工程项目内部控制审计程序表修正版
工程项目土建手续办理时序(工程部土建手续办理专用)序号 程序内容 需提交资料建筑物 构筑物是否需要是否留存 有无是否需要 有无1开发区、建设局审核报批领取建设工程规划许可证规划图 X2 项目批文 X3 环评报告 X4 土地证 X5 建设项目防雷设计审核意见书 X建设工程规划许可证 X6建设局审图室送审领取建筑工程施工图设计文件审查意见书施工图建设审查报审表(房屋建设工程)(一式三份) X7 初步设计批文 X8 建设用地规划许可证或土地使用证(复印件) X9 建设工程规划许可证 X10 勘探合同(经市主管部门备案) X11设计合同(经市主管部门备案)外省市勘探设计单位提供进省执业备案表、单位资质证书、营业执照复印件和主要技术人员名册及报审设计技术人员签名表 X12 全套施工图设计文件(含总平面图)四套 X13 前置审查合格的岩土工程勘察报告(1份) X14 计算书(结构、建筑节能、暖通节能、建筑给排水)消防及喷淋、空调冷热负荷等) X15 各专业计算书(结构、给排水、电气、暖通) X16依法进行的专项设计审查意见(如:抗震、消防、环保、防雷、人防、卫生等专项)(复印件) X17 设计合同书(复印件) X建筑工程施工图设计文件审查意见书 X 工程项目土建手续办理时序(工程部土建手续办理专用)序号 程序内容 需提交资料建筑物 构筑物是否需要是否留存 有无是否需要 有无18建设局核报批领取建设工程施工许可证初步设计批文 X19 建设工程消防设计审核意见书 X20 建设用地规划许可证或土地证 X21 建设工程规划许可证 X22 中标通知书及施工合同备案表 X23 建筑工程施工图设计文件审查意见合格书 X24 应建理的工程已委托监理(提供监理合同) X25 建筑施工安全监督备案受理通知书 X26 农民工工资保障金缴款凭证及承诺书 X建设工程施工许可证 X27施工结束领取房产证建设工程施工许可证 X28 建设局工程备案表 X29 工程测绘图 X30 竣工图 X31 施工单位工资发放保证金收据证明 X房产证 X注:以下结论是放水咨询工程部负责土建管理的同事得知的,仅供参考。1、以上所有证件的目的只有一个:房产证。房产证是外部监管的产物,建筑物按规定应外部监管,因此以上手续必须;而构筑物不需要领取房产证,属于自监范围,因此不需要以上手续。2、因此,不严格的讲,有了房产证,即可合理推测其它证件齐全。当然,严格来讲,有了房产证,以上证件并不一定存在、合规,因为企业可能造假。例如在上交的施工图上造假,将不属于企业的土地画入企业的土地范围以通过施工图审查等。3、作为内部审计部门,有了房产证,是否还深入调查之前的手续,主要看各对公司内部审计部门的定位和内部审计部门的地位。具体情况具体对待。4、 背景:制造业的办公楼/厂房建设。5、存在不足,请同仁指出。6、如果存在疑问,请联系放水共同探讨交流,放水热诚期待。放水联系方式:QQ:623626669 邮箱:loyalauditor163.com 手机:QQ获取O(_)O 建筑物土建资料清单内部控制测试表序号 程序内容 需提交资料 备注测试项有/无 时间 完整性 金额 审批1立项阶段可行性方案 在可行性研究报告审批阶段确定正式投资估算,允许误差率在10%以内 * * * * *2 战略与发展委员会的批复 关注战略委员会的批复范围,据其判断是否需报批。若规定模糊,建议明确规定,增强可操作性 * * * *3 2011年公司计划(含工程项目投资计划、用款计划等) 应包括工程项目投资计划、用款计划等。主要审阅是否包含本项目,投资预算是多少 * * * *4 工程项目管理制度包括项目立项、初步设计、设计变更、施工图会审、工程联系单、施工方的确认、隐蔽工程验收、工程物资采购与保管、工程检查与验收和档案保管等方面。主要审阅是否有效,内容是否适用、完整* * * 5 招投标管理制度/物资采购制度 * * *6 合同管理制度 包括合同签订、审批、变更、执行等方面。