厦门港务：期货套期保值业务内部控制制度

厦门港务贸易有限公司期货套期保值业务内部控制制度第一章总则第一条为规范厦门港务贸易有限公司（以下简称“公司 ”）期货套期保值业务的经营行为和操作流程，加强公司对套期保值业务的内部控制，防范风险，确保公司资产和资金安全，根据深圳证券交易所发布的信息披露业务备忘录第 26 号：衍生品投资、企业内部控制基本规范（财会【 2008】 7 号）及国家有关法律、法规的规定，制订本制度。第二条本制度所称“ 期货套期保值业务”是指：通过期货市场卖出（或买入）与现货或购销合同项下商品同类或价格高度相关，数量匹配的期货合约，以锁定利润或规避市场风险的交易活动。公司期货套期保值业务采用对冲和实物交割方式进行交易。第三条公司进行套期保值业务的目的是为了规避钢材、塑料、白糖价格波动对经营产生的不利影响，管理价格风险。第四条公司从事期货套期保值业务，应遵循以下原则：1、公司在期货市场，仅限于从事套期保值业务，不得进行投机和套利交易。2、公司从事期货套期保值业务，只限于在中国境内期货交易所及大宗交易电子中心进行交易，不得进行境外市场交易。3、公司从事期货套期保值业务的品种，仅限于公司已持有的，或正在有效履行的购销合同项下的与期货品种同类或者价格高度相关的产品。4、公司进行套期保值的数量不得超过实际现货交易（或相应的购销合同）的数量，期货持仓量应不超过套期保值的现货量。5、套期保值操作中，现货的销售和期货的平仓原则上必须同步进行。现货未确定销售或采购合同变更的情况下，拟将期货合约平仓的，须报公司风险控制员审核后转总经理审批。6、在现货未销售的情况下，对应的期货合约不得多次买卖；公司必须为已套期保值业务项下的卖出合约平仓时间安排合理的提前量；套期保值业务项下的卖出合约到期时，即使现货商品实物仍未销售完毕也必须平仓。7、原拟通过期货市场以对冲方式套期保值的期货卖出或买入合约，因情况变化需改为实物交割的，应报公司风险控制员审核后转总经理审批。8、套期保值业务需追加期货保证金，应报公司风险控制员、财务部经理审核转总经理审批；在需追加期货保证金的情况下，如因特殊情况拟决定放弃追加保证金的，应报公司风险控制员、财务部经理审核总经理审批。9、公司应当以自己的名义设立套期保值交易账户，不得使用他人账户进行套期保值业务。第二章组织机构及其职责第五条公司的期货套期保值业务组织机构设置如下：董事会套期保值业务管理办公室业务经理（业务部门）档案管理员（贸管部）风险控制员（贸管部）会计核算员（财务部）资金调拨、结算兼交易确认员（财务部）交易员（贸管部）第六条公司董事会负责审议套期保值政策及年度工作计划。第七条公司对套期保值业务实行董事会授权管理，公司董事会授权总经理组织建立套期保值管理办公室，在董事会授权框架内行使期货套期保值业务管理职责，成员包括总经理、贸管部经理、财务部经理、开展套期保值业务部门负责人，总经理为办公室负责人。合规检查员第八条套期保值管理办公室职责为： 1、负责制定套期保值工作原则和方针，审定公司套期保值管理工作的各项具体规章制度； 2、负责召开期货管理会议，制定、调整套期保值计划、交易方案，批准授权范围内的套期保值交易方案； 3、负责交易风险的应急处理； 4、负责向董事会提交年度报告和下年度工作计划； 5、行使董事会授予的其他职责及其他日常联系和管理工作。第九条套期保值管理办公室下设业务经理、交易员、资金调拨、结算兼交易确认员、会计核算员、档案管理员和风险控制员等岗位。各岗位人员分别设在业务部门、贸管部、财务部。各岗位主要职责权限如下：1、业务经理：负责公司内外部有关套期保值的信息收集整理、套期保值可行性调查研究，拟定套期保值交易方案，根据行情提出套保开平仓申请等；2、交易员：负责收集市场信息，监控市场行情、识别和评估市场风险，执行交易命令、负责交易流水的打印和提交；3、资金调拨、结算兼交易确认员：负责根据付（回）款申请单完成交易资金的划拨、跟踪资金回笼情况、根据每月交易情况编制出入金明细表，并与交易员、会计核算员核对套保业务情况，并及时向套期保值业务管理办公室反馈相关情况；4、会计核算员：负责相关资金账户的对账、期货业务的财务处理，每月编制期货经营报表提交套期保值业务管理办公室及股份公司审计部，期货经营报表在提交股份公司审计部时应一并提交被套期现货的持有量报表；5、档案管理员：负责套期保值资料的存档管理，包括套期保值计划、交易方案、交易原始资料、结算资料等；6、风险控制员：负责头寸管理、现金流管理、风险测算与报告、保值方案审核与实施监督。