生产型企业内部控制制度(石化装备)
作者:戚勇(SK10-001)内 控 管 理 制 度(拟定稿)股份公司制度目 录一、 图标 2二、 管理控制 3三、 会计控制 8四、 采购和外协控制 12五、 应付款的控制 21六、 生产过程及新产品开发控制 25七、 存货管理控制 36八、 销售和应收款控制 40九、 人力资源管理控制 48十、 货币资金控制 56十一、 固定资产管理控制 62十二、 投资控制 73十三、 工程项目控制 76股份公司制度一、 图标 决策文件 流程 开始完成数据库多份文件数据资料存储步骤 接下页股份公司制度二、 管理控制(一) 职位分工职 位 职 责 不 相 容 职 责董事长/总经理 审批企业总体战略规划审批控股子公司战略规划或工作计划制定企业总体战略规划制定控股子公司战略规划或工作计划管理层 制定企业总体战略规划审核各职能管理部门、控股子公司的计划制定各职能管理部门、控股子公司的考核指标 审批企业总体战略规划审批各职能管理部门、控股子公司的考核指标总经理 批准各职能管理部门工作计划批准各职能管理部门、控股子公司的考核指标制定各职能中心工作计划制定各职能管理部门、控股子公司的考核指标各部门经理(控股子公司)制定本部门(控股子公司)工作计划制定相关作业文件职位说明:管理层:指由股份公司总经理领导下的经营领导班子集体,包括总经理、副总经理、总工程师、财务总监、人力资源总监等。各部门经理(控股子公司):指股份公司各职能管理部门经理或控股子公司总经理。股份公司制度(二) 总体战略规划的控制 管理目标:1、总体发展战略规划清晰、明确且合法合规;2、总体发展战略规划的制定、批准、发布过程符合公司法 、 公司章程的规定。关键控制点:1、公司管理层应定期讨论制定及根据外界情况变化及时调整公司长期和短期的战略规划目标;2、总体战略规划应经公司董事会讨论,董事长签字同意。注释:1、年末,公司管理层依据外部市场环境、经济因素、金融气候、法律规定、技术进步、竞争对手评估等因素对现有企业战略规划目标的影响进行综合评价。2、管理层应根据以上评价结果对现有企业战略目标作出检讨及修订。3、管理层在平衡企业的发展及利益基础上制定新的或经 过调整后的战略目标计划。4、战略目标计划应分为长期及短期的,内容应包括企业中长期战略目标、企业组织架构设计、资本结构、市场目标、生产目标、财务及营运回报目标、财务状况改善目标、新产品开发目标、人力资源发展目标等。5、企业战略规划制定后应交由董事会审议决定,最后应由董事长签字批准。6、管理层应将经批准以后的企业规划目标传达给员工知道,让员工与企业一起达成目标。年末管理层综合评价各种内外部因素对现有企业战略规划目标的影响管理层根据综合评价结果对现有企业战略目标作出检讨及修订管理层制定新的或经过调整后的战略目标计划中长期总体战略规划目标提交董事会审议董事会批准经批准的总体战略规划管理层将规划目标传达到各职能管理部门、控股子公司及全体员工至 2.31 23564股份公司制度(三) 各职能管理部门、控股子公司制定年度综合计划的控制需要修改不需修改管理目标:1、各职能管理部门及子公司的年度综合计划应与股份公司的总体战略规划目标一致;2、综合计划应经过充分的讨论以及规定的程序审批。关键控制点:1、各职能管理部门及控股子公司的年度综合计划应服务于股份公司总体规划,是制定年度预算计划的基础。2、年度综合计划应具有可操作性和可考核性。3、年度综合计划的批准和修改应经过规定的程序审批。注释:1、各职能管理部门及各子公司应充分理解股份公司总体战略发展目标,结合总体目标检讨本部门上年度综合计划的执行情况,提出本年度综合计划。2、年度综合计划包括:销售、生产、采购、存货、新产品开发、费用、人力资源、固定资产、利润、成本等预计实现目标。3、年度综合计划报股份公司分管副总经理审核。4、经股份公司分管副总审核的年度综合计划提交管理层审议。 5、经管理层审议通过的年度综合计划发回各职能管理部门及控股子公司,作为编制年度预算方案的依据。