主要审阅是否有效,内容是否适用、完整 * * * 7地质勘察阶段勘探合同 关注勘察方的确认依据、资历(营业执照等),合同价格、审批等 * * * * *8 勘探方的资质证明 勘探方一般是由地震局指定的公司实施。主要审阅营业执照上的资质等级与本项目所需等级是否相符 * *9 地质勘探报告or岩土勘察报告 * *10施工图设计阶段施工图设计合同 关注施工图设计方的确认依据、资历(营业执照等),合同价格、审批等 * * * * *11 设计方的资质证明 审阅营业执照上的资质等级与本项目所需等级是否相符 * *12 对设计方的询比价/招投标资料 应有书面的谈价资料 * * * *13 设计要点 建设单位提出设计要点(即对图纸的要求),设计方提供设计要点文件(即初步设计文件和施工图) * * *14 初步设计 设计过程一般分为两个阶段:初步设计和施工图设计,重大项目和技术复杂项目,可增加技术设计阶段 * *15 初步设计审查会议纪要 初步设计应经公司内部项目负责人或工程部负责人审核,并签字认可 * *16 施工图 关注施工图包括的区域和红线(即边界线) * *17 施工图交底和会审会议纪要施工图交底是指在施工图完成并经审查合格后,设计单位在设计文件交付施工时,按法律规定的义务就施工图设计文件向施工单位和监理单位做出详细的说明* *18 设计变更 关注设计变更图纸、设计变更签证or工程联系单(变更内容、金额、审批人等) * * * * *19 施工图预算(即工程的预算书) 在招标前,一般请造价师事务所出具工程造价咨询报告(即预算书),以此作为标底价和决算价的参考依据 * * *建筑物土建资料清单内部控制测试表序号 程序内容 需提交资料 备注测试项有/无 时间 完整性 金额 审批20 监理方的确认阶段1.询价、比价资料 检查是否询价比价、审阅是否保留书面的价格资料 * * * *21 2.监理方的资质证明 审阅营业执照上的资质等级与本项目所需等级是否相符 * *22 3.监理合同 关注合同标的物规格型号、数量、金额、交期、质量、付款方式、审批、条款完整性等 * * * * *23施工方的确认阶段非招投标:1.询价、比价资料 检查是否询价比价、审阅是否保留书面的价格资料 * * * *24 非招投标:2.施工方的资质证明 审阅营业执照上的资质等级与本项目所需等级是否相符 * *25 非招投标:3.施工合同 关注合同标的物规格型号、数量、金额、交期、质量、付款方式、审批、条款完整性等;是否存在分包工程 * * * * *26 招投标:1.招标文件 审阅招标文件的规定,关注是否约定收取保证金、是否明确了工程量、是否有其他相关要求 * * * *27 招投标:2.询标纪要及答疑 审阅是否有询标纪要及答疑的书面记录 * *28 招投标:3.标底价或控制价 审阅是否有标底价、标底价是否用信封等密封 * * *29 招投标:4.投标文件 审阅投标文件的投标价、简单关注投标方的核算数据 * * * * 30 招投标:5.投标保证金 审阅是否符合招标文件规定交纳。难以验证,只能通过口头沟通及履约保证金侧面反映 * * *31 招投标:6.中标通知书 * * *32 招投标:7.施工合同及补充合同 关注合同标的物规格型号、数量、金额、交期、质量、付款方式、审批、条款完整性等 * * * * *33 招投标:8.履约保证金 中标方,投标保证金交财务,转为履约保证金。可以通过财务账验证是否有履约保证金 * * *34 分包工程 屋顶、门窗、幕墙等关注合同或者招标文件是否约定有分包工程,关注分工工程的承包方、资格、金额、工期、验收、质保金等,关注是否有关于此方面的规定35施工阶段施工组织设计 经监理方与建设单位审定的施工组织等规定 * * *36 开工报告 施工单位向监理方提出 * *37 开工令 监理方下达 * *38 建设单位施工日志 业主(建设单位)应记录工程的进度、质量等 * * *39 同施工方、监理方、设计方的往来函件 通常采用口头、电子邮件、传真、电话沟通,涉及法律诉讼时会采用书面沟通。