冀东装备:内部控制管理办法
唐山冀 东 装 备工程 股 份 有限公司内部控 制 管 理办法( 经第 五 届董事 会 第二 十 二次会 议 审议 通 过)第一章 总则第 一 条 为加 强 唐 山 冀东 装 备工程 股 份有 限 公司( 以 下简称 “公司 ”)内部 控 制, 提 高公司 经 营管 理 水平和 风 险防 范 能力, 促 进公 司 规范运 作 和可 持 续发 展 , 根 据 企 业 内部控 制 基本 规 范 ( 以下 简 称 “基 本 规范 ”) 、 企 业内 部 控制应 用 指引 ( 以 下 简 称 “应 用指引 ”) 等 国 家相关 规 范指 引 的规定 , 结合 公 司的行 业 特点 , 制定本 制 度。第 二 条 本 制 度适 用 于公 司 及各子 公 司。第 三 条 本 制 度所 称 内部 控 制是指 公 司董 事 会、监 事 会、管 理 层和 全 体员工 共 同实 施 的 、旨 在 实现 控 制目标 的 过程。内 部控 制 的目标 是 合理 保 证公司 经 营管 理 合法合规 、 资产安 全 、 财 务 报告及 相 关信 息 真实完 整 , 提 高 经营效 率 和效 果 , 促进 公 司发 展 战略的 实 现。第 四 条 内 部 控制 的 基本 要 素 内 部控 制 包括五 项 基本 要 素 :内 部 环境 、 风险评 估 、 控 制 活动 、信 息 与沟通 、 内部 监 督。 内 部环 境 是公司 实 施内 部 控制的基 础 , 是 公 司建设 内 部控制的 土壤 , 是 一切 内 控制度 、 流程 、 控 制节 点 得以实 施 的根 本 条 件 ,支 配着 全 体员工 的 内控 意 识 , 影响 着 全体 员 工实施 控 制活 动 和履1行 控制 责 任的态 度 、认 识 和行为。风 险评 估 、 控制活 动 、 信息 沟 通是内 控 体系 核 心的三 个 环 节 。 风 险评 估 是内控 建 设的 方 向 , 非 重 大风 险 可以适 当 简化 控 制 , 提 高 效率 和 降低控 制 成本 ; 重大风 险 则需 要 加强控 制 , 并 建 立起相 应 的制 度 与流程 予 以保 证 。 控制 活 动是 内 控体系 的 核心 环 节 , 嵌 入 在业 务 流程中 , 将风 险 控制在 可 接受 程 度之内 。 信息 沟 通是内 控 体系 的 桥梁 , 确 保企 业 部门之 间 、 上 下 级之间 、 各管 理 级次之 间 保持 良 好的沟 通 渠道。内 部监 督 是内控 体 系的 重 要组成 部 分 , 是 内 控体系 不 断优化 和 提升 的 保证。第 五 条 内 部 控制 的 基本 原 则 一 、 全 面 性原则 : 内控 制 度覆盖 公 司的 所 有业务 、 部门 和 人员 ,贯 穿 决策、 执 行、 监 督和反 馈 等各 环 节。 二 、 重 要 性原则 :内控 在 兼顾全 面 的基 础 上突出 重 点 , 针 对重 要业 务 事项 、 高 风险 领 域 , 制 定 严格 的 控制措 施 , 确 保 不存在 重 大缺 陷 。三 、 制 衡 性原则 : 内部 控 制在治 理 结构 、 机构设 臵 及权 责 分 配 、 业 务 流程等 方 面形 成 相互制 约 、 相 互 监督 , 同 时兼 顾 运营效 率 。四 、 适 应 性原则 : 内部 控 制与公 司 经营 规 模 、 业 务 范围 、 竞争 状况 和 风险水 平 等相 适 应 , 并 随 着公 司 外部环 境 的变 化 、 经营 业 务的 调 整、管 理 要求 的 提高等 不 断改 进 和完善。2五 、 成 本 效益原 则 : 内 部 控制权 衡 实施 成 本与预 期 效益 , 以适 当的 成 本实现 有 效控 制 。 六 、 审 慎 性原则 : 内部 控 制以风 险控制 、 规范经 营 、 防 范 和化 解风 险 为原则。