浩物股份:内部控制制度
四川浩物机电股份有限公司 内部控制制度四 川 浩 物 机 电 股 份 有 限 公 司内 部 控 制 制 度第一章 总 则第一条 为 加强 四川 浩 物机电 股份有 限公 司( 以下简 称 “公 司” )的 内部控制, 促进公司规范运作和健康发展, 保护股东合法权益, 根据 公司 法 、 证券法 等法律、 行政法规 、 部门规章和 深圳证 券交易所股票上市规则 、 深圳证 券 交 易 所 上 市 公 司 内 部 控 制 指 引 、 深 圳 证 券 交 易 所 主 板 上 市 公 司 规 范 运 作 指 引等规定,结合公司实际,特修订完善本制度。第二条 公司内部控制制度的目的是:(一)确保国家有关法律、法规和公司内部规章制度的贯彻执行;(二) 提高公司经营效益及效率, 提升上市公司质量 , 增加对公司股东的回 报;(三)保障公司资产的安全、完整;(四)确保公司信息披露的真实、准确、完整和公平。第三条 公司董事会对公司内部控制制度的制定和有效执行负责。第二章 内 部控制的内容第四条 公司的内部控制应充分考虑以下要素:(一) 内部环境: 指影响公司内部控制制度制定 、 运行及效果的各种综合因 素,包括公司组织结构、企业文化、风险理念、经营风格、人事管理政策等;(二) 目标设定: 公司管理层根据风险偏好设定公司战略目标 , 并在公司内 层层分解和落实;(三) 事项识别: 公司管理层对影响公司目标实现的内外事件进行识别 , 分 清风险和机会;(四) 风险评估: 公司管理层对影响其目标实现的内、 外各种风险进行分析, 考虑其可能性和影响程度,以便公司制定必要的对策;(五) 风险对策: 公司管理层按照公司的风险偏好和风险承受能力 , 采取规避、降低、分担或接受的风险应对方式,制定相应的风险控制措施;四川浩物机电股份有限公司 内部控制制度(六) 控制活动: 公司 管理层为确保风险对策有效执行和落实所采取的措施和程序, 主要包括批准、 授权、 验证、 协调 、 复核、 定期盘点、 记录 核对、 财产 的保护、职责的分离、绩效考核等内容;(七) 信息与沟通: 指识别、 采集来自于公司内部和外部的相关信息 , 并及 时向相关人员有效传递;(八) 检查监督: 指对公司内部控制的效果进行监督、 评价的过程, 它通过 持续性监督活动、专项监督评价或者两者的结合进行。第五条 公司的内部控制主要包括:环境控制、业务控制、会计系统控制、 电子信息系统控制、信息传递控制、内部审计控制等内容。第六条 公司不断完善其治理结构, 确保董事会、 监事会和股东大会等机构 的合法运作和科学决策;公司应建立有效的激励约束机制,树立风险防范意识, 培育良好的企业精神和企业文化, 调动广大员工的积极性, 创造全体员工充分了 解并履行职责的环境。第七条 由公司人力资源部门明确界定各部门、岗位的目标、职责和权限, 建立相应的授权、 检查和逐级问责制度, 确保其在授权范围内履行职能; 公司不 断地完善设立控制架构, 并制定各层级之间的控制程序, 保证董事会及高级管理 人员下达的指令能够被认真执行。第八条 公司的内部控制活动已涵盖了公司所有营运环节,包括 但不限于: 销售及收款、 采购和费用及付款、 固定资产管理、 存货管理、 资金管 理 (包括投 资融资 管理) 、财 务报 告、成 本和费 用控 制、 信息披 露、人 力资 源管 理和信 息系 统管理等。第九条 公司不断地建立和完善印章使用 管 理、票据领用管理、预算管理、 资产管理、担保管理、资金借贷管理、职务授权及代理人制度、信息披露管理、 信息系统安全管理等专门管理制度。第十条 公司重点加强对控股子公司的管理控制 , 加强对关联交易、 对外担 保、 募集资金使用、 重大投资、 信息披露等活动的控制, 并建立相应控制政策和 程序。第十一条 公司不断地建立起了完整的风险评估体系, 对经营风险、 财务风 险、 市场风险、 政策法规风险和道德风险等进行持续监控, 及时发现、 评估公司面临的各类风险,并采取必要的控制措施。