郑州煤炭工业(集团)嵩阳煤业有限公司报销管理制度
郑州煤炭工业(集团)嵩阳煤业有限公司报销管理制度一、票据报销管理办法:1、 凡对外发生的办公用品、材料及低值易耗品采购、设备修理等,都要求开具正规的新版发票(旧版发票停止使用) ,具体要求如下:(1)发票填写要求内容完整,购货单位必须填写“郑州煤炭工业(集团)嵩阳煤业有限公司” ,开票日期、货物名称或服务内容、数量、单价、金额、大小写及合计、开票人姓名。在货物名称或报务栏中不能笼统写成办公用品、电料、配件等内容,如购货种类较多,发票下可附购货清单,但清单上的金额、印章必须与发票一致。(2)串票不能入账:如商业发票开餐费,工业发票开住宿费,开发票单位经营范围与内容不符的不得报销。(3)发票开具要字迹清晰,同一颜色、同一笔迹,不得涂改、挖补,不得使用仿造、变造、虚开和过期的发票。(4)外单位的收费收据,必须有财政厅的收费票据监制章,并按规定填写收据的有关内容,加盖公章方可报销。(5)领据的使用范围和要求:领据是由个人所出具的应领取的抚恤金、工资、奖金等款项的凭据,领据填写要规范。(6)自制原始单据必须具备以下基本要素:单位名称、填制日期、项目、内容、金额、单位公章、制表人、部门负责人等,奖金发放明细表还应具有应税金额、扣税、税后金额栏。2.各处室报销的费用,票据由财务经营处经办人员在国(地)税网上审核确认后、统一粘贴,财务人员在粘贴单上加盖审核章。对出票单位与盖章单位不符的发票以及票据内容和所办业务不符发票均视为假发票。对不真实、不合法的票据不予受理,对记载不准确、不完整的票据予以退回,要求更正、补充,经办人员自行粘贴的,财务经营处不予办理报销手续。对于由税务部门代开的发票,要加盖税务部门的发票专用章及发生业务单位章。3.经办人在粘贴好的单据上加盖个人印章后,分别向部门负责人、主管领导、董事长或总经理、财务负责人申请签字批准后,方可办理报销手续。4.职工因公外出借款应先提出借款申请,到财务经营处如实填写借据(用钢笔或黑水笔) ,真实填写借款用途、借款日期、借款金额大小写并由借款人签章,加盖部门公章,经部门负责人、主管领导、董事长或总经理、财务负责人签字批准后方可办理。5.借款人员返公司后 10 日内到财务经营处办理冲账手续。所附原始票据必须与借款申请上金额一致,借出差期间旅游或非因工作需要的参观费开支的各种旅游费用、门票,各种礼品、办公用品、纪念品、餐费等费用,均由个人自理。借款人员逾期 30 天不报账的,转劳动工资处扣发经办人工资。前账不清后账不借,由此影响正常工作的,由借款部门负责人负责。6.凡购买的汽油、纪念品、礼品、服装、手机电话费以及旅游、休闲娱乐等发票原则上不得报销。7.对部分容易发生的跨期费用,如:业务招待费、劳务费、运输费等,可以在业务发生的次月入账,但最长不得超过一个月。二、机关各项费用支出暂作如下规定: 各部门于当月 15 日之前,将下月的费用支出计划经部门领导签字后,报于综合办公室,由综合办公室审查汇总,报董事长或总经理审批,综合办公室 20 日之前将领导审批后的计划报于财务部门,由财务部门安排下月资金计划。1.办公费(1)购置日常办公用品、低值易耗品、办公用电话费、网络使用费时,综合办公室须有请购计划,根据董事长或总经理审批的请购计划统一购置。办妥相关手续后,经董事长或总经理批准后,按财务程序办理报账。(2)日常办公用品包括电脑耗材(含纸张) 、印刷费、报刊杂志、饮用水、拖把、条帚、毛巾、茶叶、洗涤用品等。购置、发放办公用品时必须有入库单和出库单,入库单须有购置人、保管人等三人以上签字;部门申领时须在出库单签字后,方可领取。(3)低值易耗品包括办公桌椅、档案柜、电话机、饮水机、打印机、传真机等。综合办公室须严格按照集团公司相关管理制度规定组织验收、管理,验收人须在验收单签字或盖章。(4)办公用电话费及网络使用费由综合办公室审查通讯中心提供的使用清单,审查签字后方可按财务程序办理报账。2.业务招待费(1)业务招待费严格按照集团公司关于加强和规范郑煤集团公司公务招待费的通知及郑煤集团接待工作管理办法(暂行) 等规定执行。根据目前实际情况,公司暂实行董事长、总经理安排制。(2)公务招待用烟、酒由综合办公室按照集团公司规定根据请购计划,在中都饭店统一购置,正常入库、出库,按财务程序办理报账。(3)上级领导前来检查、调研工作,应由相关部门根据来宾情况,活动安排,提出接待意见或建议,报董事长或总经理批准后,由综合办公室统一安排。