筹资业务会计处理程序和内控制度的设计
筹资业务会计处理程序和内控制度的设计一、筹资业务内部会计控制的目标、内部控制要点和设计原则筹资是指企业根据其生产经营活动的资金需要,通过一定的渠道,采取适当的方式,获取所需资金的行为。企业可采取多种筹资方式,筹措其生产经营活动所需资金,如发行股票(包括普通股和优先股)发行债券(包括长期企业债券、短期企业债券和可转换债券)和各种借款、吸收直接投资、商业信用、融资租赁等。企业筹资业务内部会计控制的目标是:合理确定筹资规模和筹资结构;合理选择筹资渠道和筹资方式,降低筹资成本;防范和控制财务风险。企业设计筹资业务会计处理程序时,应注意以下内部控制要点:(1)筹资计划的编制人员与审批人员分离,以便审批人员能独立衡量其合理性。(2)负责筹资业务人员与会计记录人员分离。负责证券出售、发行的人员,不能同时担任相关会计工作。(3)负责利息(或股利)计算、会计记录的人员,应同支付利息(或股利)的人员分离,并尽可能由独立的金融机构代理支付。(4)企业筹资时,应编制筹资计划,并在正式执行前,组织或聘请有关人员、专家分析、审核其可行性和合理性。(5)加强有价证券的保管。企业尚未发售的有价证券,一般应委托金融机构代管。企业自行保管时,应将有价证券存入专用的保险箱内,并规定只有被授权人员才能接触;打开保险箱时,应有两位负责保管人员同时在场,并在“登记簿”上记录开箱时间和原因,保管人员应在其上面共同签名。无论委托代管或自行保管,都应由与筹资业务无关的人员定期对证券进行核对(或实地盘点) 。(6)加强利息、股利的支付控制。负责利息支付的人员,应根据面值和票面利率计算应付利息;在其他人员复核和负责人审核批准后,才能支付利息。企业可以将到期的利息额,开出单张支票委托金融机构代为发放。股利的发放控制,与利息相类似。(7)加强筹资的会计记录控制。应按规定和要求设置相关明细账户,加强明细核算;及时记录筹资业务的发生、完成情况,明确有关经办人员的责任;定期进行有关总账与其明细账的核对;分月编制债券溢折价摊销表等。设计企业筹资内部控制制度时,应遵循下列五项基本原则:(1)职责分离原则。筹资预算的编制人与审批人适当分离;会计记录人员同负责收、付款的人员相分离。同时,经办人员不能接触会计记录,并按规定由独立的机构代理发行债券和股票。(2)授权审批原则。通常,由董事会或总会计师授权财务经理负责组织编制筹资计划,并交由董事会或其他类似权力机构审批。通过适当授权及审批,可以提高筹资活动效率,降低筹资风险,防止由于缺乏授权、审批而出现的一系列舞弊现象。(3)委托收付款项原则。如果采取发行股票或债券筹集资金且筹资金额大,应按规定委托独立的代理机构代为发行,防止以筹资为名进行不正当的活动或者通过伪造会计记录掩盖不正当活动。企业也可以委托有关代理机构代理支付利息或股利,并定期核对利息支付清单和开出的支票总额。股利发放,要以董事会有关发放股利的决议为依据。(4)及时且详细地备查记录原则。企业应设立有关筹资登记簿,及时且详细地登记已发行的债券签发日期、债券面值、发行价格、债券利率、债券到期日期、债券本息支付方式等;股票种类、签发日期、股票面值、发行价格等。同时,应对不同的筹资项目进行编号。如果是增资配股,可以通过备注形式予以充分详细说明有关事项。(5)及时核算和监督检查原则。会计部门必须按规定和要求进行筹资业务的账务处理,保证金额正确、方法合规合理、入账及时,披露充分。对债券的溢折价,应选用适当方法及时进行摊销和处理。同时,企业应当建立和健全筹资业务的监督检查制度,明确监督检查机构或人员的职责权限,定期或不定期地进行检查。