套期保值管理办公室各岗位人员应有效分离，不得交叉或越权行使其职责，确保能够相互监督制约。第十条公司设置合规检查员，负责每半年对套期保值业务进行监督检查，并向董事会提交检查报告。监督检查的重点是检查公司套期保值业务的合规情况，包括：监督公司执行国家有关期货的法律、法规及政策；监督公司执行套期保值业务内部控制制度；指出套期保值业务中存在的不足并提出改进意见；根据监管政策的变化，对公司的套期保值业务的内部控制制度提出相应的修改意见。第三章授权管理第十一条公司年度套期保值计划须提交公司董事会审议。套期保值计划中明确拟保值的现货品种、计划数量、交易方向和下一年度套期保值业务保证金额度。第十二条董事会授权套期保值管理办公室具体执行套期保值计划。套期保值业务严格限定在经批准的套期保值计划内进行，不得超范围操作，公司每年期货套期保值业务可使用的保证金额度由董事会审议确定。期货套期保值业务实际开展过程中，超年度套期保值计划，应重新履行审批程序。第十三条公司对期货交易操作实行授权管理。期货交易授权书应列明有权交易人员名单、可从事交易的具体种类和交易限额、授权期限。期货交易授权书由公司法定代表人签发。被授权人只有在取得书面授权后方可进行授权范围内的操作。被授权人因故发生变动的，该被授权人不再享有原授权书授予的一切权利，并由授权人即时通知相关各方。第十四条公司对交易资金调拨实行授权管理。交易资金调拨授权书应列明有权进行资金调拨的人员名单和资金限额。第四章业务流程第十五条公司套期保值业务是一个完整的风险管理过程，包括风险评估，套期保值政策，套期保值方案，实施与监控，评价与改进等环节。1、风险评估。业务经理在制定套期保值方案之前，应首先进行风险评估，将被套期保值的项目面临的风险分析清楚，结合公司的风险偏好和承受度，确定是否进行套期保值，套期保值方案在提交审批的同时，需提交相关的风险评估报告。2、套期保值政策。套期保值政策是公司套期保值工作的指导方针，规定保值的目标和原则，内容包括：保值比例、保值时间跨度、可选择的期货交易工具以及套期保值的目标。公司每年制定套期保值年度计划，明确拟保值的现货品种、计划数量、拟选择的期货品种和交易方向，套期保值政策与年度套期保值计划一起报公司董事会审批。3、套期保值方案。公司根据保值政策，结合市场形势和风险现状确定具体的保值方案。保值方案的具体内容应该包括：保值品种、保值合约、保值方向、保值数量、保值价格、保证金需求等。方案设计中要重点关注方案本身的现金流风险和会计风险。4、实施与监控。公司根据市场行情及现货风险状况，在适当时机实施套期保值方案，并对方案实施进行监控，根据市场形势变化和现货经营节奏进行保值头寸的调整和优化。套期保值办公室负责建立完善的交易流程和复核制度，防止交易人员的交易错误和在出现交易错误时能够及早发现控制损失。5、评价与改进。业务部门应定期对套期保值的效果进行评估，并寻找改进的机会，以便公司不断提供保值水平。业务部门至少每年向套期保值办公室提交套期保值有效性评估报告。第十六条公司套期保值方案实施具体流程如下：1、各业务部门拟定期货套期保值交易方案，并报套期保值管理办公室审批。期货套期保值交易方案应包括以下内容：套期保值交易的建仓品种、价格区间、数量、拟投入的保证金、风险分析、风险控制措施、止损制度、止盈额度等。业务部门提出的方案中，单笔业务的保证金额度不得超过全年授权总额度的 30%。2、业务经理根据经审批的期货套期保值交易方案，填写注入或追加保证金的付款通知，经总经理及财务部经理审批同意后交资金调拨、结算及交易确认员复核确认后执行付款。交易员应负责及时将入金单交由会计核算员进行相关账务处理。业务经理根据公司的套期保值交易方案，选择合适的时机提出交易申请，交易员根据经审批的交易申请及时执行交易指令，交易指令执行完毕应及时将交易结果反馈给资金调拨、结算及交易确认员复核。