现金管理系统
现金管理系统目标 明确现金管理系统的系统结构、及其与 K/3 其他系统的关系; 明确现金管理系统的系统特点 明确现金管理系统的应用流程 明确现金管理系统的模块结构关于现金管理系统概述现金管理系统是基于三层结构体系开发的管理子系统,是 K/3 系统的组成部分之一。它既可同总账系统联合起来使用,也可单独提供给出纳人员使用,使用对象是企业中的出纳人员。现金管理系统能处理企业中的日常出纳业务,包括现金业务、银行业务、票据管理及其相关报表、系统维护等内容。系统结构现金管理系统既可独立使用,也可与其他系统配合使用,形成完整的出纳业务和整体的 K/3 管理体系。以下是现金管理系统与其他系统关系图:现金管理系统与总账的集成现金管理系统的现金日记账和银行存款日记账除了进行手工录入外,我们还提供了从总账中引入的功能。现金管理系统与应收款的集成在现金管理系统中,应收票据(通常指商业承兑汇票和银行承兑汇票)完全与应收款管理系统中应收票据实现完全共享。用户可选择在现金管理或应收款管理系统录入外来票据,则同时在另一系统出现,修改和删除也如此。现金管理系统与应付款的集成在现金管理系统中,应付票据(通常指商业承兑汇票和银行承兑汇票)完全与应付款管理系统中应付票据实现完全共享。用户可选择在现金管理或应付款管理系统录入外来票据,则同时在另一系统出现,修改和删除也如此。系统特点本系统具有以下特点: 清晰明了的出纳管理结构 强大的对账功能 强大的查询功能 自动化程度高 参与票据的管理 应用灵活一、清晰明了的出纳管理结构现金管理系统可以处理现金、银行存款、票据所有的内容,并提供各种报表的查询和打印、日记账与总账对账、银行日记账和银行对账单对账的强大功能。共分为总账数据、现金、银行存款、票据、报表等几大模块,清晰明了,一目了然。二、强大的对账功能提供日记账与总账对账、银行日记账与银行对账单对账的功能。日记账与总账按科目小计或币别合计选项进行自动对账,操作起来非常方便。银行存款对账提供自动对账和手工对账两种方式。两种方式可单独使用,也可结合起来使用,为出纳人员提供了极大的自动化和可操作化功能。三、强大的查询功能能按用户输入的单一或多种并存的条件输出满足条件的各种资金报表。四、自动化程度高能自动生成有关现金、银行存款的日报表,自动生成银行存款余额调节表、长期未达账。五、参与票据的管理管理广义上的各类票据。系统为出纳人员提供了严格的一套票据管理体系,使出纳人员能够清楚的掌握票据的使用情况。六、应用灵活它既能与账务处理系统配合使用,又能与其它系统分离而独立运行,帮助完成出纳的管理工作。应用流程现金管理系统的应用流程如下:系统维护目标 对现金、银行科目及其他基础资料进行定义 对系统参数进行定义 对用户权限进行控制 对操作日志进行查询关于系统维护基础资料是管理系统的数据基础,直接影响到系统处理数据的能力,在系统维护中为您提供了系统资料维护、系统参数设置、用户管理及上机日记等四个功能。本章是 K3 系统公用模块,与总账系统使用相同的科目定义,请用户在权限内使用和维护。具体可参见基础资料使用手册。系统维护主要有以下功能点: 系统资料维护 系统参数 用户管理 上机日志系统资料维护 会计科目维护 币别维护 凭证字维护 计量单位维护 结算方式维护 核算项目维护 辅助资料维护在系统维护窗口单击系统资料维护,进入系统资料的维护,在该功能中您可以进行会计科目、币别、核算项目、凭证字、计量单位、结算方式及辅助资料的维护,对于这些基础资料,在界面上分为左右两大部分,左边是目录树,可以分级展开;右部分则是具体的明细内容,下面将为您分别介绍。一、会计科目(一) 新增会计科目在基础资料窗口内,选择科目类型,此时菜单内容相应改为对科目的操作。选择编辑新增科目,进入会计科目新增窗口,在窗口内输入科目信息。字段 解释科目代码 会计科目的代码。在系统中必须唯一,应该按照一定的规则进行编制。子科目与父科目之间用小数点进行分隔。助记码 帮助记忆会计科目的编码。在录入凭证时,为了提高会计科目录入的速度可以用助记码进行科目录入。例如:将“现金”科目的助记码输为“xj” ,则在输入现金科目时输入“xj” ,系统将会自动找到“现金”科目。