二、筹资业务处理程序的设计企业采用不同筹资方式,筹资业务的具体处理程序也有所不同。下面着重说明发行股票筹资、发行债券筹资、银行借款筹资业务处理程序的设计,以及股利分配业务程序的设计。1.发行股票筹资业务处理程序的设计公司发行股票包括设立发行始发股和增资发行新股两种情况。企业采用设立发行始发股筹资时,其业务处理程序和要求的设计内容主要包括:(1)发行人议定公司注册资本,并认缴股款。如果采取发起设立方式,应由发起人认购公司应发行的全部股份。发起人可以用货币资金出资,也可以用实物、工业产权、非专利技术、土地使用权作价出资。发起人交付全部出资后,应当选举产生董事会和监事会。由董事会办理申请登记事项。如果采取募集设立方式,应由发起人认购公司应发行的一部分股份(不少于股份总数的 35) ,其余股份应向社会公开募集。发起人交付其认购的股份后,可以向社会公开募集。(2)提出发行股票的申请。企业(股票发行人必须是股份有限公司)向社会募集股份,必须符合法律规定的发行条件(主要是收益性条件) 。根据公司法的规定,设立发行始发股必须具备以下条件:股票经国务院证券管理部门批准已向社会公开发行。公司股本总额不少于 5 000 万元。开业时间在 3 年以上,最近 3 年连续盈利。持有股票面值人民币 l 000 元以上的股东不少于 1 000 人,向社会公开发行的股份达公司股份总数的 25以上。公司股本总额超过人民币 4 亿元的,其向社会公开发行的股份的比例为 15以上。公司在最近 3 年内无重大违法行为,财务会计报告无虚假记载。国务院规定的其他条件。发起人向社会公开募集股份时,必须向国务院证券管理部门递交募股申请报告。办理申请时,应报送批准公司设立的文件、公司章程、财务审计报告、资产评估报告、经营估算书、发起人认股情况和验资证明、招股说明书等文件。公司的募股申请报告经地方人民政府或中央主管部门审批后,报国务院证券管理委员会审查批准,并报请证券监督管理委员会复核。(3)公告招股说明书,制作认股书,签订承销协议。在募股申请报告批准之后,发起人应在规定期限内公告招股说明书,并制作认股书。招股说明书应附有发起人制定的公司章程、载明发起人认购的股份数,每股面额和发行价格,无记名股票的发行总数,认股人的权利和义务等。确定股票发行价格时,应综合考虑当时股票市场价格水平、同行业上市公司的股票价格水平、股票发行量、公司的知名度等。公司发行股票,应委托证券公司或有权承销证券业务的其他金融机构承销,并签订承销协议。按我国有关规定,股票发行必须由证券公司承销(不允许自销) 。承销又分为包销与代销两种,其中包销比代销的费用较高,但风险较小,因此发起人应综合考虑相关因素加以选择。承销协议一式两份,发行企业和承销商各持一份。(4)招认股份,缴纳股款,交割股票。认购者认购股份时,应在认股书上填写认购股数、金额,认购者住址,并签名盖章。认购者一旦填写了认股书,就承担了按认股书记载的金额缴纳股款的义务。认股人应在规定的期限内向承销商(代收股款的银行)缴纳股款,同时交付认股书;承销商应向缴纳股款的认购入出具由公司签名盖章的股款缴纳收据,并负责向有关部门出具收缴股款的证明。承销商销售股票结束后,应将股东交款单和股东名册送交企业证券部门(或财会部门等) 。企业财会部门收到交款清单和银行收账通知时,经审核后编制收款凭证并登记银行存款日记账,并应在规定的期限内向认股人交付所售出的股票。否则,发行公司及其代理机构应负违约责任。股款缴足后,企业应委托具有法定验资资格的机构验资,并出具验资报告。