管理费用岗工作流程
1 -管理费用岗工作流程(一)部门日常费用 审核原始凭证完整、合法、金额正确-审核并更正原始凭证按规范粘贴和折叠-审核审批手续是否完备-审核部门费用支出进度(如超季度计划除分管领导审批后,还须报总经理审批;如超年度计划额度,可拒绝报销)-编制记账凭证 借:管理费用-相关明细科目(部门专项)贷:现金/银行存款/其他应收款 -涉及现金的凭证传出纳岗,不涉及现金的凭证传主管岗复核。注:(1)非工资性费用支出须取得税务局监制的发票或收据,填写规范,大小写一致,无涂改痕迹,增值税票须严格遵守填写规范。(2)保证凭证及附件左上角整齐,附件长宽折叠以记账凭证大小为度,不能带有订书钉。(3)费用审核依据年费用控制办法、差旅费开支范围及标准、通讯费管理办法等,其要点有:计划额度内费用须经部门负责人、分管领导、财务部长审批;计划外费用须有总经理批示的报告;市内交通费、通讯费须经总经办登记;招聘费用须有人力资源部部长审核;差旅费须附审批后的行程安排表,招待费须附经审批的招待费用明细表。(4)准确使用明细科目(见科目表),正确选取专项。(5)支取现金的凭证编制完毕,若遇出纳无现金时,应暂时保存记账凭证,待出纳取回现金时通知领款。(6)报销人有前期欠款时,报销费用一律先冲抵欠款。(二)资金付出 1.审核月度资金计划 每月 28 日根据年度费用计划、相关往来账及合同- 审核管理部门下月资金使用计划-汇总资金计划-报财务部长审批 注:研究开发中心的合同执行费、行政事务部维修购置费、人力资源部大型培训费、财务部税款及利息支出、党群部群团活动费等预见性较强的专项费用,需在月度资金计划中报出。2.审核付款及报账 (1)根据月度资金计划核查付款项目-审核“付款审批单”审批手续是否完备-登记资金计划-出纳岗付款 注:付款金额计划内 10 万元以下的,直接传出纳岗付款,计划内 10 万元以上或计划外款项须经财务部长或财务总监批准。- 2 -(2)签收出纳岗传来的“付款审批单”及银行付款凭证(或附发票)-收受管理部门相关人员交来的发票-审核发票上的审批手续是否完备-审核银行票据存根上是否有领用或收款人签字-编制记账凭证 借:管理费用-相关明细科目 贷:银行存款 -传主管岗复核 注:(1)付款时除预付款项或临时外出采购的外,须凭发票。(2)款项付出后,督促支票一星期内报账,汇票两星期内报账。(三)特殊费用核算 1.办公用品入库与领用 (1)入库:审核支票存根与发票对应-审核发票金额、数量是否与入库单一致-编制记账凭证 借:低值易耗品-办公用品库 贷:银行存款或现金 -涉及现金的凭证传出纳岗,不涉及现金的凭证传主管岗复核 (2)领用:月末审核办公用品明细账-审核办公用品库传来的领用汇总表-编制办公用品领用凭证 借:管理费用 /营业费用-办公用品(部门专项)-清洁费 贷:低值易耗品-办公用品库 -传主管岗复核 注:(1)办公用品由行政事务部按部门上报计划,控制统一购进,办理入库手续,由各部门按月领用。(2)年末组织对办公用品进行盘点。2.修理费 (1)汽车维修 审核车队核算员传来的车辆运行费用-审核车队核算员辅助账并签章-编制记账凭证 借:管理费用-修理费-相关明细科目 贷:现金/银行存款 -涉及现金的凭证传出纳岗,不涉及现金的凭证传主管岗复核 注:若已通过银行付出款项,应将支票存根与出纳传来的付款审批单匹配。(2)零星维修 根据行政事务部传来的修理发票-审核发票是否注明修理项目及承担部门(如有承担部门,须部门负责人签字认可)-编制记账凭证 借:管理费用/制造费用-修理费-相关明细科目 贷:现金/银行存款 -涉及现金的凭证传出纳岗,不涉及现金的凭证传主管岗复核 注:(1)考虑到由行政事务统一组织的厂房设施维修,由行政事务部统一结算,故维修也可能涉及管理费用以外的制造费用等。