2四川浩物机电股份有限公司 内部控制制度第十二条 公司不断完善制定公司内部信息和外部信息的管理 政策, 确保信息能够准确传递, 确保董事会、 监事会、 高级管理人员及内部审计部门 (以下简 称“内 审部门 ”) 及时 了解公 司及其 控股 子公 司的经 营和风 险状 况, 确保各 类风 险隐患和内部控制缺陷得到妥善处理。第十三条 公司不断完善建立相关部门之间、岗位之间的制衡和监督机制,并由公司内审 部门负责监督检查。第三章 主 要的控制活动第 一节 对 控 制 子 公司 的 管 理 控制第十四 条 按照 内 部 会计控 制制度 ( 企业 内部控 制 对 子公 司控 制)等规定, 公司执行对控股子公司的控制政策及程序, 并督促各控股子公司建立内部控制制度。第十五条 公司对控股子公司的管理控制包括下列控制活动:(一) 建立对各控股子公司的控制制度, 明确向控股子公司委派的董事 、 监 事及重要高级管理人员的选任方式和职责权限等;(二) 依据公司的经营策略和风险管理政策, 督导各控股子公司建立起相应 的经营计划、风险管理程序;(三) 公司下属各子公司应根据重大事项报告制度和审议程序, 及时向总部 分管负责人报告重大业务事项、 重大财务事项以及其他可能对公司股票及其衍生 品种交易价格产生重大影响的信息, 并严格按照授权规定将重大事项报公司董事 会审议或股东大会审议;(四) 各子公司应及时地向公司董事会办公室报送其董事会决议、 股东大会 决议等重要文件, 通报可能对公司股票及其衍生品种交易价格产生重大影响的事 项;(五) 公司财务应定期取得并分析各分、 子公司的月度报告, 包括营运报告、 产销量报表、 资产负债报表、 损益报表、 现金流量报表、 向他人提供资金及提供 担保报表等;(六) 公司人力资源部应结合公司实际情况, 建立和完善对各分、 子公司的 绩效考核制度。第十六条 公司的控股子公司同时控股其他公司的, 其控股子公司应按本制3四川浩物机电股份有限公司 内部控制制度度要求,逐层建立对各下属子公司的管理控制制度。第 二节 关 联 交 易 的内 部 控制第十七条 公司关联交易的内部控制遵循诚实信用、 平等、 自愿、 公平、 公开、公允的原则,不得损害公司和其他股东的利益。第十八条 按照 股东大会议事规则 、 董事会议事规则 的规定, 公司明 确划分股东大会、 董事会对关联交易事项的审批权限, 规定关联交易事项的审议 程序和回避表决要求。第十九条 参照 深圳证券交易所股票上市规则 及其他有关规定, 确定公 司关联方的名单,并及时予以更新,确保关联方名单真实、准确、完整。公司及下属控股子公司在发生交易活动时, 相关责任人要仔细查阅关联方名 单, 审慎判断是否构成关联交易。 如果构成关联交易, 要在各自权限内履行审批、 报告义务。第二十条 公司审议需独立董事事前认可的关联交易事项时, 前条所述相关 人员应于第一时间通过公司董事会秘书将相关材料提交独立董事进行事前认可。 独立董事在作出判断前,可以聘请中介机构出具专门报告,作为其判断的依据。第二十一条 公司在召开董事会审议关联交易事项 , 按照 深圳证券 交易所 股票上市规则 、 董事会议事规则 的规定, 关联董事须回避表决。 会议召集人 应在会议表决前提醒关联董事回避表决。公司股东大会在审议关联交易事项时, 公司董事会及见证律师 应在股东投票 前,提醒关联股东须回避表决。第二十二条 公司在审议关联交易事项时要做到:(一)详细了解交易标的的真实状况,包括交易标的运营现状、盈利能力、 是否存在抵押、冻结等权利瑕疵和诉讼、仲裁等法律纠纷;(二) 详细了解交易对方的诚信纪录 、 资信状况、 履约能力等情况, 审慎选 择交易对方;(三)根据充分的定价依据确定公允的交易价格;(四)遵循深圳证券交易所股票上市规则的要求对金额在 3000 万元以 上,且占公司最近一期经审计净资产绝对值 5%的关联交易,公司应聘请具有执 行证券、 期货相关业务资格中介机构对交易标的进行审计或评估, 并提交股东大 会审议。