一般不一定有书面的函件 * * *40 工程签证 一般涉及工期、造价等变更,是公认的审计重点 * * * * *41 隐蔽工程的验收 一般隐蔽工程采取书面记录进行验收,较好方式是书面记录+拍摄图片,最好方式是书面+拍照+摄像 * * *42 工程项目的中间验收 工程项目分步/小项目进行,因此每步/小项目完工应及时验收,并非一定要到最终竣工后再验收 * * *43 监理月报 监理负责监督工程进度、质量、造价等 * *建筑物土建资料清单内部控制测试表序号 程序内容 需提交资料 备注测试项有/无 时间 完整性 金额 审批44竣工验收阶段竣工图 * * *45 竣工验收报告 包括土建+公用工程(水电气汽等)+设备+辅材等验收 * * *46 竣工决算书 一般由建设单位编制,但在制造企业一般是直接依据造价师事务所出具的造价报告,在其基础上确定造价。 * * * *47 工程造价结算书 由施工方编制,可以没有 * * *48 工程项目索赔资料 一般体现为律师函等。本项也可能不存在 * * *49 监理总结报告 * * *50 工程档案资料清单 资料清单类似于目录,有其可以方便资料管理 * *51财务管理阶段账务处理方面(通过审阅明细账、凭证、实务状态等来确认是否进行了正确的账务处理)是否按各工程项目设立“在建工程”和“固定资产”的子科目。直接查看明细账可以确认 *52 是否正确计入“在建工程”、“固定资产”、“长期待摊费用”等科目。查看明细账。 *53 是否及时转入“固定资产”(达到预定可使用状态即可转固)。查看明细账、凭证及实物状态可以确认 *54 原始凭证是否齐全(验收单、发票、其他等) *55 履约保证金的账务处理(其他应付款、营业外收入)。查看明细账 *56 质保金的账务处理(应付账款、营业外收入)。查看明细账 *57 是否及时取得发票。通过应付账款借方VS在建工程与固定资产,前者若未包括在后者中,则说明发票未取得 *58付款方面(通过审阅凭证、明细账等以确认付款及审批手续等是否按合同规定进行付款。记录详细的合同付款条款信息VS明细账 * *59 付款是否经过审批?发票是否经过审批?查阅凭证 * *温馨提示备注1、右方内容是对测试表适用范围的简单解释。解释依据源于实践的工程项目审计及咨询工程部同事得知,仅供参考。2、如果存在疑问,请联系放水共同探讨交流,放水热诚期待ing。放水联系方式:QQ:623626669邮箱:loyalauditor163.com手机:QQ获取O(_)O1、工程物资(机器设备、机物料)的采购、仓储、领用、现场管理等测试内容单独罗列在表3.1/3.2中;即放水将工程项目内控测试分为三大方面:土建管理+设备管理+财务管理(未单独罗列在一张表中)2、“外部监管手续办理阶段”仅适用于建筑物(外监),不适用于构筑物(自监)。3、对于构筑物,以上“1-3页”内容中适度从简。其中“立项阶段”、“财务管理阶段”可以全面适用;“施工图设计阶段”、“施工方的确认阶段”、“施工阶段”、“竣工验收阶段”部分适用。A、“施工图设计阶段”:设计方价格/资质、设计合同、施工图、设计变更等;B、“施工方的确认阶段”:施工方价格/资质、施工合同等;C、“施工阶段”:建设单位施工日志、隐蔽工程验收、工程签证等;D、“竣工验收阶段”:竣工验收报告等。4、本表制作背景:立足于制造业的办公楼/厂房建设、设备采购、账务处理等方面。5、本表的适用:侧重于内部控制角度,适用于除造价、经济效益外的工程项目审计,尤其适用于第一次开展工程项目审计的公司和同仁。另外,具体测试的深度和广度在于对工程项目管理的了解程度、自身的经验、对内部控制知识的理解等方面。程序表仅是辅助,如果简单的照表测试将紧紧附于表面;深入挖掘每个测试项背后的信息,积极思考、总结、基于程序表的测试进行沟通将是不二法门。6、放水希望将其作为通用测试表;但是仍需申明:测试内容仅供参考,请根据贵公司实际情况调整。7、存在遗漏或不足,请同仁指出,O(_)O谢谢。