科目名称 科目名称是该科目的文字标识。在命名科目名称时只需命名本级科目名称,不必带上级科目名称。输入的会计科目名称一般为汉字和字符。科目类别 科目类别用于对科目的属性进行定义。会计科目的属性系统都已作了设定,共分五大类:资产类、负债类、所有者权益类、成本类、损益类。系统中损益类科目的特殊处理主要体现在二个方面:第一、在执行“结转本期损益”功能时,所有定义为“损益类”的科目的本期实际发生额都将全部自动结转;第二、在自定义报表中设置取数公式时,设定为“损益类”科目便可取出其实际发生额。余额方向 余额方向是指该科目的余额默认的余额方向。一般资产类科目的余额方向在借方,负债类科目的余额方向在贷方。会计科目的这项属性对于账簿或报表输出的数据有直接影响,系统将根据会计科目的默认余额方向来反映输出的数值。例如:如果将“现金”科目的余额方向改为“贷方” ,则其借方余额在自定义报表中就会反映为负数。外币核算 指定该科目外币核算的类型。具体核算方式分三种。1.不核算外币:不进行外币核算,只核算本位币。2.核算所有外币:对本账套中设定的所有货币进行核算。3.核算单一外币:只对本账套中某一种外币进行核算。若选择核算单一外币,要求选择一种进行核算的外币的名称。系统在处理核算外币的会时,会自动默认在“币别”功能中输入的汇率。期末调汇 确定是否在期末进行汇率调整。只有科目进行了外币核算,此选项才可用。如选择期末调汇则在期末执行“期末调汇”功能时对此科目进行调汇。往来业务核算确定是否在期末进行往来业务核算。如果需要进行往来业务核算,则选中此选项。此项选择将影响到往来业务对账单和账龄分析表的输出 。数量金额核算确定是否进行数量金额辅助核算。若进行数量金额辅助核算,要求选择核算的计量单位。计量单位 选择科目的计量单位组及缺省的计量单位。只有科目进行了数量金额核算,此项目才可用。现金科目 选中此选项,则将科目指定为现金类科目。银行活期科目选中此选项,则将科目指定为银行科目。现金等价物选中此选项,则将科目指定为现金等价物。出日记账 选中此选项,将科目指定为出日记账科目。科目计息 确定是否需要科目进行利息计算。日利率 输入科目的日利率。只有选择了科目计息,日利率才可用。核算项目 多项目核算,可全方位、多角度地反映企业的财务信息,并且会计科目设置多项目核算比设置明细科目更直观、更简洁、处理速度更快。例如,企业的往来客户单位有 1000 个以上,如果将往来客户设置成明细科目,那么,应收账款的二级明细科目至少达到 1000 多条, 如果将往来客户设置成应收账款的核算项目,只要应收账款一个一级科目就可以了。每一会计科目可实现 1024 个核算项目的处理。此时界面上的【科目预算】是灰色的,只有已经保存的会计科目才能使用此功能。输入完毕后,单击【保存】 ,保存新增科目的资料。增加完毕后,单击【退出】 ,返回会计科目设置窗口。会计科目必须由上级至下级逐级增加。即必须首先增加上级科目,只有上级科目存在才能增加下级科目,否则系统会提示上级科目不存在。在已发生业务的会计科目下,再增加一个子科目,系统会自动地将父级科目的全部内容转移到新增的子科目上来,您可以再增加一个新的科目处理相关业务,该项操作不可逆。(二) 修改会计科目如果要修改某一会计科目,则先选中该会计科目,然后在菜单上选择编辑科目属性,或右键选择科目属性,或双击该会计科目,弹出会计科目修改界面,输入科目修改内容即可。如要对科目进行预算设置,则单击窗口上的【科目预算】。弹出界面如下: 科目预算主要用于帮助用户建立预算管理体制,通过设置科目预算值后,提供事前监控的手段,当在录入凭证时,设置的科目数据超过科目预算值或低于预算值时,系统将提供不检查、警告、禁止使用三种方式给用户进行处理。具体操作步骤如下:1.科目分币别进行预算设置如果需要对科目分币别进行预算设置,则在币别处选择相应的币别即可。2.科目分核算项目进行预算设置a. 如果需要对科目分核算项目进行预算设置,则应在界面上选中【核算项目】选项。此时核算项目选项下新出现【新增项目】、【删除项目】,而右上角出现一个小窗口。见上图。b. 然后单击【新增项目】,则右上角的窗口新增了一行。