并购交易前期文档保存制度

并购交易前期文档保存制度第 1 章总则第 1 条为规范对并购交易前期文档的管理，确保公司并购交易顺利进行，避免或降低因交易文档保存不当而带来的风险和经济损失，根据国家有关法律法规和公司实际情况，特制定本制度。第 2 条本制度适用于公司总部，下属控股公司可以参照执行。第 3 条本制度所称的文档主要是指并购交易前期比较重要的文档，包括并购意向书、并购保密协议书、 “并购交易审慎性调查表” 、并购交易审慎性调查报告和并购交易项目草案等。第 2 章文档保存管理机构第 4 条公司根据并购文档管理的需要和部门职责范围，指定并购交易文档归口管理部门，对并购前期文档实施统一管理。第 5 条并购交易文档归口管理部门可以设立法律事务岗位，配备具有法律专业资格的人员对相关文件的合法性进行审核。第 6 条公司业务、财务、法务人员有权依据各自的职责对合同进行审核监督，相关部门应当给予支持和配合。第 3 章归档制度第 7 条并购交易前期与并购目标企业签订一系列协议后，相关承办人员应按规定对其进行收集、整理、预立卷，有一部分文档将来可能要作为并购合同的附件或附加合同。第 8 条文档协议签订的过程中形成的各种单据、凭证和其他相关的材料都必须附于预立卷内。第 9 条预立卷需按公司保密制度的有关规定，确定文档的密级并采取保密措施，密级标注于文档的封面。第 10 条业务部门承办人应在文档形成后日内，根据文档性质将预立卷移交本部门合同管理员集中保管，不得据为己有。第 11 条经审核同意签订的协议或文档，应当由印章管理部门统一进行分类连续编号。第 12 条文档管理员按照公司档案管理制度的有关规定管理文档的外借。第 13 条文档管理员应在文档协议签订年以后按照公司档案管理制度的有关规定整理文档协议，并移交公司档案管理部门统一保管。第 4 章附则第 14 条本制度由董事会负责解释。第 15 条本制度由公司第届董事会第次会议审议通过，自即日起实行。第 16 条相关文件表单1.并购意向书。2.并购保密协议书。3.“并购交易审慎性调查表” 。4.并购交易审慎性调查报告。5.并购交易项目草案