11内部会计控制的基本常识1
内部控制的基本常识一、什么是内部会计控制内部会计控制是指单位为了提高会计信息质量,保护资产的安全、完整,确保有关法律法规和规章制度的贯彻执行等而制定和实施的一系列控制方法、措施和程序。二、内部控制的必要性控制无处不在,人类社会发展史就是一部人类控制自然与社会的历史。由于生育政策的失控导致人口过多而减缓经济的发展;由于管理失控导致东南亚金融危机;由于生态失控带来环境污染;洪水侵害控制、病毒传染控制、宇宙飞船控制;汽车的控制:方向、速度和平稳。控制按管理学的解释:实现目标而纠正偏差或修订计划;维持现状或改变现状。案例一:郑州亚细亚集团的沉浮我国最早的股份制商业企业之一,1989 年 5 月开业,一年就跨入全国 50 家大型商场行列。大发展:连锁店-参股公司-遍布全国的仟村百货。亚细亚现象、亚细亚冲击波:在全国商场中第一个设立迎宾小姐、电梯小姐;第一个设立琴台;第一个创立自己的仪仗队;第一在中央电视台做广告(中原之行哪里去- 郑州亚细亚的广告词和亚细亚小姐甜美的微笑辐射全国,亚细亚成了河南最富魅力的地方。 )仅仅热闹了 9 年又 3 个月,1998 年 5 月郑亚商场就关门倒闭了!集团的资产负债率高达 168%。面对近百起经济诉讼,部分房产被拍卖,许多商场在 1997.1998 年被迫关门。亚细亚内部控制失效控制环境失败:经营者独断专行、董事会瘫痪、人员素质低、产权不清风险意识薄弱控制活动缺乏信息沟通不畅内部监督消亡案例二:邯郸钢铁总厂成本控制出效益1990 年由于基建压缩,钢材市场疲软,前 5 个月连续亏损,28 种产品有 26 种亏损。采取模拟市场核算,实行成本否决 的办法:从市场入手,以产品的最终售价倒推给各个分厂,同时按原燃材料市场采购价核算各分厂成本,拆掉企业与市场隔离的墙 ,全体职工都能按市场价格计算成本。把市场最终能否接受这个成本作为奖金发放的尺度。压力加上动力,牵一发而动全身。模拟市场核算,实行成本否决 的办法产生了巨大的经济效益,各年利润为:1990 年 100 万元1991 年 5,020 万元1992 年 14,900 万元1993 年 45,000 万元1994 年 78,000 万元1995 年 71,000 万元五年间平均每年递增 271%。邯钢经验的实质是抓住了成本 这个牛鼻子、成本否决这个关键、 提高效益这个中心,是坚持以财务管理为中心的具体体现。邯钢财会人员自始自终参加了模拟市场核算、实行成本否决 作法的设计、预测、分析、反馈、考核等工作,真正起到了参谋部的作用。围绕成本管理三个阶段(事前、事中、事后) ,抓好六个环节(事前的计划、预测、事中的控制,事后的核算、考核、分析) ,在成本指标的制定(讲究先进合理) 、分解(讲究科学)和考核(严格成本否决 )上,当好领导的参谋。否定内部牵制制度 的沉痛教训2000 年,贵阳市财政局出纳许杰侵吞公款 7,272 万元。2000 年,交通部财务司综合处副处长雷勋平挪用公款 8,000 万元。2001 年,重庆工商银行九龙坡支行会计陈新携款 4000 多万元潜逃。2002 年,发现中国国际航空公司财务处副科长杨宁在不到 3 年时间内侵吞公款 2429万元,挪用公款 200 万元。三、内部会计控制应当达到以下基本目标: (一)规范单位会计行为,保证会计资料真实、完整。 (二)堵塞漏洞、消除隐患,防止并及时发现、纠正错误及舞弊行为,保护单位资产的安全、完整。 (三)确保国家有关法律法规和单位内部规章制度的贯彻执行。 四、内部会计控制应当遵循以下基本原则: (一)内部会计控制应当符合国家有关法律法规和本规范,以及单位的实际情况。(二)相互牵制原则,是指一项完整的经济业务活动,必须分配给具有互相制约关系的两个或两个以上的职位,分别完成。即在横向关系上,至少要由彼此独立的两个部门或人员办理以使该部门或人员的工作接受另一个部门或人员的检查和制约;在纵向关系上,至少要经过互不隶属的两个或两个以上的岗位和环节,以使下级受上级监督,上级受下级牵制。