会计电算化管理制度 (3)
会计电算化管理制度第 1 章 总则第 1 条 目的为了加强会计电算化工作管理,对会计电算化工作进行监督和规范,减少和杜绝舞弊行为的发生,根据财政部“会计电算化管理办法”和“会计电算化工作规范”的规定,特制定本制度。第 2 条 管理范围本制度适用于公司会计电算化各项工作的规范、管理和监督工作。具体包括会计电算化岗位责任制度、会计电算化操作管理制度、计算机硬软件和会计数据管理制度、电算化会计档案管理制度等。第 3 条 管理职责1.财务部相关人员进行会计电算化系统的日常使用工作。2.信息管理部相关人员对财务软件系统进行日常维护,并对数据库进行的管理。第 2 章 会计电算化岗位管理第 4 条 会计电算化岗位设置1.本公司财务部需根据财务管理、会计核算工作等需要,设置以下 4 种工作岗位。具体岗位及职责见下表。会计电算化岗位设置表岗位 职责电算化主管负责公司会计电算化的规划和管理,协调公司财务对计算机的使用及财务软件的运行;对电算化操作人员的权限进行分配及管理;协调、督促财会人员的电算化工作系统管理员由信息管理部指派专人兼任,负责计算机硬件、软件系统的管理及维护,开、关服务器,维护财务网络的安全运行,管理服务器数据库及数据备份工作协助电算化主管规划和推进公司会计电算化工作,负责对操作人员进行授权,会同电算化主管负责电算化系统的升级工作会计资料岗财务部负责对公司会计事项进行会计处理,并及时输入记账凭证等会计数据,输出记账凭证、会计账簿、报表,进行部分会计数据的处理工作;负责会计资料的整理、登记、保管、保密工作审核记账岗 需具备会计知识和计算机操作知识,负责对输入计算机的会计数据的真实性、合法性、完整性进行审核;操作会计软件登记机内账簿,没有审核的凭证不能记账;对打印输出的账簿、报表进行确认审核2.除出纳人员不得兼职账务登记、审核记账、系统管理等职务外,以上职位均可由公司财务部人员专职或兼职担任。第 5 条 会计电算化岗位责任的考核1.实行电算化后,财务部需定期对会计电算化各岗位人员进行考核,考核结果纳入个人的年度考评范围。2.对不按照本制度履行岗位职责,给公司造成严重后果的,按照公司有关规定追究相关责任人的责任。第 3 章 会计电算化操作管理控制第 6 条 系统账户设定1.会计电算化人员在财务软件系统中均应以实名进行用户登记,并由电算化主管或系统管理员根据内部控制制度规定的原则赋予相应的操作权限。2.操作人员必须以自己的用户名登录财务软件系统后,方可进行业务操作。第 7 条 系统密码管理1.系统登录密码先由电算化主管在账套管理中统一设定初始密码,并通知会计电算化操作人员,再由会计电算化操作人员在客户端自行更改。2.操作人员应妥善保管好自己的密码,因泄漏密码产生严重后果的应追究相关责任人的责任。3.财务软件系统中的服务器操作系统、数据库系统及系统管理的系统管理员密码,由电算化主管和系统管理员共同管理,双方各执一半密码,每人掌握密码的长度不得少于 6位。4.财务软件系统需不定期更换密码,密码更换的间隔时间不得超过 3 个月,在密码输入时应予以回避。系统管理员密码必须密封存放于保险箱中,并登记备案。第 8 条 权限设定管理1.各会计电算化人员权限、账套主管权限均由电算化主管和系统管理员共同设定。2.权限设定时,应特别注意将不相容职位的权限分离。3.出纳人员只能有货币资金管理系统的管理权限。第 9 条 日常操作程序1.系统管理员每天到岗后,首先检查服务器是否正常开启,检查计算机的硬件、软件、网络是否正常运行,并为其他工作做好准备。2.会计人员根据原始凭证运用正确的会计科目填制记账凭证,并打印机制记账凭证,同时签名或盖章确认。3.