销售及收款内部控制管理制度
销售及收款内部控制管理制度第一节 总则第一条 为了加强销售与收款的内部控制管理,规范销售与收款行为,防范销售与收款过程中的差错与舞弊,根据中华人民共和国会计法和内部会计控制规范- 销售与收款等法律法规,特制定本管理制度。第二节 岗位分工与授权批准第二条 建立和健全销售、发货与收款岗位责任制,明确不同部门、不同岗位的职责、权限,确保不相容岗位相互分离,制约和监督,不得一人兼办上述不同岗位。第三条 (1)营销处负责人主要负责预算制度,预算的执行与分析,销售人员的绩效考核以及营销处日常管理工作。(2)销售人员主要负责客户管理,签订合同,处理订单,开具发货通知单或销售确认单,根据合同约定执行信用政策和催收货款。(3)产品保管人员主要负责审核签发的发货通知单手续是否齐全,是否符合发货条件并办理发货的具体事宜。(4)财务部门负责销售会计人员主要负责销售款项的结算与记录,应收帐款帐龄结构分析,质保金登记、分析,合同管理,往来款项,余额的定期对帐,配合销售部门做好资金回笼和催讨工作。第四条 财务部门设置信用管理岗位,与销售部门共同制定信用政策,配合和监督销售部门销售政策和信用政策的实施。第五条 配备合格的人员办理销售、保管、收款业务,上述人员应具备高度的责任心与工作热情,尽心尽责、恪尽职守,具备良好的业务素质和职业道德。第六条 建立、健全销售与收款业务授权批准制度,审批人应当在授权范围内审批,不得超越审批权限。经办人应当在职责范围内按照审批人批准意见办理业务,对审批人超越授权范围审批业务,经办人有权拒绝办理,并向审批人的上级授权部门报告。(1)销售部门应会同技术、供应、计划、生产、财务等部门定期制定产品销售价格目录和销售折扣政策,并报公司管理层讨论通过。每年至少修订一次价目表,销售人员在规定的价格内经销售部门负责人授权与客户签订合同。对成套产品合同价格,由销售人员报请主管销售副所长审批后,与客户签订合同。(2)产品发货由销售人员签发“产品发货通知单” ,经主管销售负责人、财务部门主管信用管理人员或财务负责人签字,仓库保管员审核无误后,办理产品发货相关手续。(3)销售产品退回,应查明产品退回原因由销售部门签发“销售退回通知单” ,经质检,财务会签后,仓库、财务分别办理产品销售退回手续。(4)对于超过既定销售政策和信用政策规定范围的特殊销售业务,应由管理层集体决策,防止决策失误造成严重损失。(5)严禁未经授权的部门和人员经办销售与收款业务,一经发现,将视情节轻重做出相应处罚。第三节 销售及应收款预算第七条 建立严格的销售、资金回笼年度预算目标,并按月度、季度和人员分解,下达各项预算指标。第八条 每月组织一次销售分析例会,分析预算执行情况,市场情况影响销售各项因素,并将预算与实际进行分析比较,对存在的差异及出现异常情况及时查找原因,并制定相应改进措施。第四节 客户管理第九条 对长期往来的客户(含经销商)应建立完善的客户档案资料,客户资料应包括:名称、地址、电话、传真、银行帐号、企业负责人、业务联系人、公司类型、经营范围、经营规模、注册资本,以及对该客户资信评级、授信额度等。第十条 根据客户的信用、信誉、财务状况,偿付情况,资本等资料,销售、财务应对客户每年重新进行信用评估,评估结果应报所办讨论批准,对于信用下降的客户实行预警措施,同时减少或停止发货,要求提供债务担保、书面承诺,加强应收款催讨力度,减少应收款坏帐损失。第十一条 除“款到发货”的结算方式外,对以赊销为结算方式或以时间进度为结算方式的销售合同,应建立付款时间、节点信息资料,销售人员应根据合同约定的时间节点,催收货款,保证资金回笼。第五节 销售和发货控制第十二条 产品销售的确认。产品的主要风险和报酬转移给购货方,且不再保留通常与所有权相联系的继续管理权,也没有对已出售的产品实施控制,与交易相关的经济利益能够流入企业且相关的收入和成本能够可靠地计量时确认。根据本公司产品性质,在满足上述前提下,还应参阅如下标准:(1)对于需安装调试的产品:产品已经发至客户,并安装调试完成交客户验收完毕。(2)对于不需安装调试的产品:产品已经交给客户并得到客户的确认。第十三条 加强对赊销业务的管理,不得随意开展赊销业务,对符合赊销条件的客户,在批准的信用额度内进行赊销,对超出信用额度的赊销业务,由所部集体决策审批。第十四条 加强销售发货工作的事前管理,事后控制,严格按照规定的程序办理销售和发货业务。销售和发货业务流程:销售谈判合同订立合同审批组织销售组织发货销货退回售后服务(1)销售谈判。在合同订立之前,销售人员应就产品价格,收款方式,交货日期,信用政策等与客户进行谈判。(2)合同订立。在购销双方达成共识的基础上,授权销售人员与客户签订销售合同。合同签订应符合中华人民共和国合同法有关规定。(3)合同审批。建立、健全合同审批制度。审批人员应对销售价格、信用政策、折扣政策,交货日期及收款方式严格把关。(4)组织销售。销售人员填具“产品发货通知单” ,经审批后交仓库。(5)组织发货。仓库保管员根据“产品发货通知单”经审核无误后,根据“产品发货通知单”所列的发货品种、规格、数量、时间、运输方式组织发货,确保货物安全发运。