建筑物土建资料清单内部控制测试表序号 程序内容 需提交资料 备注测试项有/无 时间 完整性 金额 审批60外部监管手续办理阶段平面规划图 关注规划图的区域和红线(即边界线) * * * *61 项目批文 * * *62 环评报告 * * *63 土地证 * * *64 建设项目防雷设计审核意见书 * * *65 建设工程规划许可证 65的办理,必需有“60-64的资料”作为基础 * * *66 初步设计批文 * * *67 建设用地规划许可证 * * *68 全套施工图设计文件(含总平面图)四套 * * *69依法进行的专项设计审查意见(如:抗震、消防、环保、防雷、人防、卫生等专项)* * *70 建设工程施工图设计文件审查意见书 70的办理,必需有“65-69+其他资料”作为基础 * * *71 建设工程施工许可证 71的办理,必需有“70+其他资料”作为基础 * * *72 竣工图 * * *73 房产证 73的办理,必需有“71-72+其他资料”作为基础 * * *设备管理内部控制测试简易程序表业务流程 具体流程节点测试项(“*”-测试项。测试结果中“”-肯定,”X“-否定,同时可根据情况补充记录。备注:补充说明。注:每一项测试内容都可根据实际进行延伸或简易处理) 备注有无 是否审批/签字 是否有效/正确 信息是否完整/准确 是否变更/参前款 金额采购申请采购制度 * * * * * 一次性测试项采购申请 * * * * * * 书面证明用款计划 * * * * * * 书面证明采购实施询比价or招标 * * * * * 书面or口述信息维护 * * * 书面证明供应商评审 * * * 可选项合同合同管理制度 * * * * * 一次性测试项合同评审 * 书面证明合同 * * * * * * 书面证明合同保管 * 现场确认设备管理设备管理制度 * * * * * 一次性测试项验收 * * * 书面证明交接 * * 可选项维护 * * 可选项盘点/监盘 * * * * 可选项报废 * * * * 可选项赠品 * * 可选项退/换货 * * * * 可选项财务管理财务手册 * * * * * 一次性测试项付款情况 * * * * * 科目明细表账务处理 * * * * 凭证对账方面 * 书面证明备注1、表3.1与表3.2多项类似,因为业务流程相似;2、未采用问卷的形式,原因有二:A、先前放水做成问卷表,实施中容易简单的照表询问而不能深入;B、每一项测试项内容背后其实都隐含着一些意思,不是简单的问卷能够涵盖的。能否深入测试,主要还是在于对内控知识的理解、公司实际情况、自身经验等方面。3、深入每个测试项所涵盖的内容,是本测试表的宗旨。4、存在不足,请同仁指出,O(_)O谢谢。材料管理内部控制测试程序表业务流程 具体流程节点测试项(“*”-测试项。测试结果中“”-肯定,”X“-否定,同时可根据情况补充记录。备注:补充说明。注:每一项测试内容都可根据实际进行延伸或简易处理) 备注有无 是否审批/签字 是否有效/正确 信息是否完整/准确是否变更/参前款 金额采购申请采购制度 * * * * * 一次性测试项采购申请 * * * * * 书面证明采购实施询比价or招标 * * * * * 书面or口述信息维护 * * * 可选项供应商评审 * * * 可选项合同(未签,本项不适用)合同管理制度 * * * * * 一次性测试项合同评审 * 可选项合同 * * * * * * 书面证明or协议合同保管 * 现场确认材料管理(特别关注工程材料管理)仓管制度 * * * * * 一次性测试项验收 * * * 书面证明盘点/监盘 * * * * 书面证明报废 * * * 可选项领用 * * * * * 书面证明赠品 * * 可选项退/换货 * * * * 可选项财务管理财务手册 * * * * * 一次性测试项付款情况 * * * * * 科目明细表账务处理 * * * * 凭证对账方面 * 书面证明备注1、表3.2与表3.1多项类似,因为业务流程相似;2、未采用问卷的形式,原因有二:A、先前放水做成问卷表,实施中容易简单的照表询问而不能深入;B、每一项测试项内容背后其实都隐含着一些意思,不是简单的问卷能够涵盖的。