《资金支出管理制度》
第 1 页 共 16 页资金支出管理制度一、目的:1) 增强开源节流的理念,加强公司资金支出的管理;2) 规范和理顺资金支出的审批流程和审批权限。二、适用范围:公司各部门。三、资金支出的基本原则:1) 资金支出一般应经过三个流程:申请执行资金支出事项请求付款资金支付;2) 各部门资金支出总额应控制在公司核定的年度资金预算总额中,超预算资金支出事项需报董事长批准;3) 凡有报销标准的资金支出事项应在标准内控制执行;4) 各部门发生的费用及资金支出应及时办理报销,超过3个月以上的事项财务将不予报销;5) 财务审核人员均应签署意见,如是否符合制度、合同,有无超标准、预算、资金计划等。四、资金支出事项类别:1) 商品采购:指各业务公司经销/代销的各种商品的采购;2) 物资采购:指除商品采购外的其他采购,如:固定资产采购、无形资产采购(如软件采购) 、办公用品采购、维修用材料采购、广告宣传品采购、车辆使用费(配件采购)等;3) 与各店相关的费用:指维修费、水电费、广告宣传费、咨询诉讼费、审计费、培训费、招聘费、公司通讯费、会务费、租赁费、物业费、伙食费、保险费、设计费、报刊杂志费、图纸资料费、邮寄费、印刷费、网站运营费、车辆使用费(保险、加油、维修) 、政府规费(含年检费) 、备用金、银行手续费、装修费、工程费、税费、贷款利息、员工薪资、福利费、社会统筹费、赞助费等;4) 与个人相关的费用:指差旅费、市内交通费、个人通讯费、招待费、误餐费、医药费、车辆使用费(过路过桥、停车) 、个人借款、其他杂费。五、资金支出流程中所需使用的表单:1) 资金支出事项在申请执行阶段时,应由经办部门填写公文审批表 (见附件1-公文审批表 ) ;2) 公文审批表需填写的内容一般应包括:事由、事项描述、比价、付款条件及方式、 第 2 页 共 16 页预算、资金支出计划,是否签订合同、合同主要条款等;3) 资金支出事项在请求付款阶段时,应由经办部门填写付款单 (见附件2-付款单 ) ;4) 资金支出事项在资金支付阶段时,应由会计先编制会计凭证,再由出纳依据会计凭证支付款项。六、资金支出事项审批权限及财务审核要点:1) 商品采购:1. 商品采购资金支出的基本原则:a) 对所有商品的采购均应签订商品采购合同 ,合同应符合国家法规及公司经营方针;b) 商品采购的申请执行,须审批至董事长。2. 商品采购的申请执行(即签订商品采购合同):a) 审批权限:均需审批至董事长;b) 财务审核要点:付款条款的合理合规性,发票税赋的合理合规性等。3. 商品采购的请求付款。4. 审批权限: a) 审批权限(见附件9-资金支出审批权限表 ) ;b) 财务审核要点:是否已到付款期,是否在预算内及资金计划内;按周转率、毛利进行排序,进行初步分析;是否已将应扣除的返利等扣减等。5. 商品采购的资金支付(见本流程-第七条:资金支付) ;6. 商品采购资金支出的详细流程(见附件3-商品采购资金支出流程图 ) 。2) 物资采购:1. 物资采购资金支出的基本原则:a) 物资采购应按类别归口采购,由归口采购部门承办;b) 归口采购部门应以定点或货比三家方式选择合格供应商,以最合理的价格采购到质量合格且符合需求的产品。2. 物资采购资金支出事项的申请执行:a) 审批权限:对已批准的事项只需签至其相应下一级终审人;b) 财务审核要点:需求是否经过批准;是否在预算内,是否进行定点或比价采购,比价是否真实、合理;付款条款的合理合规性;发票税赋的合理合规性等。 第 3 页 共 16 页3. 物资采购资金支出事项的请求付款:a) 审批权限:对已批准的事项只需签至其相应下一级终审人(见附件9-资金支出审批权限表 ) ;b) 财务审核要点:发票是否真实、合规、合法;是否是审批同意购买的物资,是否已办理入库;付款金额是否正确,是否在预算内、审批金额内及资金计划内。