第 六 条 内 部 控制 的 控制 措 施 控 制措 施 一般包 括 :不 相 容职务 分 离控 制 、授权 审 批控制、会 计系 统 控制 、 财 产保 护 控制 、 预 算控 制 、 运营 分 析控 制 和绩效 考 评控 制 等。一 、 不 相 容职务 分 离控 制 要求公 司 全面 系 统地分 析 、 梳 理 业 务 流程 中 所涉及 的 不相 容 职务 , 实 施相 应 的分离 措 施 , 形 成各司 其 职、 各 负其责 、 相互 制 约的工 作 机制。二 、 授 权 审批控 制 要求 公 司根据 相 关规 定 , 明确 各 岗位 办 理 业 务和 事 项的权 限 范围 、 审批程 序 和相 应 责任 。 公 司各 级 管理人 员 在授 权 范围内 行 使职 权 和承担 责 任。授 权审 批 包括常 规 授权 和 特别授权 , 常规 授 权是指 单 位在日 常 经营 管 理活动 中 按照 既 定的职 责 和程 序 进行的 授 权 , 用 以 规范 经 济业 务 的权力 、 条件 和 有关责 任 者 , 其 时效性 一 般较 长 ; 特别 授 权是 指 单位对 办 理例 外 的 、 非 常 规性 交 易事件 的 权力 、 条件和 责 任的 应 急性授 权 。 公 司 应逐步 建 立授 权 审批体 系 , 明 确 授权审 批 的范 围 、层次 、 程序 和 责任。三 、 会计 系 统控制 要 求公 司 严格执 行 国家 统 一的会 计 准则制度 , 加 强 会计基 础 工作 , 明确会 计 凭证 、 会计账 簿 和财 务 会计报3告 的处 理 程序, 保 证会 计 资料真 实 完整。四 、 财产 保 护控制 要 求公 司 建立财 产 日常 管 理制度 和 定期清 查 制度 , 采取财 产 记录 和 实物保 管 、 定 期 盘点和 账 实核 对 、 限制 接 近等 措 施,确 保 财产 安 全。五 、 预 算 控制要 求 公司 实 施全面 预 算管 理 制度 , 明 确各 责 任 单 位在 预 算管理 中 的职 责 权限, 规 范预 算 的编制 、 审定 、 下达、 执 行的 程 序,强 化 预算 约 束。预 算控 制 的主要 环 节 包 括 :确定 预 算的 项 目、标 准 和程序; 编 制和 审 定预算 ; 预算 指 标的下 达 和责 任 人的落 实 ; 预 算 执行的 授 权 ; 预 算执行 过 程的 监 控 ; 预 算 差异 的 分析和 调 整 ; 预 算业绩 的 考核 和 奖惩。六 、 绩 效 考评控 制 要求 公 司建立 和 实施 绩 效考评 制 度 , 科 学 设 臵 考 核 指标体系 , 对公 司 内部各 责 任单 位 和全体 员 工的 业 绩进 行 定期 考 核和客 观 评价 , 将 考评结 果 作为 确 定员工 薪 酬以 及 职务 晋 升、 评 优、降 级 、调 岗 、辞退 等 的依 据 。七 、 运 营 分析控 制 要求 公 司建立 运 营情 况 分析制 度 , 管 理 层 应 当综 合 运用生 产 、 购 销 、 投资 、 筹 资 、 财 务等 方 面的 信 息 , 通 过 因素 分 析 、 对 比 分析 、 趋势分 析 等方 法 , 定期 开 展运 营 情况分 析 ,发 现 存在的 问 题, 及 时查明 原 因并 加 以改进。第二章 职 责 划分第 七 条 董 事 会、 监 事会 、 管理层 的 职责 董 事会 在 内部控制 中的 职 责表现 为 : 科 学 选择恰 当 的管理4层 , 并 对 其进行 监 督 ; 清 晰了解 管 理层 实 施有效 的 风险 管 理和内部 控制 的 范围 ; 知 道并 同 意公司 最 大风 险 承受能 力 ; 及 时 知悉重 大 的风 险 以及管 理 层应 对 情况 ; 对 公 司内 部 控制的 建 立健 全 和有 效 实 施 负 责。