其理论根据是在相互牵制的关系下,几个人发生同一错弊而不被发现的概率,是每个人发生该项错弊的概率的连乘积,因而将降低误差率。需要分离的职责,主要是:授权、执行、记录、保管、核对。内部会计控制应当约束单位内部涉及会计工作的所有人员,任何个人都不得拥有超越内部会计控制的权力。 (三)协调配合原则,是指在各项经营管理活动中,各部门或人员必须相互配合,各岗位和环节都应协调同步,各项业务程序和办理手续需要紧密街接,从而避免扯皮和脱节现象,减少矛盾和内耗,以保证经营管理活动的连续性和有效性。协调配合原则,是对相互牵制原则的深化和补充。贯彻这一原则,尤其要求避免只管牵制错弊而不顾办事效率的机械做法,而必须做到既相互牵制又相互协调,从而在保证质量提高效率的前提下完成经营任务。(四)程式定位原则,是指企业单位应该根据各岗位业务性质和人员要求,相应地赋予作业任务和职责权限,规定操作规程和处理手续,明确纪律规则和检查标准,以使职、责、权、利相结合。岗位工作程式化,要求做到事事有人管,人人有专职,办事有标准,工作有检查,以此定奖罚,以增加每个人的事业心和责任感,提高工作质量和效率。内部会计控制应当保证单位内部涉及会计工作的机构、岗位的合理设置及其职责权限的合理划分,坚持不相容职务相互分离,确保不同机构和岗位之间权责分明、相互制约、相互监督。(五)成本效益原则。贯彻成本效益原则,即要求企业力争以最小的控制成本取得最大的控制效果。因此,在实行内部控制花费的成本和由此而产生的经济效益之间要保持适当的比例,也就是说,因实行内部控制所花费的代价不能超过由此而获得的效益,否则应舍弃该控制措施。(六)整体结构原则。企业内部控制系统,必须包括控制环境、风险评估、控制活动、信息与沟通、监督五项要素,并覆盖各项业务和部门。换言之,各项控制要素、各业务循环或部门的子控制系统,必须有机构成为企业内部控制的整体架构。这就要求,各子系统的具体控制目标,必须对应整体控制系统的一般目标。内部会计控制应随着外部环境的变化、单位业务职能的调整和管理要求的提高,不断修订和完善。 五、内部会计控制的内容 内部会计控制的内容主要包括:货币资金、实物资产、对外投资、工程项目、采购与付款、筹资、销售与收款、成本费用、担保等经济业务的会计控制。 已发布实施的内控规范:1.内部会计控制规范-货币资金 (2001 年 6 月)2.内部会计控制规范-采购与付款 (2002 年 12 月)3.内部会计控制规范-销售与收款 (2002 年 12 月)4.内部会计控制规范-工程项目 (2003 年 10 月)5.内部会计控制规范-对外投资 (2004 年 10 月)6.内部会计控制规范-担保 (2004 年 10 月)成本费用、固定资产、存货、筹资、预算等发布了征求意见稿。六、内部会计控制的方法 内部会计控制的方法主要包括:不相容职务相互分离控制、授权批准控制、会计系统控制、预算控制、财产保全控制、风险控制、内部报告控制、电子信息技术控制等。 1.不相容职务相互分离控制要求单位按照不相容职务相分离的原则,合理设置会计及相关工作岗位,明确职责权限,形成相互制衡机制。 不相容职务主要包括:授权批准、业务经办、会计记录、财产保管、稽核检查等职务。 2.授权批准控制要求单位明确规定涉及会计及相关工作的授权批准的范围、权限、程序、责任等内容,单位内部的各级管理层必须在授权范围内行使职权和承担责任,经办人员也必须在授权范围内办理业务。 3.会计系统控制要求单位依据会计法和国家统一的会计制度,制定适合本单位的会计制度,明确会计凭证、会计账簿和财务会计报告的处理程序,建立和完善会计档案保管和会计工作交接办法,实行会计人员岗位责任制,充分发挥会计的监督职能。 4.预算控制要求单位加强预算编制、执行、分析、考核等环节的管理,明确预算项目,建立预算标准,规范预算的编制、审定、下达和执行程序,及时分析和控制预算差异,采取改进措施,确保预算的执行。 