ERP财务管理流程分析
ERP 中销售流程及财务管理应用案例之流程图部分下面开始我们的 ERP 案例学习,这是我在去年实施的一家生物制药公司,公司新成立,下面的一些流程图和分析文字是我制作的,财务的朋友也可以根据业务流程图对你们的企业内部控制情况做个分析。更多的优秀案例在我站点中。下面的这一小段主要是谈谈:ERP 中销售流程及财务管理应用流程。ERP 财务部门工作流程编号:PR-GL-023业务编号 GL-001 业务名称 财务部门工作流程业务流程简述 各制单岗位依据取得的审核无误的原始凭证在系统中制单,然后将机制凭证与手工凭证粘贴,送交审核岗,记账岗接受审核无误的凭证在系统中进行成批审核并记账,生成相关账表。流程适用范围 在总账中处理的业务流程财务相关岗位制单 审核、记账 报表 领导或税务局具体工作流程审核或成批审核出纳签字记账填制凭证手工审核机制凭证打印并粘贴成机制凭证自动转账其他系统结账结账打开报表重算表页生成报表收集审核无误的原原始凭证上报相关报表具体描述1.财务部各制单岗位 根据收集的原始凭证,按照业务特点有的直接在【总账】模块中制单,有的在各功能模块根据已录入的审核无误的业务单据直接生成凭证。某些凭证可进行自定义结转凭证,如计算本月应交税金,但相关科目必须先记账。2. 将录入到系统的凭证,打印并与原始单据粘贴转交 审核岗位 。3. 审核岗位 对 制单岗位 传递来的凭证进行审核。并在【总账】模块中执行成批审核。4. 出纳 根据 制单岗位 传递来的凭证进行出纳签字。并在【总账】模块执行成批出纳签字。5. 记账岗位 根据 审核岗位 转过来的凭证在系统中执行记账。6. 系统记账完毕之后,各岗位在【UFO】模块中生成各自报表。7. 财务主管 确认本月业务均得到处理之后,并确认其他系统结账后,将【总账】模块执行结账。注意:1. 上述流程均可逆向操作。1、 可以查询包含未记账凭证的查询账簿。业务编号 SA-002 业务名称 普通销售业务流程适用范围 无论赊销、现销,当月完成发货后(含多次发货)当月结算完毕(含多次结算)的销售业务岗位 系统操作 权限销售部 销售管理模块中录入销售订单、销售开票申请(办事处) 录入、审核、复核配运部 销售管理模块中录入发货单(确认批号批次) 增加、审核库管 库存管理模块中生成销售出库单并审核确认 增加、审核材料成本会计 存货核算模块中记账、制单 记账、制单相关岗位及权限应收往来会计 应收账款模块中结转收入、应收往来核算 审核、核销、制单相关部门或岗位客户 销售部 配运部 库管 材料成本会计/往来会计具体工作流程流程描述1、 销售部 与客户签订销售合同, 销售部相关人员 依据签审完毕的手工的销售合同审批单在【销售管理】模块录入销售订单并审核。2、 配运部 根据库存现有情况,在【销售管理】模块根据销售订单生成销售提货单,并注明提货的批次(见表:PR-SA-03 ) ;3、 财务销售会计 根据销售办事处上报的开票申请单和客户开票需求,查询销售提货单审核状态,对已审核的销售提货单在【销售管理】模块中根据销售提货单生成销售开票通知单(专用发票或普通发票) (见表:PR-SA-04),进行复核处理;4、 财务往来会计 在【应收账款】模块中对销售开票通知单进行审核处理,形成应收账款往来;5、 配运部 根据【销售管理】模块中审核后的销售提货单传递给 配送人员 ,配运人员同库管员一同到仓库办理实物出库填制销售出库单, 库房记账人员 根据将销售出库单(见表:PR-SA-05) (一式三联,库房保管人员、库房留存、材料成本会计)进行打印留存,在【库存管理】模块对销售出库单进行审核, 材料成本会计 在【存货核算】模块对销售出库单对应发票进行单据记账,系统自动结转销售出库成本, 材料成本会计 进行制单生成销售成本结转凭证。合同签定,相关项目及存货目录已增加完毕。参照销售订单生成提货通知单生成销售发票应收账款收货填写销售订单参照发货单生在销售出库单审核销售订单结转销售成本现结复核催收货款收款单制单审核出库操作要点:2、 销售发货情况:产品发货:由 销售部 与客户签定合同,并审查该客户有无资格发货,如有,则将合同执行表移交到 配运部 ,配运部长 审核批准交 运务主管 根据客户的要货情况积极备货,确定发货批次批号在【销售管理】模块中根据销售部传来的合同执行表由销售订单拷贝生成提货单,提货单一式五联,第一联产品配运部主管留存;第二联计划财务部存确认提货;第三联库管员存作配运部提货依据;第四联省级办事处存;第五联客户单位签章后返回计划财务部存;第六联客户单位存。 