资金活动管理制度
资金活动管理制度奥华有限公司管理文件文件编号 版本号 C1O1资金管理制度实施日期 2011 年 1 月 1 日 修改日期编制 审核 批准1.目的本制度规定了公司资金管理的具体要求,明确了各项资金支付审批权限及审批程序,旨在加强公司资金管理,提高资金使用效率,强化资金收支的内部控制,有效地控制公司成本费用和资金风险。2.适用范围本制度适用于公司筹资管理、资金计划、收款和付款管理。3.定义3.1 资金收入:根据资金收入的性质,将资金收入分为:口产品销售款收入;口其他业务销售收入;口其他收入。3.2 资金支出:根据资金支出的性质,将资金支出分为:口日常经营管理费用支出:包括员工薪酬福利、办公用品、差旅费、业务招待费、水电费、各项税费、研发费用、其他等;口经营采购支出:主要指为生产、销售而进行的物资采购;口固定资产、在建工程等长期资产购置;对外长、短期投资支出;口非经营性资金往来支出;口利润分配支出;口其他支出。4.关键控制点4.1 机构设置和人员配备应当科学、合理,权限范围和审批程序应当明确、规范。4.2 公司应编制资金预算,对于预算外的款项支付,应经过授权人员的审批。4.3 明确筹资的审批流程并严格按照流程执行,禁止越级审批。4.4 筹资决策、执行与偿付等环节的控制流程应当清晰合理。4.5 筹资方案的拟订与审批、筹资合同协议的审核和签订、筹集资金的收取与使用、还本付息的审批与办理等应当有明确规定。4.6 筹资活动确认、计量和报告应当符合国家统一的会计准则制度的规定。4.7 收入确认与收款应当及时,收款、发票开具与销售业务应当分离,销售收款应当通过公司核定的账户进行结算。4.8 公司应完善应收账款台账管理,相关记录完整、准确、及时,财务部门与销售部门应协同对应收账款事项进行动态监控。4.9 应当对与客户的往来款项定期进行核对,发现差错应及时更正。4.10 应收账款核销应经过授权人员审批,并经过财务部门的确认。对已核销的坏账,应建立跟踪记录,继续进行催讨。4.11 应收账款的核销和相关会计信息应当真实、准确、完整。4.12 业务部门提出的付款申请一经批准后不得做任何修改。如有修改必须按照原来的审批程序报有关授权审批人员重新批准。4.13 加强对预付款的管理,防止重复付款。4.14 公司应及时取得发票,经授权人员审核后,办理入账手续。5.规范和要求5.1 资金收支的预算管理。5.1.1 为了有计划地使用和调度资金,使公司的资金发挥更大的效应,公司及所属子公司应按年度和季度编制总预算。子公司总预算报公司资金管理部汇总,按照公司审核程序审批后执行。5.1.2 公司资金收支预算分解为经营性收支预算、固定资产建设和购置预算、长期投资预算和筹资预算。5.1.3 公司年度总预算上报公司董事会审议,由董事长签批后执行。5.1.4 在公司总预算的范围内必须按月份编制月度预算。月度预算经会议讨论确定后由公司主管财务副总裁批准后执行。5.1.5 在公司年度总预算范围以外的新增支出,必须事先编制预算,报董事会审议,董事长签批后执行。5.1.6 对关联方支付、对外投资、收购出售资产、资产抵押、对外担保事项、委托理财的权限,按照公司章程的规定履行相应审批程序后,由董事长签批。5.2 筹资管理。5.2.1 公司筹资管理体制,筹资管理分为募集资金管理和银行贷款管理。5.2.2 募集资金的使用管理按公司股东大会批准的募集资金使用管理办法执行。5.2.3 年度银行贷款授信额度须经过公司股东大会的审议。审议通过后,由股东大会授权董事长,在授信额度内对银行贷款事项进行审批。