货币资金内部控制制度要点
1货币资金内部控制制度一、建立岗位责任制,确保不相容岗位相互分离、制约和监督。这种控制方法要求单位按照不相容职务分离的原则,合理设计会计及相关工作岗位,明确职责权限,形成相互制衡机制。以货币资金支付会计控制环节为例,货币资金支付的授权批准、实际办理、会计记录、稽核检查及与该项货币资金支付直接有关的业务经办等岗位必须相互分离、相互制约,出纳员不得兼任稽核、会计档案保管和收入、支出、费用、债权债务账目的登记工作。不能一人多岗,身兼数职。也就是说,任何单位不能由一个人办理货币资金业务的全过程。货币资金业务内部控制的基本要求是实行钱账分管,即将经营货币资金业务的人与记录这些业务的人分离。1.货币资金实物收付及保管只能由经授权的出纳员负责处理,其他职员不得接触未经支付的货币资金。2.规模较大的企业,出纳员应将每天收支现金数登记现金出纳备查簿。现金日记账与现金总账应由其他人员登记。规模较小的企业,可用现金日记账代替现金出纳备查簿,由出纳登记,但现金总账的登记工作须由其他职员担任。3.负责应收款项账的人员不能同时负责现金收入账的工作;负责应付款项账的人员不能同时负责现金支出账的工作。4.保管支票簿的职员不能同时负责现金支出账和调整银行存款账。5.负责调整银行存款账的人员应与负责银行存款账、现金支出账、应收款、应付款的人员分离。6.货币资金支出的审批人应同出纳员、支票保管员和记账员分离。二、对货币资金业务建立严格的授权审批制度。这种控制方法要求单位明确规定设计会计及相关工作的授权批准的范围、权限、程序、责任等内容,单位内部的各级管理层必须在授权范围内行使职权和承担责任,经办人员也必须在授权范围内办理业务。授权又分为一般授权和特殊授权。一般授权是指日常状况下对正常经济业务事项的授权,具有一定规律性和稳定性。特殊授权是指特殊、紧急情况对正常或非常经济业务事项的特别授权,常为应急所用。这种授权方式具有一定灵活性,但也常常蕴含较大的风险,一般都较谨慎。此外,对于重要的货币资金支付业务,应当实行集体决策和审批,并建立责任追究制度,2有效防范货币资金被贪污、侵占、挪用。三、公司应加强与货币资金相关账户的管理,明确各种票据的购买、保管、领用、背书转让、注销等环节的职责权限和程序,并设立登记簿进行记录,防止空白票的遗失与被盗用。四、公司应加强银行预留印签的管理。财务专用章应有专人保管,个人名章必须由本人或由其授权的人员保管。严禁一人保管支付款项所需的全部印章。对每一次使用印章都作记录。印章必须与支票签发设备分开存放。五、加强对货币资金业务的监督检查。对有关凭证的稽核和审查,要引起高度注意。对货币资金业务审核,应注意以下方面:1.原始凭证稽核。对外来原始凭证应审核是否符合国家票证管理要求,有无税务监制章、财政监制章和单位财务专用章或发票专用章;数量、单价、金额是否正确,凡金额有误的,要退回到出票单位重新开具;接受单位名称是否正确; 大小写是否相符; 经办人、验收入、批准入手续是否齐全,有无涂改、伪造和虚报冒领等现象;审查现金开支是否符合财务制度和财经纪律,凡违法开支,要拒绝办理。2.记账凭证审核。内容包括现金凭证审核、银行凭证稽核、转账凭证稽核。现金凭证审核,一是审核外来原始凭证,二是审核自制原始凭证,三是审核现金记账凭证。在审核时需要注意的几个问题:现金支付范围是否符合国家规定,有无用于发放职工工资、津贴、奖金、个人劳务报酬、个人劳保福利开支、出差人员差旅费、结算起点以下的零星开支及其他需要支付现金的零星支出等之外的现金支付;现金销售收入是否足额、及时解缴银行,对外收费是否符合规定的收费标准;有无坐支现金,有无向银行谎报用途套取现金;现金凭证收、付讫章、主管、审核、出纳和制单等印章是否齐全,交款人、领款人是否签字;已审核的现金原始凭证是否填写附件张数并加盖附件章注销,以免重复报销。银行凭证稽核 ,审核时应注意:是否符合支付结算办法 、 票据法 、 票据实施管理办法的规定,有无签发空头支票、出借银行账号;是否以合法的和手续完备的原始凭证为依据填制银行记账凭证;从银行支付的材料采购款、工程款等是否符合规定 ,有无预算、合同,资金是否落实;领用转账支票是否填列 支票领用申请单 ,并经部门主管和财务主管批准;作废的支票及其存根是否加盖 “作废”戳记并与银行对账单一并妥善保存;签发支票所使用的各种印章,是否由财务主管和银行出纳分别保管;空白收据和空白支票是否设立登记簿严格管理,有无办理购买、领用登记和交回注销手续。3转账凭证稽核,应审查数字是否正确,资金渠道是否符合制度规定;原始凭证是否合法,自制原始凭证是否有依据,手续是否齐全;科目使用是否正确,填制内容是否完整,印章是否齐全,附件是否相符。3.会计账簿稽核一是审查是否依法设置会计账簿,使用订本式或活页式账簿是否符合规定。二是审查会计账簿的启用、登记、与有关数字的相互核对、定期结账等是否按照会计基础工作规范操作。三是审查现金日记账是否每日记账并结出余额;现金库存数是否超出银行核定的限额,超出部分是否当日存入银行;现金是否每日清点,账实是否相符,有无白条抵库;银行日记账是否逐日登记,每天结出余额;银行存款账户是否定期进行清查,银行存款余额与银行对账单是否相符,若不符,是否及时查明原因并做出处理;银行存款余额调节表是否由专人复核,有无主管签章。