不足一月人员单独出差,不予借差旅费。特殊情况经部门主管同意可借不超过本人半个月的工资。(4)借款人员终结事务,在报销时扣回借款,当时不能扣回的,在本月开资时就借款总额一并扣回。(5)大额借款(达到 3000 元)需经总经理批准。四、报销办法1.差旅费报销办法(1)员工出差交通工具标准为:火车硬坐、汽车普客、轮船三等舱位。在晚上 8:00 到次日 7:00 之间出差,乘车船超过 6 小时,可以乘坐火车卧铺、汽车卧铺或豪华空调、轮船二等舱。但同时扣减一夜住宿费补贴。员工符合乘坐卧铺或豪华空调,轮船二等舱的,非主观原因未能乘坐的,可按硬坐车票或三等舱票价的 40%发给补贴。(2)公司领导(含正副经理、总监)因公出差,所发生的招待费、车资费、住宿费等合理费用凭票据报销;远距离出差,可乘坐火车硬卧或经总经理批准可以乘坐飞机普通舱。部门主管出差期间发生的车费、住宿费等合理费用可凭票报销,远距离出差可乘座火车硬卧,特殊情况下,经总经理同意可乘坐飞机普通舱。如果员工与公司领导一起出差,所有与业务相关的开支均由公司统一支付。(3)出差期间补助标准:公司领导为早餐 10 元、中餐 30 元、晚餐 20 元,即伙食补助 60 元/天,住宿标准 60 元/天;部门主管为早餐 5 元、中餐 25 元、晚餐 20 元,即伙食补助 50 元/天,住宿标准 50 元/天;普通员工伙食补助标准为早餐 5 元、中餐 20 元、晚餐 15 元,即伙食补助40 元/天,住宿标准 40 元/天,公交车补 15 元/天(不得报销出租车费) 。出差到经济发达地区如深圳、广州、上海、南京等地,住宿标准可上浮 30元/天。出差时间不足一天,视实际误餐数执行。出差在 20 公里以内(含市内) ,不享受伙食补助。如果在公司食堂(含分公司食堂)就餐或在标准内报销餐费(不含对外宴请,宴请需要直接领导批准) ,则不享受对应伙食补助。多人共同出差,同住一间房的,可按同住人中职务最高的人员标准报销住宿费。(4)出差人员出差回来,凭有效车船票据实报销。有效车船票指出发点到目的地区间车票,时间上符合出差时限,中途不得绕路办其他事宜。外联业务员可每月报销当地城市郊区公交车月票(或磁卡月票)一张(由公司统一办理) ,并发放交通补助 50 元(打入个人工资) ,不再报销其他交通费用。应优先选择出差地分公司宿舍住宿,当不能解决时凭有效票据在规定标准内据实报销住宿费,超过部分自负。2.办公用品、低值易耗品报销办法(1)每月底由各使用部门负责人根据工作需要填写“办公用品、低值易耗品使用计划表” ,交公司办公室汇总,提请公司领导审批后购买。专业性、技术性强的物品,可委托相关人员购买。(2)所购办公用品、低值易耗品,实行定人验收、保管、领用登记的办法。(3)购买后由办公室有关经办人按财务规定粘贴有关报销单据,经有关领导签字批准、财务审核后,予以报销。3.固定资产购置费用报销办法(1)由有关部门提出书面申请,并做出可行性分析报告,经公司领导批准后,到财务中心开据支票购买。重大项目固定资产(10 万元以上的) ,得经过公司领导集体研究决定后组织购买。(2)固定资产购买、安装、调试、验收合格后,主管部门应尽快将有关单据到财务中心办理报销手续。(3)所购固定资产纳入公司,统一管理。4.业务招待费报销办法公司因工作、业务需要,经公司领导安排,接待客户及相关人员,本着不浪费的前提下,所发生的招待费,经办人应在招待费发票上背书其招待人员及人数,经部门领导审核,报财务顾问签字,总经理批准后,予以报销。5.交通费报销办法(1)原则上应优先坐公交车,特殊情况经部门经理以上(含)事先批准,可以乘坐出租车。(2)车票上需背书从哪里到哪里,做什么事,经部门领导审核,报主管领导签字批准后,予以报销。6.通讯费报销办法(1)手机通讯补助每月通过工资发放,不再报销。凡由公司委托银行代扣手机费的,在其工资中自动扣减相关费用。(2)固定电话实行定额制。具有 IP 功能电话拨打长途时必须使用 IP 功能,如查出未使用 IP 功能,本次通话费全额扣除,自己负担。(3)每月电话费交纳后由行政部抽查某些电话费明细,定额内个人电话费超过 30 元以上的部分从工资扣除,并予以处罚。(4)非承包自营店通讯费执行“定额+销量提取数” ,最高限额为 300 元。超额时由部门工资中扣回。7.广告费(不含公益性广告)报销办法(1)根据年度广告预算与计划,由各业务经理或宣传策划部提出申请,注明广告方式、内容、预期效果、预算金额,由总经理批准实施。 (2)临时性单项广告,由总经理批准实施。(3)原则上广告费用由总部负担。单项不超过 2000 元的,列支分公司费用。(3)由总部宣传策划部承办相关手续,并保存相关资料。8.其它费用报销办法(1)采购物品报销时,除提供费用报销单外,还应提供经物品管理人员签字的验收单或入库单。(2)未涉及的其它事项发生的费用,根据实际情况,由公司领导酌情处理。四、核签流程经办人将相关的报销凭证备齐,经部门经理核签后,送至财务中心会计处进行稽核,然后送财务中心负责领导、财务顾问、公司领导进行核签,最后出纳员付款。领款人部门经理 会计财务总监财务顾问出纳员五、注意事项1.凭证填写要求(1)应用蓝色或黑色签字逐项填写,禁止使用红色笔、圆珠笔或铅笔;(2)字迹要清晰,不得涂改。2.发票规定(1)通过银行结算(如:转账支票、电汇等)的款项,申请人在申请款项同时需向财务中心提供详细的收款单位名称、帐号、开户行。(2)公司员工采购商品所取得的发票必须符合税务局相关规定。发票取得人应对其所取得发票的真实性、合法性负责。对不符合财务规定的票据,财务人员有权拒绝接受,予以退回,并向有关领导报告。(3)购货单位:要填写全称,应准确无误或者可以不填。(4)发票日期:应如实填写。(5)金额:大小写数字应一致、无误。(6)发票上应清楚盖有“发票专用章”或“财务专用章” 。如是增值税专用发票,必须符合国家有关规定。3.结算规定(1)财务总监对所有公司经济业务负审核和签署责任,分公司经理对分公司经济业务负审核和签署责任。当其超越权限或不符合制度规定签署时,财务人员有权拒绝报销付款,并以适当渠道反映。(2)公司员工在其编制机构报销,对于新调人员,调入机构除调遣差旅费外不得报销调入人员调入前发生的一切费用。(3)原则上由经办人本人报销费用,一事一报,严禁混合报销、伙同报销或代替报销。(4)报销时须注明费用发生原因、地点,准确计算金额和单据张数或联系方式。(5)费用报销在终结事由三个工作日内办完签字手续,固定时间财务报销。(6)3000 元(含)以上的费用需向总经理报告,按总经理的指示处理。(7)严格遵守一支笔制度,未按规定执行的,财务中心不予以支款和报销