4四川浩物机电股份有限公司 内部控制制度公司不对所涉交易标的状况不清、 交易价格未确定、 交易对方情况不明朗的关联交易事项进行审议并作出决定。第二十三条 公司与关联方之间的交易应签订书面协议, 明确交易双方的权 利、义务及法律责任。第二十四条 公司董事、 监事及高级管理人员有义务关注公司是否存在被关 联方挪用资金等侵占公司利益的问题。 公司审计委员会、 独立董事、 监事会至少 应每季度查阅一次公司与关联方之间的资金往来情况, 了解公司是否存在被控股 股东及其关联方占用、 转移公司资金、 资产及其他资源的情况, 如发现异常情况, 应及时提请公司董事会采取相应措施。第二十五条 公司发生因关联方占用或转移公司资金、 资产或其他资源而给 公司造成损失或可能造成损失的, 公司董事会应采取有效措施要求控股股东停止 侵害、 赔偿损失。 当控股股东及其他关联方拒不纠正时, 公司董事会应对控股股东及其他关联方提起法律诉讼,以保护公司及其他股东的合法权益。第 三节 对 外 担 保 的内 部 控制第二十六条 公司对外担保的内部控制应遵循 合法、 审慎、 互利、 安 全的原则,严格控制担保风险。第二十七条 公司股东大会、 董事会应按照 公司章程 和 对外担保管理 办法 中关于对外担保事项的明确规定行使审批权限, 如有违反审批权限和审议 程序的,按证监会、交易所和公司有关规定追究其责任。在确定审批权限时, 公司执行 深圳证券交易所股票上市规则 关于对外担 保累计计算的相关规定。第二十八条 公司应调查被担保人的经营和信誉情况。 董事会应认真审议分 析被担保方的财务状况、营运状况、行业前景和信用情况,审慎依法作出决定。必要时, 公司可聘请外部专业机构对实施 对外担保的风险进行评估 , 以作为 董事会或股东大会进行决策的依据。第二十九条 公司若对外担保需要求对方提供反担保 , 谨慎判断反担保提供 方的实际担保能力和反担保的可执行性。第三十条 公司独立董事要在董事会审议对外担保事项时发表独立意见 , 必 要 时 可 聘 请 会 计 师 事 务 所 对 公 司 累 计 和 当 期 对 外 担 保 情 况 进 行 核 查 。 如 发 现 异常,要及时向董事会或监管部门报告并公告。5四川浩物机电股份有限公司 内部控制制度第 三 十 一 条 公 司 要 妥 善 管 理 担 保 合 同 及 相 关 原 始 资 料 , 及 时 进 行 清 理 检查, 并定期与银行等相关机构进行核对, 保证存档资料的完整、 准确、 有效, 注意担保的时效期限。 在合同管理过程中, 一旦发现未经董事会或股东大会审议程序批准的异常合同,要及时向董事会和监事会报告。第三十二条 公司财务部门要指派专人持续关注被担保人的情况 , 收集被担 保人最近一期的财务资料或审计报告, 定期分析其财务状况及偿债能力, 关注其 生产经营、 资产负债、 对外担保以及分立合并、 法定代表人变化等情况, 建立相 关财务资料,定期向董事会报告。如发现被担保人经营状况严重恶化或发生公司解散、 分立等重大事项的, 有 关责任人要及时报告董事会。 董事会有义务采取有效措施, 将损失降低到最小程 度。第三十三条 对外担保的债务到期后, 公司要督促被担保人在限定时间内履 行偿债义务。若被担保人未能按时履行义务,公司要及时采取必要的补救措施。第三十四条 公司担保的债务到期后需延期并需继续由其提供担保的 , 要作 为新的对外担保,重新履行担保审批程序。第三十五条 公司控股子公司的对外担保比照上述规定执行。 公司控股子公 司要在其董事会或股东大会做出决议后, 及时通知公司董事会办公室按规定履行信息披露义务。第 四节 募 集 资 金 使用 的 内 部 控制第 三 十 六 年 公 司 严 格 按 照 中 国 证 监 会 和 深 圳 证 券 交 易 所 关 于 募 集 资 金 使用管理的有关要求做好募集资金存储、 审批、 使用、 变更、 监督和责任追究等方面的工作。第三十七条 公司对募集资金进行专户存储管理, 在募集资金到位后一个月 内与 保荐机构、 开户银行签订募集资金专用账户三方监管协议, 掌握募集资金专 用帐户的资金动态。