监 事会 对 董事会 、 管理 层 就公司 内 部控 制 体系的 建 立健全、 有 效实 施 和定期 评 估进 行 监督。管 理层 负 责组织 领 导公 司 内部控 制 的日 常 运行 , 在 职 权范围 内 , 根据 内 外部情 况 的变 化 对公司 内 部控 制 进行适 时 的调 整 和完 善 。 总 经 理在内 部 控制 中 承担重 要 责任 , 其职责 包 括 : 为 高级管 理 人员 提 供领导 和 指引 ; 听取内 控 管理 部 门的报 告 , 并 就 内控实 施 、 缺 陷 整改方 面 的问 题 进行决 策 ; 听 取 职能部 门 负责 人 关于内 控 建设 方 面的汇 报 ,协 调 解决存 在 的问 题 。第 八 条 审 计 委员 会 的职责 审 计委 员 会作为 董 事会 下 设的专门 机构 , 其内控 职 责包括:审 核公 司 的内部 控 制制 度 ; 监 督 内 部控 制 的有效 实 施 , 指 导公司 内 控管 理 部门的 工 作 , 及 时向董 事 会 、 股 东大会 汇 报监 督 过程中 发 现的 重 大内控 缺 陷 ; 审 核 年 度 公 司内 部 控制自 我 评价 报 告 , 并 提交 董 事会审 议 ; 协 调 内控外 审 的相 关 事宜 , 并 与外 部 审计师 就 审计 结 论进行 沟 通等。第 九 条 内 控 管理 及 内控 监 督部门 的 职责一 、内 控 管理部 门 职责 公 司企 业 策划部 为 公司 内 部控制的 管理 部 门,主 要 职责包5括 :负 责公 司 内部控 制 组织 体 系 、 测 试 评价 体 系 、 制 度 体系 、 规 范 体系 的 建设及 完 善 ; 定 期组织 公 司的 内 控自评 测 试 ; 负 责内控 缺 陷的 确 认 、 汇 报 , 并 监 督内控 缺 陷点 的 整改 ; 出 具公 司 年度内 控 自我 评 价报告 ; 指导 子 公司内 控 组织 工 作,并 进 行专 业 考评。二 、内 控 监督部 门 职责 公 司审 计 部在审 计 委员 会 的指导 下开展 工 作 , 为内 部 控制的监 督部 门 ,主要 职 责包 括 : 负 责配 合 会计师 事 务所 对 内部控 制进行 审 计 ; 负责 实 施内部控 制的 专 项审计 工 作, 关 注 内部 审 计实 施 过程中 发 现的 内 控缺 陷 ,并 将 缺陷向 审 计委 员 会汇报 ; 负责 缺 陷的跟 踪 整 改 监 督。第 十 条 各 职 能部 门 的职责 公 司职 能 部门为 本 部门 职 责范围 内 内部 控 制建立 和 实施的责 任主 体 , 主要 职 责包 括 : 识别 各 业务 流 程的主 要 风险 , 并建立 起 相应 的 控制活 动 ; 定 期 检查控 制 活动 的 有效性 , 确保 控 制活动 能 够实 现 对业务 流 程主 要 风险的 控 制 ; 定 期 检查各 项 控制 活 动的 执 行情 况 , 确保 其 得到 有 效执行 ; 确定 业 务流程 的 责任 人 , 对该 流 程的 建 立 、 维 护 、 变 更 、 废除 、 信 息 化等 工 作 负 责 等 ; 指 导 并 检 查子 公 司相应 责 任部 门 的内部 控 制建 立 和实施 的 情况。第三章 内 部 控 制 的规范 体 系第 十 一 条 建立内 部 控制 基 本规范 为 明确 内 控控制 实 施的总 体要求 , 依 据 “基本规 范 ”和 “应6用 指引 ”等法规 , 建立 公 司的内 部 控制 基 本规 范 ( 以下 简 称 “公司 基本 规 范 ”) , 该规 范 应包含 如 下内 容 : 一 、内 部 环境内 部环 境 是内部 控 制存 在 和发展 的 空间 , 控 制环境 的 好坏直 接 决定 着 其他控 制 要素 能 否 发 挥 作 用。