收到总体规划目标之后各职能管理部门及控股子公司提出本年度综合计划股份公司各分管副总经理审核审核后的年度综合计划提交管理层审议修改否?审议通过的年度综合计划发回编报部门,作为编制年度预算方案的依据13 452股份公司制度(四) 年度财务预算的控制未通过通过 不批准 批准管理目标:1、公司年度预算方案应经过充分的讨论以及规定的程 序审批。2、经批准的财务预算应严格执行,预算调整应经过批准。关键控制点:1、各职能管理部门及控股子公司依据年度综合计划编制年度财务预算方案。2、财务部在各职能管理部门及控股子公司年度预算方案的基础上编制股份公司年度预算方案。 3、年度财务预算的批准和调整应经过规定的程序审批。注释:1、各职能管理部门及控股子公司依据年度综合计划编制年度财务预算方案。 2、预算计划方案应以公司规定的格式提出,在规定的时间内完成。3、各条线年度预算计划方案报股份公司分管副总经理审核。4、财务部汇总经分管副总审核的各职能管理部门及控股子公司的预算方案,编制出股份公司财务预算草案,经财务总监审核后,提交管理层审议。 5、经管理层审议通过的预算草案由总经理提交董事会及股东大会审议批准。6、经董事会及股东大会批准后的财务预算发回各职能管理部门及控股子公司,按季、月及部门、控制环节、岗位进行指标分解和控制实施。7、预算执行单位因市场环境、经营条件、国家法规等变化需要调整预算时,应提出书面申请,按 1、2 、3、4 程序审核批准。8、财务部每月编制预算执行情况表,发现问题,提出改进。措施。预算执行情况表报财务总监和总经理备查。管理层批准的年度综合计划各职能管理部门及控股子公司提出本年度预算计划方案各分管副总经理审核预算计划方案以公司规定的格式提出财务部汇总预算方案,财务总监审核后,提交管理层审议修改否?总经理将方案提交董事会及股东大会审议或同意预算调整方案13542批准否 预算执行单位对批准的预算进行指标分解,控制实施需要调整预算时,提出书面申请。768财务部编制月度预算执行情况表,报财务总监和总经理股份公司制度(五) 绩效目标考核的控制 需要 达到修改 未达到不需修改 三、会计控制 管理目标:1、公司应分层次制定绩效考核标准。2、绩效考核应满足企业总体战略发展要求。关键控制点:1、公司总体考核体系及考核办法应经总经理签字同意。2、公司总经理应与各职能管理部门及控股子公司负责人签订目标考核责任书。 3、每年总经理应根据目标考核标准,综合评定各职能管理部门及控股子公司的表现并做出奖惩决定。注释:1、管理层应根据企业的总体发展规划及年度经营目标订立考核目标。考核目标应包含可测量的和不可以测量的原素。例如:销售指标、利润指标、资金及存货周转率指标、质量及安全生产指标、预算完成指标、重要管理指标等。2、签订 目标责任书 前,管理层应与各职能管理部门及控股子公司被考核人充分沟通,取得一致意见后,报人力资源部汇总,人力资源总监审核。 3、总经理审阅并同意分解的考核目标后,向相关方正式下达并签订目标责任书 。4、管理层应定期(每年一次或两次)根据约定方法和标 准考核各职能管理部门及控股子公司责任人的表现,并在其考核报告上作出综合评定。5、在综合考评时,管理层应充分听取被考核人的意见并 了解其超过或未能达到目标的原因,以消除非主观影响因素。6、与被考核人沟通考核结果,同时管理层对被考核人将来的发展目标提出意见。7、考核完毕,总经理根据被考核人/部门/控股子公司的表现作出奖罚决定。8、年度考核报告留存人力资源部。