能否深入测试,主要还是在于对内控知识的理解、公司实际情况、自身经验等方面。3、深入每个测试项所涵盖的内容,是本测试表的宗旨。4、存在不足,请同仁指出,O(_)O谢谢。 工程项目审计资料清单内部控制测试表 表2工程项目实施阶段资料名称(蓝色背景表示不确定是否为“必备”资料) 备注立项阶段项目建议书 项目建议书主要论证项目建设的必要性,投资误差为30%经批准的可行性研究报告在可行性研究阶段编制修正初步投资估算,允许误差率在20%以内;在可行性研究报告审批阶段确定正式投资估算,允许误差率在10%以内。工程项目立项(需要备案) 标志着项目决策启动2010年工程项目建设计划 工程项目应列入年度计划资金来源情况 主要来自募集资金、自有资金、银行贷款等,需审阅审批手续勘察设计阶段征地红线图红线图是规划局确定的项目建筑总平面图,或城市规范管理部门正式确定的的总用地面积的示意图,其中红线是用来表示建筑物的边界外沿界限,即实际可使用土地的边界图。平面规划图设计要点文件勘察设计管理制度 公司各项制度需每年评审,以确保制度有效、可行。初步设计审批制度 同上合同管理制度(通用或专用) 同上(通用或者专门针对工程项目的合同管理制度)初步设计变更制度 同上概算变更审批制度 同上施工图设计管理制度 同上设计资料管理制度 同上勘察设计招标资料勘察设计合同设计单位等级资质证书 设计单位的设计水平必须与项目大小和复杂程度相一致,按现行规定,工程设计单位分为甲、乙、丙、丁四级组织管理部门与勘察设计商往来函件初步设计审查会议纪要 设计过程一般分为两个阶段:初步设计和施工图设计,重大项目和技术复杂项目,可增加技术设计阶段经批准的初步设计文件经批准的初步设计总概算(设计概算用来控制施工图预算)经过批准的设计概算是控制工程建设投资的最高限额。设计单位用其控制施工图预算。在初步设计阶段编制初步设计概算,在技术设计阶段修正设计概算。一般情况下,设计概算不得突破投资估算10%。甲方签字确认的施工图应经资质单位审图甲方一般是指提出目标的一方,在合同拟订过程中主要是提出要实现什么目标。经甲方签字认可的设计变更通知单 1.在施工前或施工过程中建设单位及施工单位如果发现设计方面存在的问题时,应由建设单位提出要设计单位修改设计,设计单位经总工及设计本人协商达成共识后由设计单位出具变更图纸或变更说明。2.如果施工过程中由于施工单位的原因,如某些建筑材料较难采购或某些部位较难施工等纯是施工单位的原因时,施工单位由技术联系单的形式报建设单位,由建设单位向设计单位提出修改意见,经设计单位同意修改后方可施工。设计变更图纸工程变更洽谈记录、设计变更签证经批准的设计变更总概算施工图交底和会审会议纪要施工图交底是指在施工图完成并经审查合格后,设计单位在设计文件交付施工时,按法律规定的义务就施工图设计文件向施工单位和监理单位做出详细的说明。施工图预算地质勘察报告施工准备阶段国有土地使用证建设用地规划许可证建设工程规划许可证施工许可证(1)建筑施工许可证必须在开工日期之前领取。(2)建筑施工许可证是由建设单位申请领取的。(3)县级以上人民政府的建设行政主管部门是施工许可证的审查和发放机关。环境评估报告、能源评估报告 安全评估报告、地质灾害评估报告征地、拆迁协议勘察设计阶段开工报告(施工单位向监理工程师提出)(1)总工期开工报告:承包人开工前应按合同规定向监理工程师提交开工报告。(2)分部工程开工报告:承包人在分部工程开工前14D向监理工程师提交开工报告单。(3)中间开工报告:长时间因故停工或休假(7D以上)重新施工前,或重大安全、质量事故处理完后,承包人应向监理工程师提交中间开工报告。