内 部环 境 应包括 如 下方 面 的内容 : 治理 结 构和机 构 设 臵 、 发 展 战 略 、 人 力 资 源 政 策 、 社 会 责 任 ( 安 全生 产 、 产 品质 量 、 环 境 保 护、 促 进就业 、 员工 权 益保护 ) 、企 业 文化等。二 、风 险 评估 风 险评 估 , 是指 企 业识 别 内部风 险 和外 部 风险 , 确 定风 险 承受 度 , 并 采取定 性 和定 量 相结合 的 方法 , 分析关 注 重点 和 优先控 制 的风 险 , 根据 分 析结 果 , 结合 风 险承 受 程度 , 确 定风 险 应对策 略 的过 程 。风 险评 估 应包括 如 下方 面 的内容 : 内部 风 险关注 的 因素 、 外 部 风险 关 注的因 素 、 兼 并 重组与 海 外战 略 风险 、 风 险分 析 和应对 等 。三 、控 制 活动 控 制活 动 是企业 根 据风 险 评估结 果 ,采 用 相应的 控 制措施,将 风险 控 制在可 承 受度 之 内。 控 制活 动 应包括 如 下方 面 的内容 :投资 管 理方面 、 信 息系统方 面 、 采 购业务 方 面 、 销 售业务 方 面 、 全 面预算 方 面 、 人 力资源方 面 、 资 金活动 方 面 、 担 保业务 方 面 、 财 务报告 与 税务 方 面 、 存7货 管理 方 面 、 固 定 资产 和 无形资 产 管理 方 面 、 技 改 项目 和 工程管理 方面 、 合同管 理 方面 等 ; 控制 活 动的 内 容可根 据 公司 的 实际情 况 、外 部 环境的 变 化而 相 应调整。四 、信 息 与沟通 信 息与 沟 通是企 业 及时 、 准确地 收 集 、 处理和传 递 影响 企 业内 部环 境 、 风险 评 估 、 控 制活动 、 内部 监 督等方 面 的信 息 , 确保 信 息在 企 业内部 、 企业 与 外部之 间 进行 有 效沟通。信 息与 沟 通应包 括 如下 方 面的内 容 :建 立 内部信 息 传递机 制 、 充 分 发挥信 息 系统 的 作用 、 建 立反 舞 弊机制 和 举报 投 诉制度 等 。五 、内 部 监督 内 部监 督 是企业 对 内部 控 制建立 与 实施 情 况进行 监 督检查,评 价内 部 控制的 有 效性 , 发现并 跟 踪内 部 控制缺 陷 整改 的 机制。 内 部监 督 应包括 如 下方 面 的内容 : 内部 监 督的分 类 、 内 部 控制 自我 评 价、缺 陷 认定 和 整改、 内 控自 评 报告、 内 控考 核 等。 第 十 二 条 建立内 部 控制 具 体规范 建 立涵 盖 公司业 务 的各项 内部控 制 具体 规 范 (以 下 简 称 “具体 规范 ”),该 具 体规 范 应包括 如 下内 容 : 一 、主 要 风险根 据公 司 业务的 性 质和 实 际情况 , 识别 出 该项 “具 体规范 ”涉 及的 主 要风险 , 以风 险 为导向 实 施内 部 控制 , 并 作为 内 部控制 检 查的 重 点。8二 、具 体 环节和 责 任部门明 确该 规 范涉及 的 各项 业 务环节 , 并 确立 每 项业务 环 节唯一 的 责任 主 体 , 作 为 内控 实 施 、 自 评 、 考 核 的基础 ; 总部 层 面和子 公 司层 面 分别对 应 不同 的 责任主 体 。三 、职 责 分工 明 确各 级 职能部 门 为 “具 体规范 ”实施 和 检查的 责 任主体,并 将职 责 进行细 分 和明 确 。 四 、各 环 节的控 制 目标依 据 “基 本规范 ”和 “应 用 指引 ”的 要求 , 结 合 “具 体规 范 ” 的 主要 风 险 , 确 立 各个 业 务环节 的 主要 控 制目标 , 作为 内 控实施 和 检查 的 要求和 依 据。五 、监 督 与检查 明 确总 部 各职能 部 门 为 “具体规 范 ”在 公司范围 内 实施 情 况的 检查 责 任主体 , 内控 管 理部门 对 检查 工 作的开 展 情况 进 行监 督 。