(4)部门业务招待原则上在机关内部食堂,报综合办公室统一安排,在郑州市内的招待原则上在中都饭店或郑州煤电宾馆。因特殊情况需要在外部招待的,经公司纪委领导批示后,方可安排。(5)严格按照集团公司规定,外部招待不得超出定点业务招待 30%的标准。3.会议费(1)公司机关人员外出参加会议,须持会议邀请函或会议通知等相关手续,经董事长或总经理审批后,财务部门方可办理借款或报销手续。严禁报销与会议无关的票据。若会议费中包含有差旅费,则差旅费不再单独报销。(2)公司组织或承接的大型活动,上级有关部门拟在我公司召开的会议,由业务对口部门报请主管领导同意,经董事长或总经理批准,由综合办公室统一安排。(3)公司各业务部门根据需要组织的各种大型会议,经董事长或总经理批准后,报综合办公室,由综合办公室与部门协商后,统一安置、办理。发生的费用由综合办公室按财务程序办理。4.培训费(1)公司机关所有外出培训须持文件或培训通知等相关手续,由部门负责人同意,经主管领导签字后,报董事长或总经理审批,按财务程序办理借款手续。培训结束,取得经查验后的正规培训发票,经部门负责人、主管领导签字后,报董事长或总经理审批,然后按财务程序办理报账手续。外出培训期间的差旅费严格嵩阳公司差旅费管理办法执行。(2)集团公司内部或嵩阳公司本部培训的,将培训通知或培训计划报董事长或总经理批准后,方可按财务程序办理借款或报销。严禁报销与培训无关的票据。5.差旅费(1)因外出培训及参加会议需要出差的,参照培训费及会议费的要求执行。因其他事项需要出差的,应当经部门负责人、主管领导签字后,报董事长或总经理审批,严格控制出差人数和天数。(2)财务人员根据审批后的单据核借差旅费,原则上只核借往返交通费、住宿费、补助费,其他费用不予借支。若培训费及会务费包含住宿及伙食费的,只核借往返交通费。(3)出差人员按照规定标准乘坐交通工具,凭票据报销城市间交通费。如遇特殊情况超过规定开支标准的,须经董事长或总经理签字批准后,方可报销。否则,超支部分个人自理。(4)出差人员的住宿费实行限额凭票报销的办法,按出差的实际住宿天数及相应的住宿标准,凭正规住宿发票在规定标准以内报销,低于规定标准的不予补贴,非正规发票或超出规定的部分不予报销。(5)具体执行标准,严格按照嵩阳公司差旅费管理办法执行。6.车辆运行费(1)机关公务用车,严格按照集团公司车辆管理制度执行,车辆归综合办公室统一维修、保养和管理,其使用费用也由综合办公室按照程序统一办理。(2)汽油费由综合办公室根据请购计划报董事长或总经理审批后,在财务部门办理借款手续,取得正规发票后按财务程序办理报账手续。(3)办公用车的保险费、车船税、过路费、停车费等车辆运行费用由综合办公室根据车辆多少,使用情况等,核定费用请购计划,报董事长或总经理审批后在财务部门办理借款手续。原则上下月 10 号之前清算上月费用。(4)司机补贴由综合办公室比照以上办法执行三、采购及工程招议标管理办法:根据郑煤集团办2010第 180 号文件关于郑煤集团公司招(议)标管理办法的规定,对采购及工程招议标作以下要求:1.公司内部购买实物,需入库的实物必须填写入库单,由实物保管人员验收入库后在入库单上如实填写入库数量、规格型号、单价及金额,并签名盖章;并由使用单位、政治处等部门共同验收后,方可入账。达到固定资产标准的必须附机电运输处等部门验收签字的验收单。单台设备达5 万元或累计 10 万元以上,单批材料 5 万元以上,根据集团公司规定必须进行招议标,在以上规定标准之下的项目可以不招标,由使用单位按有关规定在监督部门参与下直接采购或实施。2.支付工程费用、技术服务费、劳务费用等款项,经办人必须持工程项目合同、劳务合同并根据工程项目、劳务项目进度,按双方所签订的协议、合同的付款条款规定进行付款;工程完工后,应由施工单位、使用部门、财务、政工等部门共同验收后,方可入账。合同、协议中有质量保证金条款的,按规定扣除质量保证金,并在财务经营处建立台账,保证到期后,经办部门应出具工程项目、劳务项目合格的证明,才能退还质量保证金。技术服务费在 10万元以上的,单项建筑工程累计在 20 万元以上的,单项安装工程 15 万元以上的,单项装饰维修工程 10 万元以上,必须进行招议标。在以上规定标准之下的项目可以不招标,由使用单位按有关规定在监督部门参与下直接采购或实施。(集团公司文件:违反规定不招标或化整为零避开招标采购的一经发现,对责任单位按违规金额 10%-20%进行罚款,对责任人按 1%-5%进行罚款) 。 四、本规定自下发之日起由财务经营处监督执行,各分公司参照执行