货币资金内部控制制度的设计
货币资金内部控制制度的设计1.货币资金监控办法设计的目的根据货币资金监控办法设计的特点,结合企业自身的经营管理实际设计一套切实可行的货币资金监控办法,可以实现以下目的(见表 8-37):表 8-37落实货币资金的经管责任;保证货币资金的安全;真实、完整地提供货币资金的会计信息;借助对货币资金的监控强化其他业务的管理;货币资金监控办法设计的目的促进生产经营业务的正常运行。2.货币资金监控办法设计的特点同其他资产相比,货币资金监控办法的设计具有以下特点(见表 8-36):表 8-36实施范围大企业的一切生产经营部门都会发生货币资金业务,或与货币资金发生联系,因此,货币资金监控办法的设计涉及到企业经营管理的方方面面。管理要求严货币资金极强的流动性导致国家的宏观管理与企业的微观管理都十分关注货币资金运行的各个环节,并制定了严格的规章制度。因此,货币资金监控办法的设计必须在保证国家宏观管理制度允许的范围内,结合企业自身的经营管理特点进行,并保证得到切实贯彻执行。信息需求快无论是生产经营物资、设备的采购,还是各种负债的清偿、费用的支付都离不开货币资金的供给,企业管理当局指挥生产经营活动时需要随时掌握货币资金流动的最新信息。这就要求货币资金监控办法的设计必须保证及时提供相关信息。计量单位单一货币资金计量单位的单一性,为货币资金监控办法的设计创造了一个有利条件。检查监督及时货币资金极强的流动性和发生舞弊行为的隐蔽性,都要求货币资金的监控办法设计能够对货币资金在各流动环节及时进行检查监督,发挥监控作用,以便及时发现问题堵塞漏洞。3.货币资金内部控制制度设计的要求货币资金内部控制制度设计的核心是建立货币资金的职务分离制度、控制程序、稽核制度和与其相关的岗位责任制度。其最基本的要求就是负责货币资金收付业务的人员应与记账人员和负责审批的人员相分离。具体地说,主要包括以下几个方面(见表 8-38):表 8-38货币资金的收付及保管应由被授权批准的专职出纳人员负责,其他人员不得接触。出纳人员不能同时负责总分类账的登记和保管。出纳人员不能同时负责非货币资金账户的记账工作。出纳人员应与货币资金审批人员相分离,实施严格的审批制度。货币资金内部控制制度设计的要求货币资金的收付和控制货币资金收支的专用印章不得由一个兼管。出纳人员应与货币资金的稽核人员、会计档案保管人员相分离。负责货币资金收付的人员应与负责现金的清查盘点人员和负责与银行对账的人员相分离。建立出纳人员、专用印章保管人员、会计人员、稽核人员、会计档案保管人员及货币资金清查人员的责任制度。4.货币资金的主要凭证及其传递程序的设计(1)现金盘点表企业应定期组织库存现金的盘点,通常包括对己收到但未存入银行的现金、零用金、找换金等的盘点。盘点库存现金的步骤和方法有(见表 834:表 8-34在进行现金盘点前,应由出纳员将现金集中起来存入保险柜必要时可加以封存,然后由出纳员把已办妥现金收付手续的收付款凭证登入现金日记账,如企业现金存放部门有两处或两处以上者,应同时进行盘点;由出纳员根据现金日记账进行加计累计数额结出现金结余额盘点保险柜的现金实存数,同时编制“库存现金盘点表”(格式参见表 835,分币种面值列示盘点金额;资产负债表日后进行盘点时,应调整至资产负债表日的金额;盘点金额与现金日记账余额进行核对,如有差异,应查明原因,并作出记录或适当调整盘点库存现金的步骤和方法若有冲抵库存现金的借条、未提现支票、未作报销的原始凭证,应将“库存现金盘点表”中注明或作出必要的调整。