c. 双击该行,弹出一个分录项目信息窗口: 在项目代码处录入核算项目代码,或单击 F7 选择一个核算项目a) 单击【保存】,退出分录项目信息窗口对科目 分核算项目,前提是该科目已经设置了核算项目核算。否则【核算 项目】选项为灰色。3.在表中输入相关信息字段 解释上年实际 系统自动取出上年实际发生额上年最高预算 系统自动取出上年最高预算数上年最低预算 系统自动取出上年最低预算数本年实际 系统自动取出本年实际数本年最高预算 可录入本年最高预算数,同时提供自动编制预算功能本年最低预算 可录入本年最低预算数,同时提供自动编制预算功能。4.自动编制预算4.1 单击【自动编制预算】 ,弹出自动编制预算窗口4.2 在窗口内选择编制预算的基础:上年实际数或上年预算数4.3 输入比例数4.4 单击【确定】4.5 单击【保存】 ,对所做的修改进行保存(三) 删除会计科目如果要删除某一会计科目,则先选中该会计科目,然后在菜单上选择编辑删除科目,或右键选择删除科目。 (四) 浏览会计科目在会计科目设置窗口,选择要浏览的会计科目所属的科目类别,利用光标移动键或滚动条,可浏览会计科目表。系统将会计科目分为“资产” 、 “负债” 、 “权益” 、 “成本”和“损益”五大类,单击科目浏览框顶部的【科目类别项目】 ,可分类浏览各类别的会计科目。要浏览某会计科目的设置属性或其属下的明细科目,双击鼠标左键;若该科目下设置了下一级科目,则该科目处之前显示展开符号“+” ,否则显示折叠符号“-” ,表示已经是最明细科目。如要查看下一级科目,只需单击展开符号“+”即可。(五) 会计科目管理会计科目管理为会计科目提供了一个方便的管理窗口。选中一会计科目,然后在菜单上选择编辑 科目管理,或右键选择科目管理,弹出会计科目管理窗口。在该窗口内,可以进行会计科目的查找、新增(连续新增) 、修改、删除、复制、预算管理。具体说明如下:1.查找在会计科目管理窗口上,单击【查找】 ,弹出查找对话框,在“科目代码”栏输入科目代码,单击【确定】 ,如果找到该科目,光标会停留在该科目上。支持模糊查找功能。2.新增、修改、删除具体操作参见本标题(一) 、 (二) 、 (三)的内容。3.复制可对科目名称及相关属性按科目级次进行全面复制,其主要目的是针对于明细科目名称、属性相同,上级科目不同,为提高科目的编辑速度和方便性而设计的,复制的科目级数可根据用户的需要而定。具体步骤如下:3.1 将光标停留在要复制的会计科目上,然后在会计科目管理窗口上,单击【复制】 ,弹出复制对话框,3.2 在对话框内的源科目代码自动带出要复制的会计科目(也可手工改为其他科目) ,然后在目标科目代码框里输入目标科目代码。3.3 单击【确定】 ,系统自动生成一个与源科目属性相同的新会计科目,新会计科目代码即是在目标科目代码里输入的代码。3.4 如果源科目有下级明细科目,就在复制最大级别框中输入需要复制的最大级别数,那么下级明细科目也会自动被复制。4.预算具体操作参见本标题(二)的内容。 (六) 禁用科目如果要禁用某一会计科目,则先选中该会计科目,然后在菜单上选择编辑禁用科目,或右键选择禁用科目,禁用后该科目在浏览界面看不到,其他系统也不能使用该科目。(七) 管理科目禁用如果要对一个已经禁用的会计科目恢复使用,则在菜单上选择编辑管理科目禁用,或右键选择管理科目禁用,在弹出的管理科目禁用窗口选中该会计科目,单击【取消禁用】可以。(八) 属性管理在菜单上选择编辑相关属性,或右键选择相关属性,在弹出的基础资料属性窗口中可以查看该科目创建、修改、使用或禁用情况的有关资料。(九) 科目引出选择要引出的科目类别,然后在菜单上选择文件引出,在弹出的引出窗口选择一个引出文件类型,最后单击【确定】 。引出成功后,系统会给出提示。引出的内容与在窗口中显示的内容有关。如果窗口内显示的是所有会计科目,则引出的是所有会计科目。如果窗口内显示的是某一类别的会计科目,则引出的内容也只限于这个类别的会计科目。(十) 预览、打印设置并准备好打印机后,在菜单上选择文件打印预览或打印,即可打印预览或打印会计科目表。