资金管理制度建设
资金管理制度建设企业集团是以生产、经营、管理和资产为纽带把众多企业联结一起的多层次企业联合体,它是适应社会主义市场经济要求的现代企业组织形式,而发挥企业集团运行的组合效应、规模效应、放大效应和整体效应,很重要一点取决于企业集团的财务管理体系,尤其是资金管理体系。并且随着企业的现代企业制度的建立和完善,对科学管理提出了更高的要求,如何强化企业财务管理,特别是集团资金管理,是摆在我们财务管理人员面前一个亟待解决的问题。近年来,随着企业改革的不断深化和企业间的资产重组力度进一步加大,企业规模迅速扩张,集团公司大量涌现,但随之而来的却是企业内部财务资金管理制度建设的相对滞后,其突出表现在财务预算管理“虚” ,资金结算管理“散” ,监督考核环节“弱”和管理方式、手段落后,效率低下等方面,这些与企业改革和发展的要求不相适应。以先进的计算机技术为子段,把企业有效的规章制度体现到计算机的应用管理程序上来予以固化,减少人为因素,实现高效有序的信息化管理,达到“统一软件平台,统一规章制度,统一信息及业务编码,统一管理,统一监督”的一体化要求,实现信息集成和数据共享,保障了信息传递的效率和质量,提高管理决策的水平。逐步消化吸收国内外先进的管理思想,变革企业内部管理模式,调整企业资金管理组织结构,合理配置企业各项资源,全面实现企业管理的信息化。企业信息化建设不仅仅是计算机技术应用的问题,有些问题是企业自身难以解决的,需要政府部门为企业创造良好的政策环境,通过培训,更新观念,扎实做好基础工作,跟上世界发展的潮流,使财务资金管理水平适应于现代企业制度的内在要求,财务资金状况步入良性发展轨道。3.1 资金管理制度与财务管理制度的区别集团的资金管理制度是集团资金管理体系的保障,是集团资金管理意志、策略的体现,集团要实行资金统一集中管理,制度必须先行。集团的资金管理制度与原有的财务管理制度既有联系又有区别,资金管理制度是财务管理制度的重要补充和延续,而要建设好资金管理制度首先要弄清楚二者的区别。1.集团的资金管理制度不同于财务管理中的货币资金管理制度,不是现金的使用范围规定、日常费用报销的规定、现金银行账务核算的规定;2.集团的资金管理制度基于收付实现制处理,而集团财务管理一般基于权责发生制处理;3.集团的资金管理必须完成平衡资金头寸、保证现金流合理通畅运行、落实集团全面预算的要求,所以集团的资金管理制度必须包含资金收支计划管理的有关办法和规定;4.集团的资金管理需要区分资本性支出和费用性支出、大额支出和小额支出、一般运营支出和集团特殊规定支出等采取不同的资金使用审批流程,所以集团的资金管理制度必须包括资金审批的流程和权限规定;5.集团的资金管理往往是基于银行集团账户体系的资金集中管理,所以集团的资金管理制度必须包括对银行账户的有关管理规定;6.集团企业的资金管理要解决资金流的约束问题,就是要根据集团企业的中长期发展目标和规划,依据企业所面临的外部环境和企业的实际经营状况,通过收集情报、设计方案、抉择筛选和审查结果等过程所形成的有关资金的筹集、使用和分配的方案。所以集团的资金管理制度必须包括对资金内部的存款、内部贷款、向银行借款的有关流程和规定;7.集团企业的资金管理要通过集团资金运行的透明化实现提升管理水平、防范资金风险的目的。所以,集团的资金管理制度必须包括资金的核算、分析等内容,运用各种可行的方法进行资金监控,以实际收支与计划收支比较,衡量资金计划的执行情况和经营成绩与效果,同时严格限制不利差异,达到预期目的; 8.集团企业的资金管理要体现“谁的钱谁用” 、 “存款有息、用款付息”的原则,减少资金的沉淀、杜绝资金的短缺,利用利息杠杆实现统筹兼顾、综合平衡。所以,集团的资金管理制度必须包括资金的利息计算的有关内容。