管理层制定考核目标管理层与被考核人沟通取得一致意见人力资源部汇总成文报总经理审批修改否总经理与被考核人签订目标责任书并备案312管理层根据规定的时间定期组织考核管理层充分听取被考核人的意见达到目标否了解原因并做出分析与被考核人沟通考核结果,提出将来目标提交考核报告 总经理做奖罚决定考核报告留存备查45678Comment s1: 插入Comment s2: “制订凭证填制及审核规则”Comment s3: 增加“按照会计核算手册的要求进行会计核算,填制相关凭证,审核后记账、结账”股份公司制度(一) 职位分工职 位 职 责 不 相 容 职 责总经理 审批公司财务管理制度及会计流程手册审批价格政策,批准年度价格调整批准公司财务报表制订、修改会计流程手册制订价格政策财务总监 审核财务管理制度及会计流程手册审核公司财务报表审批凭证订立及审核程序会同销售部门制定并复核产品销售价格制订、修改会计流程手册审批子公司财务报表财务部经理 制订内部财务管理制度制订内部会计核算及流程操作手册制订凭证订立及审核政策复核财务报表参与公司产品销售价格的制定审核、审批会计流程手册审批凭证订立及审核程序财务部工作人员 执行财务工作制度及程序制作、调整及合并财务报表Comment s4: 会计科目名称及编码、入账依据、必备附件、审核规则等股份公司制度(二) 一般会计控制不同意 不批准同意 批准 (三) 凭证订立及审批的控制管理目标:1、公司的会计制度合法合规,流程受控。关键控制点:1、公司制定的一般会计流程应符合国家的会计制度及关于公司治理的法律法规。2、管理层应关注国家新颁布的会计制度及相关法律法规对公司现行制度的影响并及时修订公司的会计制度。注释:1、年初,财务部经理应根据国家的会计制度组织制订或修订公司财务管理制度及会计流程操作手册。操作手册应包括两部分: 职位分工、会计代码、审批权限、凭证摘要等; 详细工作内容,如各样表格及内控程序等。2、财务总监审核财务管理制度及会计流程操作手册,通过后提交总经理审批。3、总经理批准签发财务管理制度及会计流程操作手册,重要内控制度应提交董事会审议通过。 4、批准后的财务管理制度及会计流程操作手册下发各职能管理部门及控股子公司,财务部组织内部培训及实际运行。5、相关制度文件存档。年初,需要制订或修订公司财务管理制度时财务部经理组织制订或修订财务管理制度及会计流程操作手册财务管理制度流程操作手册财务总监审核总经理审 批文件培训执行文件存 档12 345管理目标:1、凭证的订立要符合国家的会计制度及公司的财务管理制度规定。关键控制点:1、会计人员应根据国家及公司规定的会计制度制订凭证。2、帐户登记及时,当天帐当天记。3、凭证订立之前要审核原始凭证。4、凭证制作后要经过财务部经理 审核才能记帐。注释:1、年初,财务部经理应根据国家的会计制度和公司财务管理制度组织制订或修订凭证订立政策,报财务总监审批。2、财务总监审核批准凭证订立政策。3、批准后的凭证订立政策发回给财务部进行培训及实际执行。4、财务人员收到原始单据后,应首先审核其真实性、金额准确性及程序符合性。5、财务人员依据审核后的原始单据制作会计凭证。6、依据审批权限表的规定,交相关人员复核凭证或审批签字。7、财务入账。Comment s5: 记账前的审核:改“财务部经理”为“指定的不相容岗位”股份公司制度不批准批准 不合格合格(四) 一般价格的控制不批准 年初,需要制订或修订公司财务凭证订立政策时财务部经理组织制订或修订财务凭证订立政策凭证订立政策 财务总监审批文件培训执行财务收到原始单据审核真实性准确性符合性财务制作凭证单据退回相关人员复核/审批/签字财务入账123456 7管理目标:1、销售和购买商品价格要反映市场变动情况和公司利益。2、价格管理受控。 关键控制点: 1、财务总监 组织对销售价格的审定和购买商品价格信息的控制。2、产品销售价格应得到管理层的批准。3、购买固定资产要经过独立的价格调查。注释:1、公司管理层根据企业的总体战略建立价格评审与决策管理办法并组建公司核价小组。2、 价格评审与决策管理办法经总经理批准下发。3、财务部负责组织子公司相关部门和人员,测算并提出新产品参考销售价格及老产品调整价格,公司核价小组审核产品销售价格,评审采购商品价格,财务部对评审结果进行价格信息汇总。4、财务总监审核公司产品售价方案及采购商品价格汇总表,批准采购价格。5、总经理批准产品销售价格,确定价格浮动标准及权限。6、经批准的产品售价文件留存控股子公司和股份公司财务部。