费用管理制度

费用管理制度目 的为有效利用资金，节约费用支出，规范报销程序，提高工作效率，特制定本规定。适用范围 适用于办公费用、差旅费用、业务招待费的管理。内 容一、费用的归口管理费用分为可控费用与不可控制费用，采取分级归口管理办法，各部门负责其预算限额内的可控费用，不可控费用由财务部集权控制。二、费用控制实行预算管理制度具体规定如下：（1）每年年终前1个月内由各部门编制下年度可控费用预算，经主管领导核准后，报财务部预算组初步审核，并汇总汇编。财务部在年度终前10天内，将综合汇总后的预算，报财务总监核准后，再提交总办讨论通过。（2）在年终后30天内，由执行总裁主持召开各部门预算平衡会议，确定各部门年度费用预算，报经总裁批准后下达各部门执行。（3）新一年开始，各部门必须按下达后的年度预算严格执行。每月根据其预算，在2 5日前编制资金使用计划，报财务部审核汇总，再由财务部送结算部核准，报财务总监签批后，于次月1日前由结算部下达用款计划，并向财务部开出划款通知单，将款转入专户使用。（4）若遇不可预测的费用，必须报预算变更申请表，经总办审核，并报执行总裁和总裁批准后，按调整后的预算实施。（5）每季末，财务部将各部门费用执行情况进行汇总，与预算进行对比，分析差异原因，提出改进措施，对于明显预算偏大的费用，应根据实际情况进行适当调整。财务部将预算执行结果，报财务总监、执行总裁和总裁，并向各部门进行通报。（6）年度终了，各部门超支或节省的费用，按公司考核兑现办法进行奖惩。三、差旅费管理办法具体规定如下：（1）员工出差分为国内出差和国外出差。按出差目的和所办事项分为：-商务性出差，包括派出招商引资、商业贸易合同谈判、异地采购、付款等为达成经营目标而进行的公务活动。-事务性出差，包括派出处理法律事务、追讨款项、建立公共关系等非经济目标而以促进管理为目的进行的公共事项。 非公务性出差，包括受公司委托或指派外出进修培训，法定的上岗前培训、国内外非商务性考察与培训等旨在提高员工个人素质的公派外出事项。（2）员工出差前应填写“出差申请审批单”和“出差行程计划表”，经部门经理签注证实后，按出差期限由授权主管视情况需要事先予以核定，并依权限予以批准。出差员工凭批准的“出差行程安排表”通知相关部门或外单位安排接洽、住宿及工作配合等，出差员工另凭批准的“出差申请审批单”到财务部依公司规定办理借支一定数额的差旅费，并在出差返回1周内办理报销手续。（3）出差授权制度审批权限。出差授权审批权限表如下表所示（见下页）。-出差前必须填报“出差申请审批单”，经相关主管人员批准后，复印一份“出差申请审批单”报人力资源部（考勤）备案。未及时填报“出差申请审批单”者，必须先告知人力资源部，回来后立即补办“出差申请审批单”。-境外出差或非公务性出差，必须由执行总裁和总裁批准。（4）因公出差的差旅费用分为交通费、住宿费、伙食费、市内交通费、邮电费和特别费等，差旅费用实行包干的办法，即“划分等级，分项计算，总额包干，调剂使用，节约归已，超支不补”的方法。出差授权审批权限表授权人员及方式 出差期限部门经理主管副总总裁或执行总裁一、商务性、事务性出差（一）境内0-3天 *副总裁、总监、总裁助理3天以上 *部门经理、副经理、经理 0-3天 *助理 3天以上 * *0-3天 * *高级文员及以下3天以上 * * *（二）境外 * * *二、非公务性出差 * * *注：加“*”者为主管领导签批。（5）出差人员的交通费（不含出发地和目的地的市内交通费）按下列标准实报实销从出发地到目的地来回交通费用：-能享受高一等级舱位，出差日该班（航）次无相应等级仓位的，不享受差额补助。