3.2 资金管理制度的分类资金管理是一项专业性的管理工作,牵涉范围广泛,综合程度高,它对企业的资金活动及其形成的财务关系进行组织监督和调节,促进企业全面改善生产经营。为确保企业持续、稳定、协调地发展,资金管理部门必须研究合理的筹资组合和最佳的资本结构,提高资金效益,优化资源配置。组织企业资金合理有效地投放与运用。为规范资金管理工作,集团企业必须通过建立考虑充分、设计合理的内部资金管理制度来保障企业资金管理模式的实施及与之配套的资金管理组织的良好运转,发挥下属单位和财务管理人员的能动性,适时地转变和扩展传统财务职能。 资金管理制度的制定应与资金管理组织、管理层级等要素相适应。3.2.1 按不同组织模式的分类从管理组织的角度来看,可以划分为两个方面:财务公司资金管理制度和集团企业资金管理制度。财务公司作为独立经营、自负盈亏的法人单位,政策制定和业务开拓更多地参考了商业银行的经营管理模式,利用与银行的比较优势在集团范围内为下属单位提供更具针对性的金融服务。其带 IJ强调经营业务的范围、业务流程的规范性、经营绩效的要求及考核、资金风险防范等。而集团企业资金管理主要为贯彻集团整体战略发展意图,满足集团规模发展的需要,其制度强调统一头寸、统一融资、统一投资等集权管理要求。同时作为集团重要的资金管理“喉舌” ,在全集团内重点推行月度全额资金计划管理制度。 3.2.2 按不同管理作用的分类从管理层级的角度来看,可以划分为三个层次:决策层资金管理制度、执行层资金管理制度和资金风险管理制度。1.决策层资金管理制度:从公司治理、财务治理的角度出发,明确集团企业法人治理主体和关联企业在资金管理方面的权限和职责;划分集团企业权利机构和决策机构的资金权限,集团的筹资、投资决策和利润分配权属权利机构(股东会) ,集团的决策机构(董事会)负责筹资、投资和利润方案的指定及集团财务机构设置、财务制度与会计规范和财务负责人的任免。2.执行层资金管理制度:根据会计法 、 企业会计制度 、 企业内部控制制度和集团资金管理目标制定企业内部资金管理制度、控制制度和实施细则。如筹资管理制度、结算管理制度、融资管理制度、投资管理制度、资产管理制度、对外担保制度等。3.为满足资金风险管理要求的专门制度,按照财务部内部会计控制规范-基本规范 、 内部会计控制规范-货币资金 ,国资委的中央企业全面风险管理指引等要求,贯彻落实集团制定的货币资金制度,合理划分职责权限,使不相容岗位相互分离,形成权责分明、相互制约、相互监督的内控机制。从机制上保证资金安全,降低资金风险。在资金管理过程中,实时监控资金流向,编制现金流量表;实时分析汇率变化对集团企业资产负债的影响,根据本企业的情况,采取风险管理措施,控制资金成本。3.2.3 其他分类方法另外,我们还可以从制度面向的对象、制定的阶段、对应的业务职能等不同角度对制度进行更细致的分类,进一步帮助企业作好资金管理制度的规划和制定工作。3.3 组织与制度早期一些集团企业建立了结算中心但运行不理想,究其根本不难发现其不完善之处在于以下几个方面。1.内部管理与控制。大多数企业实行的是结算中心和财务处同属一个部门,一套人马,两块牌子,日常工作各司其职,各负其责。这样做虽然从形式上也指定了集团内部专职的资金管理机构,然而因为财务处与结算中心同归财务处管理,利益一致,使得结算中心的地位不能保证充分的独立性。这种局限性限制了结算中心自身职能的发挥,也模糊了财务会计工作与资金管理工作的界限,不利于强化企业集团资金集中管理的力度。2.对结算中心的考核与评价。结算中心在企业中不仅要完成与外部银行相类似的结算、出纳、信贷职能,还应该是企业管理中一个重要组成部分,应该为企业的管理决策提供更多有用的信息。而目前大多数企业所实行的结算中心管理制度,不能充分调动结算中心的积极性,不能充分利用结算中心的信息资源,当然也不能为企业管理者提供很好的决策服务,同时对它自身工作的监督也未建立应有的程序。