3、每笔交易结束后，交易员应于 1 个交易日内及时将期货经纪公司交易系统生成的交割单和结算单（如有）打印并传递给业务经理、会计核算员、、风险控制反馈公司套期保值管理办公室档案管理员存档风险控制员核查交易是否符合套期保值方案会计核算员对经纪公司账单和成交单进行会计核算交易员根据方案执行交易指令资金调拨、结算及交易确认员复核确认资金调拨、结算及交易确认员进行资金收付未通过通过报套期保值管理办公室审批各业务部门拟订期货套期保值交易方案员进行审核。4、风险控制员核查交易是否符合套期保值方案，若不符合，须立即报告总经理。5、会计核算员收到交割单或结算单并审核无误，并经财务部经理签字同意后，进行账务处理。会计核算员每月末与资金调拨、结算及交易确认员核对保证金余额。6、公司根据实际情况，由套期保值管理办公室拟定平仓方案，选择对冲或实物交割方式履行期货合约。若需要进行实物交割了结期货头寸，应提前与交易员、资金调拨、结算及交易确认员等相关各方进行妥善协调，以确保交割按期完成。第五章风险管理制度第十七条公司应建立严格有效的风险管理制度，利用事前、事中及事后的风险控制措施，预防、发现和化解风险。第十八条公司在开展期货套期保值业务前须做到：1、慎重选择期货经纪公司：2、合理设置期货业务组织机构和选择安排相应岗位业务人员：（ 1）公司期货岗位设置应严格按照本制度第二章的规定执行 ;（ 2）公司从事期货业务人员应具备以下条件：有期货专业知识及管理经验、有良好的职业道德；有较高的业务技能，熟悉期货交易相关的法律、法规，遵守法律、法规及期货交易的各项规章制度，规范自身行为，杜绝违法、违规行为。第十九条公司的期货业务开户及经纪合同签订程序如下：1、由业务部门推荐三家以上具有良好资信和业务实力、运作规范的期货经纪公司，经资格核查后作为候选单位；2、套期保值管理办公室从候选单位中选定期货交易的经纪公司；3、公司法定代表人或经法定代表人书面授权的人员代表公司与期货经纪公司签订期货经纪合同书，并办理开户手续。第二十条套期保值管理办公室应随时跟踪了解期货经纪公司的发展变化和资信情况，并将有关变化情况报告公司，以便公司根据实际情况来决定是否更换期货经纪公司。第二十一条在实际业务操作中，期货套期保值交易方案中必须披露相关风险；期货套期保值交易方案须采取合理的交易策略，降低追加保证金的风险。第二十二条公司设置风险控制员岗位，风险控制员对总经理及董事会负责。风险控制员岗位不得与套期保值管理办公室的其他岗位交叉。第二十三条公司风险控制员的主要职责包括：1、拟定期货业务有关的风险管理政策及风险管理工作程序；2、监督期货业务有关人员执行风险管理政策和风险管理工作程序，每月编制套期保值业务内部控制执行情况报告；3、审查境内期货经纪公司的资信情况；4、审核公司的具体套期保值交易方案；5、核查交易员的交易行为是否符合套期保值计划和具体交易方案；6、对期货头寸的风险状况进行监控和评估，保证套期保值业务的正常进行；7、发现、报告并按程序处理风险事故；8、评估、防范和化解公司期货业务的法律风险。第二十四条风险控制员须严格审核公司的期货套期保值业务是否为公司所持有的商品进行保值，若不是，则须立即报告套期保值管理办公室。第二十五条公司套期保值管理办公室按照不同月份的库存或购销合同来确定和控制当前的套期保值量，任何时候不得超过授权范围进行套期保值。第二十六条公司在已经确认对实物合同进行套期保值的情况下，期货头寸的建立、平仓要与所保值的实物合同在数量、时间上相匹配。第二十七条公司建立风险测算系统如下：1、资金风险：测算已占用的保证金数量、浮空盈亏、可用保证金数量及拟建头寸需要的保证金数量、公司对可能追加的保证金的准备数量；2、保值头寸价格变动风险：根据公司套期保值方案测算已建仓头寸和需建仓头寸在价格出现变动后的保证金需求和盈亏风险。第二十八条公司建立以下内部风险报告制度和风险处理程序：1、内部风险报告制度：（ 1）交易员应于每天收市后测算已占用的保证金金额、浮动盈亏、可用保证金数量及拟建头寸需要追加的保证金数量，及时反馈业务经理及风险控制员。