系统还提供了选择会计科目范围打印输出,以及设置会计科目打印输出页面等项功能。二、币别(一) 新增币别在基础资料窗口内,选择币别类型,此时菜单内容相应改为对币别的操作。选择编辑新增币别,进入币别新增窗口,在窗口内输入币别信息。字段 解释币别代码 表示货币币别的代码,本系统使用 3 个字符表示。建议使用一般惯例编码,如:RMB 、HKD、USD。提醒:在输入货币代码时尽量不要使用“$”符号,因为该符号在自定义报表中已有特殊含义,如果使用该符号,那么在自定义报表中定义取数公式时可能会遇到麻烦。币别名称 表示货币的名称,本系统允许最多使用 10 个字符(即 5 个汉字) 。如人民币、港币、美元等等。记账汇率 在经济业务发生时的记账汇率,期末调整汇兑损益时,系统自动按对应期间的记账汇率折算,并调整汇兑损益额度。折算方式 本系统可选择折算方法有直接汇率法和间接汇率法两种汇率折算公式,用户可根据实际情况选择其中一种。系统默认为直接汇率法。金额小数位数指定币别的精确的小数位数,范围为:04固定/浮动汇率指定币别是固定汇率还是浮动汇率,用户可根据实际情况选择其中一种。系统默认为固定汇率。输入完毕后,单击【保存】 ,保存新增币别的资料,返回币别设置窗口。(二) 修改币别如果要修改某一币别,则先选中该币别,然后在菜单上选择编辑币别属性,或右键选择币别属性,或双击该币别,弹出币别修改界面,输入币别的修改内容即可。(三) 删除币别如果要删除某一币别,则先选中该币别,然后在菜单上选择编辑删除币别,或右键选择删除币别。(四) 浏览币别在基础资料窗口,单击【币别】 ,可以浏览所有币别,如果币别较多,可以使用光标移动键或滚动条浏览所有币别。(五) 币别管理币别管理为币别提供了一个方便的管理窗口。选中一币别,然后在菜单上选择编辑币别管理 ,或右键选择币别管理,弹出币别管理窗口。在该窗口内,可以进行币别的新增(连续新增) 、修改、删除、刷新管理。具体操作参见本节(一) (二) 、 (三)的内容。(六) 禁用币别如果要禁用某一币别,则先选中该币别,然后在菜单上选择编辑禁用币别,或右键选择禁用币别,禁用后该币别在浏览界面看不到,其他系统也不能使用该科目。(七) 管理币别禁用如果要对一个已经禁用的币别恢复使用,则在菜单上选择编辑管理币别禁用,或右键选择管理币别禁用,在弹出的管理科目禁用窗口选中该币别,单击【取消禁用】即可。(八) 属性管理菜单上选择编辑相关属性,或右键选择相关属性,在弹出的币别属性窗口中可以查看该币别创建、修改、使用或禁用情况的有关资料。(九) 引出在基础资料窗口选择币别 ,然后在菜单上选择文件引出,在弹出的引出窗口选择一个引出文件类型,最后单击【确定】 。引出成功后,系统会给出引出成功的提示。(十) 预览、打印设置并准备好打印机后,在菜单上选择文件打印预览或打印,即可预览或打印币别表。三、凭证字凭证字是账套中的一个基本信息,每个账套中至少应有一个凭证字,否则无法进行凭证的录入。凭证字的类型在凭证字窗口中设置,按【新增】 ,系统弹出新增凭证字的增加的窗口,进行凭证字的设置,具体所需设置的内容如下:(一) 凭证字需要在右边的编缉框中手工录入具体凭证字内容,如记、现等字样。在凭证字的设置中,只有凭证字的名称是必须录入的,其他的一些条件的设置(下面具体所描述的内容)都可以不进行设置。(二) 凭证字的科目范围设置在凭证字中可以设置各种科目范围,科目可以是连续的科目:如 101-109,也可以是不连续的科目,表示为 101,109 通过逗号分开,在进行科目设置时,可以做以下的各种科目范围的设置,在录入凭证时,如果选择了该凭证字,保存凭证时,会根据凭证字中所做的各种设置条件进行会计科目的判断,如果不满足凭证字中所设置的各种条件,凭证无法保存。具体科目范围设置的条件如下:在以上设置了各种条件,可以对凭证做分类,保存凭证时做检查。当然如果不设置以上所说的各种条件,表示对凭证字下的科目不做限制,所有科目都可以。(三) 凭证字修改如果要修改某一个凭证字,用鼠标选定该凭证字,双击鼠标左键或是按工具条中的【属性】,系统即可弹出凭证字修改的窗口,您可以对该凭证字进行修改。如果该凭证字下已经发生了会计业务,系统将提示您该凭证字不可以修改。