内部信息传递管控程序
内部信息传递管控程序为更好地做好企业生产经营管理决策,做好内部信息传递和内部报告工作,企业管理人员需要从各种渠道获取相应的信息。所以,企业应加强内部报告管理,全面梳理内部信息传递过程中的薄弱环节,建立科学的内部信息传递机制,明确内部信息传递的具体要求,以促进内部报告的有效利用。下面是某公司制定的内部信息传递管控程序,供读者参考。内部信息传递管控程序第 1 章总则第 1 条 目的为了及时、准确地收集、传递及反馈公司内部的有关信息,做好内部信息的收集与管理,保持公司信息资源共享,特制定本程序。第 2 条适用范围本程序适用于公司内部信息的沟通、交流与处理。 第 3 条管理职责分工1公司每个人、每个部门都有义务和责任及时、准确地传送、接收、处理工作信息,都可以是发布方,也可以是接受方。人力资源部负责公司内部沟通的定期检讨、评估和调整。2各部门负责工作范围内公司对应相关方信息的收集、传递、执行与沟通。(1)品管部负责统筹公司内外与质量相关信息的编制、传递与处理。(2)营销部负责营销、市场、媒体等相关信息的收集、处理、保存和管理。 (3)采购部、检验部、法务部、总裁办等部门负责对应相关方信息的收集。 (4)总务部、检验部、营销部负责紧急信息的处理。(5)各部门负责工作范围内信息的传递与沟通。 第 4 条 内部信息的类别1正常传递信息,如工作计划、业务方案、通知通告、法律法规、规章制度、质量方针(目标)及完成情况、跟踪和监控记录、内部审核与管理评审报告以及公司正常运行时的其他记录等。2错误或不合格信息的处理,如体系内部审核的不合格报告,内部管理事务的安排、反馈、评估、纠正和预防措施处理等。3紧急信息、临时事务安排等,如出现重大质量事故等情况下的信息与记录。 4其他内部信息(如员工的建议等) 。第 2 章 内部信息沟通工具与方式第 5 条 内部信息沟通原则尽管有关信息的来源、内容、提供者、传递方式和渠道等各不相同,但收集和传递相关信息一般都应遵循真实、准确、及时、有效、保密等原则。第 6 条信息的收集、处理与沟通工具信息可采用书面资料(包括质量记录、公告栏、内部刊物等) 、工作日志记录、电子公告栏、讨论交流、电子媒体、声像设备、通信、互联网等沟通工具和方式予以传递。 第 7 条信息沟通的渠道 内部信息沟通的渠道有下行沟通、上行沟通和平行沟通三种,具体如下表所示。内部信息沟通渠道一览表沟通渠道 信息沟通的具体操作下行沟通指自上而下的信息传递和沟通,利于领导把公司的方针、政策以及目的、意图传递给部门或人员,并把工作中存在的问题、要求传达给下属,协调组织中各层次的活动,增进各层次、各职能部门之间的联系和了解上行沟通指公司中的成员、群体通过一定形式的渠道与决策层进行的信息交流,如下级向上级定期或不定期的工作汇报、情况或问题的反映、意见的征求等平行沟通 指在公司系统中处于相同层次的人、群体、职能部门之间进行的信息传递和交流,利于提高办事效率,增加相互了解和协调第 8 条信息的传递方式1口头传递,这是一种最快、最直接的传递方式,能在最短的时间内使大多数员工在同一时间内得到某种信息,如班组会议、部门会议、员工大会等。2电话传递,这是一种强针对性,多带有指令性的传递方式,多用于汇报工作完成情况、工作协作、临时通知、火警等。通过电话传递信息时,应先落实通话双方的部门、姓名(职位)及时间,其次应对传递内容有清楚的交代。3手机,遇紧急情况时,可用手机直接联系。4MSN 在线传递,这是用来传递工作或商务信息的最快捷的渠道。5E- mail(电子邮件) ,这是一种现代化的先进、可靠的信息传递方式。6文件传递,这是一种较为原始但最为规范的信息传递方式。在整体运作中,将信息以书面形式在部门之间传递仍为最普遍采用的方式。第 3 章内部信息收集与处理第 9 条正常信息的处理各部门依据相关文件的规定直接收集并传递日常正常信息。1人力资源部按照相应程序文件的规定向有关部门传递公司战略方针、目标及其落实、完成情况。2品管部按照相应程序文件的规定向有关部门传递质量方针、目标及其落实、完成情况,以及内部审核结果、法律法规更新等信息。第 10 条服务工作计划信息的沟通1各部门及人员根据公司工作目标制订各部门工作计划并报主管领导审批,并根据审批意见及时调整方案。2公司领导层可通过召开总经理办公会议,讨论相关大政方针及事宜。 3公司可采取例会、专题交流会、各部门协调会、工作汇报等制度,进行公司内部沟通,并对会议内容做相关记录。第 11 条 紧急信息的沟通对于紧急信息,如发生重大质量事故,发现部门应依据信息沟通控制程序迅速传递给主管领导组织处理,可采用电话、传真等方式紧急沟通。 第 12 条其他内部信息的沟通对于其他内部信息,信息提供者可采用正常的上下级传递汇报程序,填写“信息联络处理单”反馈给上一级主管或责任部门进行协调处理。第 13 条 内部信息“复命”“复命”是对领导安排给自己的工作或业务伙伴相互协作的承诺,在限定时间内完成并将完成结果及时反馈给领导或业务伙伴的行为。1信息接受方在接受信息或指令、通知后要先回复,证明自己已正常接收到传达方的信息。2信息接受方在执行接收到的信息时,对出现的问题要及时汇报。3信息接受方在完成执行命令后,要采用 5W 方式及时回报给发送方。第 4 章附则第 14 条相关支持性文件1 纠正和预防措施控制程序 。 2 文件控制程序 。3 记录控制程序 。4质量记录:“信息联络处理单” 。第 15 条本程序由公司总裁办负责制定,品管部对本程序有解释权