-交通费需要单据认定，无单据者，由个人自理。 -使用公司交通工具者不再补助交通费。出发地至出发港码头的来回交通原则上由公司接送，没有安排接送的，可实报实销来回车费，确因时间紧迫或其他特殊需要以出租车做交通工具的，应需事先征得部门负责人或主管副总同意，出差回来应填制“市内乘坐特殊交通工具申请单”报行政总监批准。-对乘坐飞机需要特批的员工，必须经总裁或执行总裁批准。对超出标准乘坐的交通工具，如没有主管领导的批示，其差额均由本人负担。出差交通工具附表如下表所示。出差交通工具附表交通工具职务级别飞机 火车 轮船 汽车总裁或执行总裁 头等仓 软卧 头等仓 按实副总裁、总监、总裁助理商务仓 软卧 二等仓 按实部门经理、副经理、经理助理经济仓 硬卧 三等仓 按实高级文员及以下员工 经济仓（特批） 硬卧 三等仓 按实（6）住宿费及伙食费、当地交通费、邮电费、洗衣费用等杂费，除总裁和执行总裁实报实销外，其他人员出差一律按下列标准补助包干核付（人民币元或等值外币）：-如本公司备有住宿场所或出差人员由接待单位免费安排住宿，不再补助住宿费，如免费安排伙食，不再补助餐费。-出差天数计算含在途天数，但扣除返回当天的住宿费标准。-随同出差 2 日（含）以上的员工，包干费比照级别较高员工的标准执行。-若出差员工 2 人或 3 人及以上属合住一间房的，住宿包干费比照 1 间标准计发，分开住宿的按实际入住间数标准计发（如 3 人人住 2 间，其中 2人 1 间，1 人 1 间，住宿包干则按 2 间计发） 。 -若公司提供交通工具出差的，则扣除当日包干费中杂费的 50%。-非公务性出差人员的每日包干费，在 1 个月以内的，按标准的 75%补助；超过 1 个月的按标准 50%补助；超过半年的，按标准的 25%补助。-若特殊情况超出住宿等包干标准者，需在发票上注明原委，可报总裁实报实销处理。-为维护公司对外形象和员工切身利益，防止个别出差员工不正当做法，对不同级别的员工出差住宿条件给予一定限定，达不到住宿标准的实报实销。出差住宿费及杂费附表项目标准每日住宿费及杂费（住宿费占1/2.餐费占1/4.其他杂费占1/4）级别 境外（包括我国港澳特区） 境内总裁和执行总裁 实报实销 实报实销副总裁、财务总监、行政总监、营销总监、技术总监（含副职）、总裁助理（略） （略）部门经理、副经理（含助理） （略） （略）高级文员及以下职员 （略） （略）住宿标准表每日住宿费标准 项目标准级别 境外（包括我国港澳特区） 境内总裁和执行总裁 实报实销 实报实销副总裁、财务总监、行政总监、营销总监、技术总监（含副职）、总裁助理四星级酒店（略）三星级酒店或以上（略）部门经理、副经理（含助理）四星级酒店（略）星级宾馆（略）高级文员及以下职员四星级酒店（略）星级宾馆（略）（7）若出差省内地方由公司派车或自己坐公交车辆当天就返回的，只给予报销行车路桥费用或交通费（包括出发地和目的地的市内交通费），不再给予出差补助，按正常出勤计发餐补。（8）出差人经申请主管领导和行政总监获准报销当天交际应酬费的，报销标准严格按照交际应酬费报销标准执行，出差返回后应补办申请手续；出差人员若遇业务特别费用（如送礼等）需由总裁、执行总裁批准；否则，一概由个人负担。出差人员若获准报销一餐应酬费用，则扣除当日包干费中伙食费的50%。（9）出差人员在计划外的行程，如有交通费或延长出差时间需报支补贴的，需事先经执行总裁和主管领导同意，后补“出差申请表”；否则，一切费用自理。（10）出差期间不论是否加班或遇法定节假日，一律不计加班费。（11）派驻各地分公司、办事处的长驻（公司已有办公及住宿场所）人员不执行本规定，每天可给 元的生活补助（不包括当地招聘人员），其他费用按实报销。