针对上述问题,我们认为应当进一步完善现存的结算中心管理制度,主要有以下几点设想。1.加强内部管理。结算中心与财务处分离,对结算中心进行独立核算,单独考核,贷款由结算中心主任负责,出了问题由结算中心领导负责,对取得成绩的,给予适当奖励,对结算中心的管理做到责、权、利相结合。对结算中心工作业绩的考核不仅仅考察资金管理调度的经济效益指标,还应考察对内服务的效率与质量,考察它对企业控制与决策的支持程度与水平,这样不仅可以激励结算中心更努力地工作,而且有利于结算中心工作水平的提高。同时厂级领导中应有一位懂财务的领导负责财务与结算中心的工作,以协调二者的关系。同时,成立结算中心后,各分厂领导的权力有所扩大,这虽然有利于调动各级管理者的积极性,加快决策速度,提高工作效率,然而权力的扩大也意味着资金失控的风险也越大。结算中心因其自身的特殊位置,在企业内部管理中应当成为内部资金控制的实施者,在资金控制方面发挥其积极作用。2.建立对结算中心的日常监督程序。由于结算中心既是企业的直属职能部门,具有管理资金的职能,又是独立核算的非法人单位,具有经营资金的职能。因此应当建立对结算中心的日常监督程序。从时间上,做到定期审计与不定期审计相结合;从功能上,制度审计与经营审计相结合。制度审计是检查制定和执行的业务程序中是否存在问题和有待改进的方面;经营审计是检查其经营过程业务处理的合规、合法和真实,以及责任目标的完成情况。通过这些方面的审计,促进结算中心改善经营管理,提高经济效益,杜绝日常经营中的“人情”因素和随意操作,避免结算中心成为企业的小金库。3.提高结算中心的服务层次。结算中心不能仅仅满足于完成结算、信贷、出纳等工作,还应充分利用结算中心的信息资源,及时向企业领导提供资金信息。结算中心人员应提高自身业务素质,深入各内部单位调查研究,了解其经营状况,及时向领导汇报有关的资金信息,如每日可动用的资金数额,各单位在结算中心的存款总额,可动用资金占存款总额的百分比,各单位贷款、还款、利息归还情况等。总之,只有通过进一步完善结算中心管理制度,建立良好的管理模式,才能使企业结算中心的职能得到加强,才能提高企业整体的资金使用效益。3.4 制定集团资金管理制度的方法集团企业要安全稳定的获取更大的利润,就必须进行有效的资金管理,这是保证集团战略目标实现的重要基础工作。集团资金管理制度的权威性、合理性、可执行性,决定了集团资金管理工作的成败。集团资金管理制度的权威性是指资金管理制度制定工作集团企业负责人必须亲自抓,组建资金管理制度制定的工作小组,制定责任制,定期检查执行情况。众多集团企业的实践表明, “一把手”带领下的资金管理制度的制定工作,效率高、权威性强,能够把问题早发现、早克服,达到事半功倍的效果。集团资金管理制度的合理性是指集团资金管理制度不是一成不变的,随着集团资金管理的过程的发展制度也要有不同的侧重。例如,在集团成立结算中心初期,因企业对结算中心运作模式不理解,担心用款不自由,影响日常经营等。因此,在集团统一资金管理初期,除集团本部要做大量的宣传解释工作外,还加上行政命令。但是在制度上明确规定资金虽然集中了,所有权、使用权却不改变,通过制度重申“谁的钱谁用” 、 “存款有息、用款付息”是必要的,不过结算中心成立初期,其进入结算中心的企业往往是核心企业。所以制度要特别注意结合核心企业的业务实际,否则难以启动。要保证集团资金管理制度的可执行性,则要求制度的制定过程中集团企业负责人、集团企业的财务负责人(财务总监或总会计师)和财务部门以及生产、销售、供应等部门领导都要共同参与讨论、研究资金的筹划决策工作,制定切实可行的最佳方案。信息管理部门要对 IT 的规划部署、信息系统的安全性重新作出判断和安排,要参与相关制度的制定和讨论。