7、因市场原因导致需要调整产品销售价格时,由控股子公司销售部门提出申请,子公司总经理同意后报股份公司总经理批准。8、经批准的商品采购价格文件留存控股子公司和财务部,并录入 ERP系统。 (修改为:新价格由会计人员录入 ERP系统,财务主管进行复核。 )9、因市场原因导致大宗采购商品价格调整时,由采购部门提出申请,控股子公司总经理批准,财务部接到相关审批文件后有关人员相应调整 ERP数据, (增加:并交主管复核) 。总经理审批价格评审办法股份公司制度批准 未通过 通过通过不批准 批准(修订意见:一般价格控制:不应由财务部经理审核,应由公司专门设立核价员.现金管理控制: 出纳审核后应提交财务部经理签字才能付款.)核价小组审核产品销售价格,评审商品采购价格管理层制订价格评审与决策管理办法财务总监审核产品价、批准采购价格总经理批准产品价格售价文件发控股子公司/财务部采购价格文件发控股子公司/财务部子公司总经理同意提出销售价格调整股份公司总经理审批 子公司总经理审批物资部提出采购价格调整执行新价格12345 687 9股份公司制度四、采购和外协控制(一) 职位分工 职 位 职 责 不 相 容 职 责子公司生产部经理审核月度、季度生产计划、外协计划、调整计划及生产作业计划编制月度、季度生产计划、外协计划、调整计划及生产作业计划子公司生产部计划员编制月度、季度生产计划、外协计划、调整计划及生产作业计划审批月度、季度生产计划、外协计划、调整计划及生产作业计划子公司外购部经理 审核月度、季度采购计划及调整计划复核季度、年度采购预算批准采购订单,签订一般采购合同参与合格供应商评审编制月度、季度采购计划及调整计划记录采购、外协信息子公司外购部计划员 编制月度、季度采购计划及调整计划编制季度、年度采购预算参与采购询价记录采购计划完成及物资入库情况维护合格供应商名录及档案批准月度、季度采购计划及调整计划执行采购子公司外购部采购员 洽谈采购合同,执行采购计划参加到货检验执行退货,收回货款批准采购合同验收采购货物决定供应商股份公司制度职 位 职 责 不 相 容 职 责子公司外购部仓管员 办理采购入库,建立入库记录编制月度收货报告执行采购子公司外协部经理 组织执行外协计划及调整计划依据外协计划复核季度、年度外协预算签订一般外协合同参与合格供应商评审编制月度、季度采购外协及调整计划记录外协信息子公司外协部外协员 洽谈外协合同,执行外协计划参加外协品检验执行返工或退货,收回价款批准外协合同验收外协品决定供应商子公司生产部半成品库仓管员 办理外协件入库,建立入库记录编制月度收货报告执行外协子公司采购管理部经理 组织执行采购和外协价格、原始单据审核组织合格供应商评审组织 ERP 数据维护和运行组织采购、外协的票据审核编制月度、季度采购、外协及调整计划控制采购、外协进度子公司测试中心质量检验部检验员执行到货检验 决定检验标准决定让步放行子公司制造中心副总经理(物资) 批准月度、季度采购计划及调整计划审核季度、年度采购预算签订重大采购合同组织合格供应商评审编制采购计划批准供应商股份公司制度职 位 职 责 不 相 容 职 责子公司制造中心副总经理(生产) 批准月度、季度外协计划及调整计划审核季度、年度外协预算签订重大外协合同参与合格供应商评审编制外协计划批准供应商子公司制造中心总经理 批准月度、季度生产计划批准上报季度、年度采购(外协)预算批准合格供应商评审合格供应商批准采购(外协)预算子公司测试中心质量检验部经理 参与合格供应商评审参与重大采购(外协)质量问题分析股份公司制度(二) 原材料与半成品采购计划的控制不批准批准管理目标:1、对所有采购行为编制计划,满足合同要求及生产进度要求。2、与采购有关的相关岗位得到互相制约,操作受控。 3、采购计划保证企业安全的现金流量及规定的存货周转率。关键控制点:1、制造中心生产部提出生产计划,物资部依据生产计划 和存货状况订立采购计划。2、采购计划经过规定的复核和审批才可进入购货程序。3、计划的修改有相应的依据并执行审批程序。