5.2.4 公司在签署贷款合同前,必须经过法律顾问的审核。由董事长授权人员代表公司签订贷款合同,并协调处理公司与银行的各项贷款工作。资金管理部负责根据签订的贷款合同,与各银行进行联系,办理贷款事宜。5.2.5 贷款须根据贷款合同或协议的规定用于指定的用途,专款专用。5.2.6 公司应定期将贷款使用和还款情况向董事会报告。5.2.7 公司不得向其他企业或个人进行贷款或借款。对关联企业提供资金(包括实物)支持前,必须获得董事会的书面批准,并征得独立董事的意见。5.2.8 贷款偿付:公司应当对贷款利息、本金等偿付做出计划和预算安排,并正确计算、核对,确保各项款项偿付符合贷款合同或协议的规定。资金管理部在付款时,若发现已审批拟偿付的各种款项的支付方式、金额或币种等与有关合同或协议不符的,应当拒绝支付并及时向主管领导报告,及时查明原因,做出处理。资金管理部应设置银行贷款备查登记簿 ,对公司所有贷款情况进行统计,对贷款日期、贷款金额、利率、期限、币种、利息计算,担保等进行详细记录。财务及资金管理部人员应与银行每月核对一次贷款情况,检查贷款是否进入公司账户并与短期借款、长期借款账户的明细账及总分类账进行核对,如核对不符,应查明原因,及时处理。贷款合同应单独保管成册,审计监察部人员可不定期检查。5.3 收款管理。5.3.1 资金管理部在收到销售贷款后,应及时与月度收款计划核对,由市场销售部经办人员填写贷款回笼单 ,注明收款明细内容。资金管理部出纳人员核对货款回笼单和银行收款单据,核对无误后,交由会计人员入账。5.3.2 应收账款台账管理:财务管理部按照客户设立应收款项台账,详细反映内部各业务部门以及各个客户应收款项的发生、增减变动、余额及其每笔账龄等财务信息。同时加强合同管理,对债务人执行合同情况进行跟踪分析,防止坏账风险的发生。财务管理部应当定期编制应收款项明细表,向市场销售部反映应收款项的余额和账龄等信息,及时分析应收款项管理情况,提请有关责任部门采取相应的措施,防止资产损失。5.3.3 应收账款对账:财务管理部会计人员每月负责将应收款项明细账与总账核对一致,确保明细账中不存在串户和其他异常问题。会计人员在核对过程中如果发现有异常问题时,应立即报告财务总监,同时通报市场销售部负责人进行相应的调查处理。重大问题应及时通报公司审计监察部。财务管理部应定期编制客户对账单,并以可靠的方式送达客户。所有的对账单寄出前必须与明细账和总账核对一致并有留底记录。在核对应收款项时,应对账户中的贷方余额给予充分注意,并及时调查原因,及时进行解决。客户的应收款项的书面确认资料应在财务管理部保存。对连续两次得不到客户书面确认的对账单,财务管理部人员应负责通过电话或到客户现场等方式核对其应收款,产生应收款项的业务部门人员应予以协助。业务人员在与客户处理日常业务过程中,有责任向客户有关业务人员催促收取对账单回执。业务部门在对员工考核时,应将收回对账回执情况作为考核指标。5.3.4 应收账款催收:产生应收款项的业务人员负责及时向客户催收。对将要到期的应收款项,财务管理部应提醒业务人员及时与客户确认收款;对逾期的应收款项,采取各种方式进行催收:对重大的逾期应收款项,可以通过诉讼方式解决。落实内部催收款项的责任,将应收款项的回收与内部各业务部门的绩效考核及其奖惩挂钩。对于造成逾期应收款项的业务部门和相关人员,应当在内部以恰当方式予以警示,接受员工的监督;对于造成坏账损失的业务部门和责任人员,应当按公司有关规定进行处罚。为了减少坏账损失而与债务人协商,决定对逾期应收款项按一定比例折扣后收回的,应根据公司董事会或总裁办公会议审议决定和与债务人签订的有效协议,将折扣部分作为损失处理。