永安林业:内部控制监督检查制度
福 建 省 永 安 林 业 ( 集 团 ) 股 份 有 限 公 司内 部 控 制 监 督 检 查 制 度(经 2013 年 3 月 20 日公司第六届董事会第二十二次会议审议通过)第一章 总则第一条 为保 证福建 省永安 林 业(集 团 )股份 有 限公司 ( 以下简称 “公司” ) 内部控 制制度的 有效实 施 , 提高公司 经营管 理水平和 风 险防范能 力, 促 进公 司可持续 发展, 维护 投资者的 合法权 益, 根据 公 司法 、 证券法 、 企业 内部控 制基本规 范 等法 律、 法规 和规 章以及 深圳证 券 交易所主 板上市 公 司规范运 作指引 的规定, 结合 公司实际 情况, 制 订本制度 。第二条 公司 应对内 部控制 的 实施情 况 进行定 期 和不定 期 的检 查。 董事会 和管理 层应通过 对内部 控 制实施情 况的监 督 检查, 发现 内 部控制制 度是否 存 在缺陷和 实施中 是 否存在问 题,并 应 督促相关 部 门、分公 司、控 股 公司及时 予以改 进 ,确保内 部控制 的 有效实施 。第三条 公司 董事会 负责公 司 内部控 制 的监督 检 查工作 并 授权董 事会审计 委员会 对 内部控制 监督检 查 工作进行 指导和 协 调。审计监察 室负责 内 部控制的 日常监 督 检查工 作 并配备 专 门的内部控制监 督检查 人 员。 审计 部门可 直接 向董事会 或董事 会 审计委员 会 报告工作 。第二章 检查 的频次 、内容、 程序和 方 法第四条 公司 审计部 门应在每 年度结 束 后四个月 内 对公 司 12 月31日的内 部控 制 进 行一次 专 门的监 督 检查。 公司审计 部门还 应 视情况不 定期的 对 公司的内 部控制 开 展各项专项检查 、抽查 等 持续监督 工作。第五条 公司 审计部 门在进行 年度内 部 控制监督 检查前 , 应 当制 订年度内 部控制 监 督检查计 划提交 董 事会审计 委员会 审 核, 在审 核通 过后实施 。内部控制 监督检 查 应涵盖经 营活动 中 所有业务 环节, 包 括但不 限于:(一) 销货及 收款 环节: 包括订 单处 理 、 、 信用管理、 运 送货物 、 发票管理、 售后管 理、 林政管 理、 确 认收入及 应收账 款 、 收到现款 汇 票、定期 对账及 其 记录等。(二) 采购 及付款 环节: 包括 采购申 请、 处 理采 购单、 验收货物 、 检验报告、 填写验 收报告或 处理退 货 、 记录应付 账款、 核准付款、 支 付现款、 核对账 款 及其记录 等。(三)生 产环节 : 包括拟定 生产计 划 、开出 用 料清单 、 储存原材 料、 计量管 理、 投 入生产、 生 产外包 及结算管 理、 计算 生产成本 及分 析、质量 控制等 。(四)固 定资产 管 理环节: 包括固 定 资产的 自 建、购 置 、划拨、 处置、维 护、保 管 、盘点与 记录等 。(五)货 币资金 管 理环节: 包括货 币 资金的 入 账、划 出 、记录、 报告、出 纳人员 和 财务人员 的授权 等 。(六)关 联交易 环 节:包括 关联方 的 界定, 关 联交易 的 定价、授权、执行 、报告 和 记录等。(七)担 保与融 资 环节:包 括借款 、 担保、 承 兑、租 赁 、发行新股、发行 债券等 的 授权、执 行与记 录 等。(八)投 资环节 : 包括投资 有价证 券 、股权 、 不动产 、 经营性资 产、 金融衍 生品及 其他长、 短 期投资 、 委托理财 、 募集 资金使用 的决 策、执行 、保管 与 记录等。