预算内资金实行责任人限额审批,限额以上资金实行集体审批。严格控制无预算的资金支出。 5.财产保全控制要求单位限制未经授权的人员对财产的直接接触,采取定期盘点、财产记录、账实核对、财产保险等措施,确保各种财产的安全完整。 6.风险控制要求单位树立风险意识,针对各个风险控制点,建立有效的风险管理系统,通过风险预警、风险识别、风险评估、风险分析、风险报告等措施,对财务风险和经营风险进行全面防范和控制。 7.内部报告控制要求单位建立和完善内部报告制度,全面反映经济活动情况,及时提供业务活动中的重要信息,增强内部管理的时效性和针对性。 8.电子信息技术控制要求运用电子信息技术手段建立内部会计控制系统,减少和消除人为操纵因素,确保内部会计控制的有效实施;同时要加强对财务会计电子信息系统开发与维护、数据输入与输出、文件储存与保管、网络安全等方面的控制。 七、公司治理与内部会计控制的关系1.公司治理与内部控制的区别内部会计控制与公司治理是两个不同的概念:公司治理解决的是股东、董事会、经理及监事会之间的权责利划分的制度安排,主要涉及法律层面的问题。内部会计控制则是管理当局(董事会及经理阶层)建立的内部管理制度,属于内部管理层面。内部会计控制是在公司治理解决了股东、董事会、监事会、经理之间的权责利划分之后,董事会和经理为了保证受托责任的顺利履行,而做出的主要面向次级管理人员和员工的控制。2.公司治理与内部控制的联系内部会计控制与公司治理有着紧密的联系:(1)公司治理与内部会计控制都统一于实现企业的目标。(2)良好的内部会计控制是完善公司治理的重要保证。(3)内部会计控制与公司治理都遵循相互牵制、制衡的原则。(4)公司治理设定了内部会计控制最重要的控制环境。(5)内部控制的方法与公司治理的方法有共同之处。八、会计电算化与内部会计控制(一)电算化会计处理系统对内部控制的影响1.电子数据如会计报表等的输出均靠的是会计软件对原始数据的加工处理,并将结果存储在磁盘或者软盘中。所有的记账、会计报表的生成、预测等工作都是由电脑完成。电脑输出数据的正确与否很大程度上取决于输入数据的正确度,若输入的数据是错误的,电脑不会自动识别,只能将错就错地得出错误的结论,而操作人员可能毫不知情。因此,在电算化系统下,确保输入数据的精确度是基本的前提,这要求一切数据的处理方法和过程都必须规范化,并保持准确性和相对的稳定性,这样才能保证会计信息质量的真实性、完整性和准确性。2.直接记录在电脑磁盘或光盘上的电子数据取代了手工会计环境下的纸质数据。电子数据与纸质数据的不同是很明显而且是多方面的,计算机犯罪具有很大的隐蔽性和危害性,在电算化环境下通过计算机舞弊和犯罪的可能更大,计算机舞弊和犯罪造成的危害和损失甚至更大,因此,电算化会计要求提高内部控制的计算机技术和手段。3.内部控制的核心是人,控制操作人员的职能,也是会计电算化对内部控制提出的新要求。在手工会计系统中,对于一项经济业务的每个环节都要经过某些具有相应权限人员的审核和签章。但会计电算化后,职能划分发生了巨大的变化。因为业务处理全部都是以电算化系统为主,电算化功能的高度集中导致了职责的集中,某些人员既可从事数据的输入,又可负责数据的输出和报送。因此,如果不加强内部控制,就会使某些计算机操作人员直接对使用中的程序和数据库进行个性操纵处理结果,从而加大了出现错误和舞弊的风险。4.会计电算化的最大载体是会计软件,如果会计软件在安装或者操作过程中出现了任何问题,就很可能导致系统中电子数据被破坏甚至丢失。因此,不仅要保存好相关的纸质数据文件,还要保存、保管好已存储在电子介质中的各种会计数据和计算机程序。5.网络的迅猛发展及其在财务中的进一步应用带来了层出不穷的新问题。目前财务软件的网络功能主要包括:远程报账、远程报表、远程审计、网上支付、网上报税、网上采购、网上销售、网上银行等,实现这些功能就必须有相应的控制,从而形成电算化会计信息系统内部控制的新问题。