(6)销货退回。建立、健全销售退回审批制度。销售退回产品应查明原因并经销售主管审批后方可执行。退回产品质检部门应进行检验并出具检验证明。仓库应根据销售部门填具的“销售产品退回通知单”验收退回产品的品种、数量,并签字确认。(7)售后服务。建立健全售后服务制度,明确售后服务人员、服务内容、费用承担等。明确三包期内、期外的服务性质,做好售后服务。第十五条 销售部门应当做好销售及发货各环节记录,填制相应的凭证,建立完整的销售凭证制度,做好销售合同、产品发运通知单、发货凭证、客户签收回执等保管存档工作,做好相关凭证传递工作,做好销售台帐等工作。第四节收款控制第十六条 收款环节的帐务流转与控制(1)财务部门根据开出销售发票,经销售主办会计审核无误后,加盖发票专门章,并根据发票记帐联编制记帐凭证,交出纳员办理收款手续。(2)出纳员根据记帐凭证,分别办理现金收款和银行收款,在发票上加盖现金收讫章,银行收讫章。对于分期收款客户偿付货款的支票,由财会部门审核无误后送存开户银行,收款后,根据银行进帐单填制记帐凭证,椐以登记应收帐款明细帐和银行日记帐。(3)销售收入应及时入帐,不得帐外设帐,销售人员应当尽量避免接触销售现款,销售人员与开具销售发票人员应相互分离。第十七条 应收票据实行专人管理、建立应收票据备查薄、票据的取得、转让、贴现、承兑应及时记录,发生上述业务应经财务部门负责人批准。第十八条 财务部门与销售部门应建立销售及应收帐款台帐管理制度,每季度内部对帐一次。第十九条 建立应收帐款帐龄分析制度,定期组织召开应收帐款专题分析会议,及时掌握应收帐款信息实行动态分析管理,严格控制应收帐增长。通过应收帐款余额和帐龄分析,及时了解多少欠款尚在信用期内,多少欠款超过信用期,欠款客户情况,以使及时分析原因,加大催款力度,制定最为有效的催讨措施。第二十条 建立逾期应收帐款催收制度,销售部门应负责应收帐款催收,财务部门应积极提供资料,全力配合,督促销售部门加紧催收。应收帐款催收应遵循成本效益优先原则,可采用书信、传真、电话、上门、诉讼等方式,应保管好各项债权证据和催款记录,确保诉讼时效的连续性和有效性。第二十一条 推行应收帐款催收责任人制度,即“谁销售,谁负责,谁损失,谁承担” ,进一步完善销售绩效考核和奖惩挂钩。第二十二条 定期做好应收帐款对帐工作,保存对帐工作书面记录,销售与财务应每日对帐一次,与经销商和较大客户半年对帐一次。对帐中存在差异应及时查明原因。第二十三条 销售人员因岗位变动或调离本公司,应及时做好调离当事人应收帐款对帐工作,评估工作,移交工作,未配合完成好上述工作不得离岗。第二十四条 严格执行企业会计制度 ,根据谨慎性原则做好应收帐款减值准备工作。应收帐款减值准备运用帐龄分析法按以下比例计提一般坏帐准备。帐期 帐龄百分比计提6 个月以内 0%712 个月 5%12 年 1020%23 年 5060%3 年以上 100%第二十五条 应收帐款坏帐核销的确认。当(1)债务人死亡,以其遗产清偿后仍然无法收回。 (2)债务人破产,以其破产财产清偿后仍然无法收回。 (3)债务人较长时期内未履行其偿债义务,并有足够的证据表明无法收回或收回可能性极小。第二十六条 应收帐款坏帐核销审批程序。 (1)超过 20 万元的坏帐核销审批程序:销售部门提出申请财务部门审核公司管理层确认报集团资产财务部审批审批通过后报财政部门程序核销 (2)小于 20 万元的坏帐(含 20 万元)核销审批程序:销售部门提出申请财务部门审核公司管理层确认审批通过后报财政部门程序核销第二十七条 建立坏帐核销备查薄制度,做到帐销案存。已核销的坏帐不收加的应及时入帐,防止形式帐外款。第二十八条 销售部门应掌握欠款客户经营情况,对已经破产、关闭的客户,应要求债务人实物资产抵押或抵债等债权保全措施,以保全国有资产,降低企业损失。对破产、关闭的债务人,应取得各种法律文书,以备申报核销之用。第五节 监督检查第二十九条 建立、健全销售与收款内部控制监督检查制度,由内审部门第半年检查一次,对检查中发现的薄弱环节和存在的问题,提出书面的整改意见,限时完成整改,并向上一级汇报存在问题及整改情况。第三十条 销售与收款内控制度监督检查主要内容。(1)销售与收款业务相关岗位及人员的设置情况。重点检查是否存在销售与收款业务不相容职务混岗的现象。(2)销售与收款业务授权批准制度的执行情况。重点检查授权批准手续是否健全,是否存在越权审批行为。(3)销售的管理情况。重点检查销售预算分析、信用政策、销售确认政策的执行是否符合规定。(4)收款的管理情况。重点检查销售收入是否及时入帐,应收帐款是否定期分析,应收帐款的催收是否有效,坏帐核销和应收票据的管理是否符合规定。(5)销售退回的管理情况。重点检查销售退回手续是否开全、退回货物是否及时入库。(6)文档管理情况。客户数据库及销售合同的管理是否有效执行,所有内部控制文件是否齐全并足够证明内部控制流程得到了有效的执行。第六节附则第三十一条 本管理制度由上海市离心机械研究所有限公司财务处负责解释。第三十二条 本管理制度经公司管理层讨论通过之日起实施