配运部长 依据经各部门签字确认后在提货单,在【销售管理】模块中对销售提货单进行审核。3、 在填制提货单时,需要在销售提货单 的表休录入时录入药品批号。重点提示:销售部不进行发票管理和收款结算,所有的发票无论是否收款,都由财务部门直接在【销售管理】模 1块内进行复核处理,系统将自动转入应收管理模块(挂应收账款) ,由财务部根据收款情况在应收账款模块依据财务收款流程进行结算处理。对于客户不要发票的销售业务,财务部也需要在【销售管理】模块中做开票处理 2ERP 普通销售业务财务核算处理:业务流程 系统操作 财务核算处理 同步流转单据 销售发货 销售发票复核 借:主营业务成本 发票 贷:库存商品(1)赊销:销售开票 销售发票进行复核 借:应收账款-客户 发票应收账款进行审核 贷:主营业务收入-二级科目应交税金-应交增值税- 销项(2)现结:销售发票 销售发票复核并现结处理 借:现金(银行存款) 发票应收账款进行审核 贷:主营业务收入-二级科目 应交税金-应交增值税-销项ERP 分期收款销售业务:编号:PR-SA-003业务编号 SA-003 业务名称 分期收款销售业务业务流程简述 分期收款销售业务管理流程适用范围 对于当月产品发出或跨月多次发出后,本月不能全部结算,需要跨月分期进行开票、结转收入成本岗位 系统操作 权限销售部 销售订单录入、开票申请通知(省级办事处) 录入、审核、复核配运部 发货单录入 增加、审核库房、配运部 生成销售出库并审核确认 录入、审核财务成本核算 记账、制单 结转销售成本相关岗位及权限财务往来 计收入账,进行收款 结转收入、收款相关部门或岗位客户 销售部 配运部 库管 财务具体工作流程合同签定,相关项目及存货目录已增加完毕。参照销售订单生成提货单开票申请列收入账、开票、收款结算收货填写销售订单销售出库单审核销售订单审核销售出库单发出商品账结转销售成本描述1、 销售部 与客户签订销售合同, 销售部 依据签审完毕的销售合同审批单在【销售管理】模块录入销售订单并审核;销售发货和销售开票流程同普通销售业务的流程。2、 财务材料成本会计 在【存货核算】模块对分期收款销售发货单进行记账,将发出的商品核算成本库存商品转到发出商品进行管理。3、 客户根据约定的付款条件进行分期付款。 财务销售会计 根据实际的收到款项比例,在【销售管理】模块分次开具销售发票并进行复核处理,通知 财务往来会计 进行审核。4、 财务往来会计 根据 财务销售会计 复核后的销售发票,在【应收账款】模块中对销售发票进行审核处理,形成销售收入;在【应收账款】模块填制收款单,进行收款核账,生成冲销往来账款业务。5、 财务材料成本会计 在【存货核算】模块根据 财务销售会计 开具的分期收款销售发票结转对应的销售成本。ERP 操作要点:重点提示:分期收款业务下销售订单的业务类型必须选择为“分期收款” 1对于一次开票,分期收款的业务不适用本范围,而应当采用普通销售流程。 2分期收款业务下销售开票,必须参照销售发货通知单生成,不允许手工或参照销售订单生成。 3ERP 分期收款销售业务财务核算处理:业务流程 系统操作 财务核算处理 同步流转单销售发货 分期收款发货单在存货核算模块进行 借:发出商品 分期收款发货单记账,将库存商品转到发出商品账。 贷:库存商品销售开票 销售发票进行复核, 借:应收账款-客户 分期收款开票通知单应收账款进行审核。 贷:主营业务收入-二级科目应交税金-应交增值税-销项结转成本 在存货核算管理系统根据分期收 借:主营业务成本-二级科目款发票进行记账 贷:发出商品ERP 销售退货业务:编号:PR-SA-05业务编号 SA-005 业务名称 销售退货业务业务流程简述 销售退货业务处理流程适用范围 销售退货业务处理流程岗位 系统操作 权限销售办事处销售部退货申请审查退货申请手工管理退货申请配运部 退货单退入审核 增加、审核质检部 检验退回的货物 无需计算机操作库房 生成销售出库单(红字) 生成、审核财务成本核算 记账、制单 结转退货成本相关岗位及权限财务往来 进行冲款 往来核销相关部门或岗位销售部 配运部 质检、配运部 库 房 财务具体操作流程销售退货红字销售出库审核红字销售发票货退货成本冲销收入退货申请(审查)描述1、 退货业务需要严格的审批程序, 销售办事处 提出退货申请, 销售部 根据退货申请执行审核,只有审核通过方可响应对方退货要求。 配运部 在【销售管理】模块参照原销售订单或发货通知单生成销售退货单(见表 PR-SA-06,一式五联,经配运、财务、库房) ,审批完成后,货物退回公司后入待检库, 库管人员 在【库存管理】根据销售退货单生成销售出库单(红字) ,由 库管 对销售退货单进行审核处理。 