开工令(监理工程师下达) 监理工程师下达开工令施工前对施工方的招投标资料招标管理制度 按制度规定查具体工程的招标文件 按制度规定查询标纪要(包括询标答疑) 按制度规定查标底或招标控制价 按制度规定查投标保证金 按制度规定查投标文件 按制度规定查中标通知书 按制度规定查工程承包合同、补充合同或施工协议书(同时关注材料、设备、价格结算等方面的责任和要求情况)按制度规定查合同管理制度(通用或专用) 按制度规定查施工单位法人代表身份证明、个人身份证复印件 按制度规定查施工单位资质等级证书 按制度规定查施工单位的营业执照、税务登记证 按制度规定查经监理单位和建设工程管理部门审定的施工组织设计或施工方案 按制度规定查分包工程资料(铝合金门窗、幕墙等) 按制度规定查施工阶段施工阶段工程部施工日志同施工方的往来函件影响工程造价、工期等的签证隐蔽工程记录和随工验收记录、质检报告工程项目中间验收资料、质检报告施工准备阶段监理周报和月报 在施工监理实施过程中,由监理机构提交的监理报告包括监理月报、监理专题报告、监理工作报告和监理工作总结报告监理合同及与结算有关的监理书面意见有关项目贷款利息支出、分配情况工程进度款付款记录及审批手续材料、设备采购资料适用工程项目的采购、收发、保管制度 既可以是对专门工程项目制度,也可以是公司通用的制度采购计划采购设备、主要材料的招投标资料、合同、发票、清单、材料价格、质量合格证、质检单主要材料分析表、材料价差计算及分配明细表甲供材料清单(材料名称、型号、规格、数量、价格、出入库资料等)甲供材料清单包括:材料名称、型号、规格、数量、价格、出入库资料等如果属于甲方定价乙方购买的需提供甲方确认的定价通知单和与采购相关的原始凭证竣工验收阶段施工单位的“工程结算承诺书” 施工单位报审计部时做出的承诺甲方审核后的工程预结算书(加盖送审单位、编制单位公章及预算员专用章,建设单位初审后加盖公章,并有甲方代表签字)甲方审核后的工程预结算书应加盖送审单位、编制单位公章及预算员专用章,建设单位初审后加盖公章,并有甲方代表签字承包人编制的工程造价结算书(加盖承包人公章和造价编制人员资格证章)承包人编制的工程造价结算书应加盖承包人公章和造价编制人员资格证章建设单位编制的工程竣工决算书 建设单位编制的工程竣工决算书反映建设项目实际造价和投资效果的文件经济技术核定单签证(即工程量核定单签证)经济技术核定单,签证是在合理情况下发生变更而引起的工程量增加,由施工单位申报经济技术核定单,上面写明签证原因、内容、具体工程量等。然后由业主组织,施工单位、监理单位、建设单位参加现场核定含有计算式的工程量计算书(含钢筋放样单、工料分析表) 施工阶段施工阶段竣工图(加盖竣工图章) 竣工图应加盖竣工图章,涉及土建、水电、设备安装、室内装潢等工程竣工验收报告(验收单及质量登记评定表)工程竣工验收报告应有验收单(安全、消防、环保等)及质量登记评定表隐蔽工程资料记录及验收资料工程价款调整资料工程索赔文件监理报告(竣工后的监理总结报告)工程档案结算资料清单“三同时”的管理情况 即建设项目中的安全设施设备必须与主体工程同时设计、同时施工、同时投入使用房屋测绘报告(建设局签字盖章)及测绘图 建设项目质量监督证房产证竣工验收阶段主要测试内容(“*”表示测试内容,“”、“X”表示对“*”项的测试结果,“/”表示需要记录项)有/无 是否审批 是否定期评审 投资额 付款情况* * /* * /* * /* * /* * /* * * * * * * * * * * * * * * * * * * *工程项目审计资料清单内部控制测试表 表2* * * /* * * * * * /* * /* * * * * * * * * / /* * * * * * * /* /* /* * /* * /* * * * * / /* * / /* * * * * / /* / /* * / /* * * * * * / /* / /* * / /* * / /* * /* * /* * /* * /* * /* * / /* * / /* * / /* * / /* * / /* * / /* * * * * * *