(四) 凭证字删除如果要删除某一凭证字,选定该凭证字,单击工具条中的【删除】 ,删除该凭证字。如果该凭证字已经发生了业务,系统将提示您该凭证字不可以删除。四、计量单位在系统资料维护中,提供数量金额辅助核算。在凭证录入时,可以分录中同时录入相应的数量和单价,在记录凭证的信息时,同时记录数量价格,相应的系统提供了数量金额总账和数量金额明细账进行数量和单价的查询。如果需要在总账中查询到数量单价信息,必须将科目设置数量金额核算(在科目设置中进行设置) 。在计量单位的设置中分为计量单位组的设置和计量单位的设置,每个计量单位组中可以设置若干个计量单位,设置计量单位组的目的是将计量单位进行一个分组,如可以设置重量的计量单位,长度计量单位组等各种不同的计量单位组。(一) 记量单位组设置在计量单位的操作窗口中,单击【新增】 ,系统弹出新增计量单位组 的操作界面,在右边的编缉框中,手工录入计量单位组的名称后,单击【确定】 ,增加计算单位组。 (二) 计量单位设置在计量单位组中有不同的计量单位,在一个计量单位组中可增加不同的计量单位,单击某一个计量单位组,进入计量单位的操作。将鼠标单击具体的计量单位的界面(界面的右边部分,如果一个具体的计量单位都没有,也需要点一下,否则单击【新增】是进行计量单位组的新增),单击工具条中的【新增】 ,进入计量单位- 新增的操作窗口,在此进行计量单位的新增,需要录入的项目有:如果要修改某一个计量单位,用鼠标选定,双击鼠标左键或是按工具条中的【属性】 ,系统即可弹出计量单位修改的窗口,您可以对该计量单位进行修改。如果该计量单位下已经发生了会计业务,系统将提示您计量单位不可以修改。如果要删除某一计量单位,选定计量单位,按工具条中的【删除】 ,删除该计量单位。如果该计量单位已经发生了业务,系统将提示您该计量单位不可以删除。专家指点:在计量单位或某一计量单位处, 单击鼠标右键, 进入计量单位组管理,可以新增、修改、删除计量单位组,单击计量单位可切换到当前计量单位组的计量单位管理。 在某一计量单位处,单击鼠标右键, 进入计量单位的管理, 可以对当前的计量单位进行新增、修改和删除,并且可对计量单位之间的换算系数进行调整。(三) 禁用计量单位或诸单位组禁用计量单位组、计量单位,同“禁用科目”操作一样,不再重复。(四) 管理禁用计量单位组或是禁用计量单位管理禁用计量单位组、禁用计量单位, 同“管理禁用科目” 。五、结算方式结算方式是对于银行存款类科目而言设置的辅助信息,系统提供了核算所需要的各种银行结算方式(系统预设了一些基本的结算方式,如现金等)的维护,您可以新增、修改、删除结算方式,其操作同计量单位维护。六、核算项目维护核算项目的维护时,可以进行核算项目类别和核算项目具体项目的设置。系统可对某一科目进行延伸核算,以处理从属于该科目某一方面独立的财务资料,每一科目最多可处理 1024 种核算项目,每一独立的核算可以归纳成一个核算类别,每一核算类别之下可以设置许多核算项目。如往来客户核算类别下可以设置许多客户。(一) 核算项目类别设置基础资料已经预设了一些基本的核算类别:客户、部门、职员、物料、仓库、供应商、现金流量项目等类别。用户不能对预设类别进行删除操作,但可以根据您自己的需要增设新核算项目类别,也可以在预设的类别下增加具体明细项目。1.增加核算类别基本设置在系统资料维护的窗口中,选择核算项目栏目,单击【新增】 ,进入核算项目类别的设置操作窗口,根据需要增加核算类别,可以在此处输入类别、类别。如果对核算项目类别不需要做别的辅助属性的设置,则只需录入代码和名称就完成了一个最简单的核算项目类别的增加。2.核算项目类别自定义属性值的设置在核算项目类别中可以设置一些自定义的属性,如核算项目类别职员中,可以设置家庭地址、部门等辅助信息。核算项目类别中设置了自定义属性后,在该 类别下的每一个核算项目中,都可以录入所设置的自定义属性的属性值,如前面所述的职员中的部门,每个职员都可以录入(或指定)具体的部门数据。在核算项目类别_新增或是核算项目类别_修改 界面中,在中,单击【新增】 ,进入 自定义属性-新增 的窗体中,进行自定义属性的操作,具体需要设置的项目如下:3.