4、采购计划交各相关部门备案。注释:1、季末、月末,制造中心生产部依据销售计划提出生产计划,经制造中心主管副总经理审核后,报制造中心总经 理批准。2、制造中心物资部计划员根据批准的生产计划、存货状况及经批准的年度、季度采购预算,参考经济批量,编制采购计划及调整计划,报外购部经理审核。3、采购计划应包括:采购的项目、数量、质量要求、可选供应商、交货期等。 4、经审核的采购计划报制造中心主管副总经理审核批准。5、经主管副总经理批准的采购计划发回外购部执行采购,同时送制造中心总经理及生产部、公司财务部备查。6、计划外临时采购,由需求部门提出申请,需求部门负责人签字认可后,报外购部编制补充计划,按 2、3 、4、5 程序执行。7、采购计划的修改按以上 2、3、4、5 程序执行。生产计划下达后外购部计划员编制月度、季度采购计划和调整计划,交外购部经理审核月度、季度采购计划和调整计划子公司制造中心主管副总审批物资部采购执行子公司制造中心总经理/生产部/财务部备查21453股份公司制度(三) 采购订单及采购合同控制 不合规 合规不通过 通过 通过管理目标:1、管理层对采购流程的遵守程度保持监控。2、采购货品合格,达到约定的标准要求。3、采购程序合法合规,采购记录真实、准确、完整、及时。关键控制点:1、只有被批准的采购计划才可以进入采购程序。2、一般原材料和半成品采购可选用订单采购形式,重要原材料、半成品及涉及金额或批量较大的采购应采用合同采购形式。3、采购订单或采购合同由子公司统一编号及管理。4,采购订单发出前或采购合同签订前,应经过规定的复核或批准程序。 5、坚持比价采购,财务部要定期和采购部门核对采购记录。注释:1、制造中心外购部收到经批准的采购计划后,采购员即针对采购项目,从合格供应商名录中选择供应商,发出采购通知。2、采购员同供应商洽谈采购事宜,商讨并确认采购货物的品种、规格、交货期限、质量、价格、验收方式、付款方式、违约责任等主要条款,填写采购订单或采购合同。3、外购部计划员复核订单或合同条款与采购计划及合格供应商的符合性。 4、重要采购合同,送股份公司法律事务部及核价小组审核。5、制造中心外购部经理批准订单,签订采购合同。6、重要采购合同由制造中心主管副总经理签订。7、订单或采购合同发出。采购订单副本留存外购部备查, 采购合同副本留存外购部、财务部、法律事务部备查。(采购订单或合同的正本留存采购管理部,年底统一整理归档) 。8、外购部计划员编制月度采购合同明细表报主管副总经理。获批准的采购计划选择供应商发出采购通知洽谈采购事宜填写订单/合同计划员复核采购订单或采购合同法务部/核价组审核重要合同外购部经理批准订单/签订合同重大合同主管副总签订订单/合同发出并留存备查计划员编制月度合同明细表21345678股份公司制度(四) 外协计划的控制不批准批准生产部计划员编制月度、季度外协计划和调整计划,交生产部经理审核月度、季度外协计划和调整计划子公司制造中心主管副总审批外协部执行子公司制造中心总经理/生产部/财务部备查2453管理目标:1、对所有外协加工编制计划,满足合同要求及生产进度要求。2、与外协有关的相关岗位得到互相制约,操作受控。 3、外协计划保证企业安全的现金流量及规定的存货周转率。关键控制点:1、子公司制造中心生产部提出生产计划,依据生产能力和负荷平衡状况订立外协计划。2、外协计划经过规定的复核和审批才可进入操作程序。3、计划的修改有相应的依据并执行审批程序。4、外协计划交各相关部门备案。注释:1、季末、月末,制造中心生产部依据销售计划提出生产计划,经制造中心主管副总经理审核后,报制造中心总经理批准。2、生产部计划员根据批准的生产计划、生产能力和负荷平衡状况及经批准的年度、季度外协预算,参考经济批量,编制外协计划及调整计划,报生产部经理审核。3、外协计划应包括:外协的项目、数量、技术与质量要求、可选的加工制造商、交货期等。 4、经审核的外协计划报制造中心主管副总经理审核批准。