表 8-35 库存现金盘点表 盘点日期:年月日检查盘点记录 实有现金盘点记录人民币 美元 某外币项 目 项次 人民 币 美元 某外 币 面额 张 金额 张金额 张金额上一日账面库存余额 1 1000 元盘点日未记账传票收入金额 2 500 元盘点日未记账传票支出金额 3 100 元盘点日账面应有金额 4=1+2+3 50 元盘点实有现金数额 5 20 元盘点日应有与实有差异 6=4-5 10 元白条抵库(张) 5 元2 元1 元0.5 元0.2 元0.1 元差异原因分析合计报表日至查账日现金付出总额报表日至查账日现金收入总额追溯调 报表日库存现金应有余额情况说明及盘点结论:报表日账面汇率整报表日余额折合本位币金额本位币合计盘点人: 监盘人: 复核:(2)银行对账单银行对账单为各开户银行于月底寄送的表明企业该银行账户存款和取款明细资料的文件,是企业进行银行账簿核对的有效支持性文件。企业应将银行对账单的余额与企业银行账簿的金额进行核对,编制银行存款余额调节表。(3)银行存款余额调节表企业应于每月月末根据银行对账单和企业银行账簿编制银行存款余额调节表。5.货币资金清查的内部控制制度设计(1)库存现金的盘点制度库存现金的清查应该采用实地盘点法。通过对库存现金的实地:盘点结果与现金日记账余额相核对,查明库存现金是否账实相符。库存现金的盘点制度包括出纳人员自身随时进行的日常盘点和专门财产清查人员的定期和不定期盘点两个方面。1)出纳人员的日常盘点现金出纳人员必须在每日营业终了结出现金日记账余额并实地;盘点现金,将现金日记账余额与实地盘点结果相核对。如果发现账实不符应立即报告主管人员,以便及时查明原因并采取措施妥善处理。2)专门财产清查人员的定期和不定期盘点在现金出纳人员日常盘点的基础上,还应由专门财产清查人员;进行定期与不定期相结合的复核、检查性盘点。这种复核、检查性的盘点除了对现金进行实地盘点外,还应审核现金收付凭证和有关账簿等资料,检查现金收付业务的合理、合法性,包括账簿资料是否完整、齐全,有无遗漏、多计、计算错误等情况;检查库存现金限额的遵守情况;有无“白条”顶库、挪用情况,并在清查盘点报告的“备注”栏说明。清查结束后无论是否发现问题,都应将清查盘点结果填列在“库存现金清查盘点报告”上,并由清查人员和现金出纳签字盖章,以确保其效力。“库存现金清查盘点报告”的一般格式如表 8-40 所示。【表 8-40】 库存现金清查盘点报告单位名称: 年 月 日 金额单位:实存金额 账面余额 盘盈 盘亏 备注现金出纳: 监盘人: 制表人:(2)企业与银行对账制度企业货币资金收支的绝大部分都是通过银行进行转账结算的。为了保证银行存款核算的真实、准确,保证银行存款的安全,企业必须与银行进行银行存款的清查核对。这是因为:银行存款是企业最重要的流动资产之一,它由银行负责保管;企业与银行之间的账项往来频繁,双方都可能出现差错;银行存款的收付有多种转账结算方式,而在有些方式下是由银行完成收付后才通知企业的,如汇兑结算方式下的企业收款,银行贷款利息的支付,企业水电费、电话费等公用设施费用的支付,往往由于多种原因致使企业财会部门迟收或没有收到这些银行收付款项后的回单通知,出现未达账项而不能及时入账或没有入账。由于银行结算凭证传递的时间关系导致企业与银行的入账时间不同,使企业无法准确掌握银行存款的实际数额。银行存款的清查核对是根据银行发出的“银行存款对账单”进行的。企业出纳员应随时根据银行的对账单及时与银行对账。如果企业银行存款的收付业务较少,银行提供对账单较迟的,企业至少应每月与银行对一次账。为加强对银行存款的监控,除了由出纳人员随时与银行进行对账外,还必须建立由专门清查人员负责的定期与不定期相结合的银行存款复核、检查性核对制度