总之,制度的制定过程也是一个统一思想、宣传教育有关人员的过程,是一个把其他企业先进经验本地化的过程。通过制度的制定,兼顾集团与成员单位的利益,把集团资金管理尽快从较多听亍政命令色彩的初级阶段向完全市场化的高级阶段过度。3.5 资金管理制度的要点3.5.1 账户制度的要点制定账户制度的目的是为了规范结算账户的开立和使用,保护结算单位资金的安全,维护结算单位资金自主支配权。1.按管理要求明确资金账户分类原则,如内部账户、外部账户;自有账户、关联账户等。2.明确与资金管理模式相匹配的账户使用属性和控制策略,如收支两条线、收支合一;资金流向控制;限额管理等。3.明确开户的单位范围,开户银行范围,以及账户设立和开户的条件。 4.账户开立、变更和撤消的相关审核程序。5.各类账户的归口管理和责任。3.5.2 结算制度的要点制定结算制度的目的是为了规范结算资金收付行为,保障资金收付活动中当事人的合法权益,加速资金周转,符合中华人民共和国票据法和支付结算办法以及有关法律、行政法规的相关规定。在业务运营过程中,实行适当的责任分离制度。如货币、证券保管与账务记录相分离;业务授权审批与具体经办相分离;前台交易与后台结算相分离;风险评定与业务经办岗位相分离等。在业务操作层,要建立规范的岗位管理及岗位责任制,重点岗位重点管理。1.结算业务基本原则,如:恪守信用,履约付款。 2.结算服务标准。3.不同类型存款的业务办理办法,如:(协定存款、通知存款、定期存款的)起存金额、计息周期、支取手续等。4.存款账户的计息、对账、查账与错账冲正。 5.资金汇入的确认及处理办法。6.资金汇出的办理办法,区分对外付款、内部转账。 7.资金支付分级授权审批制度。8.资金头寸管理。 9.贷款结算的办理办法,如:开立贷款账户、填制合同、发放贷款本金、贷款计息、贷款利息与本金的偿还、登记台账等。10.结算部日结、月结的操作程序。11.结算纪律,如不准以任何理由压款、截留挪用结算单位的资金。 12.票据审核制度。13.岗位责任制。14.内部监督与监控的目标和原则。15.内部监督与监控的内容,如:重要空白凭证、印章、密码(押)等的监控与监督。16.内部监督与监控的方法,如:不相容岗位相互分离控制、授权审批控制、结算系统控制、重要凭证保全控制、风险控制、事后监督控制、业务差错登记制度、内部检查及报告制度、电子信息技术控制等。17.内部监督与监控的检查,明确专门的岗位或指定专门的人员。3.5.3 资金收支计划制度的要点制定资金收支计划制度的目的是为了规范和推行集团资金收支计划的管理工作,以资金收支计划为指导,对集团公司的资金收支进行监控、分析、考核。资金收支计划管理是企业全面预算管理与资金结算管理的桥梁,它提供了资金需求预测、资金下拨、资金收支监控及考核等数据依据,是集团资金管理日常操作的重要手段。1.资金收支计划管理应遵循的基本原则,如:以收定支、滚动填报;动态监控、及时调整等。2.资金收支计划归口管理部门及职责。 3.资金收支计划填报的范围和内容。 4.资金收支计划填报的具体形式及要求。5.资金收支计划编制与审批程序。 6.资金收支计划执行与控制。7.资金收支计划分析与考核。3.5.4 信贷制度要点 制定信贷制度的目的在于加强集团贷款管理,规范贷款管理工作的内容和运作程序,提高信贷资产的质量。建立以信贷立项、调查、审定、贷款决策、贷款检查监督为基本内容的信贷资产管理责任制度,严格责权范围和程序贷款;建立信贷风险的监测及预警体系,科学设定量化指标;改善贷前、贷中、贷后全过程的业务管理及业务操作人员行为控制制度。1.信贷审查委员会的职责和人员组成。2.-般信贷业务审批程序。3.重大信贷业务审批程序。4.贷款业务开发。5.贷款评估与审批。6.信贷合同的签订。