5、经主管副总经理批准的外协计划发外协部执行,同时送子公司制造中心总经理及生产部、公司财务部备查。6、外协计划的修改按以上 2、3、4、5 程序执行。(外协:指由公司出具图纸、技术标准、检验标准,委托其它工厂按图加工的配件或产品)生产计划下达后1股份公司制度(五) 外协合同的控制 不合规 合规不通过通过不通过 选择供应商发出外协通知洽谈外协事宜起草合同条款法务部/核价小组审核重要合同外协部经理审核/签订合同重大合同主管副总签订21345管理目标:1、管理层对外协流程的遵守程度保持监控。2、外协加工品检验合格,达到约定的标准要求。3、外协程序合法合规,记录真实、准确、完整、及时。 关键控制点:1、只有被批准的外协计划才可以进入操作程序。2、委托外协加工应采用合同管理形式。3、外协合同由子公司统一编号及管理。4、外协合同签订前,应经过规定的复核和批准程序。 注释:1、子公司制造中心外协部收到经批准的外协计划后,外协员即针对委托加工项目,从合格供应商名录中选择供应商,发出外协通知。2、外协员同供应商洽谈委托加工事宜,商讨并确认外协产品的材料、规格、交货期限、技术和质量要求、价格、验收方式、付款方式、违约责任等主要条款,起草合同。3、属重要外协合同,送股份公司法律事务部及核价小组审核。4、子公司制造中心外协部经理审核并签订合同。5、重大外协合同由制造中心主管副总经理签订。6、外协合同发出,合同副本留存外协部、财务部、法律事务部备查。外协合同的正本留存采购管理部,年底统一整理归档。获批准的外协计划合同发出并留存备查6Comment 中中中中6: 在“7”财务入账前插入步骤“财务部复核收到发票与 ERP系统采购发票是否相符”股份公司制度(六) 发票及收货单控制不合格合格不合格 合格 管理目标:1、货品入库的记录准确、真实、完整。2、入库的货品质量达到企业规定及合同约定标准。3、采购发票真实有效,入账及时。关键控制点:1、及时处理收入的货物,程序规范,各岗位相关记录齐全。2、未检货物、检验未通过货物和检验合格货物分别存放。3、仓库每月制作收货报告,包括票到货未到、货到票未到的清单,分送相关部门。4、购货发票入帐前,须对其真伪进行验证。注释:1、采购(外协)货物到货,采购员或外协员办理送检单(到货单)送检。2、技术中心质量检验部检验员检验货品合格,签署送检单(到货单) ,采购员或外协员办理入库单。3、外购部仓管员或生产部半品库仓管员核对送检单和入库单办理货品入库,更新库存实物账及标签。 4、采购管理部 ERP数据录入员依据检验合格入库单更新库存数据。5、每月底,采购部门和财务部应关注月度收货报告,包括本月收入货物的品种、规格、数量及货到票未到、票到货未到等信息。6、采购员或外协员在收到货物后将所有原始票据送交采购管理部,采购管理部负责审核,合格后及时办理货品入库的相关手续,并送至财务部办理入帐。财务部会计员应核对采购订单、采购或外协合同与发票的符合性及发票的真实性,如发现不符合则将单据退回采购管理部。7、原始凭证验证无误后入帐。采购(外协)货品到达采购(外协)员填写送检单送检合格否依据送检单及入库单办理入库库存数据更新采购管理部编制月度收货报告采购管理部审核发票符合性采购(外协)员 收到发票财务入账123 4 567股份公司制度(七) 采购(外协)不合格品退回的控制建议接收 批准决定退货/返工管理目标:1、货物或外协件收到要及时验收,发现不合格。2、保证退回的货款到达安全,避免发生损失。3、采购(外协)不合格品退回记录准确完整。关键控制点:1、质量检验部门应按合同或公司规定的标准进行到货验收,对检验出的不合格品开出不合格单。2、外购部(外协部)经理对退货或返工事宜作审批,采购员(外协员)及时与供应商办理退货或返工。3、财务部确认所退货物的货款支付情况,如已支付或部分支付,通知采购员(外协员)追回货款。4、相关人员做好退回货物的记录,作为合格供应商评审参考依据。注释:1、采购货品或外协件收到,应及时按照合同约定或公司规定标准检验。