第四章 内 部 控 制 的组织 架 构第 十 三 条 设 立公 司 总部 、 子公司 内 控管 理 体系架 构 。 第十 四 条 总部层 面 的内 控 组织 一 、 公 司 总部成 立 以董 事 长为主 任 , 总 经 理为常 务 副主 任 的“公司 内 部控制 规 范实 施 领导小 组 ”; 成 立 以 企业 策 划部 负 责人 为 组长 的 “公司 内 部控 制 规范实 施 工作 小 组 ”。二 、企 业 策划部 为 公司 内 控实施 和 评价 的 牵头组 织 部门;9三 、 各 专 业职能 部 门为 相 关内控 具 体规 范 的牵头 部 门 , 设 臵兼 职内 控 员 , 负责 本 部 门 、 本 专业范 围 内的 内 控实施 和 评价 工 作。第 十 五 条 子公 司 层面 的 内控组织一 、各 子 公司成 立 内控 领 导及工 作 小组 , 明确具 体 责任人。二 、子 公 司总经 理 是第 一 责任人 , 对本 公 司内控 体 系建立、 完 善负 责 ,对本 公 司的 内 控运行 结 果负 责 。三 、 盾 石 建筑公 司 审计 部 、 盾石 筑 炉公 司 审计部 、 盾石 机 械 综 合管 理 部 、 盾石 电 气公 司 管理中 心 分别 为 本公司 内 控体 系 建设 和 运行 的 执行部 门 ,设 专 职内控 员 1 名 ,履 行 内控 职 责, 业 务上 接 受上 级 各专业 部 门的 指 导,可 直 接向 总 经理汇 报 工作。四 、 子 公 司其它 职 能部 门 和生产 车 间等 责 任单位 , 各设 兼 职 内 控员 1 名,负 责 本单 位 的内控 实 施和 评 价工作。第五章 内 部 控 制 自我评价 第 十 六 条 内控自 评 测试 一 、自 评 测试的 总 体要求公 司需 要 按照每 半 年一 次 的频率 进 行内 控 自评测试 , 由 内控 管 理部 门 牵头组 织 , 总 部 职能部 门 兼职 内 控员 、 子 公司 内 控专员 协 调配 合 , 总部 、 子公 司 各责任 部 门参 与 , 至上 而 下的 实 施全面 内 控自 评 测试 , 收 集相 关 证据 , 形 成测 试 工作底 稿 , 发 现 内控缺 陷 ,形 成 改进建 议 。二 、内 部 控制的 设 计有 效 性测试设 计有 效 性是指 : 业 务环 节 所采取 的 控制 措 施是否 能 有效控10制 该环 节 的主要 风 险, 实 现预定 的 控制 目 标。由 于控 制 环境的 变 化及 控 制目标 的 改变 , 各 “具 体 规范 ”的 责 任主 体 需对控 制 活动 的 设计有 效 性进 行 定期测试 , 测试 时 应考 虑 : 本 业 务环节 涉 及的 主 要风险 由 哪些 ; 对应的 控 制措 施 是否适 当 ; 本 次 评价期 内 是否 有 相较上 期 新增 加 的风险 , 是否 采 取了相 应 的控 制 措施; 本 次评 价 期内是 否 存在 控 制失效 的 情况 ( 比如: 非 责任 安 全事故 的 发生 ) 。责 任主 体 需将有 效 性评 价 的过程 记 录在 测 试底稿中 , 报送相 应 层级 内 控组织 备 案。三 、内 部 控制的 执 行有 效 性测试 执 行有 效 性是指 : 业 务环节 所采取 的 控制 措 施是否 得 到了有效 执行 , 是否存 在 因执 行 不 力 ( 执 行 层 的 胜任能 力 、 过 失 、 舞弊 等 原因 ) 而导致 的 控制 失 效。为 实现 对 业务环 节 风险 的 有效控 制 ,在 设 计有效 的 基础上, “具体 规 范 ”的责 任 主体 需 对控制 措 施的 执 行有效 性 进行 定 期测 试 , 测 试 时应考 虑 : 测 试 范围涵 盖 本次 评 价期内 的 所有 业 务 ; 按 公 司统 一 的抽样 方 式进 行 测试 ; 根 据 测试 底 稿中的 要 求收 集 业务 运 行记 录 , 并进 行 如实 记 录 ; 根 据 测试 底 稿的结 果 进行 执 行测试 总 结。