业务外包管理制度
业务外包管理制度第一章 总则第一条 为了规范公司对外包业务承包商的管理,完善公司外包业务模式,降低成本,提高效率,加强核心竞争力,保证公司的经营质量,特制定本制度。第二条 适用范围本公司所有外包业务。第三条 职责分工1.总经理办公室为业务外包的职能主管部门,负责公司范围内业务外包管理制度的贯彻与调整、各部门业务外包工作的监督与评估。2.公司财务部为业务分包合同签订的主管部门,负责合同的审查。3.业务主管部门为业务外包的主要执行部门,组织编制承包商招标文件,负责本部门内所有业务外包承包商的集中招标采购工作。4.各部门负责人为外包业务承包商的管理成员,负责监管外包业务承包商的工作。第二章 业务外包范围第四条 本公司业务外包范围包括:技术研发、资信调查、可行性研究和委托加工等项目。第五条 外包方式包括整体外包和部分外包。对于技术含量较高且比较复杂的项目,可考虑分包给不同的承包方,以便于集中各个承包方的优势。第六条 业务外包的要求1.涉及企业核心技术、核心竞争力,且与企业主营业务关系密切的项目,不得进行外包。2.不涉及企业核心技术、核心竞争力,且与企业主营业务关系不密切的项目,可根据企业实际情况决定是否外包;企业无法短期内完成的项目可外包给其他承包商;企业能够独立完成且经济效益较佳的项目,一般不得外包。第三章 承包商的选择与确定第七条 承包商资信调查被列为候选承包商的机构,必须接受本公司的相关资信调查。本公司对承包商资信调查的范围包括资质、规模、业绩、信誉等。具体方案有两种:1.查看证件(1)工商行政管理部门签发的企业营业执照 。(2)相关主管部门签发的企业资质等级证书 。(3)企业所在地税务部门签发的税务登记证 。(4)当地政府主管部门需要提供的其他各类能够证明资信情况的证件。2.实地考察(1)对承包商的规模、经营状况、办公条件的考察。(2)对法人或委托法人的考查。(3)对以往客户的考查。(4)对承包商以往业绩及信誉的考查。第八条 承包商数据库业务部门经过考察评估,写出综合评估意见。经评审合格的承包商,进入备选承包商数据库,可参加本公司的业务外包招标活动。第九条 承包商选择流程1.由业务部门向主管副总、总经理提出业务外包申请,填写“公司业务外包申请审批表” 。2.业务外包申请通过后,由总经理办公室根据外包业务的规模、特点,发布业务外包信息或外包业务招标信息。一般情况下,公司外包业务金额超过万元的,必须通过招标形式确定承包商。3.总经理办公室向备选承包商数据库中的相关领域企业发送外包业务招标通知,并由业务部门负责收集投标信息,并进行初审,筛选合格承包商,填写“承包商推荐审核表”报公司总经理办公室。4.公司办公室组织相关部门对业务部门推荐承包商的进行综合评审,整理意见,并确定承包商,报总经理审批。第十条 业务外包合同风险控制公司业务部门在订立外包合同前,应充分考虑业务外包中识别出的重要风险因素,并通过合同条款予以有效规避或降低。1.在合同的内容和范围方面,明确承包商提供的服务类型、数量、成本,以及明确界定服务的环节、作业方式、作业时间、服务费用等细节。2.在合同的权利和义务方面,明确企业有权督促承包商改进服务流程和方法,承包商有责任按照合同协议规定的方式和频率,将外包实施的进度和现状告知企业,并对存在问题进行有效沟通。3.在合同的服务和质量标准方面,应当规定外包商最低的服务水平要求以及如果未能满足标准实施的补救措施。4.在合同的保密事项方面,应具体约定对于涉及本企业机密的业务和事项,承包商有责任履行保密义务。5.在费用结算标准方面,综合考虑内外部因素,合理确定外包价格,严格控制业务外包成本。6.在违约责任方面,制定既具原则性又体现一定灵活性的合同条款,以适应环境、技术和企业自身业务的变化。第十一条 业务外包合同签订1.业务部门根据公司评审意见,与承包商进行洽谈外包合同相关事宜。2.业务部门与承包商就业务外包合同相关条款谈妥之后,需要将合同文本发送至财务部、法务部等相关部门进行审核。3.经相关部门审议无误后,业务部门可与承包商签订正式的外部合同。第四章 业务外包实施控制第十二条 外包合同签订后,业务部门负责与承包商接洽外包业务实施事宣。第十三条 企业应对承包商建立考核制度,全面管理业务外包工作中承包商的行为,有效监管承包商的履约情况。第十四条 业务部门每季度需要对承包商的履约能力进行持续评估,包括承包商对该项目的投入是否能够支持其产品或服务质量达到企业预期目标,承包商自身的财务状况、生产能力、技术创新能力等综合能力是否满足该项目的要求。第十五条 公司根据每季度对承包商评估结论,判断其是否存在偏离合同目标的情况,如果存在,应及时要求承包商调整改进。第十六条 公司对重大业务外包的各种意外情况作出充分预计,建立相应的应急机制,制订临时替代方案,避免业务外包失败造成企业生产经营活动中断。第十七条 当有确凿证据表明承包商存在重大违约行为,并导致业务外包合同无法履行时,本公司应当及时终止合同,并指定有关部门按照法律程序向承包商索赔。第五章 业务外包验收第十八条 业务外包验收的形式本公司业务外包项目验收的形式包括分阶段验收和整体验收两种。一般情况下,能分阶段验收的,尽量分阶段实施验收。第十九条 业务外包的验收1.产品加工外包项目的验收,可按照质量检验人员的检验结果及合同约定标准执行验收。2.服务外包项目的验收,按照合同约定的标准及客户服务满意度执行验收。3.技术研发外包项目的验收,由研发部组织相关专家进行论证,论证通过即验收通过。第二十条 外包业务不合格的处理1.产品加工外包项目中出现不合格品,由承包商返工,并承担延期责任。2.服务外包项目不合格的,则按照合同扣减其服务费用。3.技术研发外包项目不合格的,将由其重新组织研发,并承担公司相应的损失。第二十一条 费用结算公司业务部门应当严格按照合同约定的结算条件、分包业务标准和验收证明进行交付。财务部门应审核相应的结算申请单、发票等原始凭证,审核无误后进行账务处理,记账凭证须经不相容岗位人员稽核。第六章 附则第二十二条 本制度由总经理办公室制定、修订,最终解释权归总经理办公室所有。第二十三条 本制度自公布之日起实施