同时,在股东登记簿(股票登记簿)中,应详细记录股东姓名、持股份额、股票面值、股票发行日等;并通过“长期待摊费用-开办费”核算其筹资费用,包括承销费、审计费、评估费、律师费等。验资之后,发起人应在规定的期限内主持召开由认股人组成的公司创立大会。由公司创立大会通过公司章程、选举产生董事会和监事会,然后由董事会办理申请公司成立的登记手续。企业采用增资发行新股筹资时,其业务处理程序和要求的设计内容主要包括:(1)由股东大会(或董事会)作出发行新股的决议(或决定) 。公司应根据其生产经营的资金需要,提出发行新股计划,并提交股东大会讨论通过(但是,在授权限额内发行新股可以由董事会研究决定) 。股东大会作出发行新股的决议内容包括:新股的种类和数量、向原有股东发行新股的种类和数量、新股发行价格、新股发行的起讫日期等。公司可以根据其历年市盈率、每股净资产、行业前景、公司在同行业中的地位、证券市场供求状况和股价水平等,确定作价方案。在具体作价方案上,可以按时价或面额发行,也可以根据情况按时价与面额的中间价发行。(2)提出发行新股的申请。根据公司法规定,新股发行必须具备以下条件:前一次发行的股份已募足,并间隔一年以上。公司在最近 3 年内连续盈利,并可向股东支付股利。公司在最近 3 年内财务会计文件无虚假记载。公司预期利润率可达同期银行存款利率。股东大会作出发行新股的决议后,董事会应向国务院授权的部门或省级人民政府批准。属于向社会公开募集的新股,必须经国务院证券管理委员会批准。(3)公告招股说明书,制作认股书,签订承销协议。(4)招认股份,缴纳股款,交割股票。公司募足股款后,应立即召开股东大会,改选董事和监事,同时向公司登记机关办理变更登记,并向社会公告。股票筹资业务处理程序的控制要点主要包括:(1)股票发行、收款、记录职务应分离。(2)核对股票交款单合计和银行收款通知金额合计。(3)核对股东名册持有数合计与会计报表列示的发行股数和金额合计。2.发行债券筹资业务处理程序的设计从理论上讲,企业采取债券筹资方式时,按其发售债券的过程可分为直接募集(即自销)方式和间接募集(即承销)方式两种。直接募集是指由债券发行者直接在债券市场上经办一切发行业务,承办债券发行具体手续的一种债券筹资方式;间接募集是指通过银行或其他证券经营机构发行债券,由他们包销或代销全部债券的一种债券筹资方式。按其募集对象可分为私募发行和公募发行两种方式。私募发行是指以特定的少数投资者为对象发行债券的一种债券筹资方式;公募发行是指在债券市场上以非特定的广大投资者为对象公开发行债券的一种债券筹资方式。l993 年 8 月 2 日,国务院发布的企业债券管理条例规定,我国企业发行债券,应当由证券经营机构承销,并须通过公开发行的形式进行。企业采用发行债券筹资时,其业务处理程序和要求的设计内容主要包括:(1)股东会或其他有关权力机构作出发行债券的决议。应先由企业董事会制订债券筹资方案,然后报股东会或其他有关权力机构审核批准,并作出发行债券的决议。在债券筹资方案中,应明确债券发行面值总额、利率、发行的起讫日期、发行价格(或定价方法)用途、预计经济效益等。同时,还应进行债券筹资的可行性分析和评价。(2)提出发行债券的申请。股东会或其他有关权力机构作出发行债券决议后,应按规定程序报请国务院证券管理委员会审批。办理申请时,应提交公司登记证明、公司章程、债券募集方法、资产评估报告和验资报告等。根据公司法的规定,企业发行债券必须具备以下条件:企业是股份有限公司、国有独资公司或两个以上的国有企业(或其他两个以上的国有投资主体)投资设立的有限责任公司。