(九)研 发环节 : 包括基础 研究、 产 品设计 、 技术开 发 、产品测 试、研发 记录及 文 件保管等 。(十)人 事管理 环 节:包括 雇用、 签 订聘用 合 同、培 训 、请假、 加班、 离岗、 辞 退 、 退休、 计时、 计 算薪金、 计算 个人 所得税及 各项 代扣款、 薪资记 录 、薪资支 付、考 勤 及考核等 。除上述列 示之外 , 公司应将 收购和 出 售资 产、 关联交 易 、 从事金 融衍生品 交易、 向 他人提供 财务资 助 、 为他人 提供担 保 、 募集资 金使 用、委托 理财等 重 大事项作 为内部 控 制监督检 查计划 的 必备事项 。检查的内 容主要 是 以上各个 业务环 节 或事项 的 内部控 制 制度是 否建立健 全, 是 否 存在缺陷 ; 内部 控 制制度是 否有效 实 施, 是否 出现 过重大风 险及控 制 处理的情 况。第六条 公司 审计部 门开展内 部控制 监 督检查工 作时, 可 以采取 谈话、 现场 考察、 财务审计、 文件审 核等方式 进行。 公 司各部门、 各 子公司对 内部控 制 监督检查 工作有 配 合义务, 接受检 查的 部门或子 公 司的负责 人应组 织 相关人员 按内部 审 计的要求 , 及时 提供 检 查所需 的凭证、报 表、文 件 等相关资 料,如 实 回答检查 人员的 提 问。第三章 检查 结果的 报告和处 理程序第七条 公司 审计部 门应在 每 年度内 部 控制监 督 检查或 每 次不定期检查结 束后一 个 月内向董 事会审 计 委员会提 交年度 或 专项内部 控 制监督检 查工作 报 告并同时 通报监 事 会。第八条 内部 控制监 督检查工 作报告 应 列明检查 中发现 的 内部控 制缺陷 ( 包括设 计 缺陷和运 行缺陷 ) , 应分析 缺陷的 性 质和产生 的原 因, 提出 整改方 案 ; 应如实 反映内 部 控制制度 不健全 、 不完善之 处以 及实施中 存在的 问 题, 应提 出完善 内部 控制制度 的建议 和 意见以及 应 采取的改 进措施 。公司审计 部门如 果 发现公司 存在重 大 异常情 况 , 可能 或已 经遭受 重大损失 时,应 立 即报告董 事会审 计 委员会并 同时通 报 监事会。第九条 公司 审计部 门对于检 查中发 现 的内部控 制缺陷 及 实施中 存在的问 题, 应在 向董事会 审计委 员 会报告后 进行追 踪 , 以确定相 关 部门已及 时采取 适 当的改进 措施。第十条 董事 会审计 委员会 负 责审阅 公 司审计 部 提交的 内 部控制 监督检查 工作报 告 并根据内 部控制 监 督检查工 作报告 及 相关信息 , 评 价公司内 部控制 的 建立和实 施情况 , 编制内部 控制自 我 评价报告 草 案,提交 公司董 事 会。第十一条 董 事会根 据审计 委 员会编 制 的内部 控 制自我 评 价报 告 草案及相 关信息, 对内部控 制的有 效 性进行自 我评价, 形成内部 控制 自我评价 报告。 董 事会应在 审议年 度 报告等事 项的同 时 , 审议公司 内 部控制自 我评价 报 告并形成 决议。 同 时监事会 也应对 此 报告进行 审 议。第十二条 公 司内部 控制自 我 评价报 告 至少应 包 括如下 内 容:(一)本 公司内 部 控制的总 体目标 ;(二)本 公司内 部 控制诸要 素现状 ;(三)本 公司在 报 告期内, 存在的 重 大缺陷 及 公司已 采 取的整改 措施 (重 大缺陷 指对 企业内部 控制目 标 存在严重 负面影 响 或潜在严 重 负面影响 的内部 控 制设计或 执行缺 陷 。 