5.3.5 账龄分析:财务管理部会计人员应定期对应收账款进行账龄分析,将分析结果与相应客户的信用额度相比较并报财务总监和主管销售的副总。对超过信用额度或者账龄超过公司警戒线的客户,财务管理部应编制逾期应收款明细表,提交各收款责任人、财务总监及主管销售的副总。财务管理部会计人员每月应根据应收款项账龄分析结果,按照公司财务管理制度规定的计提比率预提坏账准备。财务管理部、业务部门有责任联合控制使应收款项账龄保持在合理水平。对账龄超过一年且在一年内未发生业务关系的应收款项,公司应停止向其继续发货或只有在货款回收大于发货款时方可发货,同时公司应降低客户信用等级和授信额度,直至列入黑名单。5.3.6 坏账管理:财务管理部负责公司客户坏账的确认工作,产生应收款项的业务部门应协助确认。坏账损失视不同情况按照以下方法确认和处理。债务人被依法宣告破产、撤销的,应当在取得破产公告、注销工商登记或吊销营业执照的证明,或者政府部门责令关闭的文件等有关资料时,全额计提坏账准备,在扣除以债务人清算资产清偿的部分后,对仍不能收回的应收款项,作为坏账损失核销。债务人死亡或者依法被宣告失踪、死亡,其财产或者遗产不足清偿且没有继承人的应收款项,全额计提坏账准备,在取得相关法律文件后,作为坏账损失核销。涉诉的应收款项,应当根据律师的意见,确定坏账准备的计提比例,经人民法院判决败诉的,或者虽然胜诉但因无法执行被裁定终止执行的,作为坏账损失核销。逾期 3 年的应收款项,具有依法催收磋商记录,并且能够确认 3 年内没有任何业务往来的,全额计提坏账准备,在扣除应付该债务人的各种款项和有关责任人员的赔偿后的余额,作为坏账损失核销,实行账销案存。坏账损失内部处理程序为:市场销售部经过取证,提出坏账核销的书面申请,阐明计提坏账准备的应收款项的形成过程、计提的原因和事实,对于涉及诉讼的损失应当委托律师出具法律意见书。财务管理部经过审核后,对确认的坏账损失提出财务计提或处理意见,并根据核销金额,按规定的权限进行审批。上述坏账损失若需要核销的,还须同时附送核销依据的相关证明以及对有关责任人员的处理结果或意见等书面资料,属于逾期 3 年应收款项的,应当实行账销案存,继续保留追索权。坏账核销后,财务管理部应立即将相应的客户列入公司客户黑名单中。若以后又收到该客户发来的新订单,市场销售部必须待其还清旧账后,方可与其恢复正常的业务。对已核销的坏账,业务部门和财务管理部应建立跟踪回收记录,根据实际情况随时与客户保持联系,继续催讨欠款。财务管理部应建立坏账备查账,已核销的坏账,如果日后能够收回,则应将该笔款项准确完整地记录到公司的相关账目上。5.4 付款管理。5.4.1 资金支付的原则:坚持预算管理的原则:根据董事会审批同意的年度预算,公司资金管理部制定月度预算(含子公司)报总裁审批后,进行预算控制与管理;优先保证重点项目资金的原则;支付凭证符合财务要求的原则。5.4.2 资金支付的主要依据包括:国家政策法规、公司章程及相关管理制度;经批准的预算文件;与资金支出有关的必要合同和验收手续;合法的外部单据和规范的内部单据;其他相关文件。5.4.3 发票签字程序:计划内货物采购发票:经办人员在发票上签字,经财务审核人将发票与有效的合同或订单、入库单核对无误签字后入账;计划外货物采购发票、基建投资发票及其他款项发票:经办人员在发票上签字,主管领导审查后经财务总监审批后交财务入账。5.4.4 资金支付的审批权限和办理程序按照公司专项资金管理制度的规定执行。5.4.5 利润分配:由董事会制定利润分配预案,经股东大会批准后执行