自定义属性中 设置的意义和使用方法核算项目类别自定义属性的设置具有重要意义,对于一些重复性的属性值可以在核算项目中方便的进行设置。如在职员类别下增加了一个自定义属性为,相关属性中选择这个属性(在辅助资料中进行设置岗位这个辅助资料的类别和该类别下的具体内容如在岗位中设了以下一些: 、,等,设置方法在后面辅助资料设置时有详细介绍) ,则在具体的每个职员设置时,会出现这个项目的编缉框,在列表来选择具体的岗位值,在、 、这三项目中直接选择。如果在核算项目类别设置时新增的自定义属性是属于一种固定的数据,职员的部门信息,最好应在相关属性选择某一个相关的属性项目,这样在核算项目设置时,对于这个项目可以通过列表框来进行选择,不用一个个的去录入;如果自定义的属性是属于一种个性化的信息,对于每个核算项目而言,都应是不同的,则此时再在自定义属性中设置相关的属性值设置以无任何意义,所以此时相关属性应选择,如职员属性中的家庭地址、电子邮件地址等这种每个职员信息都不同的属性。4.修改类别在类别浏览窗口中选中要修改的类别,双击鼠标左键进入修改状态。修改窗口与新增窗口类似,进行修改即可。5.删除类别在类别浏览窗口中选中要删除的类别,单击【删除】即可删除选中的核算类别。6.禁用核算项目类别同“禁用科目” ,不再赘述。7.管理禁用核算项目类别同“管理科目禁用” ,不再赘述。(二) 核算项目设置每个核算项目类别下设了若干个核算项目,您可以增加、删除核算项目。 1.增加核算项目如果想增加核算项目,单击【新增】可以进行核算项目的增加。2.核算项目的分级设置在设置核算项目代码的时候,可以象设置会计科目一样设置父项目代码和子项目代码,父子项目代码之间采用小数点来分隔,这样可方便以后的财务信息统计和查询,汇总父项目数据的时候, 系统会自动将属于该父项目的子项目的所有数据汇总在一起。核算项目分级的作用在于可以对核算项目定义级次关系,如客户中,选按地区对客户进行分级,在每个地区下再设置明细的核算项目,001 表示华东区,001.001 表示华东区中某客户。使其核算项目的核算更加清晰方便。具体是否需要分级应视核算的需要而定,如对职员这个类别,则再分级没有太大的意义。是否进行核算项目分级和分几级,需要同业务核算联系起来考虑,最好的设置是用最少的核算类别、最少的级次获得最多的信息。3.修改核算项目在核算项目设置窗口中,双击要修改的核算项目或选中要修改的核算项目单击【属性】进入修改状态。4.删除核算项目在核算项目设置窗口选中要删除的核算项目,单击【删除】 ,系统会提示是否删除已选中的核算项目。若确定删除选择是 ,否则选择否 ,之后,系统返回设置窗口。已发生业务的核算项目, 系统提示不允许修改和删除。七、辅助资料总账系统中与其它系统共享基础资料,故在总账系统的基础资料维护中可以对业务系统的一些辅助资料如采购费用种类、运输方式进行维护。系统参数 系统 总账 现金管理在系统维护窗口单击系统参数,进入系统参数设置。在系统参数中有三个标签页,分别是系统、总账和现金管理,显示建立账套时设置的系统参数、会计期间以及进行账套操作时的相关选项等,下面对这些内容作具体说明:一、系统在系统参数 中的 系统页中,有公司名称、地址、电话这些内容的显示, 在中间层中新建账套时,必须录入这一项,地址和电话是非必录项。在系统维护中可以对公司名称、地址、电话的内容进行修改。公司名称在系统的状态栏中会显示出来。二、总账总账会计期间、本位币的设置是在建账套时设置的,在系统参数 的窗体中只是对会计期间、本位币的一个显示,不能进行修改。单击,具体可以查看到的信息如下:(略)三、现金管理在现金管理 中,提供了现金管理系统的各种控制的参数,各个参数的具体含义如下:(略)用户管理 新建用户 用户授权用户管理是对账套使用者的管理,包括新增用户,删除用户,用户授权。一般情况下是在账套管理部分进行的,如果给特定的用户授予了管理员的权限, 以该用户登录后,也可以在客户端进行用户管理。一、新建用户单击工具条中的用户或单击鼠标右键,选择新建用户,进入新建用户的操作。新增用户时,除了用户姓名之外,还必须确定用户登录的身份认证方式。