办事处人员在办事处以外的地方出差，可按本办法执行。（12）为本公司事务出差的专家顾问的差旅费，比照副总级标准支付。为本公司事务出差的其他单位人员，按随同员工级别标准支付。（13）公司所有人员出差，无论实报实销或费用包干者，必须提供真实有效的住宿发票和单据（原件），用于核定实报实销金额或证明住宿包干金额，财务人员不得给无票者或无效票据者核定该期间的住宿包干费用。（14）出差人员回到家乡，吃住在自己或朋友家中的无有效发票提供的，住宿补助不再计发；若回到家乡需入住楼堂馆所的，需在住宿发票上说明原委，比照报销和包干标准核定。（15）差旅费的支领标准，因物价变动等原因，可由财务总监报总办会议审议后核准随时调整，同时按新的标准执行。（16）本规定自颁布之日起执行。如果业务部费用需与业绩挂钩，另行制定有关规定，在挂钩办法出台之前，照本规定执行。四、应酬招待费管理规定应酬招待费管理按公司有关规定执行（见行政部相关管理规定）。五、费用报销制度的规定1所有报销手续必须符合公司流程的有关规定（1）材料采购（包括办公用品）报销必须附有“材料采购申购单”、“验收入库单”。（2）招待费报销必须附有“招待费申请单”原件，并有相关领导签字。（3）差旅费报销必须附有“出差申请审批单”；当月几次出差本市以外的，当天去当天返回的，可1个月汇总填写一张“出差申请审批单”。对出差人员的报销不论几天都需填制“差旅费报销明细单”，对实报实销项目应进行特批，如招待费，应填报“招待费申请单”。（4）出租费报销必须附有“乘坐特殊交通工具申请单”，并有相关领导签字方可报销。（5）所有按合同申请付款的，必须将合同副本附在“转账支票领用审批表”后，交财务部留底。（6）所有需对外支付的款项，必须先经财务部会计复核，才能逐级向上申报审批。2公司实行“收支两条线”如领导已基本同意对大额资金的支取（现金超过 元，支票 元）在填制付款申请时，先去出纳处核实，再确定是否同时上报转款审批。3费用报销时间的规定各部门及人员应及时报销当月所发生的单据，避免积压单据，跨月报销每人每月只能报销一次，填写一张报销单（有借款与无借款一并填写）_超过____元的借款，每旬抵销借款，不受每月一次的限制；需报销的员工（包括抵销借款），每月必须在月末最后一天前报送至财务部会计处，过期不再接收。4报销时预计下月还需借款的处理申请借款的部门及人员，如在月末填报报销单据时，预计下月还需借款，可在填制报销单时同时上报借款审批单。5费用报销手续各部门在请款、签订合同等事项时，事先应征询财务部意见，确认费用归属单位，并正确填制审批单据。6报销或申请付款时必须提供合法有效的原始单据（1）申请付款时需提供发票后方能付款。（2）分期付款项目必须提供与付款进度相应的发票（金额等于或大于付款金额）。（3）发票必须真实、有效。除政府机关、事业单位收据有效外，其他企业、商店开出的收据均无效。（4）特殊情况不能提供发票者：-大型商场以及政府部门、电信部门、供水供电公司，可先行付款后提供发票。其他单位一律不得先付款后补发票。如确需先付款者，需请财务总监加批、确定取回发票期限后方可支付。-未取得发票先行付款者，该部门经理承担连带责任。如跨月不能取得发票，停发经办人及部门经理当月工资，并不得结算。-财务部由主管会计负责催经办人追讨发票。-现金付款的，由出纳在付款时在“付款跟踪表”上标明此次已提供多少金额的发票（如付款时未提供发票，由负责催讨发票的会计标明）。（5）原始单据必须用胶水粘贴，严禁用订书机订；单据粘贴要整齐，大小不能超出报销单据粘贴单的大小，单据多时，按费用类别，多分几张报销单据粘贴单均匀粘贴。不符合要求的财务部予以退还