4.财务会计报告稽核应审核:报表数字是否真实、计算是否正确、内容是否完整;总账与明细账是否相符;报表内部、表与表之间的勾稽关系、前后数字的衔接是否相符;报表各项补充资料和财务情况说明书应与报表内容相符。六、库存现金管理。库存现金必须在规定限额之内,收入的现金应及时送存银行,当天未及时送存的现金应集中存放在保险箱内。现金收入不得坐支。出纳员应做到库存现金“日清月结” ,主管部门和负责人应对库存现金进行定期和不定期的检查。建立月末现金盘点制度,并与账上现金核对一致。七、银行存款控制1.所有银行存款户的开设需有正式的批准手续,有时需要董事会的批准。同样,某一银行存款户的终止也需得到正式的批准,以防有人在开设银行存款户中为个人谋取私利。2.负责银行对账单调节和银行存款账面余额的职员不能同时负责现金收入、现金支出或编制收付款凭证业务,以防止被银行揭露的不正当支出或应记但未记入企业收入账的不正当行为再次被掩盖起来。3.负责银行往来账调节的职员应直接从银行取得银行对账单,并就银行存款账同银行对账单进行核对调节。核对时,不仅应注意到银行对账单的日期和金额,而且还应检查讨论支票的签署和背书。八、 资金日报表制度。现金、银行存款每日变动情况应反映在日报里,并报送相关部门,时时监督资金状况。4九、资金预算控制编制资金预算控制,旨在对企业一定时期货币资金的流入和流出进行统筹安排。资金预算编制是否准确、直接影响到企业货币资金流转是否畅通,影响到货币资金的利用效益,乃至影响企业的生产经营。因此,要加强货币资金预算的可靠性控制,避免或减少预算编制的主观性和随意性。货币资金预算的编制应与处理、记录相分离。货币资金预算编制完毕,财务总监应认真监督预算的执行,定期比较经营过程中实际收支与预算的差异,对重大差异仔细分析。财务总监可采取必要措施来调查实际收支结果。由于差异的分析需要逐日、迅速和精确的收支数目,所以预算控制可帮助资金控制效率的发挥。十、控制点及其控制措施在上述控制流程中,主要应设置下列控制点及其控制措施:(1)审批;(2)审核;(3)收付;( 4)复核;(5)记账;(6)核对;(7)清点;(8)清查控制点 控制目标 控制措施1.审批 保证现金收付真实、合法,并按照授权进行。授权办理现金收支业务;经办人员在现金收支原始凭证上签章、相关负责人审核该凭证并签章批准。2.审核 保证现金收付真实、合法、正确。 会计主管审核原始凭证,审核无误传递。3.收付 保证现金收付正确、及时、安全。 出纳复核记账凭证,收付现金后加盖“收讫”或“付讫”戳记并盖章。4.复核 保证现金收付正确和会计核算真实。 稽核员审核现金收付记账凭证及所附原始凭证并盖章。5.记账 保证现金安全,收付正确和核算真实。 出纳登记现金日记账,会计登记相关明细账、总账。6.核对 保证账账相符、会计核算真实。 稽核员核对现金日记账和相关明细账、总账;误差报经批准后予以处理。7.清点 保证账实相符,现金安全、正确。 出纳每日盘点库存现金,登记现金结存表,并与日记账余额核对。8.清查 保证现金完整、正确,账实相符。 清查小组盘点库存现金,核对现金日记账;编报现金盘点报告单。5十一、现金业务控制系统流程图结合现金收支和核算程序,我们将其控制流程整合为:(1)授予权限;(2 )制取凭证;(3 )签审凭证;( 4)审核凭证;(5 )编制凭证;(6)收付现金;(7 )复核凭证;(8 )登记日记账;( 9)登记明细账;(10 )登记总账(11)盘点现金;(12)核对银行账;(13)核对账簿;(14 )清查库存现金控制系统流程图业务部门分管会计会计主管稽核出纳十二、内部控制调查表原始凭证审批 审核收付凭证原始凭证审核记帐核对复核 记帐收付收付凭证原始凭证现金日记帐清点清查现金结存表明细帐总帐收付凭证原始凭证存档盘点报告单6货币资金内部控制调查表调查单位:调查时间:调查内容:现金控制系统被调查者:调查意见调查问题是 弱 否 不适 应备注1.经办人员办理现金收支业务是否得到批准?2.经办人员是否在现金原始收支凭证上签字?3.部门负责人是否审签现金收支原始凭证?4.会计主管人员或指定人员是否审签现金收支原始凭证?5.收款记账凭证和付账记账凭证是否连续编号?6.作废的凭证是否加盖“作废”的戳记?7.付款记账凭证是否经过会计主管或指定人员复核?8.出纳是否根据记账凭证收付现金?9.出纳员是否在原始凭证上加盖“收讫”或“付讫”戳记?10.现金是否存放在保险柜等安全设施中?11.现金支票、印鉴是否分别有人保管?12.出纳是否负责凭证的编制及账簿登记工作?13.收款凭证、付款凭证是否经过稽核人员复核?14.出纳是否根据记账凭证登记现金日记账15.会计是否根据记账凭证登记相关明细账、总账?16.出纳是否每日清点库存现金并核对现金日记账结存余额?17.超过库存限额的现金是否送存银行?18.现金清点溢、缺是否报负责人审批处理?19.月末是否由非记账人员核对现金日记账及相关明细账、总账?20.账务误差是否报请相关人员审批并调整处理?21.清查小组是否按期盘点库存现金并核对现金存款数?722.现金清查溢缺是否报经审批后处理?23.收款、记账、稽核、核对职务是否由不同人员担任?调查负责人:调查人