:NT 安全认证和密码认证。当选择 NT 安全认证时,需要填写相应的 NT 的域用户账号,如: Testzjk 、KingdeeYkk 等。但必须注意的是:当主域服务器重新安装后,需要重新认证一遍域用户。密码认证,采用传统的用户认证方式,靠用户密码识别用户的合法性。二、用户授权选定某一具体用户, 如张林,单击工具条中的“权限”或单击鼠标右键,选择“权限” 。用户授权主要提供了两种授权方式,即快速授权和详细授权。快速授权分为对大系统的的查询权和管理权。其中,查询权使用户具有基本的使用权限,管理权表明其具有修改数据、删除数据的权利。您可以全选或选中一部分, 单击授权即可。详细授权是根据功能进行授权,单击授权界面的“高级”选项, 系统弹出具体的系统功能列表, 您可以对每一具体的业务功能的增加、删除、修改、查询等进行授权。选择其中的功能操作, 如“查询本组凭证” , 单击“授权”即可除此之外, 用户授权还提供了按业务关系的数据授权,单击授权窗口中的“数据授权” 。您可以对用户使用某一科目(含最明细科目) 、币别、凭证字、客户、部门、供应商等具体明细资料进行授权,只有获得相应的权限后, 用户才可以进行操作。上机日志 过滤 上机日志的查询、浏览 上机日志的打印、预览为了保证账套数据的安全,监控软件的使用过程。系统提供了上机日志功能,用于记录什么时间,哪个用户,进行了何种操作,以及操作的结果,以便于留下操作查找线索。上机日志系统设定为 5,000 条记录,超出 5,000 条记录,系统即按照先进先出的方式删除上机日志记录,保留最新的 5,000 条记录。上机日志记录可进行查看、引出、打印等项处理。一、过滤单击上机日志,进入上机日志的操作。您可以选择查看某一用户或全部用户的上机日志;可以查询某一日期范围内的上机日志;可以按执行的操作内容查询即具体的系统如总账系统查询;也可以按操作的结果或状态来进行查询。选择完上机日志查询条件后,单击【确认】 ,系统即按照所设定的条件,显示上机日志。二、上机日志的查询、浏览、引出设置完上机日志的过滤条件之后,按【确定】 ,系统弹出上机日志,您可以看到各个时段的系统执行的操作情况。利用滚动条和鼠标可以浏览上机日志。需要说明的是,系统的上机日志记录了用户对某一项目的具体操作,如删除 113 科目,修改某张凭证等, 您可以将数据引出作进一步分析。三、上机日志的打印、预览选择文件菜单中的打印预览选项或单击工具条中的【打印】 、 【预览】 ,预览上机日志。选择文件菜单中的打印选项或是单击工具条中的【打印】 ,打印上机日志。 初始数据录入目标 对现金、银行科目及初始数据进行定义 启用现金管理系统关于初始数据录入初始设置模块处理启用本系统的初始数据录入,包括单位的现金科目、银行存款科目的期初余额、累计发生额的引入和录入,银行未达账、企业未达账初始数据的录入,余额调节表的平衡检查、综合币的定义等内容。在登录现金管理系统后,在现金管理主界面中单击工具的【初始数据录入】 ,系统进入初始化窗口。初始数据录入主要有以下功能点: 科目维护 未达账 结束初始化科目维护 从总账中引入科目 从总账中引入余额 新增综合币科目 维护综合币科目 启用科目 禁用科目 删除科目一、从总账中引入科目由于现金管理没有自己的一套科目,所以必须从总账中引入现金、银行科目。单击编辑的从总账引入科目或工具栏【引入】 ,系统将从总账系统中导入设置好的科目。此时还需给引入的银行科目添上相应的“银行账号” , “银行名称”自动取银行存款科目的名称,也可由用户自定义。注意:设置所有币别的科目自动分币别引入多个账户。专家指点:从总账引入的科目属性必须是“科目设置”中的现金科目或银行科目,否则科目将不被引入,并且,只引入总账中的明细科目。二、从总账中引入余额单击编辑的从总账引入余额或工具栏【余额】 ,系统将从总账中导入有关科目余额。分别在银行存款日记账期初余额、银行对账单期初余额相应的位置中显示。三、新增综合币科目综合币科目是多个科目的合并、是用来对包括的多个科目和银行账户进行银行对账的手段。您可以选择多币别或多银行科目合并成本位币日记账,进行综合币科目的银行对账,产生综合币余额调节表。