（ 2）当市场价格波动较大或发生异常波动的情况时，交易员应立即报告总经理和风险控制员；如果交易合约市值损失接近或突破 100 万元时，应立即启动止损机制；如果发生追加保证金等风险事件，套期保值管理办公室应在 24 小时内召开分析会议，并做出决策。（ 3）当发生下列情形之一时，风险控制员应立即向公司总经理报告：期货业务有关人员违反风险管理政策和风险管理工作程序；期货经纪公司的资信情况不符合公司的要求；公司的具体套期保值交易方案不符合有关规定；交易员的交易行为不符合套期保值交易方案；公司期货头寸的风险状况影响到套期保值业务的正常进行；公司期货业务出现或将出现有关的法律风险。（ 4）套期保值管理办公室的任何人员，如发现套期保值交易存在违规操作时，应立即向总经理汇报。同时，总经理立即终止违规人员的授权手续，并及时调查违规事件的详细情况，制定和实施补救方案。2、风险处理程序：（ 1）总经理及时通知公司有关人员参加会议，分析讨论风险情况及采取的对策：（ 2）相关人员执行公司的风险处理决定。第二十九条公司交易错单处理程序：1、当发生属期货经纪公司过错的错单时，由交易员立即通知期货经纪公司，并由经纪公司采取相应处理措施，再向期货经纪公司追偿产生的损失。2、当发生属于公司交易员过错的错单时，交易员应立即报告总经理，由总经理立即下达相应的指令，相应的交易指令要求能消除或尽可能减少错单给公司造成的损失。第三十条公司应严格按照规定安排和使用期货业务人员，加强相关人员的职业道德教育及业务培训，提高相关人员的综合素质。第三十一条公司应配备符合要求的计算机系统、通讯系统、交易系统及相关设施、设备，确保期货交易工作正常开展。第六章报告制度第三十二条套期保值管理办公室每半年向董事会提交当期套期保值业务报告，报告内容包括年度套期保值计划执行情况、当期新建仓位状况、总体持仓状况、结算状况、套期保值效果、未来价格趋势及相关分析。第三十三条套期保值业务人员应遵守以下报告制度：1、交易员每次交易后应向套期保值管理办公室、风险控制员报告每次新建头寸情况、计划建仓及平仓头寸情况及最新市场信息等情况。2、交易员和会计核算员应分别根据每次交易情况，向公司财务部经理及风险控制员报告汇总持仓状况、结算盈亏状况及保证金使用状况等信息。第三十四条检查报告。合规检查员每半年对套期保值业务进行监督检查，并向董事会提交第三十五条当套期保值业务出现重大风险或可能出现重大风险，套期保值业务亏损或潜亏占公司上一年度经审计净资产 5%以上，或亏损金额超过 100 万元人民币时，公司应履行重大信息报告义务，向母公司厦门港务发展股份有限公司报告。第七章交易账户管理第三十六条公司制定交易账户权限管理表，规定套期保值业务相关人员的权限。交易员根据期货交易授权，拥有期货交易账户操作权限；业务经理、风险控制员、合规管理员及总经理拥有交易账户查询权限。第八章档案管理制度第三十七条公司对期货套期保值的交易原始资料、结算资料等业务档案、境内期货业务开户文件、授权文件、各类内部报告、发文及批复文件等由档案管理员负责收集并保管，保管期限不少于 3 年。第九章保密制度第三十八条公司套保业务信息为公司商业秘密，公司套保业务相关人员应遵守公司的保密制度，未经允许不得泄露公司的套期保值方案、交易情况、结算情况、资金状况等与公司期货交易有关的信息。第十章责任追究第三十九条本制度所涉及的交易指令、资金拨付、下单、结算等有关人员，严格按照规定程序执行的，交易风险由公司承担。违反本制度规定或超越权限进行资金拨付、下单交易等行为的，或违反本制度规定的报告义务的，由违规行为人对交易风险或损失承担个人责任。第四十条公司区分不同情况，对违规行为人给予行政处分、经济处罚，并通过法律途径向其追究民事赔偿责任；违规行为人的行为构成犯罪的，公司将其移送司法机关，追究其刑事责任。第十一章附则第四十一条本制度未尽事宜，依照国家有关法律、法规、规范性文件的规定执行。本制度如与日后颁布的有关法律、法规、规范性文件的规定相抵触的，应按有关法律、法规、规范性文件的规定执行，并时修订本制度。第四十二条本制度由公司套期保值业务办公室负责解释