第三十 八条 公 司制 定 募集 资金管 理办 法 ,规范 募集资 金使 用审 批程序和管理流程, 保证募集资金按照招股说明书所列资金用途使用, 按项目预算投入募集资金投资项目。第三十九条 公司要跟踪项目进度和募集资金的使用情况, 确保投资项目按6四川浩物机电股份有限公司 内部控制制度公司承诺计划实施。 相关部门应细化具体工作进度, 保证各项工作能按计划进行,并定期向董事会和公司财务部门报告具体工作进展情况。 确因不可预见的客观因素影响, 导致项目不能按投资计划正常进行时, 公司要按有关规定及时履行报告和公告义务。第 四 十 条向董事会报告。公 司 财 务 部 和 内 审 部 门 要 跟 踪 监 督 募 集 资 金 使 用 情 况 并 每 季 度公司的独立董事和监事会要监督募集资金使用情况, 定期就募集资金的使用情况进行检查。 独立董事可根据 募集资金管理办法 规定聘请会计师事务所对 募集资金使用情况进行专项审核。第四十一条 公司积极配合保荐人的督导工作, 主动向保荐人通报其募集资 金的使用情况, 授权保荐代表人到有关银行查询募集资金支取情况以及提供其他 必要的配合和资料。第四十二条 公司如因市场发生变化, 确需变更募集资金用途或变更项目投 资方式的, 必须按中国证监会和深圳证券交易所的有关规定, 经公司董事会审议、 通知保荐机构及 保荐代表人,并依法提交股东大会审批。第四十三条 公司决定终止原募集资金投资项目的, 要尽快选择新的投资项 目。公司董事会要对新募集资金投资项目的可行性、 必要性和投资效益作审慎分析。第 四 十 四 条 公 司 在 每 个 会 计 年 度 结 束 后 全 面 核 查 募 集 资 金 投 资 项 目 的 进展情况,并在年度报告中作相应披露。第 五节 重 大 投 资 的内 部 控制第四十五条 公司重大投资的内部控制应遵循合法、 审慎、 安全、 有 效的原则,控制投资风险、注重投资效益。第四十六条 按 公司章程 、 董事会议事规则 、 股东大会议事规则 规 定的权限和程序,公司履行对重大投资的审批。公司的委托理财事项要由公司董事会或股东大会审批批准, 不得将委托理财 审批权授予公司董事个人或经营管理层行使。第四十七条 公司应指定专门机构, 负责对公司重大投资项目的可行性、 投资风险、投资回报等事宜进行专门研究和评估,监督重大投资项目的执行进展,7四川浩物机电股份有限公司 内部控制制度如发现投资项目出现异常情况,要及时向公司董事会报告。第四十八条 公司若进行以股票、利率、汇率和商品为基础的期货、期权、 权证等衍生产品投资的, 应制定严格的决策程序、 报告制度和监控措施, 并根据 公司的风险承受能力,限定公司的衍生产品投资规模。第四十九条 公司如要进行委托理财, 应选择资信状况 、 财务状况良好, 无 不良诚信记录及盈利能力强的合格专业理财机构作为受托方, 并与受托方签订书 面合同, 明确委托理财的金额、 期间、 投资品 种、 双方的权利义务及法律责任等。第五十条 公司董事会要指派专人跟踪委托理财资金的进展及安全状况, 若出现异常情况要及时报告, 以便董事会立即采取有效措施回收资金, 避免或减少 公司损失。第 五 十 一 条 公 司 董 事 会 要 定 期 了 解 重 大 投 资 项 目 的 执 行 进 展 和 投 资 效 益情况, 如出现未按计划投资、 未能实现项目预期收益、 投资发生损失等情况, 公司董事会要查明原因,追究有关人员的责任。第 六节 信 息 披 露 的内 部 控制第五十 二条 公 司要 按 深圳 证券交 易所 股票 上市规 则 、 公司 信 息披露制度 所明确的重大信息的范围和内容做好信息披露工作, 董事会秘书为公司对外发布信息的主要联系人, 公司各职能部门和公司控股子公司要确定重大信息报 告责任人。