是否使用综合币科目由用户根据自己的业务决定。单击编辑的新增综合币科目,输入科目代码、科目名称,在选择栏目中单击要选择的科目代码项。新增综合币科目要求必须选择两个以上的科目代码项进行操作。专家指点:新增综合币科目后,结束新增科目初始化时必须做余额的引入。 四、维护综合币科目可以修改综合币科目的代码和名称。单击编辑的维护综合币科目,对综合币科目代码和科目名称进行修改。如果想修改综合币包括的科目代码,则需要通过删除综合币科目,重新增加来定义综合币科目。五、启用科目结束初始化后,系统会把所有引入的科目默认为启用状态。如果暂时不需要使用,可以对其进行禁用即可。也可启用已被禁用的科目。将光标放置于已被禁用的科目上,单击【启用】即可。六、禁用科目对启用的科目进行暂时的禁用。将光标放置于已启用的科目上,单击【禁用】即可。七、删除科目对不需要且没使用过的科目可以删除。将光标放置于想删除的科目上,单击【删除】即可。启用科目和禁用科目均要该科目结束初始化之后才可进行操作,删除科目则不受此限制。删除科目仅限于现金管理系统中没有业务发生的科目,已有业务发生的科目不允许删除,只能禁用。 专家指点:删除科目仅限于现金管理系统中没有使用的科目,就是说此科目在删除的本期,前期、后期会计期间均没有使用过。 未达账 企业未达账 银行未达账 余额调节表 平衡检查所谓未达账项,就是结算凭证在企业与银行之间(包括收付双方的企业及双方的开户银行)流转时,一方已经收到结算凭证作了银行存款的收入或支出账务处理,而另一方尚未收到结算凭证尚未入账的账项。归纳起来,未达账项有四种类型:第一种是银行已收,企业未收;第二种是银行已付,企业未付;第三种是企业已收,银行未收;第四种是企业已付,银行未付。存在未达账的情况下,企业单位银行存款日记账的余额和银行对账单的余额往往是不相等的。分别站在企业和银行的立场,将未达账项分别对银行存款日记账的余额和银行对账单的余额进行调整。具体调整方法如下:银行存款日记账的余额银行已收,企业未收的金额银行已付,企业已付的金额=调整后(企业账面)余额;银行对账单的余额企业已收,企业未收的金额企业已付,银行未付的金额=调整后(银行对账单)余额。调整后两者的余额相等,表明企业银行存款账实相符。初始数据录入的【企业未达】 、 【银行未达】和【余额表】所反映的就是以上业务的内容。【平衡检查】是检查所有的银行存款科目的余额调节表是否都平衡,否则就给予相应的提示。新增未达账时,单击 F7 键,系统自动调用总账的摘要库;结算号可以单独录入,但如果录入结算方式时,必录结算号;借贷方金额只允许录入一方。结束初始化 结束初始化 反初始化 结束新科目初始化一、结束初始化科目维护完成,所有的银行存款科目的余额调节表都平衡后,可以结束初始化,初始化账套的启用时间和引入的总账科目及其余额的时间应一致。二、反初始化结束初始化后,若发现初始化数据错误,在启用当期可用编辑的反初始化回到初始化状态,修改初始数据。三、结束新科目初始化结束初始化后,如果引入新的科目或增加新的综合币科目,则需要结束新科目初始化。只有系统管理员组的成员才能进行反初始化操作。总账数据目标 明确复核记账的设置和登账过程 掌握从总账引入日记账的设置和操作 熟悉现金系统与总账对账的参数、原理及操作,并能对未核对的记录进行查找、分析原因、解决差异。关于总账数据总账数据模块处理的是现金管理系统与总账系统的数据关系,并与总账系统的数据进行对比。总账数据主要有以下功能点: 复核记账 引入日记账 与总账对账复核记账 复核记账的登账设置 复核记账的查询 页面设置 复核记账的预览、打印 引出进入现金管理系统后,单击【总账数据】 ,进入总账数据管理模块,在该模块中单击【复核记账】进入该处理过程。复核记账实际上就是出纳人员对总账的现金和银行存款凭证进行复核登账的过程。在这里,您可以通过复核凭证的方式登记现金或银行存款日记账的操作。一、登账设置单击文件选择登账设置,系统出现登账设置的选项。登账方式说明:如果选择按现金科目或银行科目登账,系统会根据凭证中的现金、银行科目的第一个对应科目登记日记账;如果选择按对方