日常借、请款及报销的管理
日常借、请款及报销的管理第一条 按照谁借款谁归还的原则,不准代他人借款,更不得以他人名义借款自用。第二条 日常借、请款当月借款必须在当月内报销(或销账) ,确因客观原因需延期时,须事先以书面形式报经财务总监核准,执行总裁和总裁审批,否则,扣发当事人当月工资,直至销清全部借款。第三条借、请款只限于本公司员工,如属公司以外的单位及个人请款,须经财务总监核准,执行总裁和总裁特批,总裁秘书代为办理方可。第四条借、请款必须严格按规定的审批程序办理。若遇总裁或执行总裁不在公司或经特别授权时,由其授权人代为办理审批,事后由财务人员补办有关手续。凡不按审批程序、资料不全、项目填漏、领导批示不明确等情况,无论紧急与否,财务一概不予受理,由此产生的后果由经办人自负。第五条若属分期付款的请款,请款人必须提供付款依据,并附上分期付款跟踪表 ,在付最后一笔款时,必须核对清账目,且拿回发票再支付。第六条报销票据必须真实、有效,有关费用必须符合公司规定,报销时必须由经办人粘贴整齐,审批手续完备,否则财务不予受理。第七条对同一事项的请款与报销分开办理。请款时报批一次,持发票报销时须再报批一次,并附上请款审批单(复印件) 。申请支票付款时,当月取回发票凭证的,不需再执行报销审批程序。第八条主管会计、出纳员应每月清理一次个人借款项目,当月不进行销借款清理的,不给予发相关财务人员当月工资。第九条对丢失支票或单据的人员,视其情节轻重,可分别给予经济处罚或行政处罚,造成经济损失者,由责任人负责赔偿。第十条使用现金和银行转账支票的界定1、 出差省外携带现金,部门经理(含)以下人员每人每次原则上,最高不 超过 10000 元。总助以上人员每人每次原则上,最高不超过 20000 元。凡超过上述限额的,应办理非现金结算手续或自带汇票(总裁特批除外)。2、 省内开支费用所需现金,一般人员每人每次原则上不超过 2000 元,部门经理不超过 3000 元。总助以上人员原则上最多不超过 10000 元。凡超过上述限额,必须使用非现金结算(总裁特批除外) 。3、 单位之间的经济往来,一般使用银行转账支票,确需支付现金时,结算不得超过 2000 元,超过 2000 元的,一律使用非现金结算。第十一条 财务人员必须认真执行上述规定,若有违反,视其情节轻重,分别处以批评、罚款、降级、直至辞退处罚。造成经济损失的必须赔偿。第十二条 请款及报销必须同时报送的其他资料: 1、 借款(转账)申请有关规定(1)申请工程款项时,必须同时呈报以下资料报批:A.工程分期付款跟踪表原件。B.工程合同 ,第一次付款时,必须呈报。C.转账支票领用审批表 。D.资金内部调拨通知书 ,须要划转款项时由财务部立即填报。F.发票。(2)申请物料消耗品和办公用品款项时,必须同时呈报以下资料报批:A.分期付款跟踪表原件,每次付款时,必须呈报合同,零星采购不必呈报。B.采购合同 ,零星采购不必呈报。C.物料用品申购单或文件呈批表 ,限用于零星采购必须填报。D.转账支票领用审批表 。E.资金内部调拨通知书 ,须要划转款项时由财务部立即填报。F.发票。(3)申请固定资产采购款项时,必须同时呈报以下资料报批:A.分期付款跟踪表 ,每次付款时,必须呈报合同。B.购销合同 (特殊情况除外) 。C.预算外固定资产申请表 ,限用于预算外必填报。D.转账支票领用审批表 。E.资金内部调拨通知书 ,须要划转时由财务部立即填报。F.发票。(4)申请其他款项时,同时呈报以下资料报批:A.总裁(或授权人)批复的文件。B.转账支票领用审批表 。C.资金内部调拨通知书 ,须要划转时由财务部立即填报。(5)申请现金借款时,同时呈报以下资料报批:A.总裁(或授权人)批复的文件。B.物料用品申购单 ,限用于零星的、金额较小的采购必填报。C.现金借款单 。(6)销借款(支票)或现金报销时,同时附送以下资料报批:A.销借款(或支票)审批表 。B.出差申请表此表原则上应是先报批,属于附送资料。C.特殊交通工具申请表此表原则上应是先报批,属于附送资料。D.招待费用申请表此表原则上应是先报批,属于附送资料。E.现金借款单或转账支票领用审批表复印件