包括但不 限于: 企 业会计报 表 及其附注 存在重 大 不真实、 不 准确或 不完整的 情况; 被 有关部门 或监 管机构处 罚; 因内控 失效而导 致的资 产 发生重大 损失; 高管 舞弊等) ; 截止本报 告签署 日 止, 尚未 整改完 毕的 重大缺陷 及预计 整 改完成时 间(如董事 会未在 自 我评估中 发现相 关 重大缺陷, 则公司 应披露 “未 发 现本公司 存在内 部 控制设计 或执行 方 面的重大 缺陷” ) ;(四)本 公司董 事 会针对本 公司内 部 控制制 度 是否健 全 、执行是 否有效发 表的结 论 性意见; 如有董 事对 本报告的 评估意 见 无法保证 或 存在异议 的,应 当 单独陈述 理由和 发 表意见;(五)本 公司董 事 会及其全 体成员 对 报告内 容 的真实 性 、准确性 和完整性 的保证 ;(六)本 公司应 聘 请会计师 事务所 对 本公司 内 部控制 进 行核实评 价。 相关的 会计师 事务所对 本公司 内 部控制进 行核实 评 价, 并出具 内 控审计报 告。第十三条 注 册会计 师在对公 司进行 年 度审计时 , 应参 照有 关主 管部门的 规定, 就 公司内部 控制情 况 出具审计 意见。 如 注册会计 师对 公司内部 控制有 效 性表示异 议的, 董 事会、 监事 会应针 对该审计 意见 涉及事项 做出专 项 说明。专项说明 至少应 包 括以下内 容:(一)异 议事项 的 基本情况 ;(二)该 异议事 项 的形成的 原因及 对 内部控 制 有效性 的 影响;(三)公 司董事 会 、监事会 对该异 议 事项的 意 见;(四)消 除该异 议 事项及其 影响的 具 体 方案和 措施。第十四条 公 司审计 部门应妥 善保管 内 部控制建 立和实 施 过程中 的相关资 料, 包 括 内部控制 监督检 查 工作报告 、 记录 和 工作底稿 , 以 确保内部 控制建 立 和实施过 程的可 验 证性。 以 上资料 的保 存时间不 少于十年。第四章 内部 控制监 督检查工 作的激 励 、奖惩机 制第十五条 为 调动全 体员工参 与内部 控 制活动的 积极性 , 公 司鼓励员工以 口头或 书 面方式向 公司董 事 会或公司 审计部 门 反映公司 内 部控制存 在的缺 陷 及实施中 存在的 问 题并提出 改进的 建 议和措施 。 对 于提出改 进建议 和 措施的员 工,公 司 将视具体 情况给 与 奖励。第十六条 公 司将把 内部控制 监督检 查 中所发现 的内部 控 制缺 陷及实施 中存在 的 问题列为 各部门 绩 效考核的 重要项 目 之一。由于相关 人员的 失 职, 导致 内部控 制存 在重大缺 陷或重 大 风险, 给公司造 成严重 影 响或损失 的,由 审 计部门提 出建议 报 公司董事 会, 给予相关 责任人 相 应处分。 由 于审计 部门失职, 导致内 部控制缺 陷及 实施中存 在的问 题 未被发现 或提出 , 给公司造 成严重 影 响或损失 的, 由董事会 审计委 员 会提出建 议报公 司 董事会, 给予相 关责 任人相应 处分。第五章附 则第十七条 本 制度未 尽事宜, 按 照国家 有关法律 法规、 规 范性文件和公司 规章等 相 关规定执 行。第十八条 本 制度由 公司董事 会负 责 解 释和修订 。第十九条 本制 度 自公司董 事会审 议 通过之日 起实施 。福建省永 安林业 ( 集团)股 份有限 公 司董事会2013 年 3 月 20 日