7.信贷合同的履行。8.信贷合同的变更。信贷合同文本的制定、修改和废止。9.信贷合同的档案管理办法,如:归档职责与要求,档案的利用与统计等。10.贷款对象与条件。11.贷款利率浮动水平确定。12.委托贷款手续费率、保函及担保业务费率。13.信贷资产分类和不良贷款管理。14.担保申请。15.担保额度及期限。16.担保的受理和审批。17.反担保措施。18.保证合同的出具与执行。19.担保收费。20.担保管理。3.5.5 投资制度要点制定投资制度的目的是为了保证投资业务科学、规范、高效运作,有效防范金融风险。1.国债回购业务管理办法,如:证券账户与保证金账户的开设与管理、交易密码的授权与管理、到期资金的管理、相关交易记录和统计工作、交易资金的申请与划拨等。2.债券投资业务管理办法,如:债券投资分析、申购资料的准备、债券认购协议的签定、认购付款与退款、债券托管与上市托管、债券交易等。3.基金投资业务管理办法,如:基金投资管理原则、基金投资管理流程、基金投资决策、基金交易等。3.5.6 核算制度要点制定核算制度的目的在于按照规范化、授权分责、监督制约、账务核对、安全谨慎原则建立严密的资金结算会计控制制度。资金管理的核算记录账务处理要准确及时进行,坚持日清扎账。1.指定会计科目体系及相应科目的使用说明。2.明确会计核算的基本规定,如:凭证分类、记账规则、日结处理程序等。3.明确账簿期初处理程序。4.收款业务核算。 5.付款业务核算。 6.外部融资核算。 7.内部信贷核算。 8.利息计算及核算。 9.特殊往来核算。 10.票据业务核算。 11.期末处理与报表。3.5.7 稽核制度要点 制定稽核制度的目的在于以规章制度保证检查资金管理的监督机构一一稽核(审计)部门的权威性与独立性,稽核部门独立行使综合性内部监督职能。对业务的全面稽核实行“周期制” ,循环反复进行,同时安排一定数量的专项稽核;稽核人员的数量与质量要以保证完成稽核任务需要为原则。1.稽核工作的目标、原则。2.稽核工作的职能和任务,如:检查职能、监督职能、评价职能、反馈职能等。 3.稽核工作机均、人员、职责、权限。4.稽核工作种类和方法,如全面稽核和专项稽核、独立稽核和会同稽核、现场稽核和非现场稽核等。5.稽核工作程序,如日常稽核工作程序、专项稽核工作程序等。 6.稽核工作底稿。7.稽核工作报告。 8.稽核档案。9.稽核处理。3.6 小结:制度落实与资金管理系统的关系一些企业在管理上存在的主要问题,不是制度不完善,而是执行不严,没有硬性的约束。虽然有制度,但随意性非常大。出现这类问题的主要原因一是企业的观念没解决,严格而科学的管理往往只停留在形式上;二是有些制度本身不切实际,难以操作;三是即使有些制度是好的,但我们的管理方法还是人管人、人看人,受人为因素制约。解决这一问题的关键,是加强制度创新和管理创新,最大限度地消除制度执行中的人为因素,运用信息技术手段,设定硬性的软件程序,把管理制度和企业规章变成大家共同遵守又谁都无法擅自更改的计算机程序,通过计算机授权,用程序来规范所有人的行为,以保证制度的贯彻执行。应用先进的计算机技术,推进企业财务与业务一体化管理工作,为资金集中管理、监督控制、规避风险提供可靠保障,实现企业管理信息化。良好的配套制度是保障集团企业资金集中管理平台建设的必要手段,它 集中体现了集团资金管理部门的管理意图、管理模式、执行方法。资金管理制度的规则制定和发展方向受政策环境的影响因素较大,呈现 阶段性的政策特点。集团企业资金管理与传统的财务管理存在一系列的不同。 集团企业的实际情况各不相同,管理制度应该量身定做。 资金管理制度体现集团资金管理策略,其核心和要点是可以互相借鉴的。独立的结算中心组织是一个发展方向,传统做法是一套人马,两块牌子, 在责权与分工上不是很清晰