审核人员审核记账凭证和所附原始凭证,审核无误后在打印出的记账凭证上签名或盖章确认,并立即对机内对应记账凭证执行“审核”操作。如未即时核对机内记账凭证,应将原打印出的记账凭证与机内凭证核对无误后,才能对机内记账凭证执行“审核”操作,严禁未经核对执行“成批审核”的操作。4.审核人员将已审收(付)款凭证交给出纳。5.每天工作结束后,系统管理员可依据工作情况选择是否关闭服务器,如要关闭应提前通知电算化主管,由电算化主管通知各在线操作人员,各在线操作人员退出后方能关闭服务器。6.操作人员离开操作使用计算机的工作现场,应立即退出财务软件系统,否则应承担被人利用本人登录名进行操作的全部责任。第 4 章 系统软硬件及数据管理控制第 10 条 会计电算化配备财务部应为开展会计电算化配备必要的计算机、硬件设备和软件。第 11 条 系统硬件维护1.系统管理员应经常对系统设备进行保养,保持机房和设备的整洁,防止意外事故的发生。2.系统管理员应定期对计算机存放场所的安全进行检查,包括对消防和报警设备、地线和接地、防静电、防雷击、防鼠害、防电磁波等设备和措施进行检查,降低各种意外发生的概率。3.系统管理员对硬件运行过程中出现的故障及时排除,由于本身条件没有能力解决的或不能解决的应及时与硬件生产或销售商联系解决,并对故障情况、处理措施和结果等予以记录。4.需要对硬件设备更新、扩充、更换,应及时提出建议,经信息管理部、财务部、公司领导审批后及时实施,并及时做好数据备份工作,保证机内会计数据的连续和安全,同时做好相关记录。第 12 条 系统软件维护计算机软件的维护分为系统软件维护和财务软件维护两类,具体包括以下 3 项内容。1.系统软件维护,检查系统文件的完整性,系统文件是否被非法删除和修改,以保证系统软件的正常运行。2.财务软件操作维护,对财务软件日常操作维护工作过程中发现的问题,系统管理员应及时解决。如不能排除,应立即报告电算化主管,并联系财务软件供应商予以指导或现场处理。3.财务软件程序维护,电算化主管及系统管理员应及时联系软件供应商对财务软件进行修改、版本升级等;对正在使用的财务软件进行升级,应报经财务总监和信息管理部负责人审批后进行,并记录升级时间和模块。第 13 条 系统软硬件管理规范1.未经电算化主管和系统管理员同意,任何人不得擅自更改计算机及其附属设备的连接与设置,不得更改系统软件、财务软件系统的设置,不得更改网络连接设置、网络用户名及网络用户 IP 地址。2.公司财务软件系统使用的系统服务器、数据库服务器、网络连接方式及防火墙设置的更改,均需经系统管理员同意后方可进行。第 14 条 网络连接规定1.公司财务核算用计算机禁止与外网相连接。2.财务软件系统客户端以 VPN 方式通过防火墙与公司总部服务器进行连接,不得以任何形式、任何方式绕过防火墙直接进入系统。客户端的防火墙证书及密钥由信息管理部统一发放,防火墙证书每年进行一次更新。3.各系统管理员必须妥善保管信息管理部下发的各类证书和密钥,如因保管不善导致泄密并产生严重后果的,应追究相关责任人的责任。第 15 条 会计数据资料的备份1.会计数据的备份由系统管理员负责,包括至少每天进行一次硬盘备份或启用自动备份系统,对重要会计数据更新或修改后应及时进行备份,财务年度结束后及时进行刻录备份。2.系统管理员应对每次备份情况做详细记录,记录的内容应包括:本次备份的时间、所备份的会计数据状态(是否过账、结账等)和所涵盖的会计期间等。3.系统管理员或档案管理员应根据存储介质的不同情况,定期对备份存贮介质进行可用性检查,发现缺损或备份数据丢失的,应立即补充备份。4.计算机内的会计数据遭到非法操作和毁损等需要恢复时,在经电算化主管及系统管理员同意后,必须使用最新的正式备份。第 16 条 病毒防治措施1.各会计电算化人员应采取必要的计算机病毒防治措施,确保财务系统的正常运行。