由此可见,电算化会计系统下的内部控制制度与手工会计系统的内部控制制度相比较,范围更大、控制程序更复杂,它将职能控制与程序控制、人工控制和计算机控制相结合,是一种综合性多方位的控制制度。随着计算机在会计工作中的普遍应用,管理部门对由计算机产生的各种数据、报表等会计信息的依赖越来越大,这些会计信息的产生只有在严格的控制下,才能保证其可靠性和准确性。同时也只有在严格的控制下,才能预防和减少计算机犯罪的可能性。因此,加强会计电算化内部控制不容忽视。(二)会计电算化条件下内部控制的应对措施1.要做好管理基础工作,尤其是会计基础工作。管理基础主要指有一套比较全面、规范的管理制度和方法,以及较完整的规范化的数据;会计基础工作主要指会计制度是否健全,核算规程是否规范,基础数据是否准确、完整等,这是搞好电算化工作的重要保证。没有很好的基础工作,电算化会计信息系统无法处理无规律、不规范的会计数据,电算化工作的开展将遇到重重困难。2.加强操作程序的控制。制定相应的上机守则与操作规程,是操作控制制度化的具体体现。上机守则主要是对电脑机房内工作所作的一般性规定。操作规程则是提出了计算机业务处理过程的具体操作步骤和具体要求,包括各种操作命令、各种设备的使用说明以及非常情况的处理等。这些制度并不是一成不变的,还必须随着经营的变化而不断修改完善。只有通过完备详尽的制度才能减少错误的发生,从源头上确保会计信息的真实性和可靠性。3.加强人员职能、权限控制。必须制定相应的组织和管理控制制度,明确职责分工,加强组织控制。职责分工首先是将电算化部门与用户部门的职责相分离。用户部门指产生原始数据的部门或人员(如出纳) ,在这两者之间进行职责分工的目的,是尽可能保持不相容职能(如业务授权、执行、保管和记录)的分离,以及在电算化部门内部的职责分离。通过进行内部职责分工,以补救不相容职能集中化的不足。4.加强系统安全与网络的安全控制。加强系统安全控制的主要应从防止未经授权的人员擅自动用系统各种资源、减少因外界因素导致计算机故障等方面入手。主要的控制措施包括:(1)订立内部操作制度,禁止非电脑操作人员操作财务专用电脑;(2)设置操作权限限制;(3)操作人员身份的密码控制;(4)数据存储和处理相隔离;(5)机房的工作环境保护。网络安全指标包括数据保密、访问控制、身份识别等。针对这些方面,可采用一些安全技术,主要包括:数据加密技术,访问控制技术,认证技术等。网络传输介质、接入口的安全性也是应该引起注意的问题,尽量使用光纤传输,接入口应保密。通过上述技术可基本确保财务信息在内部网络及外部网络传输中的安全性。5.加强内部审计。内部审计既是公司、企业内部控制系统的重要组成部分,也是强化内部会计监督的制度安排。内部审计必须包括以下几个方面:(1)以会计资料定期进行审计,电算化会计账务处理是否正确,是否遵照会计法及有关法律、法规的规定,审核费用签字是否符合有关内控制度,凭证附件是否规范完整等;(2)审查电子数据与书面资料的一致性,如查看账册内容,做到账表相符,对不妥或错误的账表处理应及时调整;(3)监督数据保存方式的安全、合法性,防止发生非法修改历史数据的现象;(4)对系统运行各环节进行审查,防止存在漏洞。6.要提高会计人员计算机操作业务素质。要提高会计人员计算机业务素质,必须大力加强人才培训的力度。企业应立足于国际水准,培养或聘用一批高级技术人才,推动企业电算化事业由“核算型”向“管理型” 、 “智能型”转变。各基层单位应积极支持及组织会计人员学习和提高会计电算化知识,维护软件正常运行,掌握计算机先进技术,培养复合型人才,为本单位尽快建立高效的会计信息系统创造条件。7.要做好电算化会计档案管理工作。为了更有效地做好电算化会计档案管理工作,我们必须根据电算化会计档案的特点,分别做好会计档案的收集、保存、利用等方面的工作