(3)维修物资 入库:审核支票存根与发票对应-审核发票金额、数量是否与入库单一致-编制记账凭证 借:工程物资-专用材料-维修材料 - 3 -贷:银行存款或现金 -涉及现金的凭证传出纳岗,不涉及现金的凭证传主管岗复核 领用:每季度末审核维修物资明细账-审核仓库传来的领用汇总表-编制维修物资领用凭证 借:管理费用 /制造费用-修理费(相关明细科目)贷:工程物资-专用材料-维修材料 -传主管岗复核 注:(1)维修物资指由行政事务部根据修理需要购入的木材等,供木工房零星领出应用。(2)审核具体依据工程维修物资核算管理办法。(3)年末组织对维修物资进行盘点。3.研究开发费 审核产品开发中心传来的发票-编制记账凭证 借:管理费用-研究开发费 贷:现金/银行存款 -涉及现金的凭证传出纳岗,不涉及现金的凭证传主管岗复核 注:(1)若已通过银行付出款项,应将支票存根与出纳传来的付款审批单匹配。(2)研究开发费包括产品开发中心购买检验实验工具器具(按固定资产管理的除外)。4.无形资产摊销 月末摊销无形资产-编制记账凭证 借:管理费用-无形资产摊销 贷:无形资产 -传主管岗复核 注:无形资产按 10 年摊销,每月摊销金额=原值/(10*12)(四)财务费用 签收出纳岗传递来的利息收入、利息支出、手续费结算单一登记资金计划-编制记账凭证 借:财务费用-相关明细科目 贷:银行存款 -传主管岗复核 注:根据利息支出时间、金额及时向出纳查询余额是否足够支付利息,提醒出纳及时划转资金保证付息。(五)贷款、还款 签收出纳传来的银行贷款上账凭证或还款凭证-登记贷款期限、还款日期、利率-编制记账凭证 借:银行存款 借:短期借款 贷:短期借款 贷:银行存款-传主管岗复核 注:(1)凭证摘要栏须注明贷款起止日期、利率。(2)根据还款时间、金额编入财务部月度资金计划中,及时提醒财务部长安排还贷资金。(六)其他应收款核算及管理 1.借款:审核是否还清前欠款-审核借款额度-登记还款时间-编制记账凭证 - 4 -借:其他应收款 贷:现金 -出纳岗 注:(1)前欠不清者,拒绝再借。(2)摘要栏中须注明借款用途、还款日期。2.还款:开具还款收据-传出纳岗收款-根据出纳岗收款签字后的收据第三联编制记账凭证 借:现金 贷:其他应收款 -出纳岗 3.清理、催收:(1)直接从借款人报销费用中扣还,并及时将欠款人名单通知其他岗位。(2)月末倒数第 2 天清理各部门人员借款情况-编制“部门借款情况明细表”(列明借款人、借款金额、是否逾期)-下发各部门提醒借款人归还-截至 5 日到期仍有未还款者-编制“扣款明细表”(列明应扣款人、本月扣款金额)-通知工资福利岗从借款人工资中扣除(如涉及销售人员扣款,传递给销售会计予以扣款)注:欠款逾期未还者,报销费用款一律先冲减欠款。(七)管理性工作 1.每月 10 日根据部门费用计划额度出具费用通报,下发至各部门负责人,并提请超支或有超支迹象的部门注意。2.每季度结束后 15 天出具费用分析报告,能为公司费用管理控制提出合理化建议。3.参与制定和完善公司费用控制办法。4.参与年度费用控制计划的制定。5.及时清理催收其他应收款项。6.参与制定和完善公司其他应收款管理办法。7.定期、不定期审核办公用品库、工程物资库账簿,保持账实相符。(八)工作要求 1.熟悉公司费用管理办法、财务制度、资金使用办法等相关制度。2.了解财务部各岗位工作内容,做好与各岗位的衔接工作。3.工作目标明确,责任心强,树立良好的部门形象