执 行有 效 性的测 试 底稿 需 严格按 既 定要 求 填写 , 并 报 送相应层 级内 控 组织审 核 和备 案 。第 十 七 条 内控 缺 陷的 认 定和整改11一 、内 控 缺陷的 定 义内 控缺 陷 是指在 内 控自 评 测试和 内 控外 部 审计中 发 现 的控 制 措施 缺 失 、 控 制 措施 不 适当或 未 有效 执 行控制 措 施的 情 况 ; 内 控 缺陷 包 括设计 缺 陷和 运 行缺陷:设 计缺 陷 是指缺 少 为实 现 控制目 标 所必 需 的控制 , 或 现有控 制 设计 不 适当、 即 使正 常 运行也 难 以实 现 预期的 控 制目 标 。执 行缺 陷 是指现 存 设计 适 当的控 制 没有 按 设计意 图 运行 , 或 执 行人 员 没有获 得 必要 授 权或缺 乏 胜任 能 力 , 无法 有 效地 实 施内 部 控制。二 、缺 陷 的认定 标 准和 程 序 内 控 缺 陷 按 其 严 重 程 度 分 为重 大 缺 陷 、 重 要 缺 陷 和 一 般 缺陷 。重 大 缺 陷 : 潜 在 损 失 或 错 报 造 成 直 接 财 产 损 失 额 大 于5000 万 元 ; 重 要缺陷 : 潜 在损 失 或错报 造 成直 接 财产损 失 额大于 2000 万 元 , 但 不超 过 5000 万 元 ; 一 般缺 陷 : 潜 在 损失或 错报造 成 直接 财 产损 不 超 过 2000 万 元 。结 合公 司 规模 、 行 业特 征 、 风险 水 平等 因 素 , 从 定 量 、 定 性 两 个方 面 进行缺 陷 认定 , 具体标 准 如下 表 :缺 陷 认 定 标 准12分类 定量 定性只 要 满足缺 陷 类别 下 某一认 定 要求 , 即认定 为 该类 缺 陷 。 如13重大 缺 陷潜在损失 或 错报造成 直 接财产损 失 大于 5000万 元1. 导致重大 的运营 效 率低下或 失效的2. 重要资产 的安全 性 存在重大 隐患或 直 接 导致重大 的资产 损 失的3. 信息系统 安全存 在 重大隐患 的4. 导致财务 报告重 要 科目的系 统性差 错 的5. 负面消息 在整个 业 务领域内 流传6. 或者被全 国性媒 体 及公众媒 体关注7. 对企业声 誉造成 重 大损害的8. 违反法 规 , 导致 政 府 部门或者 监管机 构 的 处罚且金 额巨大; 重大商业 纠纷、 各 类重 大诉讼, 且赔偿 金 额巨大的重要 缺 陷潜在损失 或 错报造成 直 接财产损 失 大于 2000万-5000 万元1. 对日常经 营业务 的 效率和效 果产生 重 要影 响2. 重要制度 或者流 程 指引的缺 失或缺 乏 定期 的系统性 评估3. 重要资产 的安全 性 存在较大 隐患或 间 接导 致重大的 资产损 失4. 发现非管 理层的 舞 弊5. 对企业声 誉造成 直 接或间接 影响一般 缺 陷潜在损失 或 错报造成 直 接财产损 失 不超过2000 万1. 对日常经 营业务 的 效率和效 果产生 较 小影 响2. 除重大缺 陷和重 要 缺陷以外 的其他 控 制缺 陷果 内控 缺 陷由审 计 师发 现 并进行 了 披露 , 缺 陷认定 级 别按 提 升一级 处理 , 即:一 般 缺陷 按 重要缺 陷 、重 要 缺陷按 重 大缺 陷 处理。 子 公司 缺 陷认定 由 相应 层 级的内 控 组织 和 管理层 负 责 , 缺陷认 定后 报 公司内 控 管理 部 门备案 ; 总 部层 面 的缺陷 认 定由 公 司内 控 管理 部 门和职 能 部门 负 责 ; 初 步 认定 为 重大缺 陷 的 , 还 需由公 司 内控 管 理部门 上 报管 理 层会议 进 行最 终 确认。