如果发行企业是股份有限公司,其净资产不得少于人民币 3 000 万元;如果发行企业是有限责任公司,其净资产不得少于人民币 6 000 万元。累计债券总额不超过公司净资产的 40。最近 3 年平均可分配利润足以支付公司债券 1 年的利息。筹集的资金投向符合国家产业政策。债券的利率不得超过国务院限定的利率水平。国务院规定的其他条件。(3)公告企业债券筹集方法,并委托证券经营机构承销,签订承销合同。获得国务院证券管理委员会批准后,企业应向社会公告债券募集办法。在企业公告的债券募集办法中,应载明债券总额、票面金额、利率、期限、还本付息方式、发行的起讫日期、企业净资产、企业已发行但尚未到期的债券总额、债券承销机构等。在企业印制债券后,应建立和登记“债券发行登记簿” 。并与承销机构签订承销合同。(4)发售债券,收缴债券款。发售债券时,通常不需要填写认购证,而是由债券购买入直接向承销机构付款购买。然后,承销机构与企业进行结算,并向企业汇缴债券款。同时,企业应建立严格的未发行债券保管制度,指定人员保管和委托独立机构(如银行等)代为保管。并应设立库存债券登记簿,详细记录未发行债券的动用情况。(5)企业应及时对债券的发行、各期应计利息进行账务处理,并按直线法(或实际利率法)合理摊销债券溢折价。(6)债券到期日,企业应按规定及时还本付息,并进行相应的账务处理。3.银行借款筹资业务处理程序的设计企业向银行办理长期借款和短期借款的程序基本相同,只是长期借款更复杂些,银行控制得更严些。企业采用银行借款筹资时,其业务处理程序和要求的设计内容主要包括:(1)向银行提出借款申请。企业第一次向银行申请长期借款时,应先向银行提出书面申请,经银行对企业偿债能力、信用状况和借款理由初审同意后,再填写正式的借款申请书。已办理过长期借款的企业,通常不必先提交书面申请,可直接填写正式借款申请书。正式的银行借款申请书的内容,主要包括:用途、借款金额、还款计划、使用借款项目的预计经济效益、借款的抵押品、担保单位等。企业申请短期借款时,应在流动资金定额(或计划占用额)范围内,按生产经营的需要,逐笔向银行提出申请。企业在借款申请书中应注明借款种类、数额、用途、原因、还款日期等。同时,应附上企业的流动资产定额(或计划占用额)预计销售额、销售收入资金率等有关资料。企业应当在能够满足其资金需要的前提下,选择适合自身条件的筹资成本较低的贷款、还款方式(到期一次偿还或贷款期内等额偿还)利息支付方式、借款期限等。(2)经银行审核同意后,签订借款合同或协议书。对于企业长期借款申请书,银行信贷人员审查后应签署审查意见,并交银行行长或其他授权人员审批。通常,银行对企业的长期借款申请书进行审查的主要内容包括:借款企业的基本情况。审查的重点是企业的生产经营状况、产品质量、技术水平、竞争能力、市场占有率、盈利能力等,并将其作为评价企业投资项目可行性的基础。投资项目的技术、经济的可行性。审查的重点是:是否符合国家产业政策和长期规划,是否符合市场需要,所需各项投入品(如设备、材料、能源、技术等)是否能够得到充分保证,生产工艺是否先进合理,投资项目的投资回收期、净现值、投资报酬率、还本付息能力是否具有社会经济效益等。对于企业短期借款申请书,银行审查的重点主要包括:借款的用途和原因,以便决定是否给予贷款;企业产品(或劳务)的市场供求情况、市场竞争能力,贷款的物资保证程度,以便决定贷款的数额;企业的资金周转情况和物资的耗用情况,以便决定贷款的期限。银行审查同意后,就可签订借款合同(即借款契约) ,明确借贷双方的权利、义务和经济责任等。借款合同按其是否有担保或抵押品,可分为担保借款合同、抵押借款合同和信用借款合同等形式。