4. 物资采购资金价支出事项的资金支付(见本流程-第七条、资金支付) ;5. 物资采购资金支出事项的详细流程(见附件4-:物资采购资金支出流程图 ) 。3) 与各单位相关的费用1. 与各单位相关费用资金支出的基本原则:与各单位相关的费用如有不同供应商可供选择时,应按年定点或每次比价选择合格供应商,以最合理的价格获得优质的服务;2. 与各单位相关费用资金支出事项的申请执行:a) 审批权限(见附件3-商品采购资金支出流程图 ) ;b) 财务审核要点:是否在预算内,是否进行定点或比价选择合格供应商,比价是否真实、合理;是否应签订合同;付款条款的合理合规性;是否提供合法合规发票等。3. 与各单位相关费用资金支出事项的请求付款:a) 审批权限(见附件9-资金支出审批权限表 ) ;b) 财务审核要点:对已批准的事项只需签至其相应下一级终审人;对未批准可执行事项的审批权限(详见附件 10-部门日常费用审批权限表 ) ; 发票是否真实、合规、合法; 付款金额是否正确,是否在预算内、审批金额内及资金计划内。4. 与各单位相关费用的资金支付(见本流程-第七条:资金支付) ; 5. 与各单位相关费用的资金支出详细流程(见附件5-与单位相关费用资金支出流程图 ) 。4) 与个人相关的费用:1. 与个人相关费用资金支出的基本原则:a) 与个人相关费用的资金支出事项一般不须填写公文审批表 (即可不进行书面申请执行阶段) (除招待费及差旅费) ,可直接请求付款(即报销) ,但应按照费用标准报销规定执行; 第 4 页 共 16 页b) 若费用标准报销规定中对某些费用报销未作规定,但对某一部份员工来说,是经常发生的事项,应事先提出书面申请,明确报销标准。2. 与个人相关费用的资金支出事项的申请执行:a) 有费用报销标准的事项只须口头申请(除招待费和差旅费) ;b) 无费用报销标准的但是经常发生事项的须事前书面申请报销标准; 审批权限(见附件6:与个人相关费用资金支出流程图 ) ; 财务审核要点:是否有报销标准、类似报销标准比较等。3. 与个人相关费用的资金支出事项的请求付款:a) 审批权限:(见附件 10-部门日常费用审批权限表 ) ;b) 财务审核要点:发票是否真实、合规、合法;付款金额是否正确,是否在预算内、标准内及资金计划内。4. 与个人相关费用的资金支付(见本流程-第七条:资金支付) ;5. 与个人相关费用的资金支出详细流程(见附件6-与个人相关费用资金支出流程图 ) 。七、资金支付:1) 出纳应依据已批准的付款单支付款项;2) 现金支出应遵照公司现金管理制度执行;3) 每星期 为资金支付时间,其余时间需紧急付款的,应报董事长批准,但紧急借款可由各级人员在权限范围内定夺;4) 财务每日付款应编制付款明细表 (详见附件7-付款明细表 )报财务总监审阅,付款明细表应包括付款事由、对方单位、经办部门、付款金额、付款方式等;5) 每月25日各店及各部门需提交下月资金计划(详见附件8-资金计划表 ) ,可根据本部门实际情况填列。八、各种资金支出单据的传递:1) 单据在各相关部门或财务审核时,若无不同意见应在一个工作日内向上传递,若有不同意见需在二个工作日内进行协商(不包括周日在内) ,或注明不同意见向上传递或经办部门同意收回;2) 董事长应在二个工作日内批准或退回;3) 单据呈签及返回流程:1. 呈签流程:经办部门财务部总经理董事长; 第 5 页 共 16 页2. 返回流程:董事长总经理财务部经办部门。九、效力:从本制度生效之日起。十、解释权限:制度由财务部负责解释和修订。