质检部 检查货物质量并出具处理意见。2、 如果是已开发票的退货, 财务销售会计 在【销售管理】模块根据销售退货单开具红字开票通知,进行复核处理。3、 财务往来会计 在【应收账款】模块冲销客户欠款或付款; 材料成本会计 在【存货核算】模块核算退货成本。ERP 操作要点:1.未开票前退货:填制退货单, 【销售管理】-【 业务】- 【发货】-【销售退货单】销售退货单参照销售发货单生成,参照发货单生成的退货单自动冲减发货单的未开票数量。开票时参照发货单即可,开票数量为冲减后的数量。2、 开票后退货处理:填制退货单, 【销售管理】-【 业务】- 【发货】-【销售退货单】填制红字发票, 【销售管理】-【业务】- 【开票】-【红字销售普通发票】参照原有合同录入退货单,根据退货单开具红字销售发票,冲原有应收账款。对冲应收账款, 【应收账款】-【业务】- 【日常处理】-【转账】-【红票对冲】财务往来会计在应收账款进行红蓝票对冲,自动对冲开票后的退货。3、 退货退票退款处理:开票后的退货,参照原有合同进行退货单录入,根据退货单开具红字销售发票。退款时,可以对红字销售普通发票进行现结处理,也可在应收账款中进行付款处理。4、 返利与换票业务退补业务:只是涉及销售金额的调整,没有销售产品的出入库管理,即在添加销售开票通知单时在表体“退补标志”选择“退补”处理。标记为“退补”标志的发货、发票记录只会调整金额并不生成销售出库单。 对于返利的业务,可直接根据返利额开具红字发票并标记为“退补”。 对于需要换开的发票,可先开具与原票金额相反的发票将其冲销,并标记为“退补”;然后再开具内容正确的发票,并标记为“退补”。ERP 销售退货业务财务核算处理:业务流程 系统操作 财务核算处理 同步流转单据 销售退回 红字销售发票进行复核处理 借:应收账款-客户 红字开票通知单应收账款进行审核。 贷:主营业务收入应交税金-应交增值税-销项结转销售 在存货核算模块对红字 借:商品销售成本 退货单退货成本 销售发票进行记账 贷:库存商品ERP 财务核算-应收账款核算流程 业务流程 销售产品及劳务形成的应收账款挂账及核销业务相关岗位具体流程财务销售会计 财务往来会计 财务出纳 描述1、 财务部销售会计 根据客户要求在【销售管理】模块中开具发票,确认无误后在【销售管理】模块对发票进行复核。2、 财务往来会计 在【应收账款】模块检查 销售会计 传递来的发票,进行审核,生成应收凭证。借:应收账款贷:主营业务收入- 产品应交税金-应交增值税-销项税金3、 销售人员向客户催收货款,客户货款划到到公司后, 财务往来会计 在【应收账款】模块中录入收款单,进行核销客户应收账款,生成核销凭证。收款单进行制单: 核销制单:借:银行存款 借:预收账款贷:应收账款(预收账款) 贷:应收账款财务收纳员 打印收款单,业务员或客户进行签字确认,出纳出进行入账,登记现金日记账和银行日记账。 ERP 应付账款核算流程 开票复核发票审核核销客户交款应收制单形成应收录入收款单打印收款单制单生成凭证收款现结否编号:PR-AP-022业务编号 AP001 业务名称 应付账款形成(付款)管理流程适用范围 应付账款挂账、付款核销处理业务相关岗位财务材料会计 财务往来会计 财务出纳具体流程采购发票审核核销付款申请形成应付账款录入付款单打印付款单制单生成凭证付款现付否描述1、 财务材料会计 收到供应商开具的采购发票后录入到【采购管理】模块,如果对供应商本次开票付现款或付部分现款需要对采购发票做现付处理。2、 财务往来会计 根据【采购管理】模块传递来的采购发票,与手工收到的真实发票核对,确认无误后,在【应付账款】内对采购发票进行审核,生成相关凭证。现付:借:物资采购应交税金-应交增值税-进项贷:银行存款(现金)部分现付:借:物资采购应交税金-应交增值税-进项贷:银行存款(现金)应付账款赊购:借:物资采购应交税金-应交增值税-进项贷:应付账款3、 供应商催要账款时,经相关经理审批(参见手工合同审批流程) ,到财务处支取款项, 财务往来会计 在【应付账款】模块中录入付款单,进行核销客户应付账款,生成核销应付凭证。付款单凭证:借:应付账款(预付账款)贷:银行存款(现金)进行核销处理后,生成如下凭证:借:应付账款贷:预付账款 4、 打印收款单到出纳,出纳开支票或支付现金,登记现金日记账和银行日记账。 采购人员需注意,如果是新的供应商,系统中没有供应商档案的,需及时进行添加。对不在供应商档案之列的,将不予付款。中华第一财税网(www.tax.org.cn)荣誉出品