2、发现货品不合格,检验员签发不合格检验单,列明不合格状态、程度、数量、判定依据等。3、外购部(外协部)经理审核不合格检验单,批准退货或返工。4、如建议让步接收,须经技术中心部门经理以上级别负责人审批。如批准让步接收,质量检验部、外购部、外协部均应作好记录。5、采购员(外协员)与供应商协商退货、返工或赔偿事宜,方案经主管领导同意后,采购员(外协员)安排相关程序。6、采购员(外协员)与财务部联系确认该退回货物是否已部分或全部付款,若已付款,采购员(外协员)负责追回。7、外购部计划员及外协部外协员做好退回货物记录,记录内容包括进退货日期、货物名称、规格、数量、金额、供应商、退货原因、处理结果、批准人等,列入公司质量管理体系运行的重要记录。8、采购管理部负责审核监督退货记录的执行。货物收到及时验收发现不合格,检验员签发不合格单外购部/外协部经理审批退货/返工事宜技术部门审核让步接收接收入库作好记录采购员/外协员联系并办理退货事宜财务部确认退货付款情况,如已支付,采购员/外协员追回货款外购部/外协部建立退货记录123 4567采购管理部审核并监督退货记录执行8股份公司制度五、应付款的控制(一) 职位分工职 位 职 责 不 相 容 职 责财务部会计员 核对原始凭证制作付款凭证批准付款财务部出纳员 执行付款,开据支票 复核支票财务部经理 批准付款凭证根据供应商对账单制作余额调节表制做付款凭证子公司制造中心采购管理部管理员接收原始单据,编制采购(外协)付款申请子公司制造中心采购管理部管理员整理、审核采购、外协的原始单据编制付款申请、执行付款批准原始单据子公司制造中心采购管理部经理复核采购(外协)付款申请 批准付款申请子公司制造中心主管副总经理审核采购(外协)付款申请 编制付款计划批准付款子公司制造中心总经理 审核采购(外协)付款申请 编制付款计划批准付款子公司总经理 在预算限额内批准付款Comment 中中中中7: 步骤 1修改为“原始单据及经审批的采购付款计划表提交财务部” ;在步骤 3前增加步骤“财务人员按付款计划在 ERP系统调用其开票信息,并生成付款凭证。”股份公司制度(二) 应付款的入账控制未通过通过未通过 通过 通过通过未通过管理目标:1、入账程序规范受控。2、入账依据充分,数据齐全准确。 关键控制点:1、根据齐全合格的收货凭证及其他有效的附件:定购单、合同、货运凭证等进行帐务处理。2、应认真鉴别发票的真实性,核对发票、收货单、合同、货运凭证等一致性。3、应付帐款入帐前财务部应安排独立第三人复核签章。4、收到原始凭证应及时处理。5、对收到的供应商定期对帐单由专门的独立第三人核对、归档。注释:1、采购或外协货品经检验合格入库后,采购员(外协员)将经签署的付款通知单、入库单、发票等原始单据送财务部。2、 财务部员工依据收到的原始凭证,核对与订单或采购(外协)合同及凭证之间的符合性,核对预付款情况等, 制作会计凭证。3、财务部经理审核会计凭证,无误后入账。 4、将原始单据交与出纳,作为付款的依据。5、月末,财务部会计员复核供应商送交的对账单。6、依据对账单及其它财务信息,编制余额调节表。物资合格入库,原始单据齐全原始单据提交财务部真实性符合性审核制作会计凭证审核会计凭证凭证转与出纳员作付款依据收到供应商对账单复核对账单编制余额调节表531 246Comment 中中中中8: 步骤 1“财务部编制”应为“财务部从 ERP系统调取”,以保证数据准确客观。股份公司制度(三) 应付款账龄及清单的控制未通过通过 管理目标:1、保证应付帐款信息的正确性。2、按计划进行应付帐款付款,避免超出付款信用期。3、及时进行账龄分析,保证公司财务状况健康。关键控制点:1、账龄清单经独立第三人复核。2、账龄分析应定期进行。注释:1、每月末,财务部会计员依据上月的应付账款帐龄分析表及本月的采购(外协)和付款情况,编制月度应付帐款帐龄分析表及应付帐款清单。2、财务部经理复核应付账款账龄分析表及清单。3、将复核后的应付帐款帐龄分析表、应付帐款清单副本报财务总监及子公司总经理,同时将应付账款清单送物资部、外协部备查。