三 、缺 陷 整改责 任 人的 认 定 缺 陷整 改 责任人 由 各级 内 控组织 进 行初 步 认定 , 并 与 责任人进 行沟 通 ,达成 一 致的 , 确认为 整 改责 任 人;不 能 达成 一 致 的 , 提 交到 相 应管理 层 进行 决 策 ; 重大 缺 陷的 整 改责任 人 由公 司 管理 层 会议 最 终确认。四 、缺 陷 整改方 案 的形成 缺 陷整 改 责任人 提 交整 改 方案 ,相 应 层级 的 内控组 织 进行初审 ,相 应 层级的 管 理层 进 行终审。 重 大缺 陷 的整改 方 案需 经 公司管 理 层会 议 审议后 , 上 报公司董 事会 审 批确认。 五 、整 改 方案的执 行和 定 期汇报缺 陷整 改 责任人 按 照整 改 方案实 施 整改 , 并 按月提 交 整改进 展 通报 ; 相应层 级 的内 控 组织进 行 审核 , 协调解 决 缺陷 整 改中遇 到 的困 难 ,必要 时 提交 到 相应层 级 的管 理 层决策。六 、缺 陷 整改的 验 收和 关 闭 缺 陷整 改 责任人 对 缺陷 整 改的情 况 进行 总 结 , 提交 总 结 报告到 相应 层 级内控 组 织 , 并 将整改 形 成的 制 度 、 流 程 文件 、 运行记14录 等必 要 的支撑 证 据作 为 附件; 内 控组 织 审核通 过 后缺 陷 关闭,相 应文 档 妥善保 存 ; 证 据 不足 , 由 整 改责 任 人补充 提 供整 改 完成 的 证据 , 必要时 可 由内 控 组织追 加 测试 程 序,收 集 相应 证 据。第 十 八 条 内 部控 制 自我 评 价报告 一 、 公 司 内控管 理 部门根 据 “基 本 规范 ”、 “应 用 指引 ”和 企业 内 部控制 评 价指 引 的要 求 制 定 唐山冀 东 装备 工 程股份 有 限公 司 自我评 价 制 度 ; 公 司 各 级 内控 组 织依据 此 制度 出 具 内 部 控制 自 我评价 报 告 。二 、 公 司 总部各 职 能部 门 根据子 公 司 、 总 部的内 控 自评 测 试 底 稿 , 对 本部门 涉 及 的 “具体规 范 ”进 行 自我评 价 , 形 成 各职能 部 门的 内部控 制 初评 报 告 。三 、 公 司 内控管 理 部门 汇 总和检 查 各职 能 部门 的 内部 控 制 初 评报 告 , 辅 以 内部 控 制调查 问 卷 、 内 控自评 总 结报 告 、 内部 控 制缺 陷 认定汇 总 表等 , 编制公 司 内 部 控制自 我 评价 报 告 。四 、 公 司 审计委 员 会 将 内部控 制 自我 评 价报告 提交 董 事 会 审议 , 董事会 批 准后 , 报深交 所 进行 披 露 。 监 事 会 、 独 立董事 也 需要 对 自我评 价 报告 发 表独立 的 书面 意 见 , 与自 评 报告 一 同披 露 。 公 司 以 12 月 31 日 作 为年 度 内 控 自评 报 告的基 准 日 , 内 控自 评 报告 应 于基准 日 后 个 月内对 外 报出。第六章 内 部 控 制 外部审计 第 十 九 条 外部审 计 的配 合 工作 一 、统筹 安排审 计 配合 工 作公 司内 控 管理部 门 应根 据 审计师 的 总体 安 排,拟 定 相应的15“审计 配 合方案 ”,并 以 部门文 件 的形 式 进行下 发 。二 、子 公 司的审 计 配合 责 任人 各 子公 司 总经理 为 审计 配 合的第 一 责任人 , 子公司 的 内控专员 负责 审 计配合 工 作的 组 织协调 ; 各子 公 司需做 好 审计 动 员工 作 ,并 严 格按公 司 “审 计 配合方 案 ”的 要 求进行。三 、总 部 层面的 审 计配 合 责任人 公 司内 控 管理部 门 负责组 织协调 总 部层 面 的内控 审 计配合工 作 ; 总 部各职 能 部门 负 责人为 审 计配 合 的第一 责 任人 ; 各职能 部 门兼 职 内控员 在 公 司 内 控管理 部 门的 指 导下 , 负 责 本部 门 的配 合 工作。