第五十三条 当出现、 发生或即将发生可能对公司股票及其衍生品种的交易 价格产生较大影响的情形或事件时, 负有报告义务的责任人应及时将相关信息向 公司董事会和董事会秘书报告;当董事会秘书需了解重大事项的情况和进展时, 相关部门(包括公司控股子公司)及人员应予以积极配合和协助,及时、准确、 完整地进行回复,并根据要求提供相关资料。第五十四条 公司完善建立重大信息的内部保密制度。 加强未公开重大信息 内部流转过程中的保密工作, 明确未公开重大信息的密级, 尽量缩小知情人员范 围,并 保证未 公开 重大 信息处 于可控 状态 。 。 若信息 不能保 密或 已经 泄漏, 公司 应采取措施 及时向监管部门报告和对外披露。第五十五条 公司按照 深圳证券交易所 主板上市公司规范运作指引 、 关 于进一步做好投资者关系管理信息披露工作的通知 等规定, 规范公司 对外接待、网上路演等投资者关系活动,确保信息披露的公平性。8四川浩物机电股份有限公司 内部控制制度第五十六条 公司董事会秘书应对上报的内部重大信息进行分析和判断。 如按规定需要履行信息披露义务的, 董事会秘书应及时向董事会报告, 提请董事会 履行相应程序并对外披露。第五十七条 公司及其控股股东以及实际控制人存在公开承诺事项的, 由公 司指定专人跟踪承诺事项的落实情况, 关注承诺事项履行条件的变化, 及时向公司董事会报告事件动态,按规定对外披露相关事实。第四章 内 部控制的检 查 和披露第五十八条 公司的内审部门要定期检查公司内部控制缺陷, 评估其执行的效果和效率,并及时提出改进建议。第五十九条 公司内审部门要对公司内部控制运行情况进行检查监督 , 并将 检查中发现的内部控制缺陷和异常事项、 改进建议及解决进展情况等形成内部审 计报告, 向审计委员会报告。 如发现公司存在重大异常情况, 可能或已经遭受重 大损失时, 审计委员会应立即报告公司董事会并抄报监事会。 由公司董事会提出 切实可行的解决措施,必要时及时报告深圳证券交易所并公告。第六十条 公司董事会依据公司内部审计报告, 对公司内部控制情况进行审 计评估, 形成内部控制自我评价报告。 公司监事会和独立董事要对此报告发表意 见。自我评价报告至少应包括以下内容:(一) 对照本制度及有关规定, 说明公司内部控制制度是否建立健全和有效 运行,是否存在缺陷;(二)说明本制度重点关注的控制活动的自查和评估情况;(三)说明内部控制缺陷和异常事项的改进措施及进展情况(如适用) 。 第六十一条 注册会计师在对公司进行年度审计时, 应参照有关主管部门的规定,就公司财务报告内部控制情况出具评价意见。第 六 十 二 条 如 注 册 会 计 师 对 公 司 内 部 控 制 有 效 性 表 示 异 议 的 , 公 司 董 事会、 监事会要针对该审核意见涉及事项做出专项说明, 专项说明至少应包括以下内容:(一)异议事项的基本情况;(二)该事项对公司内部控制有效性的影响程度;9四川浩物机电股份有限公司 内部控制制度(三)公司董事会、监事会对该事项的意见;(四)消除该事项及其影响的可能性;(五)消除该事项及其影响的具体措施。第六十三条 公司将内部控制制度的健全完备和有效执行情况 , 作为对公司 各部门 (含分 支机 构) 、控股 子公司 的绩 效考 核重要 指标之 一, 并建 立起责 任追 究 机 制 。 要 对 违 反 内 部 控 制 制 度 和 影 响 内 部 控 制 制 度 执 行 的 有 关 责 任 人 予 以 查 处。第 六 十 四 条 公 司 于 每 个 会 计 年 度 结 束 后 四 个 月 内 将 内 部 控 制 自 我 评 价 报告和注册会计师评价意见报深圳证券交易所,与公司年度报告同时对外披露。第六十五条 公司内审部门的工作底稿、 审计报告及相关资料, 保存时间应 遵守有关档案管理规定。第五章 附 则第六十六条 本制度未尽事宜或与法律法规、 规范性文件及 公司章程 的规定不一致的,以法律法规、规范性文件及公司章程的规定为准。 。第六十七条第六十七条本制度由董事会负责解释本制度经董事会审批后施行。四 川 浩 物机 电 股 份 有 限 公司二 一 四年 三 月 七 日10