借款合同的丰要内容包括:借款单位、借款用途、借款金额、借款日期、还款日期和还款计划等。为了进一步明确借贷双方、担保和公证单位的权利、义务和经济责任等,往往在签订借款合同之外再签订借款协议书(包括担保借款协议书、抵押借款协议书和信用借款协议书等) 。借款协议书一般一式四份,借贷双方各持一份、担保单位一份、公证单位一份(如果没有担保,就一式三份) 。其主要内容包括:分期借款和还款计划、利息计算方法、借款延期的手续、借款方的抵押品情况、担保人的责任、借贷双方违约责任等。借款协议书必须由借贷双方、担保单位、公证单位共同加盖其公章,并由其主要负责人签字盖章。(3)支取和使用借款在一般情况下,签署长期借款合同后,企业应按固定资产投资计划,在合同确定的借款总额范围内,编制年度分季用款计划,并报送给经办银行(同时,还应按期报送其会计报表和其他有关资料) 。企业需用资金时,在核定的贷款指标内,按借款合同规定的用途和时间支用借款。签署短期借款合同后,银行应按合同规定的时间和金额向借款人提供贷款,企业即可按计划支取和使用所借款项。(4)按期还本付息企业应按借款合同规定的期限还本付息。如果因故不能按期支付本息,应在借款到期之前的 35 天内,提出展期申请。如果展期理由合理、正当,经银行审查同意后,通常可以展期一次。逾期不能归还借款本息的,银行可以依法按合同规定没收(或变卖)抵押品,或要求担保单位偿还。银行借款筹资业务处理程序的控制要点主要包括:(1)银行借款筹资决策、具体经办借款业务和会计记录职务分离。(2)指定专人严格审核借款合同,审核通过后交由企业法人代表在合同上签章。(3)核对银行收款通知和借款合同,确保其相符。4.股利分配业务程序的设计企业采用留存收益筹资时,其业务处理程序主要体现于企业股利分配业务程序中。企业股利分配业务程序主要包括审批、记账和付款等业务环节。因此,其业务处理程序和要求的设计内容主要包括:(1)企业财务部门(或财务人员)根据董事会通过的现金股利分配方案或股东大会通过的股票股利分配方案,登记“股利登记簿” ,编制股利分配清单(对于现金股利,可设计一式三份,一份自留,一份为会计人员记账联,一份为出纳联;对于股票股利,可设计一式二联,一份自留,一份为会计人员记账联)并交有关人员审核。然后,将记账联和出纳联全部交会计部门(或会计人员) 。(2)会计部门(或会计人员)收到审核过的股利分配清单后,根据其中的记账联填制股利分配的转账凭证(即借记“利润分配-应付普通股股利” (“利润分配-应付优先股股利”科目,贷记“应付股利”科目;或借记“利润分配-未分配利润”科目,贷记“股本” 、 “资本公积-股票溢价”科目) ,并登记有关总账和明细账。(3)发放现金股利时,会计部门(或会计人员)应根据股利分配清单的出纳联,填制银行存款付款凭证(即借记“应付股利”科目,贷记“银行存款” 、“现金”科目) ,经审核后将付款凭证和股利分配清单出纳联一并交给出纳员,由出纳员签发支票并到银行办理有关转账手续或委托银行向投资者支付现金股利手续,同时登记银行存款日记账和现金日记账。然后,将付款凭证和支票存根交回会计人员。(4)会计人员根据出纳员转来的付款凭证和支票存根登记有关总账和应付股利明细账。并通知财务部门(或财务人员)登记“股利登记簿” 。(5)会计人员定期进行有关账账核对工作,保证账账相符。股利分配业务程序的控制要点主要包括:(1)办理股利支付手续和会计记录职务分离;(2)核对股利分配清单和股东名册中的股东人数,保证其相符;(3)检查企业股利支付额与股东实际收款额的一致性