第 二 十 条 审计结 论 的沟通 一 、子 公 司现场 审 计的 沟 通在 审计 师 现场审 计 工作 结 束前 , 各 子 公司 内 控专员 需 要与审 计 师进 行 结合 , 特 别是 对 审计发 现 的内 控 缺陷进 行 沟通 ; 确认为 内 控缺 陷 的 , 各 责 任单 位 应尽快 形 成初 步 的整改 方 案 , 获 得审计 师 的认 可 ,并及 时 向公 司 内控管 理 部门 汇 报。二 、总 部 现场审 计 的沟通 在 审计 师 现场审 计 工作 结 束前 ,公 司 内控 管 理部门 协 调各职能 部门 兼 职内控 员 , 与 审 计师进 行 结合 , 并就审 计 发现 的 内控缺 陷 进行 沟 通 ; 确 认 为内 控 缺陷的 , 相关 职 能部门 应 尽快 形 成初步 的 整改 方 案,并 配 合 内 控 管理部 门 获得 审 计师的 认 可。三 、最 终 审计结 果 的沟通对 于审 计 师确认 的 最终 内 控缺陷 清 单 , 公 司 内控管 理 部门应16协 同总 部 职能部 门 负责 人 、 各财 务 总监 、 各级内 控 专员 , 根据总部 职能 部 门 、 子 公 司的 初 步整改 方 案与 审 计师进 行 沟通 , 并按照 本 制度 中 “内控 缺 陷的 认 定和整改 ”的要求 , 形成 最 终整 改 方 案 。 第七章 内 部 控 制 的考核第 二 十 一 条 考核 的 适用 范 围 内 部控 制 评价的 考 核涉 及 三个方面 : 一是 对 业务流 程 的控制有 效性 进 行考核 ; 二是 对 自评工 作 完成 情 况进行 考 核 ; 三 是对内 控 缺陷 整 改情况 进 行考 核 。第 二 十 二 条 考核 对 象和 考 核原则 一 、 “具 体规范 ”的 责任 主体 “具体 规 范 ”的 责 任主 体 对业务 流 程的 控 制有效 性负责 , 考核 的主 要 依据是 内 部控 制 外审发 现 的内 控 缺陷 ; 若 缺 陷进 行 了对 外 披露 , 该缺陷 的 责任 单 位总经 理 承担 连 带责任。由 公 司内 控 管理 部 门组 织 的内控 专 项检 查 或公司 审 计部实 施 的内 部 审计发 现 的内 控 缺陷 , 也 作 为 “具体规 范 ”责 任 主体的 考 核依 据 。二 、自 评 工作实 施 涉及 的 人员 以 考核 工 作完成 质 量为 目 的 ,依 据 及时 性 、 准确 性 、 完 整 性为 原则 , 划分为 基 本考 核 指标和 弹 性考 核 指标。 基 本考 核 指标包 括 及时 性 、 完整 性 、 准 确 性三个 指 标 , 弹 性考 核指 标 为内控 贡 献度。 三 、内 控 缺陷整 改 责任人根 据内 控 缺陷的 整 改情 况 进行考核 , 主要 依 据是缺 陷 整改是17否 通过 验 收和是 否 按时 完 成。第 二 十 三 条 考 核 细 则 内 控评 价 的考核 细 则由 公 司 内控 管理部 门 依据本 制 度另行制 定 , 明 确内控 组 织的 建 立工作 、 自评 测 试工作 、 缺陷 认 定和整 改 工作 、 自评报 告 编制 工 作、内 控 归档 工 作等方 面 的考 核 要求。第八章 附则第 二 十 四 条第 二 十 五 条 第 二 十 六 条过 。第 二 十 七 条本制 度 由公 司 企业策 划 部负 责 解释、 修 订。其他 制 度与 本 制度相 违 背的 , 以本制 度 为准。 本制 度 经第 五 届董事 会 第二 十 二次会 议 审议通本制 度 自下 发 之日起 实 施, 原 唐山 冀 东装备工 程股 份 有限公 司 内部 控 制管理 暂 行办 法 同时 废 止 。唐 山冀 东 装备工 程 股份 有 限公司二 一 三 年七月 二 十六日18