2.财务用计算机应配备优良的正版杀毒软件,以预防、检测、清除计算机病毒,并定期进行病毒库的升级和版本的更新。3.禁止在财务用计算机上使用或打开来历不明的软件和邮件,对外来的存贮介质必须先杀毒后再使用。4.禁止在财务用计算机上玩游戏,会计电算化系统的服务器不能接入互联网,不具备防范条件的会计电算化系统的终端机不允许接入互联网。第 5 章 电算化会计档案管理制度第 17 条 电算化会计档案管理要求电算化会计档案管理是公司重要的会计基础工作,要严格按照财政部“会计档案管理办法”和相关要求,对电算化会计档案进行管理。第 18 条 电算化会计档案管理的内容和范围1.电算化会计档案包括存储在磁盘、光盘等介质上的会计数据,以及计算机打印的书面等形式的会计数据。2.会计数据是指记账凭证、会计账簿、会计报表(包括报表格式和计算公式)等数据,以及财务软件系统开发运行中编制的各种文档以及其他会计资料。3.财务软件设计书、软件程序、用户操作手册、本单位电算化系统构成说明和财务软件工作日志等,视同会计档案保管。第 19 条 机打会计资料管理1.使用计算机打印的书面形式的会计凭证、会计账簿和会计报表,由会计主管人员负责保管。2.会计电算化记账凭证单完成后应立即打印输出,打印的记账凭证上应有制单人员的签名或盖章、审核人员的签名或盖章、财务负责人的签名或盖章。收付款记账凭证还应有出纳人员的签名或盖章。3.现金日记账和银行存款日记账可采用计算机打印的账页装订成册,应每天登记并打印,做到日清月结。对每天业务较少、不能满页打印的,也可按旬打印。4.一般账簿按年打印,遇税务、审计等管理部门检查时,应按其要求,及时打印有关账簿、报表等。第 20 条 机打资料存放管理1.各类账簿在每一会计年度结束后一个月内必须完整打印,并装订成册存档。发现已打印的纸质会计档案有缺损时,必须补充打印。2.每月结束后 10 日内、年度结束后 30 日内,财务人员应将打印的记账凭证分月、按凭证序号整齐装订成册,由财务负责人或财务主管、审核人员和装订人员签名或盖章,并存档妥善保管。3.每月结束后 15 日内、年度结束后 45 日内,财务人员应将打印的会计报表和有关会计资料整齐装订成册,由单位负责人、财务负责人或财务主管签名或盖章并加盖单位公章,存档妥善保管。第 21 条 电算化会计档案的保管1.电算化会计档案存放地点应达到防磁、防火、防潮、防尘、防盗、防虫蛀、防霉烂和防鼠咬等要求,重要会计档案应准备双份,并尽可能存放在两个不同的安全管理。2.对纸质会计档案和存贮介质保存的会计档案应分类保存。3.机打的会计凭证、会计账簿、会计报表的保管期限,及电子会计档案的保管期限与手工账保管期限一致。4.购买会计电算化专用的计算机、打印机的报价单、保修单、使用说明书、购机清单等资料作为会计电算化硬件档案保管,保管期限至相应硬件被出售、报废等处置完毕。5.电算化系统软件的程序盘、使用说明、合同等全套软件档案应妥善永久保存。6.日常备份存贮介质由系统管理员妥善保管并统一编号,应装在保护封套或包装盒中,并置于保存柜中。年度以存贮介质保存的会计数据备份盘交由纸质档案管理员统一归档保存。7.电算化会计档案必须严格执行安全和保密制度,会计档案不得随意堆放,严防毁损、散失和泄密。第 22 条 会计资料外借1.各种会计资料(包括纸质和用存贮介质保存的会计数据)未经单位领导同意,不得外借和带出单位。2.经公司或部门领导同意借阅的会计资料,应该履行相应的借阅手续。3.存放在存贮介质上的会计资料借阅归还时,应该认真检查其安全性,防止感染病毒和数据丢失。第 6 章 附则第 23 条 本制度由财务管理总部会同信息管理部负责解释和修订。第 24 条 本制度自发布之日起实施