月底财务人员编制应付账款账龄分析表及应付账款清单应付账款账龄分析表及清单财务部经理复核账龄分析表及清单报财务总监及子公司总经理123管理目标:1、付款审批程序符合公司的内控制度。2、付款进度科学合理,付款额度限定在经批准的月度用款计划以内。3、入帐符合国家会计法规及公司财务制度要求。 4、保证入帐记录的准确性及安全性。 关键控制点:1、付款申请须经规定的审批后才能付款。2、不准签发空头支票,作废的支票及时做好记录。3、凭真实有效的发票等原始单据的付款凭证入帐。4、付款凭证、付款申请等内部控制凭证是事先连续编号的。5、入帐前有独立第三人复核签章。注释:1、采购管理部管理员根据采购(外协)合同约定、供方履约情况和应付账款清单填写付款申请表。 2、采购管理部经理复核付款申请表后,报子公司制造中心副总/总经理审核。3、子公司制造中心副总/ 总经理审核后,报子公司总经理审批。4、子公司总经理在经批准的月度用款计划限额内审核付款申请,批准小额付款。5、股份公司财务总监批准大额度付款申请并依据公司资金情况安排付款进度。 (子公司总经理和财务总监的付款额度批准权限由股份公司制定) 6、批准的付款单交出纳员,开出支票,由第三人复核签章后入帐。7、将支票交于经办人。应付账款清单送物资部、外协部备查股份公司制度(四) 采购(外协)付款及入账的控制未通过 通过 不批准通过 批准未通过需办理采购(外协)付款时采购管理部管理员填写付款申请表采购管理部经理复核拒付拒付子公司总经理审批财务总监审批出纳员开具支票,第三人复核入账支票交与经办人12456 7子公司制造中心副总/总经理审核3拒付股份公司制度六、生产过程及新产品开发控制 (一) 职位分工职 位 职 责 不 相 容 职 责子公司制造中心总经理 审批年度生产计划及预算草案上报子公司制造中心副总经理 审核生产计划,批准作业计划审核预算草案批准采购或外协计划编制生产计划编制预算草案生产部计划员 编制生产计划、作业计划和外协计划编制生产指令编制生产月报表批准或更改生产计划、作业计划和外协计划批准生产指令批准生产月报表生产部经理 复核生产计划、作业计划和外协计划下达生产指令、组织执行批准的生产计划监督管理在制品及半成品库更改批准的生产计划、作业计划和外协计划更改批准的生产指令生产部车间主任 组织生产作业计划的落实签署半成品出入库及成品入库更改批准的生产计划、作业计划和外协计划管理半成品库或成品库生产部半成品库仓管员 管理半成品库,填制出入库单,录记车间存货台帐参加月末和年末盘点执行采购和外协单独执行库存盘点生产部统计员 每月根据损耗计算生产成本复核废品损耗数量参加在制品和半成品库盘点记录存货出据废品报告股份公司制度(二) 月(季)公司生产计划的编制、审批与修改的控制未通过通过通过 管理目标:1,公司生产计划的制定和修改都经过规定的审批程序。2,生产计划应保证生产过程平稳、及时、经济、高效,满足订单时限和成本控制要求。关键控制点:1,生产计划的制定以销售计划为基础,覆盖生产的所有方面。2,生产计划的内容经过复核及审批,以确认其切实可行。3,计划的修改是必要的且有充分依据,经过批准的计划修改及时传递到相关岗位和部门。注释:1、季末、月末,制造中心计划管理部依据销售计划提出生 产计划,生产计划应包括产品品种、数量、规格、安排进度等。2、生产部经理复核计划生产草案,该草案同时送物资部、外协部、技术中心产品研发部、销售中心征求意见。3、生产部经理汇总并协调各方意见后,提出生产计划。4、子公司制造中心主管制造及物资副总经理分别审核计划后,报制造中心总经理批准。5、子公司制造中心总经理审核批准生产计划。 6、生产部依据批准的生产计划向送外购部、车间、外协部下达生产指令。7、生产计划报子公司总经理、财务总监备查。8、需要修改生产计划时,由提出部门提出申请,报制造中心生产部,依据以上 1、2 、 3、4、5 、6 程序执行。 子公司制造中心生产部编制生产计划销售计 划物资部外购部外