十一、 附件:1) 公文审批表2) 付款单3) 商品采购资金支出流程图4) 物资采购资金支出流程图5) 与单位相关费用资金支出流程图6) 与个人相关费用资金支出流程图7) 付款明细表8) 资金计划表9) 资金支出审批权限表10) 部门日常费用审批权限表附件1 :发 文 部 门 发 文 时 间文 件 属 性 普件 急件 备注文 件 标 题文件内容(各)部门负责人意见人力行政部意见 第 6 页 共 16 页公文审批表附件2:付 款 单填写日期: 年 月 日部门 经办人对方单位事项说明金额 大写: 小写:预算计划 属于 年 月,第 项预算付款方式 现金 支票 电汇 银承 网银 财务审核 最迟付款日期部门负责人 财务总监总经理 董事长注:事项说明:如说明事由、付款金额组成、付款理由、累计付款等;总经理审批意见 董事长审批意见 第 7 页 共 16 页附件3:商品采购资金支出流程图流程 采购部门 总(副)经理 财务 董事长申请执行请求付款资金支付YN付款编制付款申请表订单处理经销发票/代销销售统计收、销货处理销货审批合同 核准审核批合同盖章审批 审核批核准三万(含) 第 8 页 共 16 页附件4: 物资采购资金支出流程图注:有可能初审人与终审人为同一人,此时该资金支出事项的财务审核为最后环节。流程 需求部门 采购部门 初审人 财务 终审人工作需求申请执行请求付款资金支付审批需求 核准回复需求定点或比价 审批 核准审核预付、采购、入库、发票采购合同盖章审批 审核 核准付款审核 第 9 页 共 16 页附件5:与各单位相关费用资金支出流程图注:有可能初审人与终审人为同一人,此时该资金支出事项的财务审核为最后环节。流程 费用部门 初审人 财务 终审人申请执行请求付款资金支付年度定 点每次比 价每次申 请每年度预 算审批 审核 核准审批 审核 核准付款预付、报账 第 10 页 共 16 页附件6:与个人相关费用资金支出流程图注:有可能初审人与终审人为同一人,此时该资金支出事项的财务审核为最后环节。流程 费用人 初审人 财务 终审人申请执行请求付款资金支付口头申请书面申请 审批 审核 核准审批 审核 核准付款个人借款、费用报销核准 第 11 页 共 16 页附件7:付款统计表公司: 编制日期: 年 月 日财务总监: 制表人: 序号收款人/单位 事项 经办人财务审批总经理审批董事长审批 付款方式 付款银行 付款金额小计 第 12 页 共 16 页附件8:年 月份资金计划项目 明细 预算数 部门调整数 审批确认数 资金收支计划说明一 期初余额合计二 营运资金流入销售回款营业收入三 营运资金流出采购货款营业成本四 资本性支出三联动项目ERP 费用小计工程、装修改造项目小计固定资产五 营业/管理费用小计工资统筹人工成本小计广告宣传运输费用租赁费用租金支出小计交通费通讯费其他管理费六 财务支出小计各项税款 第 13 页 共 16 页编制部门: 单位: 元编制人: 审核人: 小计利息净支出小计其他支出七 支出合计八 收支差额收支差额九 内外部融资银行贷款(-)银行还贷计划承兑付款(-)到期兑付(-)贷款保证金十 资金余额 第 14 页 共 16 页附件9:费用审批权限表所有一次付款(除税款)金额超过一万(含)的付款凭证一律以董事长为最终审批;审批权限 审批人费用类别部门负责人 总经理 财务总监 董事长1.基建工程、装修改造费用2.货款3.实业销售合同2.固定资产3.租赁费4.广告费5.低值易耗品6.招聘、培训费用7.勘察、设计费8.办公费用9.员工福利费10.审计费11.车辆使用费12.员工工资、社保费13.公司通讯费14.公司水电费15.年检、咨询、诉讼费16.税款17.运费18.零星维修费19.保安、保洁费20.和外部单位的往来款,款未到帐21.和外部单位的往来款,款已到帐 第 15 页 共 16 页附件10:部门日常费用审批权限表审 批 人 权限类别部门负责人 总经理 财务总监 总 裁1.个人通讯费2.医药费3.市内交通费4.差旅费5.招待费7.日常借款8.其它费用 第 16 页 共 16 页